北京市檔案服務外包工作問題與對策

馬秋影 張譯元

為全面了解北京市檔案服務外包工作現狀，認識檔案服務外包工作中的問題，加強對全市檔案服務企業(yè)的服務和監(jiān)管，2021年北京市檔案局牽頭組織對本市141家機關、團體、企事業(yè)單位進行了調研，并提出相關對策建議。

檔案服務外包是指某一機構將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內的檔案，外包給其他機構進行管理，委托其為本機構提供檔案整理、數字化、寄存、管理咨詢、開發(fā)利用、銷毀等服務的行為。在本次調研的141家單位中，采取檔案服務外包的有98家，占69.5%。這98家單位中，檔案服務外包主要有6種形式：檔案整理服務外包84家，占85.7%；檔案數字化外包77家，占78.6%；檔案寄存外包13家，占13.3%；檔案管理咨詢服務外包7家，占7.1%；檔案開發(fā)利用外包6家，占6.1%；檔案銷毀外包2家，占2.0%。可以看出，檔案服務外包已經成為一種趨勢，其中對專業(yè)性與人力要求較高的檔案整理服務外包和檔案數字化外包的需求最大。

本次調研共涉及50家檔案服務企業(yè)，多為小微企業(yè)。從注冊資本看，24家企業(yè)注冊資本小于或等于1000萬元，占48%。從人員規(guī)模看，企業(yè)人員規(guī)模小于10人的6家，占12%，10-99人的企業(yè)27家，占54%，100人以上的企業(yè)17家，占34%。從涉密資質看，30家檔案服務企業(yè)取得涉密資質，占60%。

一是檔案服務外包工作監(jiān)管體系不健全。目前，檔案工作的監(jiān)督主體為各級檔案主管部門，而檔案服務行業(yè)的市場準入資質主要由工商稅務部門負責，各部門之間沒有建立良好的聯絡互通機制，導致事前、事中、事后監(jiān)管銜接不順暢。

二是檔案外包單位對檔案服務外包工作的管理薄弱。一些外包單位發(fā)包前無規(guī)范細則引導，沒有遴選適合的檔案服務企業(yè)，如檔案服務企業(yè)不具備保密資質、有境外投資背景等。發(fā)包過程中個別單位沒有與檔案服務企業(yè)簽訂協議，缺乏必要的法律約束，協議約定內容不符合《檔案法》要求，如有些委托協議沒有約定服務的范圍、質量和技術標準等內容。發(fā)包結束后沒有對外包工作進行質量驗收檢驗，影響檔案工作質量。此外，檔案外包單位對外包工作場所管理不到位。檔案服務企業(yè)的工作場所原則上應單獨設立，但個別外包單位卻允許檔案服務企業(yè)工作人員進駐檔案室進行文書檔案整理及數字化工作，存在檔案丟失、損毀等安全隱患。有些外包單位缺少視頻監(jiān)控設備，無法對外包工作場所進行全程監(jiān)管。

三是部分檔案服務企業(yè)服務質量不高。部分檔案服務企業(yè)沒有建立檔案服務管理制度，導致工作中無章可循、無規(guī)可依，隨意性很大。部分檔案服務企業(yè)從業(yè)人員沒有經過系統的檔案業(yè)務培訓，業(yè)務能力不足，對檔案標準規(guī)范理解不到位，導致檔案整理質量不符合要求，嚴重影響外包單位的檔案工作質量。

（一）提高對檔案服務外包工作重要性的認識

加強檔案服務外包工作是社會發(fā)展的必然要求。從全國檔案服務企業(yè)發(fā)展看，檔案服務外包已經成為新興的服務產業(yè)，規(guī)模不斷擴大，水平持續(xù)提升，作用日益凸顯。檔案服務企業(yè)運用現代化檔案管理知識、技術等要素提供的檔案服務貫穿檔案工作管理的各個流程，其檔案服務質量直接影響檔案資源、檔案利用和檔案安全建設成效。

加強檔案服務外包工作是檔案法律法規(guī)的重要內容。新修訂的《檔案法》首次從國家法律層面對檔案服務外包工作進行規(guī)范。《檔案法》第二十四條規(guī)定：“檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數字化等服務的，應當與符合條件的檔案服務企業(yè)簽訂委托協議，約定服務的范圍、質量和技術標準等內容，并對受托方進行監(jiān)督。受托方應當建立檔案服務管理制度，遵守有關安全保密規(guī)定，確保檔案的安全?！钡谒氖艞l還對檔案服務企業(yè)在服務過程中的違法行為做出了具體規(guī)定。這些規(guī)定為加強檔案服務外包企業(yè)管理、促進檔案外包服務行業(yè)健康有序發(fā)展指明了方向。

加強檔案服務外包工作是落實檔案行業(yè)宏觀政策的實際行動?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“建立檔案服務外包安全工作監(jiān)管機制，著力對安全風險較高的寄存托管、數字化、信息系統建設等重點領域實施監(jiān)管?！?/p>

（二）完善檔案服務外包工作頂層設計

全面貫徹落實新修訂的《檔案法》中關于檔案服務外包的規(guī)定，按照“放管服”改革要求和優(yōu)化營商環(huán)境的決策部署，進一步建立健全檔案服務外包工作制度。適時修訂地方性檔案法規(guī)，增加關于檔案服務行業(yè)監(jiān)管的內容，全面認定檔案服務行業(yè)的監(jiān)管主體、監(jiān)管權責、監(jiān)管事項、監(jiān)管程序及懲處措施等方面內容，有序引導檔案服務行業(yè)監(jiān)管工作，保障監(jiān)管效力。

（三）加強對檔案服務企業(yè)的監(jiān)管

檔案主管部門要建立檔案服務外包安全工作監(jiān)管機制，著力對安全風險較高的寄存托管、數字化、整理等重點領域實施監(jiān)管，確保外包檔案實體和信息安全。檔案主管部門要依法依規(guī)加強對檔案服務企業(yè)的監(jiān)管，引導企業(yè)合規(guī)經營，合法參與市場競爭，繼續(xù)將檔案服務外包工作作為執(zhí)法檢查的重要內容，探索對檔案服務外包企業(yè)實行“雙隨機、一公開”執(zhí)法檢查的路徑。對違反檔案法律法規(guī)規(guī)章、危及檔案安全保密的行為，要堅決依法查處。

（四）加大對檔案服務企業(yè)指導

引導檔案服務企業(yè)建立健全檔案服務管理體系，加強人力資源、業(yè)務、質量、安全、保密、風險管理，完善各項規(guī)章制度，特別是現場管理制度。指導檔案服務企業(yè)提高業(yè)務能力，督促企業(yè)嚴格執(zhí)行國家及地區(qū)檔案業(yè)務標準、規(guī)范，提升服務質量。檔案主管部門定期或不定期開展送檔案法律法規(guī)和標準規(guī)范、檔案業(yè)務知識進企業(yè)活動，為員工業(yè)務培訓和繼續(xù)教育提供便利和幫助，加強檔案法律法規(guī)、安全保密、職業(yè)道德教育，支持有條件的企業(yè)員工按規(guī)定申報檔案專業(yè)職稱等。各級檔案主管部門、檔案館要充分發(fā)揮人才優(yōu)勢、技術優(yōu)勢，積極參與對檔案服務企業(yè)的指導，幫助解答業(yè)務疑難問題，加強對進館檔案業(yè)務指導和質量檢查，確保移交進館的紙質檔案和檔案數字化成果質量符合要求。

作者單位：1.北京市委辦公廳（北京市檔案局）

2.北京市專業(yè)通訊局