建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

王躍恩

（河北建筑設(shè)計(jì)研究院有限責(zé)任公司 河北石家莊 050000）

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，建筑設(shè)計(jì)單位逐漸對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作給予了足夠的重視，還將檔案管理工作與信息化技術(shù)進(jìn)行了有機(jī)結(jié)合，使得檔案管理工作在信息技術(shù)的支持下愈發(fā)趨于系統(tǒng)化。但是，在建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中仍然存在多方面的問(wèn)題，需要有關(guān)單位從整體角度出發(fā)，采取科學(xué)可行的檔案管理信息化建設(shè)措施，進(jìn)一步推動(dòng)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高工作效率

在傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)際過(guò)程中，通常會(huì)面臨多方面的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，究其根本原因，在于檔案管理工作涉及多項(xiàng)復(fù)雜的操作步驟和流程，而相關(guān)工作人員也需要完成大量瑣碎的管理任務(wù)，使其不得不面臨著沉重的工作負(fù)擔(dān)，耗費(fèi)大量不必要的人力、物力資源后，最終取得的檔案管理效果也并不理想［1-2］。但是，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，就能有效減輕相關(guān)工作人員的工作負(fù)擔(dān)，使其在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下高效、快捷地完成檔案管理工作，在切實(shí)提高檔案管理工作的精準(zhǔn)性與實(shí)效性的同時(shí)，還能從整體上提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在檔案信息化管理過(guò)程中，還可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息，實(shí)際上，需要定期對(duì)檔案信息庫(kù)中涉及的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便于設(shè)計(jì)單位更好地明確檔案信息的使用情況，并且在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下，相關(guān)管理人員還能避免額外耗費(fèi)不必要的時(shí)間與精力，從整體上保證各操作環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效果。實(shí)際上，檔案管理信息化模式主要依托于數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)高效化檢索的基礎(chǔ)上，保證信息的完整性，相關(guān)檔案管理工作人員只需輸入關(guān)鍵詞，即可快速檢索到所需檔案信息。

1.2 科學(xué)分配與平衡職能部門的職責(zé)

開(kāi)展傳統(tǒng)檔案管理工作時(shí)，通常需要花費(fèi)大量時(shí)間及人力完成相關(guān)工作，而某些發(fā)展規(guī)模相對(duì)較大的企業(yè)會(huì)選擇人機(jī)結(jié)合的方式，但無(wú)論哪一種管理方式，最終取得的實(shí)踐效果都不理想。實(shí)際上，檔案信息化管理工作中涉及的流程并不復(fù)雜，只需要依托完善的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，科學(xué)分類與處理各個(gè)階段的檔案信息，并將其上傳到統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就可以幫助有關(guān)單位及時(shí)獲取所需的檔案信息，并以電子形式存儲(chǔ)相關(guān)檔案信息，以免檔案管理資料出現(xiàn)丟失、損壞的情況，并從根本上避免紙質(zhì)檔案混亂且難以梳理的現(xiàn)象。此外，檔案管理信息化建設(shè)還能通過(guò)云數(shù)據(jù)技術(shù)的備份功能來(lái)存儲(chǔ)檔案，實(shí)時(shí)在信息平臺(tái)共享檔案資料，在減少檔案占據(jù)空間的同時(shí)，減輕外界環(huán)境對(duì)檔案資料的影響，從根本上為檔案管理信息的完整性提供基本保障。

2 建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

建筑設(shè)計(jì)單位檔案作為一個(gè)項(xiàng)目的重要組成部分，其將會(huì)直接影響工程建筑物的施工質(zhì)量和安全穩(wěn)定性，并且建筑設(shè)計(jì)單位檔案還會(huì)貫穿于工程建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)、立項(xiàng)報(bào)建審批、項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工及后續(xù)質(zhì)量驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)。因此，建筑設(shè)計(jì)單位檔案在某種程度上記錄了工程設(shè)計(jì)的全過(guò)程，并且建筑設(shè)計(jì)單位檔案會(huì)最直觀、最清晰地展現(xiàn)工程項(xiàng)目質(zhì)量的安全性與可靠性。

2.1 檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度滯后

在建筑設(shè)計(jì)單位檔案信息化建設(shè)期間，由于不同地區(qū)的檔案來(lái)源不同，因此，在信息處理過(guò)程中，很難將其進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理。另外，某些建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理部門在實(shí)際工作過(guò)程中更注重實(shí)體檔案管理工作，并未從思想層面上意識(shí)到加強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)單位檔案信息化管理建設(shè)的重要性［3］。

