企業(yè)檔案智慧化管理的特色和優(yōu)勢(shì)

馬燕燕 國(guó)網(wǎng)寧夏電力有限公司固原供電公司

企業(yè)檔案不僅是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的歷史記錄，其對(duì)于強(qiáng)化內(nèi)部控制，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力具有不可替代的作用。信息化時(shí)代，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”“大云物移”等新技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化的智慧檔案室建設(shè)和檔案智慧化管理模式成為提升檔案管理水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案智慧化管理模式突出“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，以構(gòu)建適應(yīng)“能源互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)”發(fā)展要求的智慧型檔案管理體系為核心，推動(dòng)“大云物移”新技術(shù)在傳統(tǒng)檔案管理中的應(yīng)用，在實(shí)現(xiàn)檔案資源信息智能感知、檔案數(shù)字化和管理智能化的同時(shí)，最大程度挖掘檔案利用價(jià)值，提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐，積極服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和專業(yè)管理。

一、分析傳統(tǒng)檔案管理短板，明確檔案管理智能轉(zhuǎn)型方向

（一）技術(shù)短板

1.檔案庫(kù)房環(huán)境指標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)全面實(shí)時(shí)控制。傳統(tǒng)模式下，在溫濕度的調(diào)節(jié)方面，借助空調(diào)設(shè)備，并配套相應(yīng)的人工通風(fēng)處理，能夠有效促進(jìn)溫濕度調(diào)節(jié)，進(jìn)而保障調(diào)節(jié)效果。結(jié)合人工通風(fēng)，工作人員應(yīng)充分了解空氣流動(dòng)規(guī)律，以既定計(jì)劃作為依據(jù)，完成室內(nèi)外空氣交換，實(shí)現(xiàn)溫濕度調(diào)節(jié)。但是，這就讓檔案管理人員的大部分精力消耗在庫(kù)房環(huán)境的管控方面，而且無(wú)法保證庫(kù)房?jī)?nèi)的空氣質(zhì)量，工作日及節(jié)假日期間的環(huán)境指標(biāo)更是難以實(shí)時(shí)改善。

2.檔案庫(kù)房和檔案實(shí)體安全防護(hù)水平有待提高。傳統(tǒng)管理模式下，檔案庫(kù)房環(huán)境“八防”無(wú)法得到實(shí)時(shí)保障，臨時(shí)突發(fā)的水浸、火災(zāi)、失竊等情況不能得到實(shí)時(shí)性監(jiān)控，更不能及時(shí)采取有效措施加以管控，使得檔案庫(kù)房和檔案實(shí)體的安全防護(hù)水平不高。

（二）管理問(wèn)題

1.檔案實(shí)體無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速查找、定位、跟蹤。傳統(tǒng)管理模式下，要查找某一檔案時(shí)，檔案管理人員首先根據(jù)檔案檢索目錄確定存放該檔案的檔案庫(kù)房，再確定檔案所在的具體檔案柜，而后再確定所在案卷或檔案盒，然后根據(jù)件號(hào)進(jìn)行查找。一旦檔案在之前存取時(shí)，因工作人員的疏忽沒(méi)有存放到既定位置，再次查找，猶如大海撈針一般。由于檔案規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案的類別越來(lái)越多，能夠智能化地快速定位及追蹤每件檔案位置成為提高檔案管理工作效率必須解決的具體問(wèn)題。

2.盤點(diǎn)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。因?yàn)閹?kù)房檔案涉及數(shù)量較多，并且檔案多處于密封狀態(tài)，因此，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)檔案管理，不僅會(huì)影響檔案查詢，還會(huì)增加檔案管理時(shí)間。同時(shí)，因?yàn)闄n案判斷工作量較大，不同檔案在類別、數(shù)量方面也存在明顯差異，因此，以人工完成各項(xiàng)盤點(diǎn)工作，這將會(huì)嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源。

