基層行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的有效路徑探析

劉廣方

◆摘? 要：在我國的基層行政事業(yè)單位中，主要分為兩個(gè)部分，即中央行政機(jī)關(guān)單位和地方行政機(jī)關(guān)單位。在這兩種類型的單位中，分別需要對(duì)管轄地區(qū)的經(jīng)濟(jì)、文化等方面的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行收集管理。但隨著人口的增長和信息數(shù)據(jù)化的影響，給傳統(tǒng)基層行政事業(yè)單位的檔案管理帶來一定的工作難度，針對(duì)于此，可借助一些信息化的技術(shù)來對(duì)檔案管理進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，增加管理的效率、質(zhì)量以及效果。

◆關(guān)鍵詞：基層行政事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

一、引言

信息化是當(dāng)前中國乃至世界的發(fā)展趨勢(shì)，其意義在于對(duì)各個(gè)行業(yè)進(jìn)行信息化的優(yōu)化型建設(shè)，減少不必要的流程，增加在工作中的工作效率以及工作質(zhì)量。檔案管理作為信息收納量較大的一個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)難以解決當(dāng)前的檔案管理問題。因此，需要在檔案管理中引入具有信息化的建設(shè)方針，全面提升檔案管理的各項(xiàng)性能。

二、基層行政事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

受到多方面的因素影響，使得當(dāng)前我國基層行政事業(yè)單位的檔案管理陷入不利的處境，從一定程度上阻礙我國基層行政事業(yè)單位的檔案管理實(shí)行。不過，通過對(duì)我國基層行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，能夠總結(jié)出當(dāng)前存在的種種問題，并在提出問題后予以解決方案。

（一）對(duì)檔案管理工作的不重視

從改革開放以來，我黨將工作的重心轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，這一工作重心的改變也受到各個(gè)行業(yè)的響應(yīng)，而作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)最為基礎(chǔ)的基層行政事業(yè)單位，受到的影響更大。在基層行政事業(yè)單位中，由于受到工作重心的影響，使得基層行政事業(yè)單位的工作人員更為注重對(duì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)，從而忽略了一些最為基礎(chǔ)的工作，例如調(diào)查和檔案管理等。

檔案管理對(duì)于我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作來說具有重要的意義，能夠通過檔案的方式將一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的特征值以及數(shù)據(jù)收集起來，從而根據(jù)戶口檔案、經(jīng)濟(jì)收益檔案等來制定出接下來一步的發(fā)展路線。對(duì)檔案管理工作的不重視是一種本末倒置的體現(xiàn)，只有做好調(diào)查、檔案管理這些基層工作才能實(shí)施好關(guān)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的相關(guān)工作，這也是當(dāng)前我國基層行政事業(yè)單位中檔案管理工作實(shí)行和發(fā)展的必要原因之一。因此，需要相關(guān)部門對(duì)基層行政事業(yè)單位中的工作人員進(jìn)行思想上的指導(dǎo)，需要其加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視度，做到規(guī)范化。

（二）檔案管理途徑老套

改革開放不僅僅是對(duì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營模式的改革，同時(shí)還具有對(duì)不同行業(yè)中工作模式的改革以及思想上的改革。由于地區(qū)行政上的差異性和思想觀念并未完全轉(zhuǎn)變等原因?qū)е庐?dāng)前基層行政單位的檔案管理上還使用著老套的管理方案。這些老套的管理方式在過去的背景下取得一些事業(yè)成就，但在當(dāng)今的社會(huì)背景和世界局勢(shì)下，這種管理模式已經(jīng)不能適用于當(dāng)前的檔案管理中，同時(shí)使用傳統(tǒng)管理模式帶來的不良影響也較為嚴(yán)重。

在過去，我國實(shí)行的計(jì)劃性經(jīng)濟(jì)，在這種經(jīng)濟(jì)模式下，進(jìn)行生產(chǎn)、制造和使用的相關(guān)數(shù)據(jù)都是受到嚴(yán)格的規(guī)劃和監(jiān)督的。在這種情況下采用的檔案管理途徑已經(jīng)不能適用于當(dāng)前的發(fā)展。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的檔案管理是要求定量和定期管理的，對(duì)檔案的工作量和工作要求都是有一定標(biāo)準(zhǔn)的。很顯然，過去采用的檔案管理途徑放在當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)變得較為老套和落后了，檔案信息的工作量在提升，檔案工作的要求也在變革，所以過去采用的檔案管理途徑不能使用于當(dāng)前的檔案管理之中。

（三）缺乏信息化的檔案管理方式

即使是將傳統(tǒng)的檔案模式進(jìn)行改造后，對(duì)于當(dāng)前的檔案管理背景來說，起到的作用依然是杯水車薪，不能夠從根本上解決檔案的管理問題。第三次科技革命給我們的日常生活和產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)效率以及質(zhì)量上帶來一些積極的影響，尤其是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的信息化產(chǎn)業(yè)改造，對(duì)各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)各方面的工作都予以一定幫助作用。即便改變?cè)欣咸茁浜蟮臋n案管理方式，不采用信息化的檔案管理方式也不能從根本上解決當(dāng)前檔案管理存在的問題。尤其是當(dāng)前我國處于發(fā)展的新階段，每天都會(huì)產(chǎn)生一系列的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)部門要將這些數(shù)據(jù)匯總成檔案，工作難度極大，工作量極多，不利于統(tǒng)計(jì)部門的人員開展工作。并且采用人工的方式來進(jìn)行檔案管理還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)管理事業(yè)來說，產(chǎn)生的影響極大。

三、基層行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)人員意識(shí)，培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才

