淺談高校圖書館紙質(zhì)圖書的盤點工作
——以內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館為例

烏日哲，王春梅，李改英

(內(nèi)蒙古科技大學(xué)，內(nèi)蒙古 包頭 014010)

高校圖書館收藏的資源豐富，就內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館的紙質(zhì)資源來說，收藏有近150萬冊的圖書。雖然紙質(zhì)資源的利用率逐年下滑，但對紙質(zhì)圖書的購進數(shù)量、收藏程序和服務(wù)等一系列的工作內(nèi)容一點也沒有減小、減弱，并隨著內(nèi)蒙古科技大學(xué)擴招的逐年遞增加大、加強和完善。紙質(zhì)圖書從采購、編目、典藏、借閱、咨詢、導(dǎo)讀和圖書推廣等一系列的讀者服務(wù)工作程序中，典藏和借閱環(huán)節(jié)中的盤點工作是圖書館日常服務(wù)工作中非常重要的環(huán)節(jié)。受2020年新冠肺炎疫情影響學(xué)校不能按時開學(xué)的這個特殊時期，內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館4月份開始對所有典藏紙質(zhì)圖書閱覽室進行大規(guī)模的盤點工作，此次盤點是從2012年搬到新館使用RFID盤點系統(tǒng)以后真正意義的盤點，多年積累下來的錯誤不斷被發(fā)現(xiàn)并得到徹底解決，對盤點機的使用和對盤點的認識也有了根本的改變。一味地圖快，沒有標準、沒有程序的工作方法都得到相應(yīng)改善，一個有步驟、有規(guī)程和秉持科學(xué)的盤點工作程序被逐步建立起來。

隨著科技的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，圖書館的智能化、智慧化進程也在跟進之中，利用更先進的設(shè)備管理圖書使讀者有不一樣的體驗。這也是區(qū)分圖書館服務(wù)好壞的標準之一。便捷省時的體驗也確實帶來了成就感和快感，與此同時也發(fā)現(xiàn)很多遺憾和缺陷。筆者就圖書館盤點工作的管理理念、操作規(guī)程和館風(fēng)建設(shè)等方面分3個階段闡述自己的觀點。

1 盤點前的準備工作

大規(guī)模的盤點是細致、費時費力、表面上看不到成果的工作，趕進度、圖快是不現(xiàn)實的也是不負責(zé)任的，盤點不盤點、盤點得好壞沒有標準和規(guī)范。在做這項工作之前一定要有一個前期的準備和規(guī)劃。

1.1 心理準備

沒有明確理念的勞動讓勞動者看不到希望和成就，勞動熱情和專注力會逐漸減弱，越做越感到身心疲憊，力不從心。穩(wěn)健、厚實的心理準備會減輕盤點工作中遇到的各種壓力，并能在不斷探索和推進中找到支撐和方法，體驗勞動帶來的樂趣和快感。好的心理準備會義無反顧地堅持做下去，而且還能保持我們的精力和專注力不流失。

1.1.1 對勞動認可度的認知。不可否認，我國自古就重腦力勞動輕視體力勞動，從孔夫子時期就有“勞心者治人，勞力者治于人”之說，當(dāng)今現(xiàn)實中大有愈演愈烈之勢。大學(xué)圖書館的紙質(zhì)圖書服務(wù)就必須要伴隨著大量的體力勞動，雖然我們的腦力勞動能力不差于其他的崗位。

要想改變歧視體力勞動的現(xiàn)實，必須從館風(fēng)建設(shè)、服務(wù)理念和觀念開始，形成尊重體力勞動者的濃厚氛圍，消除兩者之間的差別。高校圖書館要有尊重勞動、珍惜勞動成果和提倡勞動者光榮的氛圍，創(chuàng)造一種腦力勞動與體力勞動都是勞動，都是光榮和自豪的，都應(yīng)該平等地被贊美和發(fā)揚的勞動環(huán)境。真正樹立只有分工不同而無高低貴賤之分的觀念。

1.1.2 對平等勞動的認知。人類社會對于勞動來說，從來沒有絕對平等過，平等只是相對的，這也是仁人志士奮斗的目標。對于高校圖書館來說更是突出和明顯。社會的每一次進步和發(fā)展都是伴隨著犧牲和創(chuàng)造，高校圖書館的發(fā)展也是一樣。

1.1.3 對自身勞動能力的認知。盤點工作不比其他勞動，任務(wù)重、時間長，而且需要始終保持一定的耐力和專注度，沒有一個科學(xué)合理的體力運用和分配，身體也會出現(xiàn)問題，如職業(yè)病鼻炎會犯、也有頭暈?zāi)垦５默F(xiàn)象，輕則休息幾天就恢復(fù)了，重則要住院治療的。因此，提前注意調(diào)整情緒和培養(yǎng)自己的適應(yīng)能力也是非常必要的，做好吃苦的準備還要肯吃苦會吃苦。

