檔案消防與消防檔案

文·孔梅

檔案消防與消防檔案是兩個不同的概念——前者指的是檔案及檔案室的消防管理，后者指的是各單位在開展消防設施建設、消防器材檢查等消防工作時形成的檔案，二者之間既有本質(zhì)區(qū)別，又有千絲萬縷的聯(lián)系。各單位的檔案室中匯集了文書檔案、會計檔案、電子檔案、實物檔案等各門類檔案，不管是何種門類，大致可歸納為下列幾種介質(zhì)——紙質(zhì)、木質(zhì)、織物類（錦旗）和電子介質(zhì)，這幾種介質(zhì)都是易燃物，也是消防管理工作的重點。在對這些檔案的消防管理工作中也會出現(xiàn)種類繁多的文字材料，如各類消防器材臺賬、檔案庫房消防管理規(guī)定等，這些都屬于消防檔案。對這兩種相互相生的檔案工作對象如何做好管理，現(xiàn)結(jié)合我們的做法，試論一二。

一、檔案的消防管理

隨著時間的日積月累和各單位工作內(nèi)容的不斷豐富，檔案的種類和數(shù)量也在不斷增多，因此，做好檔案的消防管理工作刻不容緩。

（一）存在問題

1.檔案管理人員思想重視不夠，消防意識滯后，消防能力欠缺。目前，檔案管理人員，大多的精力放在了檔案的收集管理和開發(fā)利用上，對各類檔案的消防管理工作重視不夠，僅僅做到了“預防”二字，只是“知其然”——購置擺放了消防用具和滅火器，但并未做到“知其所以然”——對滅火器材的性能了解不夠，對如何維修、報廢標準更是知之甚少，經(jīng)常忽視了報廢年限，造成滅火器質(zhì)量不能保證，如果發(fā)生火情后果不堪設想。

2.檔案室不符合建筑防火設計要求。很多單位的檔案室由辦公樓改建而成，并沒有按照檔案室的設計規(guī)范建設，本身未設置火災自動報警系統(tǒng)和自動消防系統(tǒng)，耐火設計不符合要求，任意劃分防火分區(qū)或者未設防火分區(qū)，無法把火情控制在一定范圍內(nèi)，不能阻止火勢蔓延擴大；沒有防排煙系統(tǒng)或者形同虛設，一旦發(fā)生火災，不能將對檔案的損失程度降到最低。

3.消防制度落實不到位。很多檔案管理人員，雖然以保護檔案不受損毀作為工作職責之一，也制定了相應的消防制度，但在管理工作中，落實力度不夠，缺乏相應的監(jiān)督機制，平時的消防檢查也是走走過場，起不到真正的督察作用。

4.電源設施帶來火災隱患。檔案室除了照明之外，配備有計算機、復印機、掃描儀、打孔機、除濕機、空調(diào)等多種電器設備，電源電線多，用電量大。很多電源設施擺放不科學，造成電源電線并放疊放，這是很大的火災隱患。

（二）應對措施

檔案消防安全管理工作同其它消防工作一樣，應遵循“嚴格管理、預防為主、防治結(jié)合、確保安全”的原則，增強全員檔案安全意識，加強消防安全宣傳教育，并使檔案安全教育經(jīng)?；?、制度化。

1.思想上重視，制度上落實

檔案管理人員要牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決克服和杜絕麻痹、松懈、僥幸心理，采取有效措施確保檔案消防工作萬無一失。首先要加強學習，提高自身消防意識，對檔案室消防工作現(xiàn)狀有清醒的認識，能夠定期組織相關(guān)管理人員深入學習消防知識；其次，制定相應的消防工作制度、計劃、應急方案等，建立消防安全管理責任制，將消防安全責任落實到人，防微杜漸，把各項防火措施落到實處；再次，檔案管理人員要了解滅火對象、滅火器械的性能與存放位置，能夠采取不同類別的火災防范措施。

2.加強檔案室的消防硬件管理

為了確保檔案庫房的消防安全，在修建檔案庫房時應從防火（爆）、控火、耐火、避火、探火、滅火等方面預先采取相應的消防技術(shù)措施。防火，主要是在檔案室建筑總平面布局、建筑結(jié)構(gòu)、建筑構(gòu)件材料選取等環(huán)節(jié)破壞燃燒或者爆炸的條件?？鼗穑窃跈n案室內(nèi)部劃分防火分區(qū)，采用耐火極限不少于4小時的防火墻，可將火控制在局部范圍內(nèi)，阻止火勢蔓延擴大，有利于檔案工作人員的疏散，有利于對各類檔案消防急救，最大限度地減少火災損害。檔案室?guī)旆考懊總€防火分區(qū)通往室外的安全出口不應少于2個，且不應采用串通或套間的形式，庫區(qū)內(nèi)設置樓梯時，應采用封閉樓梯間，門應采用不低于乙級的防火門，庫區(qū)緩沖間及庫房門均應向疏散方向開啟。耐火，是要求檔案庫房建筑物應有一定的耐火等級，以保證在火災高溫的持續(xù)作用下，檔案室主要結(jié)構(gòu)在一定時間內(nèi)不被破壞、不傳播火災，避免建筑結(jié)構(gòu)失效或發(fā)生倒塌。