3.檔案實(shí)體排列次序易打亂。傳統(tǒng)檔案室的檔案盒一般按次序人工排列，無(wú)智能定位功能。在檔案存取過(guò)程中，受到人工疏忽影響，將會(huì)產(chǎn)生失誤情況，不僅會(huì)導(dǎo)致檔案次序被打亂，還會(huì)影響檔案查找。

4.銷毀管理延后。對(duì)于檔案管理工作而言，保管期限與檔案價(jià)值密切相關(guān)，一旦檔案超出保管期限，檔案將會(huì)喪失價(jià)值。因此，要求工作人員應(yīng)定期進(jìn)行銷毀，有效降低無(wú)效檔案對(duì)于資源的占用。但是結(jié)合傳統(tǒng)管理模式，由于管理人員無(wú)法明確準(zhǔn)確的檔案儲(chǔ)存時(shí)間，這將會(huì)導(dǎo)致檔案無(wú)法得到及時(shí)銷毀。

針對(duì)上述問(wèn)題，可結(jié)合當(dāng)前科技發(fā)展趨勢(shì)，積極融合人工智能技術(shù)，進(jìn)一步引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化檔案管理流程，加強(qiáng)遠(yuǎn)程控制，在庫(kù)房無(wú)人值守和遠(yuǎn)程監(jiān)控中充分發(fā)揮智能化作用成為檔案管理智能轉(zhuǎn)型的方向。

二、檔案智慧化管理的技術(shù)特色和優(yōu)勢(shì)[1]

（一）創(chuàng)新建設(shè)智慧檔案室，形成檔案管理“智慧大腦”

檔案智慧化管理基于智慧檔案室建設(shè)理念，能夠從多方面著手，加強(qiáng)檔案環(huán)境控制，做好檔案室功能規(guī)劃、布局工作，能夠在保障檔案管理安全性的基礎(chǔ)上，積極將物聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)融入其中，合理應(yīng)用相關(guān)智能感知裝備，建立以總部中心局為樞紐、連接各基層局檔案室管理神經(jīng)的智能庫(kù)房管控中心，實(shí)現(xiàn)人設(shè)智能溝通感知、庫(kù)房環(huán)境智能控制、庫(kù)房安防智能預(yù)警、檔案工作流程智能化管理的“四個(gè)智能化”，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案安全防護(hù)、實(shí)體檔案智能化管理、檔案管理工作效能、檔案人員工作條件“四個(gè)提升”的要求，真正做到檔案人員投入、檔案人員工作壓力、檔案保管成本、檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)的“四個(gè)減少”。

1.建立智能庫(kù)房管控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體庫(kù)房智慧化管理。智慧檔案室以“智能感知、智能環(huán)控、智能安防、智能管理”為目標(biāo)，建立了“數(shù)字檔案館智能庫(kù)房管控中心”，成為庫(kù)房設(shè)備的控制中樞，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案流程化管理和可視化維護(hù)。系統(tǒng)能夠模擬定義出檔案庫(kù)房、庫(kù)房區(qū)域、密集架、溫濕度控制器的基本布局和設(shè)置，為庫(kù)房環(huán)境控制、安全管控、檔案實(shí)體智能化管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

2.建立“1+N”分布式集中管控平臺(tái)，聯(lián)動(dòng)企業(yè)層級(jí)檔案智能管理。在建成總部中心局智慧檔案室的基礎(chǔ)上，深化推進(jìn)所屬基層局智慧檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)中心局檔案室與基層局檔案室聯(lián)動(dòng)，中心局對(duì)各基層局的檔案庫(kù)房環(huán)境情況、檔案館藏等情況進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控管理，形成總部中心庫(kù)房和基層庫(kù)房遠(yuǎn)程管理的“1+N”分布式集中管控平臺(tái)，延伸了檔案智能管理的深度與廣度。

（二）打造“四大智能體系”，暢通檔案管理“中樞神經(jīng)”

