提升辦公室工作質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)路徑

胥艷芳 國(guó)家管網(wǎng)西部管道烏魯木齊輸油氣分公司

一、國(guó)企辦公室質(zhì)量管理的意義

我國(guó)近些年經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)理念提出后，我國(guó)放緩了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，逐漸朝著穩(wěn)定、高質(zhì)量方向進(jìn)步。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)面臨著“需求收縮、供給沖擊、預(yù)期轉(zhuǎn)弱”的難題，這表示需要有效解決供給和需求的矛盾。國(guó)有企業(yè)作為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱以及國(guó)家繁榮昌盛的基礎(chǔ)，面臨著十分復(fù)雜的外部環(huán)境。

國(guó)有企業(yè)面臨著發(fā)展和格局矛盾的問題，此時(shí)需要通過改革創(chuàng)新確保社會(huì)更加和諧地發(fā)展。國(guó)有企業(yè)在改革過程中需要統(tǒng)一黨的領(lǐng)導(dǎo)和公司治理，在公司治理各個(gè)環(huán)節(jié)充分發(fā)揮黨領(lǐng)導(dǎo)的作用，構(gòu)建現(xiàn)代化國(guó)有企業(yè)管理制度，切實(shí)發(fā)揮“三會(huì)”（即黨委會(huì)、董事會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)）的功能。作為國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員，應(yīng)貫徹落實(shí)“三會(huì)”要求，以建設(shè)法人治理體系為己任，滿足企業(yè)發(fā)展需求[1]。

總之，國(guó)有企業(yè)辦公室工作質(zhì)量?jī)?yōu)化過程中，相關(guān)工作者需要明確組織特性以及企業(yè)實(shí)際運(yùn)行情況，將辦公室管理的作用充分發(fā)揮出來，綜合采取過程管理、資源管理、績(jī)效分析、學(xué)習(xí)創(chuàng)新等手段，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)辦公室工作質(zhì)量、工作效率、服務(wù)效能的全面提升。

二、新時(shí)代國(guó)企辦公室工作的重要內(nèi)容

（一）深入了解并掌握國(guó)有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容

國(guó)有企業(yè)辦公室在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，企業(yè)要求辦公室嚴(yán)格按照黨的規(guī)則和規(guī)矩辦事，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為了進(jìn)一步提高辦公室工作質(zhì)量，辦公室工作人員應(yīng)綜合性分析工作規(guī)律、思路和方法。首先，要對(duì)新時(shí)期辦公室工作新要求進(jìn)行深入分析，明確辦公室工作規(guī)律，對(duì)國(guó)有企業(yè)屬性、本行業(yè)發(fā)展情況、本系統(tǒng)辦公室工作內(nèi)容有所了解，對(duì)辦公室工作特殊性進(jìn)行總結(jié)。其次，從整體角度出發(fā)，站在管理層角度、職能部門、群眾等多個(gè)角度對(duì)辦公室工作要求、需求進(jìn)行全面深入地分析，通過這種方式更加客觀、科學(xué)、理性地開展辦公室工作，最終達(dá)到提高辦公室工作質(zhì)量的目的[2]。

（二）堅(jiān)定政治立場(chǎng)，樹立大局意識(shí)

忠誠(chéng)是國(guó)有企業(yè)辦公室工作者最為基本的素質(zhì)要求，在辦公室工作中，工作者應(yīng)時(shí)刻保持清醒的頭腦，堅(jiān)定自己的政治立場(chǎng)，有分寸地說話，有尺度地辦事。比如在關(guān)鍵性問題處理中應(yīng)高度符合國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策。辦公室工作者一旦遇到棘手的問題，首先以國(guó)有企業(yè)整體大局為前提，做好企業(yè)利益和形象的維護(hù)，內(nèi)部工作者以及各部門通力合作，共同解決問題，團(tuán)結(jié)一致，堅(jiān)定立場(chǎng)?？梢?，國(guó)有企業(yè)辦公室工作者不但要具備專業(yè)的工作能力，更要具備堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，在辦公室工作中秉承無私奉獻(xiàn)、服務(wù)于民的思想，約束自身行為，不忘初心，時(shí)刻保持大局意識(shí)。

（三）具有領(lǐng)導(dǎo)帶頭職責(zé)

國(guó)有企業(yè)辦公室肩負(fù)著督查督辦、企業(yè)改革、綜合協(xié)調(diào)等工作任務(wù)，高質(zhì)量的發(fā)展離不開專業(yè)的工作者，為此，需要加強(qiáng)提高辦公室工作者綜合素質(zhì)，尤其是其業(yè)務(wù)水平。