在對(duì)基層行政事業(yè)單位的檔案管理中，分析當(dāng)前檔案管理存在的問題，其中一項(xiàng)問題就是當(dāng)前基層的檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作不重視，認(rèn)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)才是工作的主要內(nèi)容。受到這樣的思想影響下，便使得檔案管理工作頻頻出現(xiàn)問題，管理的質(zhì)量參差不齊，且效率低下。想要來解決這項(xiàng)問題，就需要加強(qiáng)管理人員的工作意識(shí)，并在加強(qiáng)工作意識(shí)的基礎(chǔ)上，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等高新技術(shù)的引用，培養(yǎng)符合當(dāng)前背景的復(fù)合型管理人才。

增強(qiáng)管理人員的工作意識(shí)，需要從管理人員的培訓(xùn)出發(fā)，對(duì)于那些管理知識(shí)不強(qiáng)，且工作意識(shí)不強(qiáng)的工作人員，可派遣一些具備專業(yè)知識(shí)的人員定期對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化的指導(dǎo)。從工作的閑余時(shí)間來增強(qiáng)工作人員的管理知識(shí)水平，并逐漸提升其對(duì)工作的重視度。為更好地解決檔案管理人員當(dāng)前存在的問題，還需要一定監(jiān)督人員對(duì)工作人員進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督的意義在于能夠給管理人員施加一定的工作壓力，在這種工作壓力的影響下，能夠使得管理人員更加認(rèn)真地去面對(duì)自己所實(shí)行的工作。培養(yǎng)具有時(shí)代特色的復(fù)合型管理人員，是需要將傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)同當(dāng)前所采用的高新技術(shù)相結(jié)合起來的，通過理論加實(shí)踐的方式，逐步來培養(yǎng)管理人員的理論知識(shí)素養(yǎng)和實(shí)踐能力。不可否認(rèn)的是，過去檔案管理工作中的管理經(jīng)驗(yàn)是一種有效的理論，通過方法論的指導(dǎo)能夠?yàn)楣芾硖峁┟鞔_的方向，而結(jié)合當(dāng)前信息化管理所采用的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠大大增加管理人員在管理中的管理質(zhì)量、管理效率，對(duì)于促成檔案管理規(guī)范化具有重要的意義。

（二）建立健全事業(yè)單位檔案信息資源管理平臺(tái)

培養(yǎng)具有理論知識(shí)和實(shí)踐能力的復(fù)合型人才，只能對(duì)當(dāng)前基層行政事業(yè)單位中的檔案管理進(jìn)行輕度的改變，不能從根本上解決問題，因此需要更多的變化來促使基層行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)?；蛘哒f，具有極高素養(yǎng)的復(fù)合型管理人才，在傳統(tǒng)的檔案資源管理平臺(tái)中不能發(fā)揮出最大程度的優(yōu)勢(shì)。在過去，影響到基層行政事業(yè)單位檔案管理的因素之一包含傳統(tǒng)的基層管理單位中沒有建立起規(guī)范、全面的單位資源平臺(tái)。建立健全事業(yè)單位檔案信息資源管理平臺(tái)的意義在于將信息化建設(shè)同資源平臺(tái)相結(jié)合起來，通過二者之間的協(xié)同合作，能夠發(fā)揮出超越單體運(yùn)行的作用，利于開展信息化建設(shè)的檔案管理。

健全的事業(yè)單位檔案信息資源平臺(tái)還能將不同單位之間的檔案信息結(jié)合起來。將檔案信息結(jié)合起來的優(yōu)勢(shì)在于，當(dāng)在面臨新政策的出臺(tái)以及大環(huán)境趨勢(shì)的改變之時(shí)，能夠迅速地根據(jù)已有的信息作出有效的解決方案，并能夠?yàn)楫?dāng)前或未來的行業(yè)發(fā)展，促進(jìn)行業(yè)的規(guī)范化貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)上的支持。

（三）完善事業(yè)單位信息管理長效機(jī)制并促成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效實(shí)施

完善事業(yè)單位信息管理長效機(jī)制是基于單位檔案信息資源平臺(tái)上的，并具體化到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一種解決措施。在信息化的背景下，建設(shè)起具有自動(dòng)化系統(tǒng)的辦公設(shè)備是一種有效的策略，這種策略是基于傳統(tǒng)的管理模式上，將檔案管理任務(wù)分化歸類為多個(gè)項(xiàng)目，通過不同部門之間的協(xié)同合作，對(duì)每一個(gè)管理任務(wù)進(jìn)行逐一解決，最終達(dá)成預(yù)期目標(biāo)的工作任務(wù)。建立信息管理長效機(jī)制的優(yōu)勢(shì)在于，這樣的機(jī)制能夠?qū)n案管理的任務(wù)收集起來，能夠避免由于疏忽所導(dǎo)致的不良影響。并且這種機(jī)制的影響，能夠促進(jìn)檔案管理事業(yè)的規(guī)范化和集中化。完善事業(yè)單位信息管理長效機(jī)制最終要具體化到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上，以最為基礎(chǔ)的形式呈現(xiàn)出來，才能讓管理工作從基層做好。

四、結(jié)束語

對(duì)于當(dāng)前的基層行政事業(yè)單位的檔案管理來說，其仍然存在著一定的問題，這些問題的存在極大程度上影響到當(dāng)前基層各類事業(yè)單位的管理。在全新背景和信息化的影響下，基層事業(yè)行政單位的檔案管理模式和現(xiàn)狀已經(jīng)不能夠滿足于當(dāng)前的檔案管理事業(yè)的發(fā)展。結(jié)合信息化所帶來的技術(shù)便利以及工作模式的創(chuàng)新，有利于建成基層行政單位中管理事業(yè)的信息化建設(shè)，不論是對(duì)于當(dāng)前的檔案管理來說，還是對(duì)于未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展來說都具有一定的意義。

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