農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作實踐與思考
——以遼寧省果樹科學研究所為例

張鐵華

（遼寧省果樹科學研究所，遼寧 營口 115009）

檔案是人們在社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的歷史記錄。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案是科研人員在科學研究、科技推廣、經(jīng)濟建設(shè)服務等活動中形成的，是科研單位科技活動的真實記錄和發(fā)展歷史的見證，不僅可以全面完整地反映科研單位的全部科技活動，而且可為科研事業(yè)的發(fā)展提供參考和依據(jù)。 從這個意義上講，重視收集、保存和利用好珍貴的檔案材料顯得尤為重要。 現(xiàn)以遼寧省果樹科學研究所為例，結(jié)合檔案管理工作實踐和經(jīng)驗，對進一步做好農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理提出思考建議。

1 遼寧省果樹科學研究所檔案管理歷程

遼寧省果樹科學研究所（以下簡稱果樹所）隸屬于遼寧省農(nóng)業(yè)科學院，其前身為“南滿鐵道株式會社熊岳城苗圃”，始建于1909 年，是一家以應用基礎(chǔ)與應用技術(shù)研究為主的省級果樹專業(yè)科研機構(gòu)，也是我國建所歷史最久、科技隊伍最大、研究領(lǐng)域最廣的果樹專業(yè)研究機構(gòu)之一。果樹所擁有我國唯一的國家李杏種質(zhì)資源圃和我國建園最早、收集北方林木樹種最多的熊岳樹木園， 現(xiàn)保存果樹等資源3 000 余份、林木資源600 余份。 在建所百年的歷史長河中，檔案管理及利用一直貫穿果樹科學研究的全過程。

1909—1949 年，果樹所檔案沒有完整保存，大多被日本人帶走或散落在民間。 中華人民共和國成立后，果樹所開始注重檔案管理工作，收集了一批珍貴資料，記述了單位的歷史沿革，整理了園藝、種藝、作物、養(yǎng)蠶、林產(chǎn)、病理昆蟲、畜牧、氣象等方面的試驗及研究成果。

1950—1965 年， 檔案處于分散管理的狀態(tài)。 期間，1953 年制定的《遼東省農(nóng)業(yè)試驗場各項工作制度修訂草案》 明確提出重要技術(shù)檔案由文書股統(tǒng)一管理?！兑痪帕旯ぷ髦贫取穭t對科技檔案管理提出了新的要求。隨后制定的《科技檔案管理制度》對科技檔案管理界定得更為細致，分設(shè)了專題研究資料、專題學術(shù)資料和專題研究實物標本三類檔案。

1966—1976 年，檔案管理工作受到嚴重沖擊，檔案資料留存在有關(guān)科室或在個人手中保管。

1977—1989 年，果樹所陸續(xù)恢復檔案管理工作，清理了積存檔案，對分散在部門和個人手中的檔案進行收集和整理，設(shè)立了文書檔案室（隸屬辦公室）和科技檔案室（隸屬科技科），選配了專職人員管理檔案，并抽調(diào)力量搶救、整理散失的文件材料，使檔案管理工作轉(zhuǎn)入正軌。 在1986 年營口市檔案局組織的檔案管理工作檢查評比中， 果樹所檔案工作多次受到表彰。1988 年1 月《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）頒布后，果樹所檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導和分級管理。

1990—2000 年， 果樹所檔案管理逐步向規(guī)范化標準化方向發(fā)展， 籌建了隸屬于辦公室的綜合檔案室，分設(shè)了科技檔案庫房和文書檔案庫房，對全所檔案統(tǒng)一管理。1992 年11 月晉升為遼寧省二級檔案管理單位。

2001—2021 年，伴隨果樹所科研事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作進入全面提升階段， 設(shè)立了集中庫房，統(tǒng)一存放各類檔案。各門類檔案收集和整理工作不斷加強，現(xiàn)代化標準化程度不斷提升，2012 年晉升為遼寧省一級檔案管理單位。

目前，果樹所檔案室共保管文書、科技、會計、基建等檔案門類8 種， 存放文書檔案1 871 卷5 813件、科技檔案8 776 卷、會計檔案7 947 冊，為全所及遼寧果樹科技事業(yè)發(fā)展留存了大量的寶貴資料。