第一，監(jiān)督督辦任務(wù)。保證順利召開國(guó)有企業(yè)內(nèi)部決策等重要會(huì)議并且監(jiān)督各個(gè)部門落實(shí)決策內(nèi)容是國(guó)有企業(yè)辦公室最為重要的工作內(nèi)容之一。當(dāng)前大多國(guó)有企業(yè)均已具備較為完善的督查督辦工作機(jī)制和體系，這為辦公室順利地開展工作提供了充分保障。國(guó)有企業(yè)辦公室督查督辦工作內(nèi)容主要包括如下幾點(diǎn)：其一，保證重要會(huì)議的順利召開，跟蹤、反饋、匯報(bào)、研判、問責(zé)相關(guān)決策內(nèi)容落實(shí)情況；其二，監(jiān)督國(guó)有企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)制度執(zhí)行情況，并通過跟蹤反饋和研判等方法明確內(nèi)部制度在落實(shí)中是否科學(xué)合理、落實(shí)是否到位；其三，監(jiān)督各個(gè)部門是否將上級(jí)公文、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研指示精神充分貫徹落實(shí)，通過跟蹤、反饋、上報(bào)等流程促進(jìn)各個(gè)部門及時(shí)落實(shí)自身工作任務(wù)。通過對(duì)監(jiān)督督辦工作內(nèi)容進(jìn)行分析可知，國(guó)有企業(yè)辦公室需要以企業(yè)中心任務(wù)為核心開展督查督辦工作，確保各項(xiàng)重大決策充分落實(shí)，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)有企業(yè)持續(xù)發(fā)展[3]。

第二，企業(yè)改革創(chuàng)新。作為企業(yè)內(nèi)部改革創(chuàng)新的牽頭部門，國(guó)有企業(yè)辦公室是推動(dòng)企業(yè)改革創(chuàng)新的牽頭人，是國(guó)有企業(yè)改革發(fā)展的領(lǐng)導(dǎo)部門。當(dāng)前社會(huì)持續(xù)發(fā)展，科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)不斷進(jìn)步，國(guó)有企業(yè)如果不及時(shí)改革創(chuàng)新很容易被時(shí)代所淘汰，為此，辦公室應(yīng)以改革創(chuàng)新為己任，帶領(lǐng)企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展，這對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室工作者的綜合能力提出的要求更高，辦公室工作人員任務(wù)策劃、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)等能力在各項(xiàng)改革任務(wù)能否高效落實(shí)方面發(fā)揮著至關(guān)重要的影響，同時(shí)辦公室工作者在推進(jìn)改革任務(wù)過程中還要完成對(duì)上匯報(bào)工作，可見辦公室工作者任務(wù)繁重且專業(yè)性強(qiáng)。除了帶領(lǐng)企業(yè)改革創(chuàng)新，國(guó)有企業(yè)辦公室還具有一項(xiàng)非常重要的工作任務(wù)，即總結(jié)過去、展望未來?？梢?，在國(guó)有企業(yè)改革創(chuàng)新中，辦公室發(fā)揮著推動(dòng)、保障等諸多價(jià)值[4]。

第三，綜合協(xié)調(diào)。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部存在諸多部門，不同部門肩負(fù)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)、權(quán)責(zé)不同，無論哪個(gè)部門最終都是服務(wù)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展，各個(gè)部門需要通力合作，朝著企業(yè)發(fā)展目標(biāo)共同努力。在這個(gè)過程中，國(guó)有企業(yè)辦公室的主要工作內(nèi)容和基本職能就是加強(qiáng)內(nèi)部各個(gè)部門、人員的溝通協(xié)調(diào)。國(guó)有企業(yè)涉及的部門和工作人員較多，有著較為廣泛的管理范圍，辦公室工作者面臨著諸多工作難題，發(fā)揮的作用也至關(guān)重要。比如在一次大型活動(dòng)組織中，辦公室不但要牽頭策劃，還要和各個(gè)部門充分溝通，同時(shí)綜合考慮內(nèi)外情況，平衡處理上級(jí)要求和基層訴求，堅(jiān)持大局觀，專注具體工作內(nèi)容。

通過總結(jié)國(guó)有企業(yè)辦公室工作內(nèi)容可知，辦公室對(duì)工作人員有著較高的要求，辦公室工作人員的綜合能力對(duì)辦公室工作質(zhì)量有著深遠(yuǎn)的影響，只有多用途、多功能的復(fù)合型人才、綜合型人才才能擔(dān)負(fù)起辦公室中各項(xiàng)艱巨的任務(wù)。辦公室工作者應(yīng)在日常工作中充分理解領(lǐng)導(dǎo)層的工作要求，準(zhǔn)確傳達(dá)其要求，及時(shí)完成各部門運(yùn)營(yíng)情況收集分析并反饋給上級(jí)，落實(shí)自身上傳下達(dá)的工作職責(zé)，并積極參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)策略商議、部分決策制定中，貫徹落實(shí)決策部署，提高辦公室服務(wù)能力，切實(shí)為國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供保障。

