醫(yī)院科技檔案整理工作中存在的問題及對(duì)策

張毅

科技檔案有其自身的顯著特點(diǎn)，它不僅真實(shí)記錄和反映了醫(yī)院的科技活動(dòng)，而且能夠真實(shí)地說明醫(yī)院科技活動(dòng)的歷史過程，以保證在人們需要時(shí)提供查閱和參考；科技知識(shí)在一定時(shí)間和范圍內(nèi)擁有其知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有價(jià)性，并要求從事科技檔案管理的工作者具有較高的專業(yè)技術(shù)知識(shí)。

一、醫(yī)院科技檔案整理工作中存在的問題

（一）制度不健全

科技文獻(xiàn)材料產(chǎn)生于科技活動(dòng)的整個(gè)過程，貫穿于每項(xiàng)科技活動(dòng)的始終，任何一項(xiàng)科研活動(dòng)的每一個(gè)工作程序都會(huì)產(chǎn)生反映和記錄其過程或成果的科技文獻(xiàn)材料，經(jīng)過收集、積累和整理，到該項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束，全部科技文獻(xiàn)應(yīng)齊全無缺，經(jīng)過審查后及時(shí)整理歸檔。但由于制度不健全，在某些科研活動(dòng)中所產(chǎn)生的許多寶貴資料從項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告、原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等等缺乏跟蹤性紀(jì)實(shí)的材料積累，將會(huì)對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和研究工作造成一定損失。

（二）檔案意識(shí)不足

部分醫(yī)務(wù)人員缺乏檔案意識(shí)，不愿將科技文獻(xiàn)材料歸檔。科技文獻(xiàn)材料的形成記載著醫(yī)務(wù)科技人員的勞動(dòng)成果，有一定的史料價(jià)值和使用價(jià)值，立卷歸檔后有利于開發(fā)和利用。但是仍有部分科技人員思想保守，認(rèn)為留在自己手里用起來方便，而且比較安全，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，致使絕大多數(shù)科技文獻(xiàn)材料在現(xiàn)實(shí)工作中外流，甚至丟失、損壞，結(jié)果影響檔案整理收集。

（三）收集檔案資料機(jī)制不完善

部分醫(yī)院對(duì)零散科技文獻(xiàn)材料的收集工作不完善，責(zé)任不清，相互推諉現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，部分零散材料遺失，給以后的整理利用工作形成一定難度。不能及時(shí)歸檔，立卷機(jī)制不靈活，有價(jià)值的文獻(xiàn)得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高。只重視醫(yī)院文書檔案立卷管理，不強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)部門主動(dòng)歸檔，失去了科技檔案的完整性，如有些業(yè)務(wù)科室在某項(xiàng)科研完成后，未經(jīng)科技檔案管理部門處理，就向上級(jí)部門呈報(bào)，不留底稿不存檔，造成歸檔的文獻(xiàn)中只有審批材料。

二、醫(yī)院科技檔案管理的對(duì)策

（一）建立完整的監(jiān)管制度并有效實(shí)施

每一項(xiàng)科技活動(dòng)從提出任務(wù)到最終完成，盡管經(jīng)歷著不同的階段，有許多專業(yè)工序，但各階段、各工序之間都是相互聯(lián)系，缺一不可的。科技活動(dòng)的這種規(guī)律性和嚴(yán)密性，決定了反映和記錄這一項(xiàng)科技活動(dòng)的科技文獻(xiàn)材料，是一個(gè)獨(dú)立的有機(jī)整體，具有成套性，否則就不能真實(shí)客觀地反映一項(xiàng)科技活動(dòng)的完整面貌。因此，要從制度上明確規(guī)定科技檔案的歸檔范圍和要求，建立符合實(shí)際情況的檔案管理制度，并加以完善實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保醫(yī)療科技檔案材料整理的完整性。

（二）發(fā)揮各業(yè)務(wù)部門的協(xié)同作用

檔案工作人員應(yīng)該走出去，和各業(yè)務(wù)部門相結(jié)合，了解和掌握科技活動(dòng)的計(jì)劃、程序和進(jìn)展，協(xié)助和指導(dǎo)他們搞好科技文獻(xiàn)材料的形成、積累、整理和歸檔工作。在對(duì)每一項(xiàng)科技活動(dòng)成果進(jìn)行鑒定驗(yàn)收時(shí)，檔案人員也應(yīng)參加驗(yàn)收幫助把關(guān)，這樣對(duì)保證科技文獻(xiàn)材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔保存以及歸檔后的進(jìn)一步整理和有效利用都有重要意義。

（三）強(qiáng)化對(duì)零散科技材料的收集整理工作

為使零散的科技文獻(xiàn)材料真正起到憑證和查考的作用，不論是歸檔前的形成積累和整理，還是歸檔后的整理編目，都要按照科技活動(dòng)本身的內(nèi)在聯(lián)系和固有的秩序，來決定科技文獻(xiàn)材料的取舍、分類和排列。既不能把屬于同一整體的檔案分散打亂，也不能把一堆互無關(guān)聯(lián)的檔案任意拼湊在一起，而要按照其本身屬性來進(jìn)行歸納整理工作。

（四）培養(yǎng)檔案管理人員的良好素質(zhì)

檔案人員應(yīng)該熱愛自己的本職工作，業(yè)務(wù)要精、責(zé)任心要強(qiáng)，在選配檔案管理人員時(shí)要考慮德才兼?zhèn)涞脑瓌t，要懂檔案工作是在為后人、為國(guó)家積累財(cái)富，要有甘為人梯的精神。在業(yè)務(wù)上應(yīng)具備相應(yīng)的文化、技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷總結(jié)探索醫(yī)院科技檔案管理工作業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)院科技檔案管理水平的提高。

科技檔案的管理和應(yīng)用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，牽涉面廣且深。從某種意義上說，能否充分挖掘科技檔案的研究和應(yīng)用價(jià)值，能體現(xiàn)出一個(gè)醫(yī)院是否具有深厚的發(fā)展后勁及遠(yuǎn)見卓識(shí)的戰(zhàn)略眼光。

（作者單位：河南省胸科醫(yī)院）