建筑工程資料管理對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督管理的作用

閆超

（吳忠市平安建設(shè)監(jiān)理有限公司 寧夏吳忠 751100）

施工資料管理主要是指在工程建設(shè)過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文本、圖像、表格等各種形態(tài)的資料，數(shù)量非常多，特別是在建材行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，對(duì)工程資料管理工作也提出了更高的需求。只有做好資料的管理工作，才能對(duì)工程質(zhì)量起到一定的監(jiān)督管理的作用。

1 建筑工程資料管理怎樣在工程質(zhì)量監(jiān)督管理中發(fā)揮作用

當(dāng)前，我國(guó)部分建筑企業(yè)中仍然存在工程資料管理觀念滯后的問(wèn)題，導(dǎo)致工程資料管理工作的重要性被忽視。因?yàn)闆](méi)有健全的管理體系和管理細(xì)則，使得企業(yè)內(nèi)部工程資料管理工作混亂，具體體現(xiàn)在資料收集不及時(shí)、資料遞交不完整、因資料遞交不完整導(dǎo)致的多次遞交重復(fù)資料等。長(zhǎng)期的工程資料管理混亂可能會(huì)導(dǎo)致在進(jìn)行施工質(zhì)量監(jiān)督工作時(shí)無(wú)據(jù)可依，也可能導(dǎo)致工程建設(shè)中各參建方產(chǎn)生誤解和矛盾，對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督管理工作產(chǎn)生不利影響。

建筑工程資料管理工作涉及內(nèi)容很多，主要包括資料收集、資料整理、資料分析、資料歸檔等，通過(guò)建立一體化工程資料管理模式，可以為工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督工作順利展開(kāi)奠定基礎(chǔ)，也可以為后期的質(zhì)量檢驗(yàn)工作提供信息支持。具體來(lái)說(shuō)，通過(guò)對(duì)工程資料進(jìn)行管理，可以全程規(guī)范和監(jiān)督工程施工情況，還可以為各企業(yè)各部門(mén)的溝通交流提供便利，從而提高各方協(xié)作的工作效率和工作水平。

想要充分發(fā)揮建筑工程資料的作用和價(jià)值，就需要管理人員認(rèn)識(shí)到資料管理的重要性，并熟練掌握工程資料分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，清晰了解工程建設(shè)中涉及的資料內(nèi)容。例如，工程開(kāi)工報(bào)表等相關(guān)資料中必須詳細(xì)介紹工程概況、承包單位、監(jiān)理單位、施工單位等相關(guān)內(nèi)容［1］。管理人員作為建筑工程資料管理的執(zhí)行者，需要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力和豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，保證做到全過(guò)程管理工程資料，明確理解建設(shè)工程施工的流程框架，并能夠?qū)こ藤Y料科學(xué)分類(lèi)和歸檔，便于后期查閱。通常情況下，建筑工程資料管理需要做到3個(gè)“同步”，即保證工程資料和工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步結(jié)束。同時(shí)，管理人員在工程資料管理過(guò)程中需要保證資料的完整性和真實(shí)性，以實(shí)際的工程資料管理工作在建設(shè)工程的全壽命期內(nèi)為項(xiàng)目增值。

1.1 工程資料能反映工程的質(zhì)量狀態(tài)

施工過(guò)程中，施工單位對(duì)施工基礎(chǔ)狀況要做好詳實(shí)全面的記載，以了解施工基礎(chǔ)狀況，為后期施工質(zhì)量的鑒定、維修等工作提供參照和依據(jù)。為了推動(dòng)該目標(biāo)的完成，必須嚴(yán)格進(jìn)行施工資料記錄，以全面了解工程的質(zhì)量情況，從而推動(dòng)施工品質(zhì)改善，以達(dá)到良好的施工效益。同時(shí)，施工資料也能反映工程質(zhì)量情況，為采取適當(dāng)措施做好工程質(zhì)量管理的基礎(chǔ)。

1.2 資料為質(zhì)量的監(jiān)督管理提供依據(jù)

在工程質(zhì)量監(jiān)管過(guò)程中，不可忽略對(duì)建設(shè)工程資料的嚴(yán)格檢查。通過(guò)仔細(xì)查詢施工資料，可以為建筑施工順利進(jìn)行提供基礎(chǔ)，為工程質(zhì)量管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和依據(jù)，為工程質(zhì)量管理提供基礎(chǔ)。

1.3 有利于發(fā)現(xiàn)不足并彌補(bǔ)質(zhì)量缺陷

檢查工程資料時(shí)，要進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的檢查，才可以看出存在的問(wèn)題和缺陷。然后，根據(jù)國(guó)家工程施工規(guī)范要求和地方工程質(zhì)量管理規(guī)范，采取措施并加以完善，及時(shí)彌補(bǔ)工程施工質(zhì)量中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)而采取相應(yīng)措施維修與完善，并及時(shí)處理工程質(zhì)量問(wèn)題，以推動(dòng)工程整體的施工品質(zhì)改善。

