關(guān)于信息化時代背景下高校加強行政管理工作的思考

葛艷玲

【摘要】? ? 在信息時代發(fā)展的背景下，高校內(nèi)部管理效率對提高教學(xué)質(zhì)量和科研水平 有著重要影響。本文分析了高校行政管理的創(chuàng)新方法，包括完善行政管理 OA體系、 加強規(guī)范化、提高信息素養(yǎng)等。 隨著信息化的發(fā)展，人們意識到計算機(jī)化的便利性和新穎性，計算機(jī)已成我們關(guān)注的焦點，逐漸融入行政管理當(dāng)中。21世紀(jì)以來，信息技術(shù)在大學(xué)管理中得到高度重視。根據(jù)高校科研、教學(xué)、后勤等方面的發(fā)展需要，應(yīng)加強行政管理體系的信息化。

【關(guān)鍵詞】? ? 信息化建設(shè)? ?行政管理? ? 研究與思考

一、 信息技術(shù)在提高大學(xué)管理水平中的作用

（一）提高信息技術(shù)水平，促進(jìn)現(xiàn)代教育

信息化的逐漸普及對教育產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。對于教師來說，最初的教學(xué)方式是能夠有自己的方案，按照計劃進(jìn)行創(chuàng)作、準(zhǔn)備和教學(xué)。信息技術(shù)的融合大大提高了教師的工作效率，同時，教師可以利用信息平臺進(jìn)行教學(xué)指導(dǎo)和交流，從而提高教學(xué)水平。課堂要利用各種信息化，讓學(xué)生參與到信息化的潮流中，這不僅節(jié)省了教學(xué)時間，也給教學(xué)提供了更多的選擇。信息技術(shù)還可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)、在線教育、人工智能學(xué)習(xí)等，信息技術(shù)的進(jìn)步為現(xiàn)代教育做出了貢獻(xiàn)。

（二）簡化辦公流程，提高辦公效率

信息可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行處理、收集和傳輸。信息化時代，將信息技術(shù)融入高校的行政管理中，可以優(yōu)化辦公流程，提高辦公效率。同時，共享信息資源，快速填寫和查詢信息，使得信息查詢更加高效便捷，辦公流程更準(zhǔn)確。

（三）提升校園核心競爭力

高校的主要使命是通過培養(yǎng)更多的人才來服務(wù)社會。學(xué)生需要學(xué)習(xí)專業(yè)的知識，學(xué)習(xí)訣竅、技能。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時代，開展更多的 IT 實踐和理論，協(xié)作平臺不斷利用信息技術(shù)提升專業(yè)內(nèi)容，其目的是不斷提高大學(xué)的核心競爭力。

二、信息化背景下的行政要求

在信息化時代，傳統(tǒng)的行政管理方式將不可避免地發(fā)生變化。因為只有通過 行政管理不斷改變和創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求。為了確保行政管理過程的正確方向，有必要了解信息時代背景下的行政管理要求。一是行政人員要 能夠做出高效、準(zhǔn)確的決策，包括對財務(wù)支出、科研項目和人員流動的決策;二是加強行政管理工作的效率，這主要取決于信息的暢通。高校的行政工作也對信息資源提出了相互配合、方便快捷地利用信息資源的要求。通過校園網(wǎng)，高校各部門和機(jī)構(gòu)可以及時傳遞文件信息和相關(guān)數(shù)據(jù)，保證不同院系之間的密切配合，有效提高行政工作質(zhì)量。便捷地利用信息資源是信息時代背景下創(chuàng)新管理和行政工作的基本要求。

三、加強行政管理存在的問題

（一）行政管理體制的不足

高校行政管理工作的開展需要建立在行政管理制度上。高校行政管理體制主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先行政法規(guī)不適應(yīng)新形勢下高校發(fā)展的需要。其次高校行政管理體制對領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)分工不是很明確，導(dǎo)致在具 體工作中，拖拉現(xiàn)象常見，三是行政監(jiān)督制度不健全。沒有建立 行政監(jiān)督制度，監(jiān)督制度不完善導(dǎo)致行政管理效率低。

（二）管理理念和方法落伍

在這種情況下，高校管理必須與時俱進(jìn)，積極運用信息技術(shù)，多方搜集信息，樹立新的經(jīng)營理念。只有采用新的管理方式，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會，抓住社會發(fā)展的機(jī)遇，迎接和解決新的問題和挑戰(zhàn)。但就目前而言，很多高校管理者對新的管理方式并沒有很好的認(rèn)識。還是單純依靠以往的經(jīng)驗和方法來執(zhí)行管理任務(wù)，嚴(yán)重影響了高校的行政管理，降低了行政效率。

（三）缺乏行政管理技術(shù)人才

行政管理人才流失比較嚴(yán)重：他們是構(gòu)建和維護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。如果人才缺乏導(dǎo)致相關(guān)職位空缺，他們可能無法按時完成高質(zhì)量 的工作。會造成信息存儲和處理的混亂，培養(yǎng)和聘用高科技人才，有利于提高行政管理效率。

