新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

黃永鑫

摘要：醫(yī)院檔案管理工作主要指的是負(fù)責(zé)收集醫(yī)院運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的各種不同的重要數(shù)據(jù)，為各個(gè)科室、部門(mén)尤其是臨床醫(yī)療提供可以追溯的可靠的數(shù)據(jù)來(lái)源。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)療科學(xué)也在不斷發(fā)展，醫(yī)療信息包含的內(nèi)容范圍越來(lái)越大，數(shù)據(jù)越來(lái)越復(fù)雜多樣，若醫(yī)院相關(guān)的檔案管理工作沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)范，內(nèi)容不清晰，來(lái)源不明確，則會(huì)阻礙醫(yī)院管理水平的發(fā)展。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，新形勢(shì)下如何做好醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理層需要重視的問(wèn)題，管理層應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院整體的管理和發(fā)展具有重要意義。本文通過(guò)對(duì)新形勢(shì)的分析，針對(duì)該背景下醫(yī)院檔案管理工作可能存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，研究其管理方式的創(chuàng)新思路，以供管理層相關(guān)人員進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案 互聯(lián)網(wǎng) 信息技術(shù) 醫(yī)療數(shù)據(jù) 新形勢(shì)

一、引言

現(xiàn)如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)跟不上新時(shí)代對(duì)信息的需求。與此同時(shí)，新醫(yī)改方案的提出和改革進(jìn)度的推進(jìn)，加速了醫(yī)院檔案管理工作的改革。隨著我國(guó)醫(yī)院改革步伐的前進(jìn)，對(duì)各級(jí)醫(yī)院的核心管理工作提出了更高的要求，醫(yī)院不僅需要重視醫(yī)療水平，也要重視行政管理，檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作中常被忽視但又不可忽視的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到醫(yī)院的整體發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式?jīng)]有明確的規(guī)范進(jìn)行要求，導(dǎo)致工作雜亂無(wú)章、信息溯源困難、收集不全等問(wèn)題的存在。因此，本文將針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并進(jìn)一步探究新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路。

二、傳統(tǒng)模式的不足

1.檔案管理工作不足夠重視。無(wú)論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還是管理層人員，還是科室人員，在日常運(yùn)轉(zhuǎn)的工作中，都缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，普遍形成了一種檔案管理屬于后勤的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，并不給予足夠的重視。然而，檔案管理工作與醫(yī)院提供的醫(yī)療服務(wù)一樣，對(duì)于醫(yī)院本身的發(fā)展都至關(guān)重要。檔案不僅單一包括醫(yī)院內(nèi)部及基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、人員等方面的檔案，還包括病患在醫(yī)院的就診情況，病案資料等，能夠讓醫(yī)院的醫(yī)療工作方便準(zhǔn)確溯源。但目前的形勢(shì)下，很大一部分醫(yī)護(hù)人員沒(méi)有意識(shí)到自己正在參與在這項(xiàng)工作中，相當(dāng)不重視，導(dǎo)致了檔案管理工作不能科學(xué)順利的進(jìn)行。

2.檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不夠。目前我國(guó)許多醫(yī)院已經(jīng)意識(shí)到醫(yī)療水準(zhǔn)的重要程度，因此更加重視醫(yī)療人士的專(zhuān)業(yè)水平及綜合素養(yǎng)的提升，但在管理層沒(méi)能注意到檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)。甚至很多醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)門(mén)為檔案管理設(shè)立的管理部門(mén)，更不要說(shuō)專(zhuān)門(mén)為了檔案管理工作配置專(zhuān)業(yè)人才，最常見(jiàn)的現(xiàn)象是管理人員或行政人員來(lái)完成檔案管理的工作。以上現(xiàn)象的存在，會(huì)導(dǎo)致一份檔案經(jīng)由多人之手，檔案管理工作難以溯源，對(duì)檔案的安全性和科學(xué)性都難以保證，不能對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，也不能保證檔案最終的完整性。除了專(zhuān)業(yè)檔案管理素質(zhì)以外，許多相關(guān)工作人員對(duì)待工作的態(tài)度相當(dāng)隨意，不重視自己的工作，認(rèn)為無(wú)關(guān)緊要，使得檔案的管理工作不能保證高效進(jìn)行。

3.缺乏一套檔案管理規(guī)范。檔案管理工作正在由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向互聯(lián)網(wǎng)信息化管理模式轉(zhuǎn)變，醫(yī)院的檔案管理面臨著將大量紙質(zhì)版本檔案轉(zhuǎn)為電子信息的工作。該工作工作量龐大，數(shù)據(jù)繁雜，無(wú)效信息和重復(fù)信息較多，甚至?xí)嬖诒４娌煌暾男畔?，無(wú)處溯源。此時(shí)，一套高效有序的檔案管理規(guī)范就能很好的對(duì)工作起到指導(dǎo)作用。然而許多醫(yī)院為了省事，并沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范的制定，只是相關(guān)人員根據(jù)自己的工作習(xí)慣和喜好來(lái)進(jìn)行檔案管理，這樣的工作具有強(qiáng)烈的主觀能動(dòng)性，大多數(shù)情況下，醫(yī)院內(nèi)部的工作量相當(dāng)龐大，工作忙碌的情況下，相關(guān)人員甚至為了方便簡(jiǎn)化操作，用最簡(jiǎn)單的方式開(kāi)展檔案管理工作，沒(méi)有結(jié)合醫(yī)院自身的情況，導(dǎo)致很多錄入了很多無(wú)用信息，卻漏掉了很多有用信息。除此之外，一些醫(yī)院雖然有既定的規(guī)范，但是對(duì)條例的規(guī)定和相關(guān)人員本職工作的劃分不夠明確，導(dǎo)致整個(gè)工作環(huán)節(jié)相當(dāng)混亂，在工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤甚至?xí)霈F(xiàn)互相推脫責(zé)任的行為，十分不利于醫(yī)院管理部門(mén)的高效管理。