2.2 缺乏檔案管理信息化建設(shè)動(dòng)力

現(xiàn)階段，我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作在信息化建設(shè)過(guò)程中仍停留在較為淺顯的層面，尤其在實(shí)踐過(guò)程中還存在多方面的漏洞問(wèn)題。除此之外，建筑設(shè)計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏應(yīng)有的意識(shí)，而且現(xiàn)有的檔案管理人員對(duì)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的重視度不足，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作流于形式，使建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)工作更是艱難。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)混亂

檔案管理人員在采集實(shí)物資料時(shí)，通常會(huì)運(yùn)用多種方法與手法，保證數(shù)據(jù)信息采集的完整性和系統(tǒng)性。但是，在開(kāi)展電子文件收集與整理工作時(shí)，檔案管理人員卻并未從根本上認(rèn)識(shí)到做好檔案管理信息化建設(shè)工作的意義，也無(wú)法充分發(fā)揮電子文件資料與實(shí)物資料之間的互補(bǔ)優(yōu)勢(shì)，由此導(dǎo)致電子文件收集后的信息利用率無(wú)法得以有效提升。究其根本原因，在于我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位檔案信息化建設(shè)目標(biāo)尚不明確，在一定程度上阻礙了我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 電子化檔案管理模式及系統(tǒng)功能

結(jié)合新時(shí)期建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)需求，重新梳理與規(guī)劃?rùn)n案信息化管理目標(biāo)和功能后，即可在保證經(jīng)濟(jì)充足的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)適合的檔案信息管理系統(tǒng)，也就是做好以下幾方面的建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)工作。

3.1 電子檔案信息采集

大多檔案信息資源主要來(lái)源于傳統(tǒng)檔案電子化、通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)收集的電子文件及具有參考價(jià)值的檔案信息資源等，而電子檔案的構(gòu)成形式又包含文本、圖像、圖形、影像、聲音及命令文件等其他文件，也就是所謂的計(jì)算機(jī)程序［4］。與此同時(shí)，將檔案信息進(jìn)行電子化處理時(shí)，還需要圍繞著利用、復(fù)制、存儲(chǔ)等多個(gè)不同的電子化處理方式選擇具體的信息技術(shù)。除此之外，信息使用者還可以在電子文件、電子檔案使用過(guò)程中簽訂相應(yīng)的協(xié)議，同時(shí)明確規(guī)定移交信息的格式和范圍。

3.2 電子檔案信息處理

在電子檔案管理過(guò)程中，通常需要處理大量復(fù)雜、異構(gòu)的復(fù)合文件。因此，在電子檔案信息處理過(guò)程中，必須突出強(qiáng)調(diào)信息鑒定與保管功能，在保證電子檔案信息的真實(shí)性與可靠性的基礎(chǔ)上，做好長(zhǎng)期存儲(chǔ)工作，以此達(dá)到信息可理解、可識(shí)別、可訪問(wèn)的目的。

3.3 電子檔案信息查詢

電子檔案不僅有著豐富的查詢渠道，其還有著強(qiáng)大的檢索功能、簡(jiǎn)潔的用戶界面、高效快捷的借閱管理服務(wù)及良好的調(diào)用控制功能，信息使用者可以根據(jù)所需的檢索條件進(jìn)行組合查詢，同時(shí)不斷優(yōu)化各個(gè)常用的檢索渠道，進(jìn)而有效提高用戶信息查詢的準(zhǔn)確率和查全率。同時(shí)，結(jié)合用戶提出的具體要求，創(chuàng)建目錄檢索、全文檢索、圖文聲像檢索一體化系統(tǒng)，進(jìn)而做好顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等多項(xiàng)具體的技術(shù)處理工作。

3.4 電子檔案信息發(fā)布與傳遞

在電子檔案信息存儲(chǔ)與訪問(wèn)過(guò)程中，應(yīng)在條件允許的范圍內(nèi)科學(xué)運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)，以免電子檔案信息資源被丟失或隨意濫用。在電子檔案信息安全管理過(guò)程中，既需要保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，又需要從整體上提高電子檔案系統(tǒng)的使用率，同時(shí)保證軟硬件系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全、電子化檔案信息安全及用戶訪問(wèn)安全等。

