基于項目管理的科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)實踐

馬建林

摘 要：數(shù)字檔案館作為檔案信息化最重要的載體和實現(xiàn)手段，在科研院所檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中扮演著關(guān)鍵的作用。文章以項目管理的思路，從背景目標、過程、成效等方面進行分析，為科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：科研院所；數(shù)字檔案館；項目管理

數(shù)字檔案館包括檔案收集、整理、保存、服務(wù)、流程管控等多方面的集成管理系統(tǒng)平臺，數(shù)字檔案館建設(shè)涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標準體系建設(shè)、檔案資源建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等，是一項相對復(fù)雜的平臺建設(shè)。[1]因此科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)需全面運用項目管理的思維，實現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。

一、 建設(shè)背景

曾有較長一段時期，科研院所因為國家戰(zhàn)略的要求以及涉密環(huán)境的影響，在數(shù)字檔案管理方面比較薄弱。近年來，國家大力推動科研院所的信息化，提出了“智慧院所”信息化發(fā)展戰(zhàn)略。由于電子文件易傳播、易篡改，電子文件、電子檔案的信息化管理成為科研院所保密管理和反間防諜的重要要求。同時，傳統(tǒng)檔案管理也暴露出檔案利用流程與數(shù)據(jù)脫離，檔案服務(wù)手段單一等問題。為實現(xiàn)科研院所檔案收集更全、管控更準、服務(wù)更精、保密更嚴的目標，迫切需要轉(zhuǎn)變管理理念，升級管理手段，開展數(shù)字檔案館項目建設(shè)。

二、 建設(shè)過程

根據(jù)項目管理的流程，數(shù)字檔案館建設(shè)的全生命周期分為策劃、設(shè)計、實施、驗收四個階段，每個階段都涵蓋成本管理、計劃管理、質(zhì)量管理、風險管理等內(nèi)容，以某科研單位的數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)為例：

項目策劃階段，需要樹立系統(tǒng)和目標導向思維。首先，將檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)規(guī)劃。其次，在項目建設(shè)之初即考慮后續(xù)與主營業(yè)務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)主數(shù)據(jù)相關(guān)系統(tǒng)（含人力資源系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、單點登錄系統(tǒng)）的集成，提前預(yù)留標準化的數(shù)據(jù)接口。此外，考慮保密管理要求，在權(quán)限控制和系統(tǒng)測評方面提前策劃，確保系統(tǒng)保密測評達標；結(jié)合國家對于自主可控環(huán)境下系統(tǒng)建設(shè)的要求，策劃服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、中間件以及操作系統(tǒng)等的國產(chǎn)化替代，融入建設(shè)方案并列入計劃；強調(diào)團隊協(xié)作，以科研生產(chǎn)主管部門為主成立項目建設(shè)領(lǐng)導小組，形成相互配合的工作機制。最后，嚴格考察，選擇有相應(yīng)保密和開發(fā)資質(zhì)的廠商。

項目設(shè)計階段，梳理傳統(tǒng)檔案管理模式下“收、管、存、用”涉及的業(yè)務(wù)流程，將科研文檔管理由“末端檢查”轉(zhuǎn)為“前端控制”。功能設(shè)計過程中嵌入文檔模板編輯器和文件歸檔簽署表等產(chǎn)品研發(fā)工具，以控制文檔質(zhì)量，提高歸檔及時性。

項目實施階段，關(guān)注計劃和質(zhì)量的把控。將“計劃——考核——閉環(huán)”貫徹整個實施過程。計劃分為年度計劃、月度計劃、周計劃等，嚴格執(zhí)行周報制度，周周閉環(huán)。檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量也是項目建設(shè)中的重點，需通過制度規(guī)范、抽檢、考核等方式來保障，OA系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)（產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件歸檔通過系統(tǒng)“四性檢測”和檔案員核查的方式加以確保。科研院所檔案包含大量敏感信息，事關(guān)黨和國家的核心利益和企業(yè)商業(yè)秘密，[2]因此在項目實施過程中也要注重保密和對知識產(chǎn)權(quán)的保護，尤其是在科研院所現(xiàn)場內(nèi)部環(huán)境的開發(fā)過程中，要對現(xiàn)場實施人員進行保密教育，嚴格把控信息的輸入輸出，針對系統(tǒng)定制開發(fā)的部分代碼，應(yīng)該作為建設(shè)單位的知識產(chǎn)權(quán)進行保護。

項目驗收階段，由信息化部門聯(lián)合開發(fā)商出具項目驗收大綱，雙方評審?fù)ㄟ^，同時要求開發(fā)商針對每一個功能模塊都出具詳細的測試記錄和評審報告。對于“四性檢測”、電子簽名、檔案編研、智能庫房等系統(tǒng)關(guān)鍵功能，還須邀請檔案行業(yè)專家進行詳細的評審。

