信息技術在博物館藏品管理中的應用與發(fā)展

郁健瓊 龔玉武 楊培森 張毅

摘 要：20世紀90年代，上海博物館新館信息化工程建設了第一代數(shù)字藏品數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了從無到有的突破;21世紀初，上海博物館信息化工程建設第二代藏品管理系統(tǒng)基本達成了藏品信息指標體系化和系統(tǒng)功能多樣化;東館規(guī)劃建設第三代藏品綜合管理系統(tǒng)，整合不同時期開發(fā)的多個藏品相關管理系統(tǒng)，作為上海博物館藏品全生態(tài)工作平臺，實現(xiàn)管理智慧化。

關鍵詞：博物館;藏品;藏品管理;智慧管理

DOI：10.20005/j.cnki.issn.1674-8697.2022.04.008

藏品是博物館存在和發(fā)展的基礎①，藏品管理與利用是博物館的核心業(yè)務和博物館學的重要研究課題。一個信息準確、完備的藏品信息管理系統(tǒng)是博物館智慧管理的基礎，包含了藏品本體和藏品相關工作的全方位信息，是信息社會中博物館藏品業(yè)務工作新平臺。這個平臺不僅可以打破傳統(tǒng)人工運作的信息壁壘，實現(xiàn)藏品信息的互通和共享，還能整合工作資源、提高工作效率、升級業(yè)務模式、規(guī)范工作流程、拓展工作空間，對于博物館征集、保護、研究、展覽和教育等各項職能都具有重要意義。

1 數(shù)字藏品登記卡樣式的1.0實現(xiàn)了從無到有的突破

得益于老館長的遠見卓識，上海博物館在20世紀80年代就成立了電腦室，在20世紀90年代上海博物館新館建設時期，新館信息化工程建設了上海博物館第一代藏品數(shù)據(jù)庫。第一代數(shù)據(jù)庫為C/S結構，采用了IBM公司的小型機和Informix關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，由第三方公司輸入了近20萬張藏品登記卡文字信息，使用高精度的滾筒掃描儀進行藏品照相底片的數(shù)字化，數(shù)據(jù)庫錄有近千件藏品的圖像數(shù)據(jù)，由藏品記錄可以鏈接對應的藏品圖像，是當時先進的多媒體數(shù)據(jù)庫技術。系統(tǒng)需求分析與設計由純技術背景的信息部負責，技術層面的考量多于博物館業(yè)務，欠缺對藏品信息的專業(yè)分析與研究。數(shù)據(jù)庫藏品信息指標項基于藏品登記卡，另外增加了少量保管信息項，檢索是主要的系統(tǒng)功能。當時的社會環(huán)境是家用電腦尚未普及，信息技術對普通人來說還是新奇神秘的高科技，人們普遍未曾預料到信息技術將會給社會生活和工作方式帶來革命性變化。

第一代數(shù)字藏品登記卡樣式的藏品數(shù)據(jù)庫，使每個研究人員可以利用辦公電腦，通過局域網(wǎng)，在線調(diào)閱原來鎖在辦公室抽屜里、只能由一個人翻閱的紙質(zhì)藏品登記卡和沖印的藏品照片，實現(xiàn)了藏品信息的部分共享。數(shù)據(jù)庫可以對標引過的內(nèi)容進行檢索，提高了查找資料的效率。這種新的工作形式引導博物館人建立起信息社會的基本理念—信息共享，激發(fā)了博物館人對信息技術的興趣與學習熱情。數(shù)據(jù)庫檢索的資料查找方式使博物館員工了解到信息技術對于業(yè)務工作可能提供的支持形式，為習慣于傳統(tǒng)工作方式的博物館人開闊了眼界和思路，是藏品信息管理系統(tǒng)從無到有的突破。

2 進入新世紀，信息化工作重視文博業(yè)務需求，升級到藏品管理2.0

進入新世紀，數(shù)字博物館建設成為業(yè)界熱點，故宮博物院、南京博物院等文博單位率先啟動了館藏文物及影像的數(shù)字化工程，提出了“數(shù)字博物館的核心是文物數(shù)字身份、文物數(shù)字影像資源和文物數(shù)字影像價值”的新理念。②上海博物館信息中心加入了博物館學專業(yè)背景的領導與員工，開展藏品信息的分析研究，從技術主導轉向文博業(yè)務導向，啟動上海博物館信息化一、二、三期工程，分別建設了藏品信息管理、藏品圖像采集管理和保管總賬三個與藏品相關的信息管理系統(tǒng)。

