關(guān)于檔案信息資源共享建設(shè)的思考

文·李宇

我國在2015年十三五規(guī)劃中提出了“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五大發(fā)展理念，“共享”這一發(fā)展理念自實(shí)施以來，幾乎與人們所有的活動(dòng)都密不可分，共享單車、共享床鋪、共享雨傘等新型經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)形式不斷涌現(xiàn)，共享產(chǎn)業(yè)近年來發(fā)展勢(shì)頭良好，到2020年，共享經(jīng)濟(jì)將占中國國內(nèi)生產(chǎn)總值的10%。[1]

信息作為人類的三大資源之一，在社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、人類進(jìn)步過程中發(fā)揮著巨大的作用，檔案中則包含著豐富的信息資源，為城市、人類保留記憶提供最原始的記錄憑證。在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+的當(dāng)下，這一傳統(tǒng)的資源類型要被公眾所熟知并利用，信息資源共享是其手段之一，目前，信息共享在圖情領(lǐng)域開展較好，成果較為豐厚，但在檔案領(lǐng)域，研究成果相對(duì)較少，層次較淺。2017年國務(wù)院辦公廳頒布了第39號(hào)文件即《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》，將檔案信息資源共享的發(fā)展理念落實(shí)到“強(qiáng)化信息資源深度整合，構(gòu)建全國信息資源共享體系”這個(gè)層面上來，這就為檔案信息資源的

共享提供了政策的支持，也表明了信息資源的共享已經(jīng)上升到國家關(guān)注的層面，檔案部門必須把握市場(chǎng)的發(fā)展主線，緊跟共享經(jīng)濟(jì)、共享產(chǎn)業(yè)的發(fā)展步伐，結(jié)合檔案工作的實(shí)際，提出綜合評(píng)估檔案信息資源的共享模式。檔案部門必須予以重視，力求在傳統(tǒng)與新潮的融合中，找到檔案信息資源發(fā)展的新路徑，從而促進(jìn)檔案部門的創(chuàng)新發(fā)展。同時(shí)，關(guān)于檔案信息資源理論研究也必須深入，為實(shí)踐研究提供更多的參考依據(jù)。

一、我國檔案信息資源共享建設(shè)的研究現(xiàn)狀

我國“檔案信息資源共享建設(shè)”的提出大背景是基于我國共享經(jīng)濟(jì)、共享產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，筆者在“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”中以“檔案信息資源共享”+“建設(shè)”為主題進(jìn)行精確檢索（不設(shè)文獻(xiàn)發(fā)表時(shí)間段，檢索時(shí)間：2018年1月30日），直接相關(guān)的結(jié)果共289篇，通過瀏覽、閱讀、梳理，發(fā)現(xiàn)學(xué)界關(guān)于檔案信息資源共享建設(shè)的文章始于2010年，每年發(fā)文量穩(wěn)定在15篇左右，檔案信息資源共享建設(shè)的研究?jī)?nèi)容主要包括檔案信息資源共享建設(shè)的原則與方法、共享機(jī)制建設(shè)、共享平臺(tái)建設(shè)和共享模式建設(shè)，筆者梳理了其文獻(xiàn)分布，具體如表一所示：

表1 有關(guān)檔案信息資源共享建設(shè)研究論文的主題分布

從相關(guān)主題詞及其分布比例可以發(fā)現(xiàn)，學(xué)界對(duì)檔案信息資源共享建設(shè)的研究主要集中在以下三個(gè)方面：第一，檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，提出了檔案信息資源共享平臺(tái)的邏輯架構(gòu)和建設(shè)要求，王爍在《大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)研究》一文中從工作機(jī)理、設(shè)計(jì)原則、平臺(tái)框架、功能模塊4方面入手，設(shè)計(jì)了一個(gè)完整的檔案信息資源共享平臺(tái)。[2]第二，檔案信息資源共享機(jī)制與模式建設(shè)，少部分學(xué)者提出了理想化的建設(shè)模式，從體制層面指出了檔案信息資源共享建設(shè)的問題，并提出了解決措施。[3]第三，從理論層次提出檔案信息資源共享建設(shè)的原則與方法，例如孫艷華提出了技術(shù)應(yīng)用原則、信息安全原則、適度開放原則，并提出了更新思想觀念、制定發(fā)展規(guī)劃、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)等方法。[4]

