談百科全書輔文技術(shù)整理

竇紅娟

摘 要：百科全書技術(shù)整理內(nèi)容類別多，涉及面廣，注意事項多，輔文整理工作尤為重要。本文從百科全書校對工作實踐中總結(jié)、提煉，提出輔文技術(shù)整理工作應注意的涉及規(guī)范性、統(tǒng)一性的問題，并輔以一些實例供大家參考，從而明確輔文技術(shù)整理的標準要求，確保百科全書的編校質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：技術(shù)整理 百科全書輔文 專項整理

圖書文字技術(shù)整理工作簡稱“技術(shù)整理”“整理”，是校對流程中必不可少的環(huán)節(jié)，通常出現(xiàn)在校對后期，如書稿二校、三校后，付梓前。由責任校對人員從格式、內(nèi)容方面進行一次全面的檢查和整理，從中發(fā)現(xiàn)編校、排版中存在的問題，進行查漏補缺，彌補原稿中的失范與不足，是提升圖書質(zhì)量的重要保證。百科全書是概要記述人類一切門類知識或某一門類知識的完備的工具書，規(guī)模宏大且復雜，技術(shù)整理的工作更加復雜，除一般圖書所要求的技術(shù)整理內(nèi)容外，還有其特殊性，例如百科全書的輔文整理。

一、百科全書輔文的內(nèi)容、分類與作用

輔文是相對于正文而言，在圖書內(nèi)容中起輔助說明作用或輔助參考作用的內(nèi)容。普通圖書與百科全書皆有輔文，但二者區(qū)別很大。普通圖書的輔文一般置于正文前后，如內(nèi)封、勒口、底封等，為吸引讀者購買，多為介紹性輔文。百科全書輔文一般置于正文前、正文中與正文后。按照編排順序，百科全書正文前輔文包括編撰人員名單、凡例、分類目錄，正文中輔文包括參見、書眉，正文后輔文包括漢字筆畫索引、內(nèi)容索引、外文索引、大事年表等。

按照百科全書輔文性質(zhì)，可分為識別性輔文、說明性輔文、檢索性輔文。識別性輔文有編撰人員名單，說明性輔文有凡例，檢索性輔文有分類目錄、各類索引、大事年表、參見系統(tǒng)等。

上述輔文在一般圖書中不常涉及，是大型工具書特有的必備輔文，具有一定的專業(yè)性，是百科全書重要的組成部件，可以起到強化百科全書整體功能、提升使用價值的作用。百科全書輔文不僅具備簡單的說明性，而且還具有強大的功能性，可以幫助讀者通過各種檢索渠道進入條目正文，對條目進行快速檢索，幫助讀者加深對正文的理解，同時拓寬讀者閱讀的深度與廣度。這些檢索型輔文編制得科學、嚴密，版式、格式正確無誤，讀者查閱起來就能快捷、準確。反之，輔文中出現(xiàn)任何內(nèi)容或者格式方面的錯誤，都會給讀者的檢索、閱讀造成障礙，或按圖不能索驥，查不到檢索內(nèi)容，或迷惑不解，使讀者對正文的理解有誤，亦可造成編校工作中的硬傷，影響圖書質(zhì)量。

二、百科全書輔文整理的規(guī)范性與統(tǒng)一性要求

百科全書是大型綜合性工具書，就其規(guī)模與特點來講，在整理方面比普通圖書復雜許多。整理要求也與普通圖書不同，要嚴格許多，具有規(guī)范性與統(tǒng)一性。

（一）規(guī)范性

百科全書部頭大，參與人員眾多，編校工作須遵守《百科全書編纂體例》（以下簡稱《體例》）規(guī)定。它不僅是編撰過程中的總方針，也是指導全書選條、撰寫、審稿和編輯加工及校對的一整套規(guī)范要求。除此之外還應遵從百科全書一些特殊的原則與要求。同樣，在技術(shù)整理工作中，要按照《體例》標準及自身的規(guī)范要求對輔文中的各個要素進行整理。在整理中是否嚴格執(zhí)行規(guī)范要求，直接影響工具書質(zhì)量的優(yōu)劣。

