新時期干部人事檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對策研究

晏小兵

摘 要：檔案是一種原始記錄，可以記錄各種事實關(guān)系，反映一個組織的歷史，而在所有的檔案記錄中，又以干部人事檔案最為重要。干部人事檔案記錄著每一位干部的各項基本情況，包括黨性修養(yǎng)、知識水平、管理能力、工作履歷、業(yè)務(wù)發(fā)展和效能考核等各方面情況。因此，做好干部人事檔案管理尤為關(guān)鍵，既可以隨時了解干部的具體情況，又能夠為晉升和任用提供可靠有力的參考依據(jù)。然而，隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理不再滿足新時期干部人事檔案管理的需求，必須積極地尋求解決對策。

關(guān)鍵詞：干部人事;檔案管理;管理現(xiàn)狀;優(yōu)化對策

干部人事檔案管理是人事部門重要的組織工作，具有服務(wù)型、政治性的特點，對于企業(yè)的人才開發(fā)利用和內(nèi)驅(qū)力發(fā)展有著重要促進意義。然而，傳統(tǒng)的人事檔案管理，大多以紙質(zhì)文件的形式記錄人事內(nèi)容，這種管理形式容易發(fā)生丟失、損毀和老化等諸多問題，難以保障干部人事檔案的安全性和可靠性。而信息技術(shù)的快速發(fā)展，有效地解決了這一問題，為提高干部人事檔案管理能力，事企業(yè)單位應(yīng)從領(lǐng)導意識、管檔水平和管檔手段等多方面出發(fā)，全面推動與優(yōu)化信息化檔案管理，提高管檔人員的綜合素質(zhì)與管理水平，為干部人事檔案管理注入新的生機。

一、信息化時代對于干部人事檔案管理的影響

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已成為社會運轉(zhuǎn)的核心樞紐之一，各行各業(yè)都在積極地應(yīng)用和推廣信息技術(shù)，以此實現(xiàn)新時代下的快速發(fā)展。信息化時代帶來的最大戰(zhàn)略意義在于它的龐大信息量，人們可以通過瀏覽與篩查這些信息量，從中超出有價值的信息資源，而這正適用于新時期干部人事檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作效率較低，一方面在于記錄和查詢，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是人為的數(shù)據(jù)記錄，這些記錄可受到字跡、記錄出錯的影響，而導致信息失真，同時調(diào)度和查詢起來也較為麻煩和困難，難以快速找到游泳的信息。另一方面在于保管和儲存，紙質(zhì)檔案本身具有一定的局限性，會隨著時間發(fā)生泛黃、蟲蛀和腐爛，同時還有人為丟失的風險。而信息化檔案管理下，可將這些檔案數(shù)據(jù)共享至云端備份，合理地解決了保管方面的問題，同時查詢和調(diào)度起來十分方便，利于檔案人員使用檔案信息。

但值得注意的是，信息化檔案管理是信息時代高速運作下孕育而成的一柄“雙刃劍”。正面來看，這把劍可以幫助人類迅速有效地處理海量數(shù)據(jù)，為社會的作業(yè)生活帶來了不小的變異。反面來看，在處理與篩查信息的過程中，存在著較高的泄密風險，可能在潛移默化中，你的數(shù)據(jù)應(yīng)遭到外泄，這也是在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，值得警醒和反思的問題。

一、我國干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導對檔案管理缺乏重視

目前，許多企事業(yè)單位的領(lǐng)導者，普遍存在著對檔案管理缺乏重視的問題，部分領(lǐng)導甚至認為干部人事檔案管理僅僅是處理上級部門的相關(guān)要求，缺乏實際的作用意義，并未將干部人事檔案管理劃入企事業(yè)單位的人才管理戰(zhàn)略中。這也導致人事部門得到的事業(yè)支持普遍較少，長期存在著資金投入過少、檔案人員缺乏新鮮血液、管檔觀念陳舊和信息化管理能力不足，從而制約了干部人事檔案管理，原本具有的人才發(fā)掘和利用的職能。

（二）檔案收集范圍有限

目前，干部人事檔案管理中還存在著歸檔范圍有限的情況，例如第四類材料，目前歸檔的材料中只有學歷學位和職稱等兩類材料，而像是發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)創(chuàng)新和專業(yè)技術(shù)業(yè)績等技術(shù)檔案材料，卻沒有在干部人事檔案的歸檔中記錄，而這些材料能夠直接反映出技術(shù)干部的真實能力水平，缺失這些材料，勢必會對全面考察和開發(fā)利用干部資源造成一定的影響。