（四）具有對(duì)外協(xié)調(diào)、維護(hù)企業(yè)形象職能

辦公室是國(guó)有企業(yè)對(duì)外部門，代表著企業(yè)的形象，是外界了解企業(yè)情況的通道，可見，辦公室工作者重要任務(wù)之一就是對(duì)外溝通協(xié)調(diào)，并維護(hù)企業(yè)形象。辦公室工作者良好的道德操守、職業(yè)素養(yǎng)、較強(qiáng)的工作能力、良好的生活作風(fēng)等都彰顯了國(guó)有企業(yè)的形象，優(yōu)秀的辦公室工作者有助于給外部人員留下企業(yè)的良好印象。外部企業(yè)或者人員可以通過接觸辦公室工作者能夠初步了解企業(yè)情況，并通過辦公室進(jìn)一步完成合作、協(xié)商等工作。為此，辦公室工作者應(yīng)不斷提高自身綜合素質(zhì)，堅(jiān)守防線、廉潔自律[5]。

三、提升辦公室工作質(zhì)量的建議

（一）關(guān)注并分析企業(yè)周圍環(huán)境

作為國(guó)有企業(yè)內(nèi)外聯(lián)系的橋梁，辦公室工作者需要對(duì)企業(yè)相關(guān)方、外部因素、內(nèi)部因素等經(jīng)營(yíng)環(huán)境有深刻的理解和認(rèn)識(shí)，具體來講可以從如下幾方面入手：

第一，加強(qiáng)聯(lián)系相關(guān)方。首先，辦公室工作者要做好名錄的制定和更新，準(zhǔn)確識(shí)別相關(guān)方，名錄中包含上級(jí)部門、合作企業(yè)、潛在合作企業(yè)、內(nèi)部各個(gè)部門等。其次，構(gòu)建聯(lián)系機(jī)制，對(duì)相關(guān)方需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)了解和掌握，通過定期進(jìn)行實(shí)地調(diào)研、對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)、定期報(bào)告等方式加強(qiáng)和相關(guān)方溝通，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)在各個(gè)部門以及其他相關(guān)方中的滲透和落實(shí)，將辦公室外聯(lián)作用充分發(fā)揮出來。

第二，對(duì)企業(yè)內(nèi)外因素加強(qiáng)了解掌握。一方面，要關(guān)注國(guó)家、地方、行業(yè)協(xié)會(huì)等法律法規(guī)、行業(yè)動(dòng)態(tài)等外部因素，另一方面，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)主業(yè)范圍、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃等內(nèi)部因素的了解。辦公室工作者在將內(nèi)外部因素確定后可以合理分配崗位職責(zé)，定期評(píng)審、評(píng)價(jià)內(nèi)外部因素，共享企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息，并為企業(yè)制定科學(xué)的管理辦法提供保障。

（二）提升辦公室督查督辦效能

第一，提高辦公室工作人員綜合素質(zhì)，確保辦公室工作質(zhì)量。督查督辦是辦公室主要工作內(nèi)容之一，想要落實(shí)這一任務(wù)，離不開高素質(zhì)的工作人員，為此，企業(yè)應(yīng)不斷提高辦公室工作者的綜合素質(zhì)水平，確保其組織協(xié)調(diào)能力、語言表達(dá)能力等可以滿足督查督辦工作需求。企業(yè)還要加強(qiáng)辦公室工作者業(yè)務(wù)水平的提升，定期組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，及時(shí)將國(guó)家最新政策、企業(yè)最新要求傳達(dá)到各個(gè)部門，加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和戰(zhàn)略規(guī)劃的了解分析，同時(shí)確保辦公室工作者具備政治、管理等方面的知識(shí)。在督查督辦具體工作中，辦公室工作者應(yīng)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問題，不斷創(chuàng)新工作方式，定期反思，確保督查督辦工作在國(guó)有企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其監(jiān)督管理作用。

第二，建設(shè)完善的管理制度，優(yōu)化督查督辦工作流程。完善的督查督辦管理體系是保證各個(gè)部門各項(xiàng)工作高效落實(shí)以及辦公室開展督查督辦工作的基礎(chǔ)和有力支持，國(guó)有企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的督查督辦工作制度，建設(shè)績(jī)效考核制度、獎(jiǎng)懲制度等配套設(shè)施，確保辦公室在開展督查督辦工作時(shí)有章可循，有據(jù)可依。比如在制定考核激勵(lì)制度時(shí)，首先結(jié)合企業(yè)工作目標(biāo)分解、員工工作量、工作質(zhì)量等將各個(gè)崗位的考核指標(biāo)確定；其次對(duì)未完成工作任務(wù)的原因進(jìn)行細(xì)致的分析并制定改進(jìn)方案；再次通過績(jī)效評(píng)價(jià)及時(shí)調(diào)整以往考核中的不足以及員工工作中的不足；最后通過內(nèi)部審核、績(jī)效測(cè)量、標(biāo)桿對(duì)比、自我評(píng)價(jià)等諸多方式將最好的考核結(jié)果確定。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)督查督辦工作流程優(yōu)化，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，提高督查督辦工作效率[6]。