由信息中心、保管部和專業(yè)研究部一起研究討論，結合上海博物館實際，確定了上海博物館藏品信息標準，將上海博物館藏品信息分為編目、來源、研究、保管四個板塊以及圖像信息，由信息中心負責系統(tǒng)建設，編目、來源和研究信息由研究部門負責編輯和錄入，藏品工作信息由保管部負責。整個開發(fā)過程對藏品信息的內(nèi)容編寫有各項約定，但未形成館級藏品信息元數(shù)據(jù)標準文本。系統(tǒng)登錄、檢索、統(tǒng)計、管理四大功能模塊全面實現(xiàn)藏品編目、收錄研究、保管流通等基本業(yè)務的自動化管理。通過該系統(tǒng)，相關部門用戶可根據(jù)各自權限對博物館藏品的編目、來源、研究等專業(yè)信息以及展覽、提看、提取、招待、拍攝、修裱、移動、外借、注銷九大類保管流通信息進行錄入、編輯、檢索和統(tǒng)計，基本做到了對全館文物信息掌握，大大方便了博物館文物的研究、管理和利用。第二代藏品數(shù)據(jù)庫采用B/S結構，經(jīng)過專業(yè)研究的結構化藏品信息，信息更完整，檢索途徑更便捷，技術優(yōu)勢得以發(fā)揮。數(shù)據(jù)庫有簡單、高級、精確、模糊、全文五種檢索方式，大大提高了業(yè)務人員查閱藏品資料的效率。創(chuàng)新設計了同義詞庫，建立一條以核心詞和相關同義詞組成的詞條，如核心詞“唐寅”，同義詞“子畏、唐伯虎、六如居士、伯虎”等。在數(shù)據(jù)庫中能同義詞同步檢索。相較于第一代數(shù)據(jù)庫，第二代數(shù)據(jù)庫藏品信息指標體系化、功能多樣化，增強了對業(yè)務工作的支持效果，數(shù)據(jù)庫使用率明顯上升。

圖像采集管理系統(tǒng)是一個管理藏品數(shù)字圖像的系統(tǒng)，攝影部拍攝的圖像源文件經(jīng)過系統(tǒng)采集后存儲在DVD光盤上，在系統(tǒng)中通過查詢藏品編號、名稱等可以得到目標圖像所在的光盤編號，使用時從光盤中調(diào)取圖像原圖，根據(jù)用途將原圖壓縮至不同的精度，提供給博物館各項業(yè)務工作。

保管總賬系統(tǒng)包括賬目錄入、查看、修改、檢索、統(tǒng)計、報表生成等功能，明確館藏在庫文物的數(shù)量和去向等各種情況的變化，并保留變化的歷史記錄，可根據(jù)文物局的要求由文物總賬生成各類報表，也可以對不同類別、來源的賬目以及文物歷年、月度增減變化、分類增減變化進行統(tǒng)計并生成報表，使保管部的文物賬目實現(xiàn)數(shù)字化記錄和信息化管理。

新世紀初建設的上海博物館第二代藏品信息管理系統(tǒng)、圖像采集管理系統(tǒng)和保管總賬系統(tǒng)使上海博物館藏品信息管理上了一個新臺階，基本達成了藏品信息指標體系化和系統(tǒng)功能多樣化，是上海博物館信息工作轉向應用優(yōu)先的成果。

3 緊跟發(fā)展趨勢，上海博物館東館規(guī)劃藏品信息綜合管理系統(tǒng)—藏品全生態(tài)工作平臺

新世紀已進入第三個十年，過去20年信息技術發(fā)展日新月異，技術帶領我們在寬帶時代、移動互聯(lián)網(wǎng)時代、云計算時代、物聯(lián)網(wǎng)時代和大數(shù)據(jù)時代的變化中快進，從數(shù)字博物館到智慧博物館，信息技術為博物館事業(yè)發(fā)展注入新動力。物聯(lián)網(wǎng)技術支撐了對藏品、環(huán)境、人員的實時動態(tài)化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理;云計算技術按需提供存儲、計算以及網(wǎng)絡資源，解決數(shù)據(jù)量和訪問量快速增長帶來的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)智慧博物館技術應用的低成本、高效能、可擴展的目標;大數(shù)據(jù)技術處理智慧博物館產(chǎn)生的海量、多源、異構的數(shù)據(jù)，通過深度挖掘和深度學習等技術手段，為公眾提供個性化的服務;移動通信技術使博物館業(yè)務工作和公眾文化活動能夠“隨時隨地”“無處不在”地開展。③