（四）高校行政人員素質(zhì)決定了他們對職位的認(rèn)識

高等院校在沒有先進(jìn)的管理理念的情況下，行政管理無非是雜事和跑腿，可以由人來完成。一些學(xué)歷低、知識匱乏的管理人員在整個管理過程中起不到良好的作用。在工作中，他們本身缺乏管理所需的專業(yè)技能，同時也無法樹立師生關(guān)系、進(jìn)而導(dǎo)致工作態(tài)度差、工作效率低、師生滿意度低。

（五）行政人員的工作成本較高

近年來，對高校運營成本的研究取得了成果。大學(xué)的成本投入主要涉及交通信息投入成本高，硬件設(shè)施投資成本高，管理工作的投入成本較高，管理工作的投入成本往往主要與投資于增加管理崗位的工資份額有關(guān)，如增加保安和保潔等。然而，心理學(xué)研究表明，高校的行政工作影響著行政工作的效率。

四、信息化背景下高校行政管理創(chuàng)新途徑

（一）加強對高校行政內(nèi)容和方法的管理

豐富高校行政管理內(nèi)容和方法，合理運用計算機(jī)信息技術(shù)，優(yōu)化行政內(nèi)容布局，從整體上提高行政工作的質(zhì)量和效率。管理者應(yīng)適當(dāng)運用計算機(jī)信息技術(shù)，優(yōu)化管理內(nèi)容。在信息化行政管理方式的創(chuàng)新和改革中，高校應(yīng)以最新的信息化管理方式取代傳統(tǒng)的行政管理方式。引導(dǎo)全體行政人員合理使用信息化管理，加強信息化處理和傳播服務(wù)，全面提升學(xué)校管理和服務(wù)水平，滿足各級師生不同的工作學(xué)習(xí)需求。

（二）完善行政信息化軟硬件基礎(chǔ)

在信息化大力發(fā)展的背景下，現(xiàn)代高等學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展條件、安裝軟硬件設(shè)施，適當(dāng)加大校園信息化，積極推進(jìn)校園信息化建設(shè)。促進(jìn)各項行政工作規(guī)范化、智能化發(fā)展。一、學(xué)校要根據(jù)各部門的各項業(yè)務(wù)需求，充分利用現(xiàn)有資金和技術(shù)資源，加強信息化硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好信息化管理。二是組建專業(yè)完善的信息化軟硬件設(shè)施管理，加強軟硬件設(shè)備的日常管理和維護(hù)，確保各項基礎(chǔ)設(shè)施正常、穩(wěn)定、持續(xù)運行，為行政 管理的正常發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。三是高校行政管理部門要充分了解各部門計算機(jī) 軟件系統(tǒng)的運行情況，根據(jù)實際情況對軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化更新，形成完整的信息管理系統(tǒng)平臺，具備多種管理服務(wù)功能，實現(xiàn)高校數(shù)據(jù)和信息資源共享與傳輸?shù)哪繕?biāo)。為高校行政管理信息化建設(shè)提供有益的支持和保障。

（三）培養(yǎng)技術(shù)人才

計算機(jī)專業(yè)的需求是非常重要的。計算機(jī)如同“舵手”對系統(tǒng)有足夠的掌握，計算機(jī)結(jié)構(gòu)才能穩(wěn)步推進(jìn)。只有借助技術(shù)人才才能掌握系統(tǒng)。 其次，必須能夠處理和推動信息技術(shù)的應(yīng)用。它不僅可以完成信息系統(tǒng)中的信息處理工作，還可以完成信息設(shè)備和在線自助服務(wù)等功能。這不僅節(jié)省了人力，信息處理也更加方便。因此，高校應(yīng)聘用高度專業(yè)的信息管理人員或大力培養(yǎng)合適的行政管理人員，使相關(guān)管理人員在實施信息技術(shù)管理運作中擁有實權(quán)，并定期培訓(xùn)和考核信息技術(shù)管理人員以適應(yīng)信息化。

（四）加強信息平臺建設(shè)

除了培養(yǎng)人才，我們還需要著手建設(shè)信息平臺，為更多 人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。比如信息管理團(tuán)隊可以創(chuàng)建平臺和公眾號，內(nèi)部自助服務(wù)。為了幫助學(xué)生快速工作，您可以創(chuàng)建一個官方微信賬號。部分項目可配置為在線處理，節(jié)省學(xué)生大量時間和精力，提高辦公效率。除了公眾號，在校園里添加端點， 更方便教職員工使用。

五、結(jié)束語

綜上所述，通過信息技術(shù)可以使高校的管理更加完善和科學(xué)，而信息化管理實踐 也可以從總體上提高高校的管理水平，使管理更加規(guī)范和健全。這不僅提供了辦公工作的自動化，還可以讓您節(jié)省人力物力，更快地收集整理信息，提高執(zhí)行相關(guān)任務(wù)的效率。目前部分高校在管理上存在差距，但基于不斷改革創(chuàng)新， 招聘和培養(yǎng)合適的人才，為解決這一困境而建立的正確管理理念并沒有取得任何成效，還需要各方高度配合。領(lǐng)導(dǎo)大學(xué)推動大學(xué)發(fā)展目標(biāo)的實施，從而對大學(xué)的 競爭力和加速實施發(fā)揮作用。