第三，充分落實(shí)反饋機(jī)制。嚴(yán)格的考核制度和反饋機(jī)制有助于提高辦公室督查督辦工作的權(quán)威性和科學(xué)性，為此，國(guó)有企業(yè)一方面要設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，及時(shí)表彰表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或者員工，對(duì)于落后的部門和人員采取一定的懲罰或者教育等措施。另一方面，及時(shí)總結(jié)并客觀評(píng)價(jià)工作成果，向相關(guān)責(zé)任人反饋相關(guān)事項(xiàng)，進(jìn)而根據(jù)實(shí)際情況采取針對(duì)性的管理辦法。可以將反饋結(jié)果、考核標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)體系和獎(jiǎng)懲制度相掛鉤，通過這種方式激發(fā)員工工作的主動(dòng)性，同時(shí)為員工創(chuàng)造客觀公正的晉升環(huán)境，約束工作人員行為，提高督查督辦工作質(zhì)量。

（三）梳理國(guó)企辦公室業(yè)務(wù)流程

清晰的業(yè)務(wù)流程有助于提高國(guó)有企業(yè)辦公室工作效率。企業(yè)應(yīng)根據(jù)辦公室各個(gè)崗位性質(zhì)清晰劃分工作權(quán)限和工作內(nèi)容，明確各個(gè)工作崗位流程，并且隨著企業(yè)的發(fā)展不斷進(jìn)行辦公室業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化。比如辦公室工作者可以按照如下流程進(jìn)行工作：1.接受上級(jí)交代的任務(wù)；2.了解工作要求；3.一般工作任務(wù)可以及時(shí)完成，針對(duì)重大工作任務(wù)需要安排部署專題會(huì)議；4.重?fù)?dān)任務(wù)實(shí)施方案的制定；5.重大任務(wù)方案的執(zhí)行；6.及時(shí)完成任務(wù)；7.任務(wù)落實(shí)，總結(jié)匯報(bào)結(jié)果；8.任務(wù)落實(shí)情況反思、反饋，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

（四）有效配置國(guó)企辦公室相關(guān)資源

國(guó)有企業(yè)辦公室各項(xiàng)任務(wù)的落實(shí)離不開各項(xiàng)資源的支持，其中主要包括資金、人員、知識(shí)技能以及設(shè)備環(huán)境。第一，準(zhǔn)備充足的資金。資金是保證國(guó)有企業(yè)辦公室各項(xiàng)工作落實(shí)的基礎(chǔ)，為此，工作人員應(yīng)加強(qiáng)和財(cái)務(wù)部門聯(lián)系，制定準(zhǔn)確的預(yù)算方案，為會(huì)議、接待、公務(wù)出行等準(zhǔn)備充足的資金。第二，人員。合理配置人員崗位，明確辦公室人員特長(zhǎng)，確保人員能夠在其崗位上發(fā)光發(fā)熱。同時(shí)積極引入高素質(zhì)人才，提高辦公室人員的綜合素質(zhì)水平。第三，知識(shí)技能。定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)辦公室工作者積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，確保辦公室工作者的知識(shí)技能能夠滿足國(guó)有企業(yè)發(fā)展的需求。第四，設(shè)備環(huán)境。一方面準(zhǔn)備充足的辦公室管理設(shè)備設(shè)施，比如保存機(jī)要檔案、文件的保險(xiǎn)箱，辦公所用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備設(shè)施。另一方面，建設(shè)整潔、安全、和諧的工作環(huán)境，通過辦公室優(yōu)美的環(huán)境展示國(guó)有企業(yè)美好的形象，同時(shí)為提高辦公室工作效率和質(zhì)量創(chuàng)造良好的條件[7]。

四、結(jié)語

在新常態(tài)下，國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量的發(fā)展面臨著諸多挑戰(zhàn)，作為國(guó)有企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵部門，辦公室工作質(zhì)量直接關(guān)系著企業(yè)能否長(zhǎng)遠(yuǎn)、持續(xù)、健康地發(fā)展，為此，辦公室工作者應(yīng)不斷提高自身工作水平，在實(shí)踐工作中改革創(chuàng)新，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化地管理，確保積極落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。