3.5 電子檔案信息存儲(chǔ)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，需要接收具有永久保存價(jià)值的檔案，盡管在傳統(tǒng)環(huán)境下存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案并無(wú)太大的難度，且長(zhǎng)久存儲(chǔ)檔案也并非傳統(tǒng)檔案管理工作中最突出的問(wèn)題。但是，在電子環(huán)境下，存儲(chǔ)檔案信息時(shí)較為依賴軟硬件設(shè)施，而軟硬件設(shè)施隨著時(shí)代的發(fā)展又會(huì)不斷經(jīng)歷革新與優(yōu)化，因此，當(dāng)前現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施早已無(wú)法還原曾經(jīng)已有的電子信息。最重要的是，軟硬件設(shè)施之間還存在不兼容的問(wèn)題，如某個(gè)系統(tǒng)下的電子信息無(wú)法顯示在別的系統(tǒng)中，這也使得電子檔案信息的長(zhǎng)久存儲(chǔ)成為當(dāng)前必須解決的重要研究課題［5］。

4 建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

在新時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，建筑設(shè)計(jì)行業(yè)逐漸將檔案管理信息化建設(shè)上升到了現(xiàn)代化發(fā)展層面，有關(guān)企業(yè)和單位還將建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)提到了一定的高度，旨在不斷完善建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，通過(guò)加大建筑設(shè)計(jì)單位檔案采集和管理力度，來(lái)保證檔案信息資源的利用率。

4.1 提升建筑設(shè)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化水平

若想有效提高建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的實(shí)效性，就必須正確看待推動(dòng)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必要性，真正將檔案管理工作融入信息化建設(shè)進(jìn)程中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工程設(shè)計(jì)檔案管理模式在實(shí)施過(guò)程中呈現(xiàn)出的局限性和負(fù)面影響，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建一套系統(tǒng)的建筑設(shè)計(jì)單位檔案信息化管理方案，有效推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。BIM技術(shù)與工程檔案進(jìn)行融合，主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)模型建設(shè)完成設(shè)計(jì)檔案的輕量化處理，首先進(jìn)行模型的輕量化轉(zhuǎn)變，其次是對(duì)輕量化模型進(jìn)行加載和應(yīng)用。這樣的處理方式可以讓BIM 模型在平臺(tái)界面上進(jìn)行良好的展示，利用檔案管理中的動(dòng)畫關(guān)聯(lián)技術(shù)，強(qiáng)化BIM 模型數(shù)據(jù)的自動(dòng)化歸檔處理工作。其中涉及的信息數(shù)據(jù)類別非常廣泛，不僅包含了建筑外觀、空間規(guī)劃、結(jié)構(gòu)類型及基礎(chǔ)抗震等級(jí)等，還涉及利用計(jì)算機(jī)計(jì)算其施工量與工程項(xiàng)目建設(shè)施工材料投入總量等數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是以往檔案管理中無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，可以深化建筑設(shè)計(jì)檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

4.2 定期組織建筑設(shè)計(jì)檔案管理人員參與培訓(xùn)活動(dòng)

在建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作中，主要以檔案管理人員為參與方和執(zhí)行者，因此，只有保證檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，才能整體提高建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的實(shí)效性。盡管我國(guó)現(xiàn)有的科技手段已得到了全新的發(fā)展和優(yōu)化，但我國(guó)檔案管理人員在參與建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理工作時(shí)仍未及時(shí)擺脫傳統(tǒng)思想觀念和滯后的管理方式，也無(wú)法切實(shí)滿足我國(guó)日益增長(zhǎng)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求［6］。基于此，在未來(lái)發(fā)展階段，必須定期組織建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理人員參與各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，真正為我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)提供人才方面的支持。這就需要建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理人員有意識(shí)地提高自身專業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)拓展理論知識(shí)層面的方式，發(fā)揮自身在檔案管理工作中應(yīng)體現(xiàn)出的價(jià)值，并站在思想層面，加強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化管理觀念轉(zhuǎn)變，督促現(xiàn)有檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和系統(tǒng)操作方法，進(jìn)而奠定扎實(shí)的檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)。