另外，與當?shù)叵绬挝槐３置芮新?lián)系，便于了解最新的滅火技術(shù)，及時更新滅火設施，同時確保在發(fā)生火災的第一時間通知到消防單位，控制火災的蔓延。

3.配備必要的消防設施

火災自動報警設備和自動滅火設備，是保障檔案庫房消防安全工作最為有效的設施，這些消防設施，對于一個單位的消防工作來說起到了至關(guān)重要的作用，無論是對火情的發(fā)現(xiàn)，還是對火災的撲救，都能起到非常積極的作用。

4.加強消防監(jiān)督管理

加強日常防火管理，嚴格控制一切用火，不得將火種帶入檔案室；檔案室內(nèi)禁止存放可燃雜物，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生；電氣設備與線路鋪設應由專業(yè)電工嚴格按規(guī)范要求安裝，電氣線路應與庫房內(nèi)的照明用電線路分開，電氣線路的布線無特殊情況不許將導線剪斷，接頭應在接線盒、開關(guān)盒或配電箱內(nèi)。

5.制定應急預案，進行火災演練

制定消防安全應急預案是一項未雨綢繆的工作，有助于決策機構(gòu)快速有效地應對緊急情況，最大限度地減少火災對檔案管理人員和檔案文獻資料及建筑的損壞。該計劃應該包括：火災襲擊時的應對步驟；火災搶救人員的地址、名字和電話號碼；需要的輔助設備、供給。計劃應該寫得簡單明了，操作性強，列表和規(guī)劃要及時更新，并保證參與救援工作的人員人手一份；多份規(guī)劃應該分別放在儲藏檔案資料架（柜）的里里外外。規(guī)劃應該讓檔案管理人員經(jīng)常復習，最少一年一次，必要是要進行火災火情演習。

二、消防檔案的管理

（一）涉及內(nèi)容

中華人民共和國公安部第61號令《機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》中規(guī)定：“消防檔案應當包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應當詳實，全面反映單位消防工作的基本情況，并附有必要的圖表，根據(jù)情況變化及時更新?！庇纱丝梢?，消防檔案主要包括：一單位基本概況和消防安全重點部位情況；二本單位消防管理組織架構(gòu)和各級消防安全責任人；三消防工作管理制度；四建筑物或者場所施工、使用或者開業(yè)前消防設計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件；五消防器材設施臺賬；六消防維護保養(yǎng)記錄；七消防裝備統(tǒng)計材料、消防產(chǎn)品合格證明材料、檢查記錄；八消防重點部位的管理檔案等。

（二）管理期限和開發(fā)利用

1.整理原則和歸檔方法

同其他的檔案一樣，消防工作檔案需要系統(tǒng)管理。消防檔案的歸檔總體原則是：規(guī)范齊全完整，真實有效，應歸盡歸。遵循文件的形成規(guī)律，保持各文件間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值便于保管和利用。我們的具體做法是：將消防工作檔案劃分在文書檔案類別，按照年度—保管期限—機構(gòu)分類法分類整理，又因消防檔案門類特殊，在分類排架上采取方法也是“單獨存放下的事由結(jié)合時間整理方法”，既消防檔案不隸屬于任何機構(gòu)，是一級排放目錄。在此基礎上，按檔案形成的時間年份分別按“件”整理排放。

2.保管期限

我們對各類消防檔案的保管期限是這樣界定的。

序號 類別 保管期限1 單位基本概況和消防安全重點部位情況 永久2 本單位消防管理組織架構(gòu)和各級消防安全責任人 永久3消防工作管理制度消防 永久4 建筑物或者場所施工、使用或者開業(yè)前消防設計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件 永久5消防重點部位的管理檔案等。 3 0年

6消防器材設施臺賬 1 0年7消防設施維護保養(yǎng)記錄臺賬 1 0年8 消防裝備統(tǒng)計材料、消防產(chǎn)品合格證明材料、檢查記錄 1 0年9其他消防文件材料 1 0年

3.其他管理

對消防檔案的交接、保管和利用參照國家有關(guān)政策法規(guī)、省檔案局的有關(guān)規(guī)定和我局《檔案管理工作辦法》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

綜上所述，檔案消防安全工作任重道遠，需要我們在硬件上給予保證，技術(shù)上不斷創(chuàng)新，能力上不斷增強，將檔案的消防管理工作和消防檔案的管理工作緊密地結(jié)合起來，兩手都要抓，兩手都要硬，從根本上杜絕火災的發(fā)生，保護各類檔案的安全。