綜觀研究現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為有關(guān)學(xué)界對(duì)檔案信息資源共享建設(shè)的研究重在應(yīng)用層面，如注重對(duì)平臺(tái)、模式的研究，但宏觀上缺乏對(duì)檔案信息資源共享建設(shè)的理論研究，未從政策法規(guī)、技術(shù)保障、運(yùn)行平臺(tái)等角度整體入手，多角度地全面建立推動(dòng)全國檔案信息資源共享的機(jī)制；同時(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源共享的用戶研究視角，增強(qiáng)個(gè)性化的服務(wù)理念，本文試圖在這兩方面取得創(chuàng)新。

二、檔案信息資源共享構(gòu)建存在的問題

筆者認(rèn)為檔案信息資源共享建設(shè)中最重要的三個(gè)層面是政策、資源和技術(shù)，政策是檔案信息資源共享建設(shè)的根本保障，資源是檔案信息資源共享的核心，技術(shù)是將獲取到的優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化資源落實(shí)共享的手段，三者相輔相成，缺一不可。但縱觀我國檔案信息資源共享建設(shè)的全過程，在這三個(gè)層面都存在以下問題：

（一）缺乏具體的政策性文件，沒有統(tǒng)一的共享標(biāo)準(zhǔn)

檔案是社會(huì)歷史的真實(shí)記錄，檔案信息資源具有與其它文書材料不同的特性——原始記錄性，這就使檔案信息資源具有憑證性和真實(shí)性，也因形成個(gè)體不同而具有保密性。云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+的新時(shí)代下如何實(shí)現(xiàn)具有保密性質(zhì)的檔案信息資源的共享？以何種方式向社會(huì)提供利用服務(wù)？基于檔案的“特殊性”，檔案信息資源的共享需要以相關(guān)的法律為依托，以此保證檔案信息資源共享模式的順利開展。但我國自共享經(jīng)濟(jì)興起以來，只出臺(tái)了兩部有關(guān)政務(wù)信息共享的相關(guān)規(guī)范性文件，分別為國務(wù)院2016年第51號(hào)《政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法》和2017年國務(wù)院辦公廳頒布的第39號(hào)文件即《政務(wù)信息系統(tǒng)整合共享實(shí)施方案》，有關(guān)檔案信息資源共享的法律條文在《檔案法》中只字未提，檔案的開放權(quán)限、利用范圍在《檔案法》中也未得到明確規(guī)定，這使得檔案信息資源在共享中缺乏相應(yīng)的法律依據(jù)和具體的操作指南。

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的前提是統(tǒng)一的檔案信息資源共享標(biāo)準(zhǔn)，只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一才能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行交換、兼容、共享，目前我國檔案標(biāo)準(zhǔn)分為國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)，但就我國現(xiàn)行的局館合一體制而言，各地方檔案館數(shù)字化沒有按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、檢索語言等存在較大差異，導(dǎo)致檔案館間系統(tǒng)不兼容，無法做到信息的共享，這使得檔案信息資源共享缺乏依據(jù)。

（二）共享資源的來源途徑少，共享模式單一

傳統(tǒng)意義上的檔案信息資源主要來自綜合檔案館、企事業(yè)單位的檔案室，但隨著政府信息公開和網(wǎng)上辦公的盛行，出現(xiàn)了越來越多的數(shù)字化信息資源。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2013年我國各級(jí)各類檔案館保管的電子檔案總計(jì)達(dá)到21860TB，2014年，這個(gè)數(shù)字增長(zhǎng)了22.4%，[5]由此可見，數(shù)字信息資源在檔案信息資源中占比越來越大。但由于信息資源的分散性、不平衡性，或者共享過程中的利益分配問題、技術(shù)傳輸問題、檔案信息共享安全等問題，這些資源極易被忽略，且收集、鑒定難度大，影響了檔案信息資源的共享利用；另一方面，我國尚缺乏對(duì)數(shù)字化信息資源歸檔的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這增加了收集、管理的難度，讓檔案工作者無從收集，從而為不作為增加了推脫的理由，這些導(dǎo)致的后果都是可共享的檔案信息資源缺乏規(guī)范的來源而導(dǎo)致數(shù)量減少，不利于最終的共享利用。

