論如何提高檔案管理水平

王麗春

摘要：檔案管理是檔案工作人員的重要事業(yè)，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理人員要緊跟時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自身的檔案管理水平，樹立正確的管理價(jià)值觀，從而把檔案的作用有效發(fā)揮出來，基于此，文章就如何提高檔案管理水平進(jìn)行研究，針對其管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，從而分析研究相應(yīng)的管理策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理水平;提高

隨著全球經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，不僅僅是政府單位，越來越多的企業(yè)和公司也越來越注重檔案的管理，這就相應(yīng)提升了檔案管理人員的工作地位，結(jié)合當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，對檔案管理人員的要求也就相應(yīng)提升，隨著生活節(jié)奏的加快，全球人口的流動(dòng)速度也相應(yīng)增加，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.缺乏正確的管理理念

（1）很多檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識還只是停留在了比較淺顯的層面，認(rèn)為檔案管理工作只是單純地管理一些文件，并沒有對這些文件進(jìn)行歸類，也沒有進(jìn)行集中的整理，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

（2）還有一部分的檔案管理人員的管理方式不科學(xué)、不合理，對于檔案工作也沒有進(jìn)行具體的分析，只是把檔案管理當(dāng)成了一項(xiàng)掙錢的工作，沒有真正從其意義上進(jìn)行出發(fā)，這也就導(dǎo)致很多檔案管理人員在工作上出現(xiàn)差錯(cuò)。

2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

（1）很多檔案管理人員對自己的工作范圍都不了解，沒有相關(guān)的學(xué)習(xí)背景和工作經(jīng)驗(yàn)，很多都是從其他領(lǐng)域內(nèi)調(diào)過去的，檔案管理人員的管理方式是和管理的內(nèi)容分不開的，很多管理人員為了節(jié)省時(shí)間甚至都不看檔案的具體內(nèi)容，有的工作人員甚至都看不懂，從而也就不能對其進(jìn)行正確的分類。

（2）除了相關(guān)的專業(yè)知識以外，很多檔案管理人員也缺乏道德素養(yǎng)，這就會(huì)導(dǎo)致很多檔案的信息內(nèi)容外泄，在另一方面，也會(huì)造成部分檔案內(nèi)容缺失。

3.檔案管理制度不健全

（1）檔案館對檔案管理工作者沒有制定一系列的管理制度，包括對其具體的工作內(nèi)容、工作時(shí)間、工作要求等，這就導(dǎo)致檔案管理人員在管理的時(shí)候沒有具體的規(guī)章制度可循，從而增加了管理人員的盲目性。

（2）在另一方面，對于檔案管理人員的具體操作沒有制定詳細(xì)的規(guī)章要求，沒有對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的類別劃分，從而導(dǎo)致檔案管理者在工作的時(shí)候就比較混亂，因此也更容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

4.檔案管理工作的設(shè)施落后

良好的檔案管理設(shè)備可以有效提高檔案管理的效率質(zhì)量，但是在很多檔案管理工作中，仍然存在設(shè)施條件落后等問題，主要可以分為兩類：

（1）一方面是檔案管理工作的環(huán)境比較落后，沒有專門的檔案管理室，部分檔案管理室空間狹小、陰暗潮濕，這些都很容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容受損，從而為后期的管理帶來麻煩。

（2）另一方面是檔案管理的設(shè)備不足，隨著信息化和共享化程度的提高，對于檔案的管理不只是停留在紙質(zhì)管理方面，更多的是對其進(jìn)行數(shù)字化的處理，然后運(yùn)用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)對其進(jìn)行數(shù)字入檔。但是很多檔案館沒有相關(guān)的設(shè)備，這就阻礙了檔案管理工作的進(jìn)行。

二、提高檔案管理水平的策略

1.樹立正確的管理理念

檔案管理人員要樹立正確的管理觀念，要時(shí)刻意識到檔案管理是一項(xiàng)十分神圣而又重要的工作，多國家的發(fā)展和社會(huì)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用，檔案管理人員不要只停留在淺顯的表層意識，對一些重要的工作文件要進(jìn)行歸類，對其進(jìn)行集中的整理。