（二）統(tǒng)一性

因百科全書的整體性要求突出，每個條目都是與一系列其他條目緊密關(guān)聯(lián)的有機部分，所以統(tǒng)一工作是技術(shù)整理環(huán)節(jié)的核心要求。技術(shù)整理中的統(tǒng)一性不僅體現(xiàn)在排版形式上，還體現(xiàn)在文字內(nèi)容上。形式統(tǒng)一指排版的格式要一致;內(nèi)容統(tǒng)一指輔文與條目中相關(guān)的內(nèi)容要前后統(tǒng)一，還要注意各類輔文涉及的文字內(nèi)容前后的相關(guān)性。如果輔文與正文中內(nèi)容矛盾、文字不統(tǒng)一、互不關(guān)聯(lián)，則是輔文整理工作的大忌。

三、百科全書輔文的整理方法

百科全書輔文整理內(nèi)容類別多，涉及面廣，注意事項多，輔文整理工作尤為重要，是百科全書整理工作中不可或缺的部分。有時編輯、校對人員往往將大部分精力集中在正文的邏輯性、觀點、事實、數(shù)據(jù)等，以及一字一句小范圍的審校上，往往會忽略《體例》原則、輔文中的內(nèi)容與正文前后不符、排版格式各異等一系列錯誤。因此檢查輔文內(nèi)容、格式是輔文技術(shù)整理中的重點。面對百科全書的海量稿件，如何快速、準確地發(fā)現(xiàn)書稿輔文中存在的問題，有條不紊地完成技術(shù)整理工作，這其實是有一定的整理規(guī)律和技巧的。我們可以運用輔文專項整理方法，將輔文按照編排順序，逐項進行專門整理，繼而統(tǒng)一處理。運用此方法可使校對人員集中精力專心對每個專項進行整理，進而提高整理效率與校對質(zhì)量。

輔文的技術(shù)整理分為正文前輔文整理、正文中輔文整理、正文后輔文整理三部分。

（一）正文前輔文專項整理內(nèi)容

1.編撰人員名單整理

此整理重點在于人名順序。按姓氏筆畫排序，同姓的兩字姓名排在三字姓名之前。百科全書的主編、副主編、編委會人員眾多，一般數(shù)人至數(shù)十人不等。整理中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)人名排序出錯。有時在添加或刪改人名時，因為排版員不同，可能不清楚人名排序原則，常使用自己熟悉的軟件對人名重新排序，從而使人名排序發(fā)生改變，同姓的兩字人名排到三字人名之后;抑或未按漢字排序原則造成錯誤。如“王? 巍”排在“王一川”之后，“王? 巍”第二字是空格，筆畫計為零，因此在首字相同的情況下，第二字筆畫為零的要排在前面，也就是同姓的兩字人名排到三字人名之前。“吳孔明”“吳文科”在首字相同的情況下，第二個字“文”和“孔”都是四畫，但是“文”字的起筆筆形是點，“孔”字是折，按照筆形橫、豎、撇、點﹑折排序，“文”字點要排在“孔”字折的前面。

在整理時需要注意：首先保證人名要正確，這是作者最關(guān)注的方面。其次人名排序要準確，遵守漢字排序原則。首先逐字比較漢字的總筆畫數(shù)，從少到多排序。如果筆畫數(shù)相同，依筆形橫、豎、撇、點﹑折排序。筆形仍相同，則按國家標準漢字編碼字符集中的編碼值從小到大排序。再次檢查版式，排版字體、字號要一致，格式整齊。

2.凡例整理

凡例是書籍正文前具有說明性的《體例》，對整套書做出示范性具體規(guī)定的文字。凡例內(nèi)容是整理時應該特別關(guān)注的方面，最易出現(xiàn)舉例與正文不符的錯誤。有時根據(jù)正文內(nèi)容排好版之后，正文內(nèi)容后續(xù)發(fā)生了改變，編輯卻未再對凡例中舉例內(nèi)容進行檢查，出現(xiàn)了例文與正文不一致的情況。

進行凡例專項整理時，要將舉例內(nèi)容與正文進行對照檢查，舉例內(nèi)容與正文應相符。如發(fā)現(xiàn)兩個內(nèi)容、格式不完全一致，即是錯例，必須按照條目中內(nèi)容改正或更換舉例內(nèi)容，以使凡例舉例內(nèi)容與正文條目保持一致。