4.3 提高建筑設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)的安全性

建筑設(shè)計(jì)單位開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注檔案信息化建設(shè)過(guò)程中涉及的檔案信息的機(jī)密性，同時(shí)，借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密技術(shù)對(duì)重要檔案信息進(jìn)行加密處理，以此為機(jī)密檔案的存儲(chǔ)與使用提供安全保障。除此之外，在建筑設(shè)計(jì)單位檔案信息化管理工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，還需要結(jié)合具體的運(yùn)用情況，通過(guò)做好檔案紙質(zhì)文件保管與維護(hù)工作來(lái)提升建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，最大限度地提高我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的實(shí)效性［7］。最后，建筑設(shè)計(jì)單位還需要有意識(shí)地避免信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生，通過(guò)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、控制訪問(wèn)權(quán)限等有效措施，提高檔案管理信息化建設(shè)的安全性。在檔案管理信息化建設(shè)工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)工作人員還應(yīng)本著安全優(yōu)先的原則，嚴(yán)格把控檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性，定期指派專門的技術(shù)人員維修與管控檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)加大防火墻、殺毒軟件等系統(tǒng)保護(hù)措施的應(yīng)用力度。

4.4 做好檔案信息來(lái)源的鑒定與評(píng)估工作

開(kāi)展建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的目的在于為利用者提供科學(xué)、可靠的信息資源，幫助其更好地完成工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)工作?；诖?，建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理部門在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)，必須及時(shí)鑒定與評(píng)估獲得的檔案信息，以此保證檔案信息來(lái)源的真實(shí)性與可靠性。最重要的是，檔案管理人員還需要具備精準(zhǔn)篩選與識(shí)別海量數(shù)據(jù)信息的能力，盡可能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，從整體角度出發(fā)，把控檔案數(shù)據(jù)信息判斷、篩選、識(shí)別及分析工作，進(jìn)而為信息使用者提供高效、精準(zhǔn)的信息管理服務(wù)。

4.5 加強(qiáng)檔案管理信息化與標(biāo)準(zhǔn)化融合

建筑設(shè)計(jì)單位除了加強(qiáng)基礎(chǔ)層、技術(shù)層等軟硬件設(shè)施建設(shè)之外，還可以圍繞著“大數(shù)據(jù)中心”“運(yùn)營(yíng)監(jiān)控中心”構(gòu)建3個(gè)企業(yè)平臺(tái)，也就是“企業(yè)管理信息平臺(tái)”“項(xiàng)目管控信息平臺(tái)”“技術(shù)支持信息平臺(tái)”，并以此為基礎(chǔ)不斷完善每一個(gè)平臺(tái)中包含的子平臺(tái)。首先，企業(yè)管理信息平臺(tái)。主要涉及業(yè)財(cái)一體化、OA、財(cái)務(wù)共享、檔案管理和電商平臺(tái)等方面的信息，在平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)將重心放在資金、成本及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等模塊上，并通過(guò)業(yè)務(wù)推動(dòng)整個(gè)財(cái)務(wù)平臺(tái)信息實(shí)現(xiàn)高效化運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，項(xiàng)目管控信息平臺(tái)。由于建筑設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)的每個(gè)項(xiàng)目都可以看作一個(gè)獨(dú)立的主體，因此，在項(xiàng)目管控信息平臺(tái)建設(shè)中，可以從項(xiàng)目管理平臺(tái)和智慧工地兩方面著手做好項(xiàng)目個(gè)體運(yùn)營(yíng)工作。最后，技術(shù)支持信息平臺(tái)。該平臺(tái)主要包括BIM、工程進(jìn)度軟件、算量軟件等工具，其為前兩個(gè)平臺(tái)提供了科學(xué)可靠的數(shù)據(jù)參考，尤其在項(xiàng)目管理平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，更需要結(jié)合項(xiàng)目平臺(tái)的實(shí)際運(yùn)行情況提供相應(yīng)的場(chǎng)景及措施。

5 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)下，推動(dòng)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，具有重要現(xiàn)實(shí)意義，這也是保證工程建筑施工安全的重要舉措。目前，我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理經(jīng)濟(jì)化建設(shè)仍然停留在初級(jí)階段，在未來(lái)發(fā)展階段，既需要滿足建筑設(shè)計(jì)單位提出的信息化發(fā)展需求，又需要在實(shí)踐過(guò)程中不斷積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以此有效促進(jìn)建筑設(shè)計(jì)單位檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，真正將建筑設(shè)計(jì)單位檔案在工程設(shè)計(jì)管理中的優(yōu)勢(shì)全面展現(xiàn)出來(lái)。