檔案管理人員要運(yùn)用科學(xué)的、合理的管理方式，要對自己所從事的檔案管理工作進(jìn)行意義上的分析，不要只把檔案管理工作當(dāng)成一種掙錢的方式，要轉(zhuǎn)變自己的思維方式，找到檔案管理工作的真正意義，從而避免在工作上出現(xiàn)差錯(cuò)[1]。

2.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員首先要有相關(guān)的專業(yè)知識或者教育背景，要事先經(jīng)過專業(yè)的工作培訓(xùn)，檔案館對于檔案管理者的選拔也要加強(qiáng)要求。檔案管理人員要根據(jù)管理的內(nèi)容制定正確的管理策略，為其進(jìn)行科學(xué)的分類，不要盲目追求效率而忽略質(zhì)量，時(shí)刻明白自己的職責(zé)所在。

要加強(qiáng)檔案管理人員的道德素養(yǎng)，對于工作的內(nèi)容要保持完密性，不要輕易地向外泄露，對于檔案的種類進(jìn)行科學(xué)的劃分，上班前和下班后都要對檔案的內(nèi)容進(jìn)行查驗(yàn)，避免造成檔案缺失或遺漏。

3.建立健全檔案管理制度

首先檔案館要為檔案管理工作者制定一系列的工作制度，對其工作的具體內(nèi)容、工作時(shí)間、工作注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格地規(guī)范，這樣也方便檔案管理人員在管理的時(shí)候有制度可循，避免管理中出現(xiàn)盲目性。

4.加大資金投入

針對于條件比較落后的檔案館，有關(guān)部門要加強(qiáng)其在設(shè)備上的資金投入，從而避免因?yàn)樵O(shè)備不足而影響工作效率和質(zhì)量。

三、檔案管理的數(shù)字化程度

檔案管理一般可以分為紙質(zhì)檔和數(shù)字化兩種管理，現(xiàn)當(dāng)下，我國有很多地區(qū)使用的仍然是紙質(zhì)檔的管理，這就會(huì)特別容易使這些檔案遭到破壞，在管理時(shí)還特別容易丟失，所以應(yīng)該提升檔案管理的數(shù)字化程度，這也是新時(shí)代發(fā)展對檔案管理提出的新的要求。

1.提升檔案管理數(shù)字化程度的重要性

（1）避免檔案丟失

提升檔案管理的數(shù)字化程度可以有效避免檔案的丟失，檔案管理人員在工作的時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，一不小心就會(huì)使檔案文件遭到破壞，在傳遞的過程中也容易撕毀、弄臟，從而影響后期查閱的準(zhǔn)確性。而對檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理就避免了這一現(xiàn)象的發(fā)生。

（2）便于實(shí)現(xiàn)信息共享

現(xiàn)在是全球信息共享化的時(shí)代，對于檔案管理人員、管理內(nèi)部人員以及需要查閱的相關(guān)人員而言，他們需要對檔案的內(nèi)容有所了解，而檔案的數(shù)字化處理就方便了相關(guān)人員的查閱，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。

（3）省時(shí)省本，查閱方便

檔案數(shù)字化的處理可以很大程度上節(jié)約時(shí)間成本和資金成本，無論是對檔案管理者而言還是對檔案查閱者而言，都是十分方便，可以在空間上縮短查閱者的距離，在軸線上縮短查閱者的時(shí)間。

2.如何提升檔案管理的數(shù)字化程度

（1）建立數(shù)字檔案庫

特別是對于一些檔案內(nèi)容比較繁多的檔案管理工作，尤其需要建立相關(guān)的數(shù)字檔案庫，不進(jìn)可以避免丟失，還能方便檔案管理工作的進(jìn)行，也方便后期的查閱，從而可以有效提高檔案管理水平。