3.分類目錄整理

分類目錄可以反映某個學科的框架結(jié)構(gòu)，幫助讀者有針對性地進行檢索，迅速找到條目所在位置。位于正文之前，是索引的一個入口，屬于檢索工具。就像查閱條目正文的層級標題一樣，使讀者在查詢分類目錄時可知某一條目在學科中的地位，知道某一或某些條目的歸屬（層次）關(guān)系。一般通過添加空格的個數(shù)來表示目錄層級階梯式縮進的關(guān)系，目錄層級應從大到小，空格隨每個層級的增加逐一增加。在整理中常發(fā)現(xiàn)的錯誤為：目錄中各條目層級位置不正確，前空格不符合學科目錄分級要求。由于排版時漏排了空格，或多加空格，造成目錄層級關(guān)系錯誤。本應是同級目錄，卻因多加1個空格變?yōu)橐?、二級關(guān)系，或多加2個空格變?yōu)橐?、三級關(guān)系;本應是一、二級關(guān)系，卻因少加空格，被排為平級關(guān)系。此外，不僅要注意本分支關(guān)系，還要關(guān)注同其他分支的層級關(guān)系。

因此，分類目錄中各條目層級的位置關(guān)系是整理的重點。整理方法為：運用分類目錄專項整理，從目錄首條開始，逐條瀏覽，檢查條目行首的階梯式縮進格式是否符合學科目錄分級要求，厘清條目間的層次關(guān)系。

（二）正文中輔文專項整理內(nèi)容

1.參見專項整理

在一個學科范圍內(nèi)，被列為條目的詞或詞組在其他條目釋文中出現(xiàn)，如果需要參閱的即作為參見詞，排成楷體字，供讀者參閱。分為參見條目和隨文參見兩種。

（1）參見條目整理。在百科全書中參見條目用來引導讀者查閱因顧及框架設計的合理性而未設專條的重要知識內(nèi)容，即沒有詳細釋文的條目。一般在正文中的格式為：

北雜劇 Northern Zaju 中國金元時期興盛的一種戲曲藝術(shù)樣式。參見金元雜劇。

該條目名稱“北雜劇”與參見條目名稱“金元雜劇”在分類目錄中應以“條目名稱+（見‘參見條目名稱’）”的形式同時列出，使正文中的兩個條目名稱與分類目錄中的兩個條目名稱一一對應，相互關(guān)聯(lián)。在整理中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)正文中條目名稱與分類目錄中的條目名稱關(guān)聯(lián)不上，內(nèi)容缺失，或條目中參見格式不一的問題。該條目在分類目錄中錯為以下格式：

金元雜劇............................169

北雜劇..............................16

元雜劇（見金元雜?。?................566（169）

玉京書會............................563

在目錄中，“北雜劇”后未列出“金元雜劇”及其所在頁碼，造成了漏標參見條目名稱的錯誤。應在“北雜劇”后補加“（見金元雜?。?，在頁碼“16”后補加“（169）”。另外，根據(jù)《體例》規(guī)定，正文中的參見條目格式也不正確，應為“見×××”，而非“參見×××”。故在正文條目中需刪去“參”。正文中正確的格式應為：

北雜劇 Northern Zaju 中國金元時期興盛的一種戲曲藝術(shù)樣式。見金元雜劇。

分類目錄中正確的格式應為：

金元雜劇............................169

北雜?。ㄒ娊鹪s?。?................16（169）

元雜劇（見金元雜?。?................566（169）

玉京書會............................563

整理方法為：在全書中快速查找參見條目，與分類目錄PDF文件中的條目對比，檢查該條目是否列出了參見條和雙頁碼，且彼此條目是否互相參見。如未查檢到，即表明未作關(guān)聯(lián)，有待改正。

（2）隨文參見整理。對本條釋文中某些概念和名詞在其他條目中有解釋或補充，則在本條釋文的相應處標示參見。這是百科全書最常用的參見方式。

整理方法為：瀏覽正文中的所有參見文字，對楷體字內(nèi)容進行統(tǒng)一檢查。檢查參見字體是否正確、完整;檢查參見內(nèi)容是否正確，應無多余字或符號。