三、 建設(shè)成效

1. 實現(xiàn)科研院所電子文件的在線收集和管控

完成了與PDM、OA、IDS（精益計劃管理平臺）、SLM（仿真模擬系統(tǒng)）的系統(tǒng)集成，形成了以“數(shù)字檔案”為核心的新型檔案管理模式（如圖1所示）。實現(xiàn)電子文件在線實時歸檔，年歸檔文件40余萬份，并在前端管理中內(nèi)嵌檔案管理要求，嚴格把控文檔質(zhì)量，文件歸檔的準確率提高50%。

2. 實現(xiàn)電子檔案“收、管、存、用”一體化

以建立數(shù)字檔案管理平臺為契機，通過建立數(shù)據(jù)接口、前端采集等技術(shù)完成檔案元數(shù)據(jù)及電子文件的實時在線收集。按照“計劃同步、流程融合、監(jiān)視測量”，實現(xiàn)電子文件“四性檢測”、離線備份機制，確保電子檔案的安全存儲。多維度檢索、檔案編研成果的自動推送，以及檔案網(wǎng)絡(luò)化共享利用，打通科研生產(chǎn)數(shù)據(jù)鏈，構(gòu)建以“數(shù)字檔案”為核心的新型檔案管理模式。[3]目前平臺累計訪問14萬人次，年均檔案利用（借閱、瀏覽、下載）接近1萬次，已經(jīng)成為單位科研設(shè)計人員不可或缺的應(yīng)用系統(tǒng)。2020年順利通過國家檔案局“企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理”試點驗收，形成了一整套科研院所科研電子檔案單套制管理的實踐做法，行業(yè)內(nèi)外多家單位進行了參觀交流。

四、 思考

1. 樹立全局思維

在策劃和設(shè)計階段要能夠從企業(yè)全局和長遠出發(fā)，尤其要關(guān)注事關(guān)戰(zhàn)略發(fā)展的行業(yè)自主可控問題、反間防諜安全保密需求等。實施過程中也要隨著環(huán)境和業(yè)務(wù)模式的變化，不斷用發(fā)展的眼光及時更新建設(shè)要求。例如，三維模型的歸檔與二維圖紙的業(yè)務(wù)模式不同，其歸檔的格式、方式等也要變化。

2. 解決業(yè)務(wù)痛點

針對檔案資料歸檔不完整、簽署不完整、時間邏輯混亂等問題，必須通過前端項目管理來加快解決。系統(tǒng)設(shè)計中要能通過歸檔計劃關(guān)聯(lián)項目計劃、個人績效和歸檔駁回的方式加強對歸檔時間、歸檔質(zhì)量的把控，提高歸檔質(zhì)量。另外，設(shè)計方要深入調(diào)研，減少主觀性，從用戶端收集需求，如在檔案檢索環(huán)節(jié)，要從使用者的角度來體驗檢索的便利性和界面友好度，通過管理和技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用解決問題。

3. 夯實基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的梳理最突出的就是流程梳理和歷史數(shù)據(jù)整理。檔案管理和利用電子化要將流程帶到科研生產(chǎn)過程中考慮，將檔案管理作為科研生產(chǎn)流程中的一環(huán)。對于歷史數(shù)據(jù)整理，既要保持數(shù)據(jù)的原始性，又要讓數(shù)據(jù)能在新規(guī)則中被合理利用，篩選出冗余數(shù)據(jù)和無效數(shù)據(jù)，完善具有利用價值的歷史數(shù)據(jù)。

4. 實現(xiàn)檔案利用與開放的平衡

通過系統(tǒng)手段保障檔案信息的安全存儲和傳遞，在管理中明確人員與數(shù)據(jù)密級匹配的原則，同時考慮在具體項目和課題的檔案利用中設(shè)置靈活的利用審批制度，采用“基本控制+靈活多變”的權(quán)限控制模式最大化發(fā)揮檔案利用價值。

注釋與參考文獻

[1]邱曉威.數(shù)字檔案館建設(shè)的需求、條件、實現(xiàn)方法及風險對策[J].檔案學研究，2010（02）：59-63.

[2]國家檔案局.關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強檔案工作的意見[EB/OL].[2019-01-10].https：//www.saac.gov.cn/daj/tzgg/201901/ b29640235b7c4ba2bb1d556efcc2b8fa.shtml.

[3]王文強.大型軍工企業(yè)實施電子文件“單套制”歸檔與電子檔案“單套制”管理的可行性研究[J].機電兵船檔案，2020（04）：77-79.