2 果樹所檔案管理工作實踐及經(jīng)驗探討

2.1 加強檔案管理，構(gòu)建檔案管理業(yè)務體系

一是構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。果樹所把檔案管理工作納入目標考核，建立健全檔案管理體系。 組建檔案工作領(lǐng)導小組，明確由所長分管檔案工作，辦公室負責日常檔案綜合管理，逐步形成以專兼職檔案人員為骨干的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。 二是搭建檔案宣傳平臺。 開展檔案法律法規(guī)宣傳，普及檔案知識。通過張貼宣傳畫、組織檔案知識競賽、 開展國際檔案日多載體宣傳等途徑，強化全所職工檔案意識。三是完善檔案管理制度。建立健全各項檔案管理制度，包括《檔案人員崗位責任制度》《檔案收集整理制度》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密制度》 等，明確檔案工作具體任務和操作要求，使各項制度得到真正落實。 四是強化檔案業(yè)務學習。 組織人員參加遼寧省檔案局舉辦的檔案法規(guī)培訓班、 檔案學術(shù)研討會、檔案經(jīng)驗交流會，到其他單位參觀學習，借鑒先進管理經(jīng)驗，拓寬檔案人員專業(yè)知識，增強檔案管理水平和服務技能，提升檔案工作標準化專業(yè)化水平。

2.2 注重檔案收集，強化檔案管理保護

一是加強檔案資料的收集。制定《檔案管理辦法》《分類方案》《文件材料歸檔范圍和保管期表》，注重常規(guī)文件的歸檔收集。文書檔案及時催交，及時歸檔，做到隨辦隨歸； 科研檔案實行統(tǒng)一管理， 確保完整、準確、系統(tǒng)、安全?？蒲袡n案與計劃管理、成果管理、推廣管理、人員重審緊密結(jié)合，實行“四同步”管理，做到“立項建檔、過程管檔、驗收存檔、成果歸檔”。 二是強化檔案管理保護。 檔案庫房面積75.5 m2、閱覽室20 m2、辦公室20 m2。檔案庫房配備了監(jiān)控攝像頭、防盜門、遮光窗簾等安全防護設(shè)施，安裝了溫濕度表，強化了檔案安全保護，達到了防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠的“八防”標準。2013 年加大檔案庫房裝修投入，購置檔案專用密集架，使檔案管理更加規(guī)范、合理、有序。 三是加強信息化建設(shè)。 將檔案信息化建設(shè)納入單位信息建設(shè)規(guī)劃和全所目標管理體系，購置了檔案專用電腦、掃描儀、打印機、復印機、防磁柜、碎紙機等，安裝了清華紫光檔案軟件，建立了檔案計算機管理系統(tǒng)，以滿足檔案現(xiàn)代化管理對數(shù)字化設(shè)備的需要。 將2004 年以來的文書檔案錄入電腦進行數(shù)字化處理，通過電子文件掛接，實現(xiàn)了電子化管理。 現(xiàn)已完成永久與定期紙質(zhì)檔案5 813 件、電子目錄8 萬余條，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。 設(shè)有專業(yè)的攝像和攝影人員，定期將影像和照片移交檔案室。 在果樹所網(wǎng)站上設(shè)置檔案專欄，及時宣傳檔案工作。