2 工程資料管理存在的問(wèn)題

2.1 管理機(jī)制不健全

建筑工程資料管理系統(tǒng)面臨的又一個(gè)挑戰(zhàn)便是相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制不完善。現(xiàn)階段，部分施工單位的建筑工程統(tǒng)計(jì)資料僅用來(lái)應(yīng)付有關(guān)機(jī)關(guān)的抽查，而不能從根本上意識(shí)到建筑工程統(tǒng)計(jì)資料管理系統(tǒng)的必要性。總的來(lái)說(shuō)，就是工程公司把注意力放到了工程項(xiàng)目的實(shí)體方面，對(duì)項(xiàng)目信息的不關(guān)注也就造成缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制及相應(yīng)的項(xiàng)目管理流程對(duì)其加以規(guī)范。有的公司盡管設(shè)置有項(xiàng)目制度，但是卻不能實(shí)施相應(yīng)的措施，使得管理機(jī)制虛有其表而不能發(fā)揮真正的效果，在這個(gè)環(huán)境下，相應(yīng)的管理者也就有并不是太強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于信息的收集整理缺乏認(rèn)真謹(jǐn)慎，進(jìn)而造成項(xiàng)目信息的不完整［2］。

2.2 工程資料管理人員專業(yè)化程度低

很多施工公司的工程項(xiàng)目資源資料管理者通常身兼多職，但并非從檔案管理專業(yè)出身。部分公司也只是在資料整理流程中臨時(shí)調(diào)動(dòng)工作人員參與歸檔整理，在檔案歸整流程中，也只有單一的工作交代，且缺乏系統(tǒng)訓(xùn)練，從而導(dǎo)致項(xiàng)目資源管理者的主動(dòng)意識(shí)和專業(yè)技能都達(dá)不到項(xiàng)目資源管理工作的基本要求，更缺乏全程管理資源的工作理念，從而造成了工程項(xiàng)目資源歸檔分類(lèi)不合理，更無(wú)法區(qū)別有保存價(jià)值資源與無(wú)保存價(jià)值的資源，從而大大減輕了工程項(xiàng)目資源管理工作，也大大降低了工程項(xiàng)目資源的參考價(jià)值。

2.3 施工資料管理方式較為落后

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及與推廣大大提高了社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)展的自動(dòng)化與智能化水平，先進(jìn)科技的運(yùn)用在緩解了施工人員工作壓力的同時(shí)，也大大提高了工程建設(shè)效益。但在資料管理中，主要工作方法仍以人工作業(yè)方式居多，盡管這些方式仍存在著一定的靈活性，能夠減少因制度化管理而造成的某些不必要的工作困難［3］，但一旦對(duì)管理工作的靈活性未能加以合理限制，就會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾淼碾S意化，久而久之，管理者們?cè)趯?shí)際工作中就會(huì)產(chǎn)生了較強(qiáng)的主觀因素，從而不利于管理工作質(zhì)量與水平的提高。在信息化時(shí)代，在施工資料管理中引入現(xiàn)代的信息化技術(shù)手段已成為一種趨勢(shì)，它也是增強(qiáng)資料管理效率的有效途徑。

2.4 資料收集不及時(shí)

施工資料獲取的不準(zhǔn)確將會(huì)大大破壞資料的整體性，并削弱其對(duì)工程的指導(dǎo)性意義。因此，所有在施工過(guò)程中使用到的主要原料和構(gòu)配件等的質(zhì)量，如鋁合金、混凝土、有機(jī)磚、鋼筋等，在出廠時(shí)都會(huì)進(jìn)行合格檢驗(yàn)，在使用前也必須進(jìn)行取樣檢驗(yàn)，由于此類(lèi)材料的采購(gòu)過(guò)程通常都會(huì)經(jīng)過(guò)幾手轉(zhuǎn)賣(mài)，使得合格證和測(cè)量結(jié)果都很難實(shí)現(xiàn)同時(shí)又配套齊全。因此，假如在該過(guò)程進(jìn)行時(shí)有關(guān)工作人員未能及時(shí)將關(guān)于此類(lèi)材料的信息采集完整，到了后期驗(yàn)收時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)因合格證和測(cè)量結(jié)果中的信息缺少資料而不能歸檔的情況產(chǎn)生。

2.5 工程資料管理體制不嚴(yán)謹(jǐn)

各參加方缺乏認(rèn)識(shí)，資源管理能力弱，依舊存在著“重施工、重過(guò)程、輕信息資料管理”的情況。人們覺(jué)得建筑資料是可有可無(wú)的，不舍得使用必要的人才、物力資源、資金，覺(jué)得建筑資料不完善、不科學(xué)，又或者缺少必要信息，建筑資料對(duì)工程建設(shè)的作用就不大，于是只把建筑資源交由工時(shí)處理一下而已。