我國資源共享模式主要分為集中式、層次式、網(wǎng)絡(luò)式。但我國現(xiàn)行檔案信息資源共享模式主要是集中式，又稱垂直式，即具有隸屬關(guān)系的系統(tǒng)內(nèi)部縱向共享檔案信息資源，具體言之，基層檔案管理部門向高一級(jí)別的檔案管理部門移交館內(nèi)具有保存價(jià)值以備查考利用的檔案，從而形成一個(gè)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共享。相比較圖書館信息資源，檔案信息資源缺乏不同區(qū)域、不同行業(yè)間信息的橫向共享交流。同時(shí)缺乏技術(shù)的融入，對(duì)共享模式的挖掘仍舊停留在表面思維層次，未充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)已有檔案信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和知識(shí)挖掘，更未建立“云共享”服務(wù)模式，因此，網(wǎng)絡(luò)式檔案信息資源共享的模式在我國僅剛剛起步。單一的檔案信息資源共享模式阻礙了我國檔案信息資源共享建設(shè)的發(fā)展。

（三）缺乏共享技術(shù)支撐，信息安全問題突出

目前檔案部門較之其他關(guān)聯(lián)學(xué)科而言，與現(xiàn)代化接軌的程度低，管理檔案的配套設(shè)備落后，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的作用不大。這些問題都直接導(dǎo)致了檔案信息資源的共享程度不高?！肮蚕怼笔紫缺仨氃跀?shù)字化的環(huán)境下進(jìn)行，不能將紙質(zhì)的檔案信息資源進(jìn)行實(shí)體傳遞，而我國現(xiàn)今的檔案部門仍以實(shí)體管理為主，這就使共享信息資源的來源層面受到了限制；其次，共享檔案信息資源必須在固定的技術(shù)平臺(tái)上進(jìn)行，但目前我國大多數(shù)是以推送的形式發(fā)布，缺乏專門的數(shù)據(jù)庫；再次，由于檔案人員大多數(shù)為管理檔案的專門人才，所以對(duì)于檔案網(wǎng)站的建設(shè)與維護(hù)、數(shù)字檔案館的編程與設(shè)計(jì)、檔案APP的開發(fā)與運(yùn)行都不能獨(dú)立完成，所以需要聘請(qǐng)專門的信息技術(shù)人員予以幫助，但是技術(shù)人員缺乏專業(yè)背景，對(duì)檔案網(wǎng)站及軟件的開發(fā)就會(huì)與專業(yè)脫節(jié)，形成鴻溝，不便于檔案信息資源的進(jìn)一步開發(fā)、利用、共享。

同時(shí)，安全問題也嚴(yán)重威脅著檔案信息資源的共享。首先，面臨的問題就是計(jì)算機(jī)病毒危害，在檔案部門將檔案資源上網(wǎng)的同時(shí)，也就意味著檔案部門開始了網(wǎng)上辦公，在計(jì)算機(jī)病毒肆虐的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，擁有共享功能的數(shù)字化檔案館和其他網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)容易受到國內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力的攻擊，以計(jì)算機(jī)病毒的形式侵入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，竊取重要的檔案信息資源，侵犯他人隱私，甚至泄露國家機(jī)密。其次，檔案管理軟件自身不可避免地存在一些漏洞，受網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性的影響因素較大，例如，微軟公司的一款操作系統(tǒng)中的隱蔽密鑰，如果被敵國擁有并激活，極有可能導(dǎo)致檔案共享平臺(tái)的崩潰，機(jī)關(guān)政府部門就會(huì)受到很大的損失，對(duì)共享檔案信息資源造成一定的威脅。

三、新時(shí)期檔案信息資源共享的措施

“互聯(lián)網(wǎng)+”“大數(shù)據(jù)”的背景下，新的管理理念必將帶來新的檔案信息資源管理方式，面對(duì)用戶愈發(fā)多元的需求及個(gè)性化的服務(wù)要求，檔案部門必須創(chuàng)新服務(wù)方式，緊密聯(lián)系當(dāng)下實(shí)際，首先，從法律層面制定明確的檔案開放和利用政策，檔案信息資源共享機(jī)制及策略，讓檔案信息資源共享成為可能；其次，注重檔案信息資源質(zhì)量，提升檔案工作者素養(yǎng)，樹立檔案利用的服務(wù)理念，從用戶需求出發(fā)，制定切實(shí)可行的檔案信息資源共享利用政策，打破時(shí)空的限制，積極為用戶提供優(yōu)質(zhì)化的檔案信息資源服務(wù)。最后，依靠科技，創(chuàng)建穩(wěn)定的檔案信息資源共享平臺(tái)，保障檔案信息安全及共享途徑的安全，為檔案信息資源共享創(chuàng)造外部條件。