1.2 程序規(guī)范的準備

1.2.1 目標準備。沒有目標的工作會走彎路，對勞動要有尊重、珍惜的態(tài)度。定目標的人不能說，反正不是我在做，做錯了改過來就行了。既不愿意去嘗試和探討盤點工作中各個環(huán)節(jié)和內(nèi)容的方法和尺度，也不想去解決和理順遇到的問題，一味地要求進度，只比誰做得快，這樣勢必會出現(xiàn)敷衍了事、將錯就錯和走馬觀花的現(xiàn)象。如果對這些現(xiàn)象視而不見，還給予鼓勵和獎品，盤點工作的意義和作用就會大打折扣，成了為了完成盤點而“盤點”?！熬唧w來說，圖書館盤點是以一項以清點、調(diào)撥、定位、剔舊等融為一體的綜合性工作，是當(dāng)前圖書館管理業(yè)務(wù)中的一個重要環(huán)節(jié)。”[1]每一次的盤點目標都不一樣，但一定要明確，像內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館這次做的盤點就覆蓋了以上所有的功能。而我們?nèi)粘Ｗ龅谋P點只有其中的1-2項，如果注重和明確了單項，綜合起來做就會順理成章，水到渠成。做到最后就是要把每層的圖書與盤點機上顯示的完全對應(yīng)。

1.2.2 責(zé)任和制度的建立和健全。圖書館的制度是透明而公開的，在制度化管理下，努力達到盤點的程序化、標準化，這樣做有利于館員迅速掌握自己需要的工作技能，有利于館員與館員之間、部門與部門之間、上級與下級之間進行有效的溝通，使圖書館內(nèi)部之間的工作失誤降到最低。就內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館來說，盤點這么重要的工作既沒有寫到聘崗條件里，也沒有寫到的工作崗位職責(zé)中，也就不會算工作量了，做起來是沒有保證的，做也行，不做也行！這樣的盤點工作像風(fēng)一樣刮過去就完事了。

規(guī)劃是圖書館各項工作正常有效開展的基礎(chǔ)，是盤點工作健康有序發(fā)展的有力保障。責(zé)任的劃分要明確，沒有盤點機的時候，大家總盼望著有，但有了之后給盤點帶來便利的同時也增添許多工作量。以前，我們盤點圖書時數(shù)到的數(shù)字是多少冊就是這個數(shù)，不會再去看盤點機的數(shù)字是否與實際數(shù)字相符，上新書的時候也不用大面積倒架，只要把架標重新貼一下就可以了，如果要統(tǒng)計借出去的圖書，數(shù)卡片就可以了，也不用每一層都要反復(fù)的核查。盤點機帶來的好處：①讀者在各種終端能輕而易舉查到每一本圖書的準確位置和各種信息；②讀者能自主借還圖書，無須館員來辦理借還書手續(xù)，極大地解放了這方面的勞動；③能及時發(fā)現(xiàn)錯架的圖書。管理者在后臺能實時看到各種數(shù)據(jù)。

2 盤點中期

盤點是由平時小規(guī)模的單項盤點而組成大規(guī)模的多項盤點，單項的盤點總是在動態(tài)的情況下進行的，綜合的盤點最好在閉館的時候進行。如果從未做過小規(guī)模的盤點，一開始就做大規(guī)模的盤點，很多問題就會一起被發(fā)現(xiàn)，需要及時解決才會保證進度。以筆者管轄的閱覽室為例，之前做盤點時發(fā)現(xiàn)有倒架或移庫的圖書還在原來的位置上，這次盤點請來的廠家工程師說，這是由于只用層位倒架功能做才出現(xiàn)的情況，層位倒架功能只能用于整層倒架，如果不是整層倒架，一定要用下架功能和新書上架功能就不會移不走，如果不是整層倒架就需要做兩次。

2.1 如何利用好盤點機

盤點期間，內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館進行過一次“盤點機使用的培訓(xùn)”，培訓(xùn)過程中我們與培訓(xùn)老師交流了盤點過程中遇到的問題，比如：倒庫的書只要直接用倒架功能定位到要去的那個庫就可以嗎？可以在原來閱覽室做已經(jīng)倒庫了的圖書下架嗎？等等。為了弄清情況，筆者把培訓(xùn)老師請到現(xiàn)場演示，對盤點很有幫助，希望以后類似的培訓(xùn)多多組織。這樣不僅能把工作理順，還能夠逐漸形成規(guī)范的流程，為今后的工作提供便利條件。內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館買進過三次盤點機，第一代是箱式的，比較低、要俯視，屏幕和字都小、遇到光線不好，看起來很費力。掃描槍也不好用，要掃到一本書大約20 s，時間久了腰酸背痛。第二代是立式的，視線正好能平視，屏幕大小和字體也較大，掃描槍有的非常好用，有的稍慢一些，三代是立體箱式，比一代高，比二代低，由于各種因素還不能用。各部門之間的配合也很重要，盤點機出現(xiàn)了問題找到原因及時解決，掃描槍不好使，要及時調(diào)節(jié)或更換，技術(shù)部與廠家的工程師有聯(lián)系，很多問題需要工程師過來解決，人多機少好用的大家都想用，不好用也比沒有強，只要能用就先用著，不怕慢，就怕站！如何使人機更深入地融合就要多想多做。