業(yè)界同行在數(shù)字博物館和智慧博物館實踐過程中積累了許多成功案例：廣東省博物館的藏品管理系統(tǒng)，不僅記錄藏品的各類屬性，還管理文物出入庫、使用情況、盤點等基礎工作，系統(tǒng)不僅能夠實現(xiàn)快速獲取藏品信息，還能快速獲取與藏品相關的數(shù)字資源信息;蘇州博物館數(shù)字資源管理系統(tǒng)以館藏文物信息、多媒體信息、多媒體前端展示內(nèi)容、活動照片、展陳設計方案、海報、通知公告、新聞、文章等數(shù)據(jù)為管理對象，一個蘇博數(shù)字化資源庫和知識庫，提供用戶檢索和利用。信息技術與博物館深度融合，賦予博物館傳統(tǒng)業(yè)務蓬勃生機與活力。④

博物館員工對技術應用的要求在不斷提高，上海博物館前期建設的藏品管理系統(tǒng)日益顯現(xiàn)出其局限性：圖像資源非網(wǎng)絡化管理，申請、提取、下載的人工流程效率低下;藏品管理與辦公自動化系統(tǒng)互不相通，各種藏品數(shù)據(jù)需重復手工輸入;保管總賬的保管數(shù)據(jù)錄入與紙質(zhì)憑證記錄造成重復勞動;數(shù)據(jù)庫結構可擴展性不足，不適應博物館資源向公眾開放的大趨勢;藏品各種數(shù)字資源全館各部門分頭制作、保管，或分別建設不同資源類型的管理系統(tǒng)，資源及資金利用率低下;原有系統(tǒng)對用戶體驗的考量明顯弱于生活中的公共產(chǎn)品，用戶滿意度低……

行業(yè)發(fā)展趨勢和館內(nèi)業(yè)務及用戶的壓力，都促使上海博物館藏品管理系統(tǒng)更新?lián)Q代。2017年7月，上海博物館東館正式開工，上海博物館事業(yè)發(fā)展進入新階段，面對新形勢和新契機，規(guī)劃建設上海博物館第三代藏品綜合管理系統(tǒng)作為上海博物館藏品管理全生態(tài)工作平臺，成為博物館智慧管理的重要環(huán)節(jié)。

上海博物館藏品管理3.0版的第一關鍵字是整合與聯(lián)通，利用技術手段，調(diào)整業(yè)務流程，合并業(yè)務功能，共享業(yè)務數(shù)據(jù)。將各階段陸續(xù)建設的藏品信息管理、藏品圖像、藏品三維數(shù)據(jù)、藏品總賬、古籍查閱和碑帖查閱等業(yè)務系統(tǒng)整合改建為藏品綜合管理系統(tǒng)，使之成為藏品相關工作的門戶，在同一個平臺上完成藏品入藏、藏品編目、藏品移動、庫房管理、藏品研究與利用、藏品保護、藏品修復、藏品多媒體等資源管理、藏品及相關工作查詢統(tǒng)計和報表生成，實現(xiàn)藏品全生態(tài)管理。

2019年建成的上海博物館綜合業(yè)務管理平臺，將各類業(yè)務集中匯入到平臺統(tǒng)一運行，以流程驅動業(yè)務，可通過PC端的個人工作桌面或手機端App，隨時隨地集中在綜合業(yè)務管理平臺上處理日常工作。藏品綜合管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡、接口、協(xié)議解決與綜合業(yè)務平臺之間的互聯(lián)和互操作性問題，為綜合業(yè)務平臺提供各類業(yè)務中調(diào)用的各項藏品數(shù)據(jù)，利用這個統(tǒng)一平臺的流程管理功能，跟蹤、查詢、發(fā)現(xiàn)藏品相關工作的進度與質(zhì)量，關注督辦事項的進展與執(zhí)行情況及辦理人員等信息，并及時得到公文、批復等反饋，在完成業(yè)務流程操作的同時完成工作數(shù)據(jù)錄入，并由藏品綜合系統(tǒng)管理這些藏品工作記錄，從而實現(xiàn)動態(tài)業(yè)務與藏品信息管理的高效銜接和協(xié)同管理。