1.打造人設(shè)智能感知體系，提高檔案設(shè)備整合能力。在智能庫(kù)房管控系統(tǒng)支撐下，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理人員能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案實(shí)體、密集架、電器設(shè)備實(shí)時(shí)進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，如檔案管理人員可在檔案系統(tǒng)中精準(zhǔn)快速查詢、定位檔案實(shí)體所在庫(kù)房、所在密集架及具體層架，遠(yuǎn)程控制密集架的開(kāi)合等，還可在系統(tǒng)上遠(yuǎn)程操作庫(kù)房電器設(shè)備的運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)人員與設(shè)備的智能“融合”，提高工作效率，減輕工作壓力。

2.打造庫(kù)房智能環(huán)控體系，提高檔案環(huán)境調(diào)節(jié)能力。主控微機(jī)通過(guò)采集分析各庫(kù)房溫濕度等相關(guān)環(huán)境數(shù)據(jù)，并結(jié)合實(shí)際情況，完成指令下達(dá)，進(jìn)行全面一體化環(huán)境監(jiān)控，通過(guò)智能控制電器設(shè)備的自動(dòng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境自動(dòng)調(diào)節(jié)，使環(huán)境質(zhì)量始終保持在特定的指標(biāo)內(nèi)。數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)分析。針對(duì)主控微機(jī)，其功能主要為對(duì)庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，建立在有效綜合分析基礎(chǔ)上，能夠?qū)貪穸葦?shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)顯示。同時(shí)，還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，進(jìn)一步生成相應(yīng)的報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表主要包括日、月報(bào)表以及日、月曲線等。而環(huán)境自動(dòng)調(diào)控。通過(guò)對(duì)庫(kù)房溫度進(jìn)行采集，建立在實(shí)時(shí)采集基礎(chǔ)上，能夠準(zhǔn)確獲取各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并進(jìn)一步對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行上傳處理，控制微機(jī)在接收到數(shù)據(jù)后，能夠下達(dá)相應(yīng)的控制指令，對(duì)相關(guān)外圍設(shè)備進(jìn)行控制，進(jìn)一步對(duì)庫(kù)房溫度進(jìn)行調(diào)節(jié)。

3.打造庫(kù)房智能安防體系，提高檔案安全防護(hù)能力。依托智能庫(kù)房管控系統(tǒng)中的“安全管理功能”模塊，利用煙感傳感器、水浸傳感器、人員入侵傳感器、門禁、視頻遠(yuǎn)程監(jiān)控等設(shè)備的智能聯(lián)動(dòng)，建立了檔案庫(kù)房智能安防體系，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案實(shí)體安全保管、庫(kù)房運(yùn)行情況實(shí)時(shí)監(jiān)控、庫(kù)房管理遠(yuǎn)程操控。一是防止檔案實(shí)體非正常離開(kāi)儲(chǔ)位。當(dāng)檔案實(shí)體在非正常情況下離開(kāi)儲(chǔ)位，該情況多指檔案未經(jīng)過(guò)審核，通過(guò)安裝讀寫器，能夠?qū)n案智能密集架進(jìn)行捕捉，借助通信傳輸技術(shù)，可將各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行傳輸，并進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，利用系統(tǒng)，可在明確異常信息后，將信息向報(bào)警信息中發(fā)送。二是安全通道異常報(bào)警。如果檔案實(shí)體被非法帶離，在智能安全通道門中，檔案管理系統(tǒng)將會(huì)收到異常信息，并發(fā)出報(bào)警。同時(shí)，各個(gè)設(shè)備的智能聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫(kù)房消防、水浸等異常情況智能預(yù)警，提升庫(kù)房安防水平。三是庫(kù)房情況實(shí)時(shí)監(jiān)控。視頻監(jiān)控系統(tǒng)以便于檔案室管理人員工作，使其在檔案室監(jiān)視工作更加便利，可進(jìn)一步提高監(jiān)視的隨時(shí)性、全天性，當(dāng)發(fā)現(xiàn)事故時(shí)，工作人員能夠第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行查詢，以實(shí)際需求出發(fā)，在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)各出入口布置攝像機(jī)。管理、值班和其他有權(quán)限人員也可以通過(guò)單位局域網(wǎng)絡(luò)，訪問(wèn)視頻服務(wù)器來(lái)監(jiān)控庫(kù)房圖像和回放錄像監(jiān)控主機(jī)的錄像。四遠(yuǎn)程管控。以管理終端作為依托，工作人員借助監(jiān)控主機(jī)，能夠集中完成檔案查看以及管理工作，利用監(jiān)控主機(jī)，有利于數(shù)據(jù)收集的集中性，管理人員能夠獲取準(zhǔn)確的報(bào)警、視頻信息，同時(shí)，借助監(jiān)控畫面，能夠?yàn)閳?bào)警信息處理提供依據(jù)。該方法在相距較遠(yuǎn)的檔案庫(kù)房中的應(yīng)用具有顯著優(yōu)勢(shì)。