2.6 丟失問(wèn)題嚴(yán)重

工程項(xiàng)目資料的流失也是資料管理中比較普遍的問(wèn)題。在工程檔案人員管理能力不好、進(jìn)度滯后及當(dāng)前工程建設(shè)單位一般都不注重工程資料管理工作的大環(huán)境下，工程的資料整理速度一般都比較慢，且歸檔效率也較差。同時(shí)，由于在資料借閱困難及管理易手情形下，又沒(méi)有適當(dāng)?shù)墓芾頇C(jī)構(gòu)協(xié)助，造成大量資料遺漏。許多公司在工程竣工后以為項(xiàng)目業(yè)已完工，對(duì)資料的歸檔工作已無(wú)關(guān)緊要，從而出現(xiàn)了普遍遺漏施工主體資料、施工監(jiān)理資料和施工物資資料等現(xiàn)象，這不但嚴(yán)重影響工程進(jìn)度和工程質(zhì)量，也拖延了已竣工工程的檢驗(yàn)工作，而且還對(duì)公司的信譽(yù)和發(fā)展產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響。

3 提高建筑施工資料管理水平的措施

3.1 提高資料管理人員素質(zhì)

要想做好工程資料標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，應(yīng)該提高工程資料企業(yè)管理者的素質(zhì)。對(duì)工程資料企業(yè)管理者進(jìn)行訓(xùn)練，主要是利用有關(guān)的座談會(huì)，甚至是集體參觀等方法，而定期對(duì)工程資料企業(yè)管理者進(jìn)行考核也是其中的關(guān)鍵部分，如此才可以保證員工的專業(yè)技術(shù)水平?jīng)]有發(fā)生顯著下降的狀況，這都可以在較大程度上提高工程企業(yè)管理者的素質(zhì)。

3.2 實(shí)現(xiàn)工程資料形成規(guī)范化管理模式

要實(shí)現(xiàn)工程資料管理服務(wù)質(zhì)量的提升，首先必須建立并健全資料歸檔保存工作機(jī)制，明確劃分各崗位的工作權(quán)限，責(zé)任到人，并確保資料歸檔的合理秩序，立卷有嚴(yán)格規(guī)范，資料借閱必須按照有關(guān)規(guī)范進(jìn)行管理。例如，各施工公司必須根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)特色，被利用后的工程建設(shè)資源應(yīng)當(dāng)由工程項(xiàng)目承辦者進(jìn)行重新查閱、整理、存檔后，交給建設(shè)工程資源管理人員集中管理，專職的建設(shè)工程資源管理者必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范，承擔(dān)保障建設(shè)工程資源完整性、準(zhǔn)確度和安全性的責(zé)任。工程項(xiàng)目承辦者必須確保資源交接時(shí)間的完整性、準(zhǔn)確度，資料整理必須達(dá)到有關(guān)規(guī)范要求［4］。建設(shè)工程資源管理者在收到經(jīng)辦者的建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)文檔時(shí)，必須進(jìn)行信息資源份數(shù)，并進(jìn)行登記，在確定資源信息內(nèi)容后，必須及時(shí)做好建設(shè)文檔信息資源的立卷、裝訂、存檔和集中化管理工作，并必須在文檔裝訂的首頁(yè)附有案卷封面和卷內(nèi)目錄，以便于檢索。當(dāng)建設(shè)企業(yè)工程資料被借用時(shí)，必須嚴(yán)格按照借閱規(guī)定，在借用、檢索的過(guò)程中，必須進(jìn)行記錄、簽收、注銷(xiāo)等管理工作，同時(shí)，必須明確借用的工程建設(shè)文檔內(nèi)容不得拆卷、抽頁(yè)、涂改、轉(zhuǎn)借，并按時(shí)返還，以免損失資金。當(dāng)建設(shè)企業(yè)將正在進(jìn)行建設(shè)的工程資料以數(shù)碼信息方式保存到電腦中時(shí)，紙質(zhì)建設(shè)工程資料當(dāng)作電子資料的備份依然必須嚴(yán)格地保存，但只是當(dāng)建設(shè)企業(yè)進(jìn)行的招投標(biāo)工程項(xiàng)目檔案電子化，紙質(zhì)文檔內(nèi)容才逐漸減少。

3.3 科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)