4.信息化程度不高。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理正在高速向電子信息化轉(zhuǎn)變，短期內(nèi)必然會(huì)完成信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型，但是仍有許多醫(yī)院保留原先的管理方式，沒(méi)有自己的一套信息化系統(tǒng)，從根本上無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理，大量的檔案信息還以紙質(zhì)版的方式存在，這樣的形式會(huì)很容易造成重要信息的保護(hù)不當(dāng)，導(dǎo)致缺失甚至丟失。關(guān)鍵時(shí)刻也不能很快速的找到信息，很可能會(huì)對(duì)患者的醫(yī)療進(jìn)度造成耽誤，甚至帶來(lái)生命危險(xiǎn)，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的內(nèi)部管理效率。除此之外，由于相當(dāng)一部分醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)沒(méi)有專(zhuān)人管理，信息實(shí)現(xiàn)不了實(shí)時(shí)更新，電子信息檔案還是陳年檔案，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，內(nèi)容丟失的情況時(shí)有發(fā)生，不利于醫(yī)院提高自身的服務(wù)質(zhì)量。

三、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路

1.強(qiáng)化檔案管理工作重視程度。為了盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，首先醫(yī)院要針對(duì)全體醫(yī)護(hù)人員及管理層人員進(jìn)行檔案思想意識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化所有人員對(duì)檔案管理工作的意識(shí)，指導(dǎo)大家了解檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要程度，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理的態(tài)度，并自覺(jué)重視起檔案管理工作，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)選擇不同的方式進(jìn)行有關(guān)意識(shí)的培訓(xùn)，例如主題演講和集中授課等方式。

2.大力建設(shè)檔案管理部門(mén)。檔案管理工作人員是檔案管理工作的直接參與者，其整個(gè)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)代表著檔案管理工作的質(zhì)量高低，直接對(duì)醫(yī)院檔案管理的效率產(chǎn)生著影響。醫(yī)院必須針對(duì)檔案管理工作相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其工作能力，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的整體效率。需要由專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行工作的規(guī)范和指導(dǎo)，拒絕盲目嘗試和無(wú)效指揮。由于新形勢(shì)下需要具備一定的信息技術(shù)技能，醫(yī)院的檔案管理人員也必須進(jìn)行相關(guān)技能的培訓(xùn)，使之能夠熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作，有效提升醫(yī)院檔案管理發(fā)展工作進(jìn)度。

3.優(yōu)化檔案管理規(guī)范。為了符合新醫(yī)改的要求，完成醫(yī)院現(xiàn)代化改革的工作，醫(yī)院必須將檔案管理的工作與實(shí)際結(jié)合起來(lái)，分析當(dāng)前醫(yī)院工作中存在的問(wèn)題，優(yōu)化檔案管理工作的規(guī)范，并爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化現(xiàn)代化，加大信息化的投資力度。

4.推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)度。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，電子檔案系統(tǒng)能夠給醫(yī)護(hù)人員和管理人員省去很多繁瑣的工作步驟，大幅度提高醫(yī)院的工作效率。檔案由于其自身特性，難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，管理者及工作人員要保證檔案的安全性和科學(xué)性，電子檔案能夠完美的解決這個(gè)問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)引起重視，引入合適的先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。

結(jié)束語(yǔ)：

在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的新形勢(shì)下，醫(yī)院管理層應(yīng)該重視起檔案管理工作存在的不足，及時(shí)改變工作模式，充分發(fā)揮部門(mén)的作用，為提高醫(yī)院整體綜合素質(zhì)做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 盧芳. 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路探究[J]. ?2021（2019-17）：105-105.

[2] 李蕾. 新醫(yī)改形勢(shì)下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的思路探究[J]. 才智， 2018（10）：2.

[3] 石寶玲. 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作思路的創(chuàng)新研究[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者， 2017（19）：410.

[4] 杜麗紅， 許楠楠， 耿铚涓. 新醫(yī)改形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理思路創(chuàng)新探究[J]. 赤子， 2019， 000（011）：166.

[5] 馬真. 大數(shù)據(jù)時(shí)代公立醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新思路研究[J]. 中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理， 2021， 12（6）：3.

[6] 王曉峰. 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題和改革思路探究[J]. 卷宗， 2018， 008（031）：93.

[7] 王麟. "互聯(lián)網(wǎng)+"視閾下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新措施探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2020， 000（007）：127，129.

[8] 張丹. 新思路新發(fā)展新方向——讀《大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作實(shí)踐與創(chuàng)新研究》[J]. 蘭臺(tái)世界， 2017（11）：3.