2.2 盤點表格的設(shè)置

表格設(shè)置的記錄項不宜太多，上架、下架是為了糾正錯架圖書，總數(shù)、外借和不在架是盤點機上能夠顯示的，實數(shù)就是實際在架數(shù)是為了輔助查找錯架和不在架圖書，備注是有一些特殊情況需要標注的。

部門：借閱一部 閱覽室：A501 負責(zé)人： 日期：

2.3 盤點步驟

①先做下架功能的工作，(清點每層實數(shù)是否與盤點機上的數(shù)量、索書號段相符，把不在此層的、移庫的圖書找出，然后做下架)下架時不能怕浪費時間，一定要細心和仔細(內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館是按年代下架移庫的)，找出盤點機上沒有的書放倒。②把在此層的盤點機上沒有的圖書上架(如果是錯架的圖書一定要先下架，然后用新書上架功能上架。)盤點機有時會顯示建議圖書要放的位置，如果是排架不正確的，用清除建議功能鍵，無論做什么功能的工作，要盡量少用掃描槍，能用鼠標就用鼠標。鼠標也不能點得太快，要有節(jié)奏，一旦盤點機太快出來一個界面無法關(guān)閉，要按Alt+F4回到上一個界面，太慢速度跟不上也不行。內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館盤點機很少，一層樓3個閱覽室也不能保證一臺，而且掃描槍好使的也只有一臺。③最后用盤點功能盤點，人力充足時可放到推車里推出書架去掃，以免掃到其他層位的圖書，如果發(fā)現(xiàn)其他問題還要返回到第一個步驟重新來過。

2.4 盤點時間的掌握

最好是在上午，精力充沛讀者少，效率也會提高，一個工作日做4 h為宜，時間短影響進度，時間長則出錯率增加，有時會大面積地返回重做。新西蘭大學(xué)圖書館為了保證盤點的準確率，要求參與圖書盤點的都是熟練的工作人員，而且每次盤點最多持續(xù)1h，以保持正常的注意力和專注度[2]。

2.5 盤點人員的配置

以內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館來說，每個閱覽室都有一個館員專門負責(zé)，盤點剛一開始時要求同一樓層的可以相互組合成組一起做，一起做可以大大加快進度，遇到問題也能相互討論及時解決，同時緩解勞動帶來的疲勞和壓力。但是，內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館的館風(fēng)建設(shè)、規(guī)劃和人員配合的默契度遠遠沒有落到實處，逐漸改為自己負責(zé)的閱覽室自己盤點了。因此，這個環(huán)節(jié)做得還有許多欠缺的地方。

3 盤點后期

盤點為了內(nèi)蒙古科技大學(xué)圖書館要建設(shè)一個什么樣規(guī)格和水平的圖書館，也就是說：①讀者來圖書館要達到一個什么樣的感受。②盤點流程設(shè)計的規(guī)范化。盤點包括的內(nèi)容很多，達到的標準也千差萬別，而且環(huán)環(huán)相連，前面的沒有做好就要返工重做，為避免資源浪費，盤點前要做好流程設(shè)計。③組織盤點構(gòu)架設(shè)計的規(guī)范化。 ④制度建設(shè)(指制度的編制、執(zhí)行、修訂完善)的規(guī)范化。⑤信息化建設(shè)的規(guī)范化。制度建設(shè)是圖書館規(guī)范化管理的一個極其重要的部分，各項工作的規(guī)范化管理水平則直接體現(xiàn)在制度的建設(shè)上。制度建設(shè)的基本流程為制度的編制、制度的執(zhí)行、制度的修訂完善，3個環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性與系統(tǒng)性是否能逐步形成適應(yīng)圖書館自身發(fā)展需求的規(guī)范制度體系有著決定性的作用，也是能否進一步提高圖書館規(guī)范化管理水平的關(guān)鍵所在。

4 結(jié)束語

高校圖書館目標管理的規(guī)范化，要達到相應(yīng)的水平有很長的路要走。每一次盤點的努力和付出都是值得的，一定要做好記錄和總結(jié)，無論是在盤點中還是盤點后都應(yīng)有相互交流和分享自己遇到的問題和經(jīng)驗的途徑或平臺。

盤點得好壞既不能從表面看出來，也不能輕易地在數(shù)據(jù)中(后臺)查出來，全憑盤點者的一顆責(zé)任心。如果沒有跟進的規(guī)章和科學(xué)合理的操作程序來輔助責(zé)任心，以及沒有清明、中正的圖書館良好風(fēng)氣作保證，恐怕做多少次盤點也難以有實際的效果。如果我們能像南京大學(xué)圖書館那樣實現(xiàn)了全自動化圖書盤點，就可以解決以上的大部分問題?！皥D客”將RFID感知、計算機視覺和智能機器人技術(shù)進行有機結(jié)合?！皥D客”沿書架逐層掃描圖書，通過RFID閱讀器定位圖書內(nèi)嵌的RFID芯片，實現(xiàn)了精確、可靠的全自動圖書盤點。一旦發(fā)現(xiàn)圖書錯架，可以實時顯示其錯架位置[3]。