（一）法律層面——盡快制定法律條文，明確共享范圍

目前，我國檔案信息資源共享的法律基本處于空白，國家應(yīng)該加快檔案信息資源相關(guān)法規(guī)文件和法律的出臺(tái)，結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的當(dāng)下，制定切合實(shí)際的法律條文，充分考慮數(shù)字檔案、電子文件方面的法律法規(guī)，明確指出檔案的開放范圍及程度，為檔案實(shí)體共享和虛擬環(huán)境下的電子檔案共享提供法律支撐，使檔案信息資源共享有法可依、有章可循。

在加大立法的同時(shí)要加快建立數(shù)字檔案的統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)地區(qū)、行業(yè)的交流、溝通，各檔案館應(yīng)在原有的規(guī)章制度下，以促進(jìn)共享為目標(biāo)，充分調(diào)研，優(yōu)先采用國際標(biāo)準(zhǔn)，盡量建立、規(guī)范統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，避免資源孤島和重復(fù)建設(shè)，共享數(shù)字化成果。

（二）資源層面——拓寬共享渠道，提升檔案者專業(yè)素養(yǎng)

1.創(chuàng)新共享模式，拓寬共享渠道

“互聯(lián)網(wǎng)+”促使了眾籌（Crowd funding）這種新型的融資形式出現(xiàn)，如果將眾籌這種方式與檔案部門相結(jié)合，作者認(rèn)為將會(huì)對(duì)檔案界改進(jìn)發(fā)展方式，更好的走向大眾、增強(qiáng)社會(huì)影響力起著重要的作用。以出版一篇檔案匯編為例，首先是項(xiàng)目的發(fā)起階段，不僅需要公眾的融資，而且需要群策群力，公眾可以提供自己擁有的相關(guān)檔案材料，或者為這個(gè)項(xiàng)目提供運(yùn)行的技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)；其次項(xiàng)目的發(fā)起者也就是檔案部門要得到社會(huì)的認(rèn)可，才能繼續(xù)這項(xiàng)出版，這就保證了公眾能夠更好地了解檔案部門的工作；最后在項(xiàng)目的運(yùn)行階段，需要檔案部門及所參與眾籌人員的宣傳，而且在檔案匯編出版完成后，也可以使購買者能夠了解一部分檔案信息。通過這一系列眾籌的階段后，檔案部門不僅起到了免費(fèi)宣傳檔案信息資源的作用，而且社會(huì)公眾也參與其中，對(duì)于增強(qiáng)檔案的社會(huì)影響力具有重大的作用。同時(shí)，我們可以建立檔案信息資源“云共享”平臺(tái)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息資源共享的力度。

2.提升檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)

檔案工作者應(yīng)樹立利用為上的觀念，共享是建立在開放的基礎(chǔ)之上，并非所有檔案都要保密，檔案工作者首先應(yīng)該在意識(shí)上轉(zhuǎn)變觀念，打破保守提供檔案的局面，主動(dòng)向用戶提供檔案利用，這是檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的關(guān)鍵一步。例如，檔案工作者可以通過數(shù)據(jù)的追蹤，變被動(dòng)為主動(dòng)，向潛在用戶主動(dòng)提供信息，才能促進(jìn)檔案信息資源的共享。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的技能培訓(xùn)和專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，例如：計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)，數(shù)據(jù)挖掘能力、信息檢索能力等；同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的評(píng)估體系建設(shè)，可以把實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享納入體系范圍，能促進(jìn)檔案信息資源的共享共建。

（三）技術(shù)層面——維護(hù)檔案信息安全，優(yōu)化檔案服務(wù)平臺(tái)

維護(hù)檔案共享時(shí)的信息安全，主要依靠科學(xué)技術(shù)，同時(shí)，要促進(jìn)檔案服務(wù)平臺(tái)資源的共享。檔案服務(wù)平臺(tái)種類繁多，但作者認(rèn)為能夠有效提供服務(wù)的平臺(tái)主要是各省市檔案館網(wǎng)站以及相關(guān)檔案微信公眾號(hào)，這兩種類型的服務(wù)平臺(tái)在“大數(shù)據(jù)”“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下也應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，最后，筆者提出建立檔案信息資源共享聯(lián)盟。