常見錯誤類型：①有時因為編輯或排版員一時疏忽，在校樣或排版中錯標、多標參見文字，造成參見文字連綴、贅余、遺漏和錯帶符號等錯誤。如文中出現(xiàn)參見“躍升和俯沖”一詞，通常條目名稱中極少出現(xiàn)連詞，通過分類條目PDF文件返查顯示“躍升”與“俯沖”是兩個條目，并沒有“躍升和俯沖”條目，正確格式應為“躍升和俯沖”，應分別標為兩個楷體，而非一個。因排版人員誤標，將兩個條目合為一個。②參見割裂有固定組合關(guān)系的詞或詞組。“天然本底輻射”是一個參見詞，但在正文中與“源”復合為一個詞組，只取“天然本底輻射源”的一部分做參見詞，顯然割裂了一個固定詞組，所以“天然本底輻射”在此不宜作為參見詞，應刪去此參見。

2.書眉整理

普通圖書的書眉通常單頁排篇、章、節(jié)，雙頁排書名，而百科全書的書眉是讀者檢索條目的重要工具，遵循“單末雙首”排序原則，即單頁排最末詞條的首字及其相應的拼音，雙頁排首個詞條的首字及其相應的拼音（見圖1），如遇外文或數(shù)字，亦遵照此原則。整理時重點關(guān)注書眉排序與拼音是否正確。在書眉專項整理時，常會遇到書稿即將出版，還需增刪條目或大篇幅修改正文的情況，條目整條前后頁竄版、位置改變，而未檢查書眉導致錯誤。書眉專項整理的工作應前置，放在一校、二校后的整理流程中，之后隨改隨看，最后只需再檢查一遍即可。

（三）正文后輔文專項整理內(nèi)容

正文后輔文屬索引系統(tǒng)，是百科全書重要的檢索渠道，除了使讀者便捷地獲取所需要的知識和資料外，還可以幫助編校人員發(fā)現(xiàn)原稿中的問題，例如前后名詞、術(shù)語不統(tǒng)一，內(nèi)容交叉、重復等。正文后輔件專項整理內(nèi)容包括漢字筆畫索引、內(nèi)容索引、外文索引、大事年表及索引連鎖性整理。

1.漢字筆畫索引整理

漢字筆畫索引是關(guān)于按照漢字筆畫編排的條目名稱的索引整理。常見問題為：①版式問題。筆畫標題如“一畫”“二畫”等占位空行前后不一致;排版時，由于版面底部空間不足，筆畫標題出現(xiàn)背題的情況。②內(nèi)容問題。主要為筆畫排序問題，必須遵守漢字排序原則（見前）。專項整理方法：首先檢查此項索引的全部版式格式，其次檢查索引條目漢字排序是否有誤，如遇拉丁字母或數(shù)字為首的條目名稱，應排在中文首字條目之后，按類別及排序規(guī)則單獨排列。

2.內(nèi)容索引整理

讀者借助內(nèi)容索引即可知書中涉及檢索對象的內(nèi)容所在頁碼和版面區(qū)域（英文字母），從而得到相關(guān)信息，提高檢索的專指性。主題索引（即黑體字條目）的某一個條目如有兩個以上的頁碼，為分清主次，主題通常排為黑體，讀者檢索時可先查此頁碼。①整理時，逐條快速瀏覽索引內(nèi)容，當發(fā)現(xiàn)兩條索引主題文字完全相同或有微小差別時，需判斷是否為同一索引，因表述存在差異，導致索引內(nèi)容重復。如，整理時發(fā)現(xiàn)“戈德弗里德，M.R. 142f”與“哥德弗雷德，M.R. 143a”很相近，僅有一字之差，后綴名一樣，經(jīng)查看正文，發(fā)現(xiàn)實為一人，只是譯名用字不同。查證后合并索引，改為“戈德弗里德，M.R.142f，143a”，刪除另一索引。同時，在全書正文中查找錯誤譯名，做統(tǒng)一修改。除此之外，還需關(guān)注內(nèi)容索引中主題索引與頁碼是否以黑體標出，有無漏標;索引頁碼有多個時，是否按順序由小到大排列等問題。②在整理中，多音字的排序問題也應關(guān)注。索引主題按漢語拼音字母的順序并輔以漢字筆畫、起筆筆形順序排列，多音字排序較易出現(xiàn)錯誤。按照筆畫順序用軟件排序十分簡便，但按照讀音排序，多音字的讀音仍需人工辨別。整理時如遇到帶有多音字、不知讀音的條目名稱，要先根據(jù)條目內(nèi)容或查字典確定讀音，再判斷排序位置是否有誤。