現(xiàn)代科技的高速發(fā)展給當(dāng)前建設(shè)單位管理建筑檔案信息管理工作帶來(lái)了全新的技術(shù)，現(xiàn)代信息管理技術(shù)也逐漸達(dá)到了更高程度的信息化水平。在具體實(shí)施建筑項(xiàng)目管理作業(yè)時(shí)，相關(guān)公司管理人員能夠運(yùn)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備管理建筑檔案信息系統(tǒng)。通過(guò)利用科技搭建的信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在公司內(nèi)部統(tǒng)一建立數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使得公司管理工作逐漸達(dá)到更高程度的信息化，更加符合當(dāng)前公司發(fā)展大趨勢(shì)。同時(shí)，通過(guò)運(yùn)用信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，統(tǒng)一編制管理建筑工程在施工作業(yè)中各環(huán)節(jié)所形成的具體數(shù)據(jù)和資料，使得管理者可以更加方便地查閱有關(guān)資料，從而使管理者擁有更高的效率和工作品質(zhì)，從而高效地促進(jìn)公司建設(shè)。

隨著科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息管理技術(shù)適用范圍也愈來(lái)愈廣泛［3］，施工公司也應(yīng)該考慮把施工資料信息化運(yùn)用于平時(shí)的管理工作中。在傳統(tǒng)資料管理的過(guò)程中，由于各部門(mén)之間缺少溝通交流，時(shí)常導(dǎo)致管理效率降低。針對(duì)這一問(wèn)題，需要建設(shè)企業(yè)建立完善信息化管理體系，利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理和儲(chǔ)存。同時(shí)，還需要提高管理人員的信息化意識(shí)，可以對(duì)管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，使其能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)做好資料管理工作，從而有效提高建筑工程資料管理效率和管理水平，為建設(shè)過(guò)程中的質(zhì)量監(jiān)督管理工作奠定基礎(chǔ)。

3.4 做好資料管理的監(jiān)管工作

資源經(jīng)理的監(jiān)督工作首先是要進(jìn)行契約資源項(xiàng)目管理，對(duì)建筑工程涉及的各種契約具體實(shí)施相關(guān)內(nèi)容，在訂立完成以后，資源經(jīng)理就必須要對(duì)這些信息資源進(jìn)行及時(shí)查詢與整理，并且也要實(shí)現(xiàn)對(duì)契約具體實(shí)施相關(guān)內(nèi)容的全部掌握，契約中的各種具體實(shí)施相關(guān)內(nèi)容也都要納入信息資源監(jiān)督日常工作當(dāng)中。其次，要保證建設(shè)資料管理的監(jiān)理細(xì)則有效貫徹，并針對(duì)工程項(xiàng)目和建筑單位的實(shí)際狀況，對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理組織的職責(zé)目標(biāo)加以確定，從而形成完善的監(jiān)管機(jī)制，確保監(jiān)理工作制度可以得到針對(duì)性的貫徹，從而提升項(xiàng)目資金財(cái)務(wù)管理［5］。由于建設(shè)資料管理過(guò)程復(fù)雜、資料種類(lèi)繁多，為提升資料管理效率，需要明確具體的管理工作內(nèi)容，并將相關(guān)責(zé)任和義務(wù)細(xì)化到個(gè)人，從而規(guī)范管理人員行為，提高其責(zé)任意識(shí)，在保證管理工作有序展開(kāi)的同時(shí)，避免工程資料文件的遺漏。

3.5 及時(shí)移交建設(shè)工程資料

建筑工程是一種較為復(fù)雜和繁瑣的項(xiàng)目，涉及各種類(lèi)的工程信息資料。在工程建設(shè)的各個(gè)時(shí)期，任何一種資料都有其具體的作用，建設(shè)工程資料也是各階段工程材料、施工質(zhì)量合格驗(yàn)收的重要依據(jù)和憑證，因此，為了避免資料遺漏、丟失或破損，需要建設(shè)工程的各參與單位都進(jìn)行科學(xué)的工程資料管理工作。而建設(shè)單位還需要在此基礎(chǔ)上做好統(tǒng)籌管理工作［6］，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格，做好各階段工程資料的分類(lèi)管理工作，做好登記、存檔等，保證資料的完整性和真實(shí)性。項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，需要及時(shí)將工程建設(shè)資料移交給對(duì)應(yīng)的接收方，做好資料的驗(yàn)收交接工作，這不僅可以作為工作完成的證明，還可以保證資料保管的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，身為建設(shè)企業(yè)工程資料管理者，首先必須重視自身的管理職責(zé)，同時(shí)宣導(dǎo)工程資料的重要性，以提升企業(yè)各級(jí)管理人員對(duì)工程資料管理工作的關(guān)注度，從而使得各有關(guān)單位都能夠提供更全面、正確的工程檔案。其次，建筑工程資料管理者必須以高度的社會(huì)責(zé)任感面對(duì)這項(xiàng)工作，將所查閱到的工程資料進(jìn)行歸檔、總結(jié)，并不斷創(chuàng)新管理機(jī)制，讓建設(shè)工程資料的調(diào)閱工作更加方便快捷。最后，要建立規(guī)范化的建設(shè)工程資料檔案管理模式。