4.打造智能檔案管理體系，提高檔案工作效率。一是實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程巡檢可視化。各檔案庫(kù)房的環(huán)境及檔案使用狀況實(shí)現(xiàn)集中監(jiān)測(cè)，全方位地集中顯示各個(gè)庫(kù)房的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)智能化管理，實(shí)時(shí)地查看和分析各種數(shù)據(jù)，做出準(zhǔn)確的判斷。二是實(shí)體檔案的智能管理。利用網(wǎng)絡(luò)、條形碼、RFID射頻識(shí)別等各種信息儲(chǔ)存與管理裝置構(gòu)成的智慧檔案室，利用檔案管理系統(tǒng)硬件和軟件的整合，對(duì)檔案的采集、歸檔、入盒、上架、借閱、銷毀等一系列的全方位管理，并將其全部存入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，從而達(dá)到檔案的整個(gè)壽命管理。

（三）建立檔案智能應(yīng)用生態(tài)，形成檔案管理“有力抓手”

1.檔案智能檢索查詢，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案“一鍵索取”。檔案信息檢索時(shí)，通過(guò)大數(shù)據(jù)、語(yǔ)義網(wǎng)等技術(shù)，基于語(yǔ)義的檢索，提升檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率，同時(shí)對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行智能分析，對(duì)用戶所關(guān)注檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，方便用戶快速查準(zhǔn)到檔案。實(shí)體調(diào)取時(shí)，根據(jù)實(shí)體檔案和電子檔案上架信息，系統(tǒng)自動(dòng)記錄檔案庫(kù)位號(hào)，檔案管理員通過(guò)在檔案管理系統(tǒng)中查找到電子檔案，可以遠(yuǎn)程打開(kāi)智能密集架，同時(shí)定位到實(shí)體檔案所在密集架上的具體位置，指引檔案工作人員快速精準(zhǔn)調(diào)取實(shí)體檔案。

2.檔案實(shí)體出入庫(kù)智能管控，實(shí)現(xiàn)檔案可視化管理?；赗FID標(biāo)簽實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案互動(dòng)關(guān)聯(lián)，在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)檔案可視化界面實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、庫(kù)區(qū)、密集架虛擬可視化管理，從而實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案智能上架和下架。系統(tǒng)可通過(guò)人工選擇庫(kù)位信息實(shí)現(xiàn)單個(gè)檔案的手工上架，也可以根據(jù)設(shè)定的規(guī)則實(shí)現(xiàn)檔案的批量上架；對(duì)需要利用的檔案可以根據(jù)檔案實(shí)體存放的庫(kù)位號(hào)，進(jìn)行檔案實(shí)體的下架操作。庫(kù)房可配套相應(yīng)的智能密集架，當(dāng)檔案被放置其中時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)識(shí)別，切實(shí)加強(qiáng)檔案各項(xiàng)管理工作，確保檔案在上架、借閱等環(huán)節(jié)能夠得到有效管理，使檔案在借閱后，能夠順利被歸還，有利于便于后續(xù)盤點(diǎn)工作。