（2）對數(shù)字檔進(jìn)行異地保存

由于全球氣溫的升高，再加上生活中很多操作的不規(guī)范，很容易導(dǎo)致火災(zāi)的發(fā)生，不僅對人的生命造成威脅，對檔案的管理的也造成危害，所以有必要對檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的異地保存，這樣可以有效防止意外的發(fā)生，增加檔案管理的可靠性。

3.數(shù)字檔和紙質(zhì)檔并存

對檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的處理以后并不是要拋棄紙質(zhì)檔，同樣，檔案管理人員要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案文件的保管，這樣一方面是便于信息校對，另一方面還能增加紙質(zhì)檔案的歷史性，為后期的研究提供有力的證據(jù)。

（4）錄音或錄像進(jìn)行保存

尤其是對于一些重要的會(huì)議或者活動(dòng)，這些性質(zhì)的內(nèi)容無法進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的紙質(zhì)錄入，這就需要借助數(shù)字化的信息進(jìn)行保存，檔案管理人員可對其進(jìn)行錄音或者錄像，然后再對其進(jìn)行分類保存，從而可以有效提高檔案管理水平[2]。

四、檔案管理的安全保障機(jī)制

無論是一個(gè)國家還是一個(gè)企業(yè)，內(nèi)部的資料永遠(yuǎn)都具有保密性，內(nèi)部的檔案是一個(gè)國家和一個(gè)企業(yè)最珍貴的財(cái)富，是不容旁人隨便竊取的，因此，應(yīng)該對檔案管理工作建立安全保障機(jī)制?，F(xiàn)當(dāng)下，有很多檔案管理人員的安全意識還不夠，在管理的過程中為國家或者企業(yè)帶來了不必要的麻煩，因此，需要建立相關(guān)的安全保障機(jī)制。

1.建立健全檔案管理安全體系

想要遵法，首先要有法，在檔案管理工作中，應(yīng)該建立健全檔案管理安全體系，要規(guī)范檔案管理工作者的工作秩序，以免引起檔案丟失或者盜取。任何事物都有它的兩面性，在提升檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)上，更應(yīng)該注意當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性。

2.增強(qiáng)機(jī)構(gòu)、企業(yè)、檔案管理人員的安全意識

機(jī)構(gòu)或者企業(yè)應(yīng)該提高對內(nèi)部檔案的重視程度，并且制定出一系列的規(guī)章制度，同時(shí)要對檔案管理人員提出更高的保密要求，出事了要為其負(fù)責(zé)，對檔案管理的工作進(jìn)行范圍劃分，不斷使其提高對檔案資料的安全意識。

3.加強(qiáng)全民監(jiān)督，提升全民素養(yǎng)

當(dāng)下是全民發(fā)展的時(shí)代，每一個(gè)人都可以是一個(gè)媒體，應(yīng)該加強(qiáng)全民的監(jiān)督意識，不斷提升全民的道德素養(yǎng)，讓每一個(gè)公民都對檔案內(nèi)容引起高度重視，只有營造出和諧的安全氛圍，才能從根本上提升檔案管理的安全性。

五、結(jié)語

檔案管理可以有效提升資源的利用與整合，對于企業(yè)和機(jī)構(gòu)的發(fā)展具有重要的意義，但是由于有關(guān)部門管理不善、管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)等原因，使我國的檔案管理工作仍存在著一些不足，應(yīng)該為其制定有針對性的解決策略;同時(shí)，檔案管理的數(shù)字化程度和安全機(jī)制也是最為重要的兩個(gè)部分，企業(yè)和機(jī)構(gòu)應(yīng)該引起高度重視，不斷解決問題并進(jìn)行優(yōu)化，以全面提高我國的檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳愛國.提高檔案管理科學(xué)化水平的策略[C].福建省商貿(mào)協(xié)會(huì)、廈門市新課改課題小組.華南教育信息化研究經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)論文匯編（八）.福建省商貿(mào)協(xié)會(huì)、廈門市新課改課題小組：福建省商貿(mào)協(xié)會(huì)，2020：9-10.

[2]何昭霆.淺談如何提高檔案管理水平[J].中外企業(yè)家，2020（20）：127.