1.依靠技術(shù)維護(hù)檔案資源共享時(shí)的信息安全

第一，加大科研投入，進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性及平臺(tái)安全性，鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新，讓更多智慧充分涌流，創(chuàng)造出更多新技術(shù)服務(wù)大眾。第二，提高具體的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，采取物理手段保障信息安全，例如鏈路加密法、端點(diǎn)加密法及節(jié)點(diǎn)加密法，[6]對(duì)檔案信息共享的各個(gè)階段實(shí)施全程監(jiān)控，重要環(huán)節(jié)實(shí)施數(shù)字轉(zhuǎn)換、代碼轉(zhuǎn)換、數(shù)字簽名等技術(shù)，確保重要檔案信息的安全傳輸。第三，多維度思考檔案信息安全保障體系的構(gòu)建，建立一個(gè)立體的檔案信息防共享防護(hù)體系，具體的包括檔案數(shù)字平臺(tái)的穩(wěn)定技術(shù)、對(duì)使用檔案軟件的全過程加以監(jiān)控，防止病毒或人為攻擊。第四，加強(qiáng)設(shè)備的研發(fā)力度，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息安全受到威脅，要立刻對(duì)病毒進(jìn)行隔離，同時(shí)利用設(shè)備將受到侵害的檔案信息還原，并讓其可讀。

2.充分利用檔案微信公眾號(hào)，建立檔案館網(wǎng)站特色數(shù)據(jù)庫

據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)，目前我國共有390個(gè)檔案微信公眾號(hào)，[7]檔案網(wǎng)站也數(shù)不勝數(shù)，我們應(yīng)將微信公眾號(hào)、檔案網(wǎng)站與“互聯(lián)網(wǎng)+”相結(jié)合，對(duì)新媒體時(shí)代的檔案信息進(jìn)行整合共享。具體就檔案館檔案網(wǎng)站而言，我們可以充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使這些開放檔案館將所有解密及開放的檔案信息資源輸入到本館的特色數(shù)據(jù)庫中，然后形成一個(gè)龐大的涵蓋這些檔案館的檔案網(wǎng)站，用戶通過輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，則可實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨時(shí)間的檢索，從而得到自己需要的檔案信息資源，這樣就能達(dá)到“共享”的目的?？v觀全國，擁有特色數(shù)據(jù)庫的有天津市檔案館，此館開通了“市民云”預(yù)約查檔服務(wù)，用戶可以在線預(yù)約、在線查檔、在線利用，開啟了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代遠(yuǎn)程服務(wù)的新方式；浙江杭州市城建檔案館，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)開通了跨館查詢使用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域、實(shí)時(shí)查找檔案。

3.成立檔案信息資源共享聯(lián)盟

目前圖書館已經(jīng)成立了全國統(tǒng)一的咨詢聯(lián)盟，用戶只要登錄統(tǒng)一的平臺(tái)就能享受資源的共享與服務(wù)，檔案界也可創(chuàng)造性效仿。例如，全國所有的公共檔案館均可自愿加入全國檔案信息資源咨詢聯(lián)盟，簽署符合平臺(tái)規(guī)定的協(xié)議，將已經(jīng)開放的檔案信息資源公開分享至統(tǒng)一的平臺(tái)，既避免了資源的重復(fù)建設(shè)，又打破了時(shí)空的限制，方便用戶使用。同時(shí)，這一共享平臺(tái)還能提供咨詢服務(wù)，只要用戶在平臺(tái)上發(fā)布消息，總能在第一時(shí)間得到回復(fù)，大大縮短了服務(wù)時(shí)間，提高了服務(wù)效率，但這一切都是建立在依靠技術(shù)的基礎(chǔ)之上的。

以共享這一主題來探討檔案信息資源發(fā)展的現(xiàn)狀與對(duì)策，并結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”、微信公眾號(hào)等手段來進(jìn)行共享發(fā)展的技術(shù)支撐，雖然目前檔案學(xué)界對(duì)于這種方式反映強(qiáng)烈，但是如何在“熱”背景下進(jìn)行“冷”思考，確保檔案信息資源共享的保密性與安全性，也是我們今后需要注意的問題?？傊?，檔案作為一種特殊的信息資源，其共享問題需要進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的思考與研究，以期應(yīng)對(duì)社會(huì)的迅速發(fā)展變化。

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