條目中常見多音字有：藏cáng zàng、曾céng zēng、朝cháo zhāo、乘chéng shèng、沖chōng chòng、傳chuán zhuàn、創(chuàng)chuàng chuāng、處chǔ chù、倡chāng chàng、伺cì sì、葛gé gě、給geǐ jǐ、荷hé hè、劃huá huà、華huá huà、會huì kuaì、濟jǐ jì、間jiān jiàn、角jiǎo júe、迫pò pǎi、砌qì qiè、行xíng háng、調(diào)tiáo diào、宿sù xiǔ、巷xiàng hàng、燕yān yàn、應yīng yìng、長zhǎng cháng、中zhōng zhòng、載zǎi zài等。

3.外文索引整理

整理中主要檢查排版格式和外文正體、斜體問題。有可能出現(xiàn)外文字母標題占位空行不一致;或由于版面底部空間不足，出現(xiàn)背題的情況。此外，按照《體例》規(guī)定，著作條目的外文條頭一般排為斜體格式，遇此格式要檢查是否為著作條目。

4.大事年表整理

大事年表整理是關(guān)于百科全書編附的一種時間順序檢索工具的整理。大事年表分年月縷述，設有隨文參見，讀者可依時間順序查檢內(nèi)容。在整理時，必須關(guān)注時間順序和參見內(nèi)容兩個方面。①大事年表的特點是具有時序性，因此整理時應首先按照時間順序檢查年月排序，檢查年序與月序是否正確。如遇年末、年初的月份，需與年份對應，排列位置準確，勿造成月份跨年的錯誤，出現(xiàn)事實性錯誤。②大事年表中的參見較多，參見內(nèi)容要準確，應與正文中條目名稱一致，如不符，則導致參見內(nèi)容落空。

5.索引連鎖性整理

在成書后期，書稿內(nèi)容會發(fā)生變動，當有新增條目或改變條目名稱時，需要修改索引內(nèi)容（即索引名稱）、參見內(nèi)容，所有相關(guān)索引、參見均會改變。從而出現(xiàn)牽一發(fā)而動全身的連鎖變動。整理時遇到此類問題，首先要檢查條目名稱改變后所有被關(guān)聯(lián)的參見、索引項目，如目錄、一系列索引和大事年表中的參見等內(nèi)容是否修改到位，有無漏改，以使此條目名稱與全書中的參見、索引前后一致。其次檢查新插入條目的位置排序是否正確。

四、結(jié)束語

綜上所述，百科全書中每個輔文專項整理的內(nèi)容不同，采用的方法不同，發(fā)現(xiàn)的錯誤類型不同，但都遵循同一基本原則——《百科全書編輯體例》要求，從具有共性的基礎(chǔ)原則出發(fā)，進行標準化整理，使百科全書輔文的整理工作合乎規(guī)范要求，通過責任校對熟練掌握百科全書的《體例》，并且在技術(shù)整理中體現(xiàn)出規(guī)范性與統(tǒng)一性，在把握原則的基礎(chǔ)上，同時又具備細致認真的態(tài)度，才能將百科全書的輔文整理工作做得更好，從而庚續(xù)編輯工作，提升百科全書整體質(zhì)量。

參考文獻：

[1]傅祚華.圖書輔文編校規(guī)范[C].中國編輯學會培訓班講義，2005.

[2]黃鴻森.百科全書編纂縱橫[M].北京：中國大百科全書出版社，2020.

[3]金常政.百科全書編纂學[M].北京：中國大百科全書出版社，2020.

[4]胡人瑞.百科全書編纂研究[M].北京：中國大百科全書出版社，2020.

（作者單位系中國大科全書出版社）