3.檔案實(shí)體智能盤點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案跟蹤式管理。采用智能化清點(diǎn)設(shè)施，采集現(xiàn)場(chǎng)檔案實(shí)體中 RFID電子標(biāo)簽的信息，并將其與文件的數(shù)目相比較，達(dá)到了實(shí)體庫(kù)存的自動(dòng)清點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)庫(kù)存的自動(dòng)管理。對(duì)粘貼在檔案實(shí)體上的 RFID標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保能夠獲取到準(zhǔn)確的檔案實(shí)體位置。在具體上架過(guò)程中，人工失誤情況在所難免，而借助系統(tǒng)，能夠?qū)κд`情況進(jìn)行識(shí)別，如果檔案實(shí)現(xiàn)放錯(cuò)層情況時(shí)，系統(tǒng)具備報(bào)警功能，能夠?qū)芾砣藛T進(jìn)行提醒，確保檔案歸類正確。

4.建立檔案智能編研模型，提升檔案價(jià)值利用水平。通過(guò)建立檔案智能編研模型，系統(tǒng)根據(jù)編研主題自動(dòng)構(gòu)建檔案編研資源池，實(shí)現(xiàn)編研素材的數(shù)據(jù)化、素材檢索的智能化、編研過(guò)程的自動(dòng)化、編研成果的可視化、編研評(píng)審的數(shù)字化，通過(guò)檔案智能編研的應(yīng)用可以大大減輕企業(yè)檔案工作人員檔案編研的工作量，提升檔案編研效率。

5.檔案銷毀自動(dòng)提醒，確保實(shí)體檔案管控到底。在歸檔之前，每個(gè)文件的保管期限都要在系統(tǒng)中設(shè)定。檔案管理系統(tǒng)會(huì)在檔案管理到期前，自動(dòng)提示有關(guān)信息，并交由檔案管理人員進(jìn)行后續(xù)的操作。檔案管理人員還可以通過(guò)這個(gè)特性來(lái)了解即將過(guò)期或者已過(guò)期的檔案。

（四）企業(yè)檔案智慧化管理的優(yōu)勢(shì)

1.檔案管理工作效率大幅提高。通過(guò)電子檔案的智能整理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)分類、保管期限自動(dòng)鑒定、自動(dòng)組卷裝盒、關(guān)鍵元數(shù)據(jù)自動(dòng)抽取等功能，實(shí)現(xiàn)電子檔案收集整理過(guò)程的自動(dòng)化和智能化，大大減輕了檔案工作人員在檔案整理過(guò)程中的工作量，使實(shí)體檔案上下架、借閱等程序更加便捷高效。

2.檔案庫(kù)房環(huán)境管理更加便利。智能化遠(yuǎn)程巡檢使各檔案庫(kù)房環(huán)境通過(guò)監(jiān)控大屏集中監(jiān)控，工作人員可直觀、實(shí)時(shí)、全方位地集中監(jiān)測(cè)到各庫(kù)房詳細(xì)信息，為實(shí)時(shí)全面掌握庫(kù)房情況提供了便利。

3.檔案智能管理的深度與廣度有效延伸。通過(guò)建立“1+N”分布式集中管控平臺(tái)，企業(yè)總局可對(duì)所屬各基層單位檔案整理的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，如對(duì)檔案歸檔情況、檔案實(shí)體存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、庫(kù)房運(yùn)行指標(biāo)、借閱利用審批環(huán)節(jié)等方面隨時(shí)調(diào)取，分析比較，使檔案管理邁入了跨區(qū)域、全方位管控的進(jìn)程。

4.檔案利用的服務(wù)質(zhì)量得到提升。通過(guò)檔案信息資源的有效利用和共享，為企業(yè)各單位、部門間提供了基于知識(shí)共享、業(yè)務(wù)創(chuàng)新、正確決策的支持和服務(wù)，提升了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)建設(shè)智慧檔案室實(shí)行檔案智慧化管理，著眼戰(zhàn)略性、先進(jìn)性、創(chuàng)新性，切實(shí)維護(hù)企業(yè)檔案信息資源質(zhì)量與安全，為企業(yè)提供基于知識(shí)共享、業(yè)務(wù)創(chuàng)新、正確決策的信息支持，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案資源的寶貴價(jià)值。