2.3 加強開發(fā)利用，盤活檔案信息資源

一是完善檔案檢索工具，擴大覆蓋面。 實行檔案微機系統(tǒng)化管理，編制各類案卷目錄，包括：文書檔案目錄、文件字號索引、人員任免索引；科技檔案總目錄、分類目錄；會計檔案目錄、基建檔案目錄、實物檔案目錄、聲像檔案目錄等。二是加強檔案編研工作，拓寬利用渠道。 在編寫檔案編研材料過程中，充分利用檔案資料，拓展編研形式，力求做到全面、真實、準確地總結(jié)和記錄單位發(fā)展歷程。 現(xiàn)有編研材料包括《所志》《規(guī)章制度匯編》《科研成果匯編》《本所概況》《大事記》《組織機構(gòu)沿革》《年鑒》和宣傳片、畫冊等，擴大了檔案利用效果，在查閱、宣傳、交流等方面發(fā)揮了重要作用。三是增強檔案利用效果，盤活信息資源。檔案信息為領(lǐng)導決策、課題申報與驗收、重大項目實施、成果鑒定與報獎、資產(chǎn)清查、土地使用、房屋修建、職工調(diào)資、職稱評聘等提供了真憑實據(jù)。 以果樹所“中東鐵路建筑群——滿鐵農(nóng)事試驗場熊岳城分場舊址”申報第八批國家級重點文物保護單位為例，在此次申報過程中，檔案室查閱了大量資料，包括日文檔案《農(nóng)事試驗場業(yè)績·熊岳城分場篇》《標本園樹種目錄》，以及《遼寧省果樹科學研究所所志》《遼東農(nóng)業(yè)試驗場概況》《熊岳樹木園100 年》等。 在充分利用這些文字、照片、圖紙等珍貴歷史檔案資料的基礎(chǔ)上，最終形成了系統(tǒng)而詳實的申報材料，并于2019 年申報成功，展現(xiàn)了檔案的利用價值，提升了果樹所的影響力和知名度。

3 加強農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的建議

3.1 著力推進檔案管理信息化規(guī)范化

信息化建設(shè)在農(nóng)業(yè)檔案管理中的推廣和應用，不僅可以實現(xiàn)農(nóng)業(yè)資源的網(wǎng)絡(luò)交流與共享，提高檔案的流通和利用，改變以往農(nóng)業(yè)科研的封閉、陳舊模式，而且可以加速科研成果的交流、轉(zhuǎn)化、推廣和利用[1]。 但在果樹所檔案管理工作實踐中，盡管在應用檔案軟件管理系統(tǒng)方面做了一些工作，但如何與辦公自動化融合打造數(shù)字化檔案平臺，還有待探索。 需要進一步優(yōu)化現(xiàn)有檔案資源體系，推動檔案管理更加科學化規(guī)范化標準化，提升科研單位檔案管理現(xiàn)代化信息化智能化辦公水平。

3.2 著力提升檔案人員管理水平

組織專兼職檔案員參加業(yè)務培訓，或到檔案管理先進單位學習借鑒先進管理經(jīng)驗。邀請檔案工作專家到單位專題講座，擴展視野、更新知識。鼓勵檔案管理人員立足崗位創(chuàng)新開展檔案管理研究， 發(fā)揮其專業(yè)性、技術(shù)性、實踐性、創(chuàng)造性。通過各種渠道，加強人員培訓，提高綜合技能，提升單位檔案科學化管理水平。

3.3 著力增強科技人員檔案意識

加強《檔案法》宣傳，開展全員檔案宣傳培訓，引導科研人員養(yǎng)成重視檔案、保管檔案、用好檔案的習慣，增強自覺歸檔意識，逐步形成人人關(guān)心檔案工作，人人參與檔案工作的良好氛圍。建議將檔案工作納入單位考評體系，并作為成果審定、職稱評定的重要條件。

3.4 著力挖崛檔案信息開發(fā)利用潛力

檔案既要服務于科學研究， 也要為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)服務。 其中，農(nóng)業(yè)科研項目檔案是圍繞特定科研項目形成的有保存價值的項目文件集合[2]，在項目申報到執(zhí)行再到結(jié)題的全過程中，在確定研究方向、設(shè)定技術(shù)路線、制定實施方案、開展課題申報等方面，檔案資料可為項目提供信息資源支撐。應建立科研項目管理與科研檔案管理一體化模式，切實把科研檔案建檔工作納入科研管理的工作制度，使科研管理與檔案管理融為一體、相得益彰[3]。

3.5 著力增強檔案保密信息安全意識

強化科技檔案管理意識[4]，做好大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字資源的安全管理。 檔案專用計算機需物理隔離、專人專用，確保系統(tǒng)和信息可管可控。 加強對科研人員和檔案人員的保密教育， 確保檔案信息的絕對安全。