在獲得藏品及其業(yè)務全面數(shù)據(jù)的基礎上，利用數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)展示產(chǎn)生新的效益，形成實際的管理和決策效能。根據(jù)工作需要設計各項統(tǒng)計欄目，真實反映實際工作狀態(tài)和趨勢，為業(yè)務開展提供數(shù)據(jù)依據(jù)，輔助各類決策，既可以是各類固定的日常統(tǒng)計報表，也可自定義統(tǒng)計項目，并將統(tǒng)計數(shù)據(jù)作可視化處理，挖掘和發(fā)揮數(shù)據(jù)的深層用途，實現(xiàn)藏品管理智慧化。

第二關鍵字是完善與標準。20世紀90年代后，隨著國際和館際資源交流及共享需要的不斷深入，國外專業(yè)研究機構編制了多個適用于博物館藏品的元數(shù)據(jù)標準，其中CWDA、CCO和多個蓋蒂詞表，由蓋蒂研究所參與研究并廣泛使用。⑤中國國家文物局于2001年發(fā)布《博物館藏品信息指標體系規(guī)范》，隨后，以《博物館藏品信息指標體系規(guī)范》為依據(jù)，結合博物館實踐發(fā)布了《博物館藏品信息指標著錄規(guī)范》。遵循國家文物局的標準，參考國外文物元數(shù)據(jù)標準，并總結多年上海博物館藏品管理實際工作中的問題和需求，改進完善2.0版藏品管理系統(tǒng)確定并實際執(zhí)行的藏品信息標準，形成并向全館公布上海博物館館級藏品信息元數(shù)據(jù)標準的文本，依據(jù)標準建設上海博物館藏品管理3.0版，既符合國家規(guī)范要求，便于不同組織之間的數(shù)據(jù)交換與共享，又符合上海博物館實際工作的操作要求。

第三關鍵字是服務與體驗。沒有市場壓力，博物館信息管理系統(tǒng)容易忽視用戶體驗。系統(tǒng)開發(fā)項目負責人要有“產(chǎn)品經(jīng)理”的自覺意識，以業(yè)務滿足度和用戶滿意度為KPI。中國產(chǎn)生了許多成功的商業(yè)平臺產(chǎn)品，博物館員工在日常生活中習慣享用優(yōu)秀的產(chǎn)品設計，藏品信息管理系統(tǒng)作為藏品相關業(yè)務工作的新平臺，在某些功能上與社會公共商業(yè)產(chǎn)品有類似之處，可以借鑒這些用戶習以為常的設計。想用戶所想，以各種業(yè)務場景設計系統(tǒng)功能，解決業(yè)務痛點，操作界面充分考慮用戶習慣，注重細節(jié)，讓用戶擁有“中國式網(wǎng)購”般的體驗。

信息技術自誕生至今日之廣泛應用，一個覆蓋全球的信息大網(wǎng)絡不僅深刻地影響著生產(chǎn)方式、經(jīng)濟結構與經(jīng)濟效率，也對社會文化、生活方式和組織運行方式產(chǎn)生深刻的影響。保存人類歷史文化遺存的博物館，在信息時代以技術為事業(yè)發(fā)展賦能，藏品信息管理從最初的資料卡片數(shù)字化網(wǎng)絡化正在走向全面智慧化，不斷更新迭代博物館藏品管理系統(tǒng)，將其打造成智慧博物館一個強大的核心模塊?！?/p>

注釋

①段勇.當代中國博物館[M].南京：譯林出版社，2017：53.

②胡江，陳晴，劉健，等.館藏文物數(shù)字影像指標體系的規(guī)范、管理與應用[J].文物保護與考古科學，2007（3）：37.

③中國博物館協(xié)會登記著錄專業(yè)委員會.中國智慧博物館藍皮書[M].北京：紅旗出版社，2016：22-27.

④文物保護領域物聯(lián)網(wǎng)建設技術創(chuàng)新聯(lián)盟.智慧博物館案例：第一輯[M].北京：文物出版社，2017：190-192.

⑤劉芳.博物館藏品數(shù)字化標準發(fā)展及應用現(xiàn)狀研究[J].博物院，2018（1）：104-106.