（三）管檔人員素質(zhì)有限

管檔人員自身的綜合素質(zhì)對檔案管理的質(zhì)量水平和利用效率有著直接的影響，對于絕大多數(shù)管檔人員來說，較為重視干部人事檔案的裝訂、分類、裝裱、篩選、檔案資料的收集等日常管理工作，對于“三齡二歷一身份”的認定原則和依據(jù)較為熟悉，但開發(fā)與利用檔案的能力水平較低，對于檔案管理的本質(zhì)認識不清，忽視了檔案管理的主要目的在于開發(fā)和利用人才資源。此外，許多檔案負責人缺乏良好的信息化管理能力，這也造成電子檔案的普及應(yīng)用進度緩慢，更別說實現(xiàn)電子檔案互聯(lián)網(wǎng)+的信息化檔案管理模式，對檔案的利用效率較低。

（四）檔案管理的信息化進程緩慢

隨著現(xiàn)代社會快速發(fā)展，現(xiàn)代的企事業(yè)單位有著人員變動快和檔案更新快等特點，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的人事管理需求，同時傳統(tǒng)檔案以書面記錄人事信息，容易發(fā)生損毀、遺失，且查找和調(diào)度起來較為困難。隨著信息化時代的來臨，許多企事業(yè)單位都在積極地實現(xiàn)檔案信息化管理，但效果差強人意，主要原因在于缺乏相關(guān)技術(shù)和人才，雖然一些企事業(yè)單位也建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但只具備局部區(qū)域功能，無法與其他區(qū)域進行信息共享，且開發(fā)利用程度較低。

二、新時期干部人事檔案管理的優(yōu)化對策

（一）加強領(lǐng)導者對檔案管理的重視

隨著信息化時代的到來，各行各業(yè)都在積極地求變與創(chuàng)新，誰能夠充分地利用信息技術(shù)實現(xiàn)信息化管理，勢必會在同行業(yè)中取得更大的優(yōu)勢，這也給干部人事檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇。作為企事業(yè)單位的領(lǐng)導，必須積極轉(zhuǎn)變管理觀念，以長遠的管理眼光，創(chuàng)新干部人事檔案管理模式，充分結(jié)合既往檔案管理的經(jīng)驗和優(yōu)勢，結(jié)合單位的發(fā)展情況，推動信息管理化進程，最大限度上發(fā)揮干部人事檔案管理管理職能，深度挖掘干部人才。同時，各級組織部門要充分利用和發(fā)揮公共服務(wù)功能，建設(shè)全國統(tǒng)一的信息媒體平臺，加強干部人事檔案管理的信用功能，提高我國干部人事檔案管理的使用效率。

（二）推動建設(shè)信息化檔案管理

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，全球經(jīng)濟一體化和信息化時代的到來，信息化已經(jīng)成為了各行各業(yè)進一步發(fā)展和創(chuàng)新的必然趨勢，干部人事檔案管理也需緊跟時代潮流。目前，應(yīng)從以下三個層面展開檔案管理信息化建設(shè)：首先，單位內(nèi)部實現(xiàn)檔案電子化信息化;其次;在單位內(nèi)部信息技術(shù)的專業(yè)基礎(chǔ)上，構(gòu)建信息資源共享平臺，在實現(xiàn)信息資源共享的同時，需嚴格加強對信息資料的保密性，解決開發(fā)利用之間的矛盾;最后，通過建立國家層面的信息資源共享平臺，實現(xiàn)對政府各部門人事信息的整合與對接，真正發(fā)揮干部人事檔案管理的相關(guān)職能，不斷挖掘優(yōu)秀的干部人才。新時代下，干部人事檔案只有落實與實現(xiàn)以上目標，才能真正地脫離傳統(tǒng)檔案管理，邁向信息化管理時代，但值得警惕的是：在實現(xiàn)信息化管理的過程中，也要做好信息安全和風險防范工作，避免重要的檔案管理信息外泄。

（三）提高管檔人員的綜合素質(zhì)

為實現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化建設(shè)，滿足企事業(yè)單位對人才的開發(fā)和利用需求，就必須增強管檔人員自身的綜合管理水平尤其是信息化管理水平。人事部門要定期組織對管檔人員的技術(shù)培訓和考核，鼓勵管檔人員積極學習信息化管理技術(shù)，支持他們進行深造學習，不斷提高自身的綜合管理水平和信息化管理水平。同時，人事部門應(yīng)定期組織政治培訓，力求提高管檔人員的政治素質(zhì)，使他們將檔案管理工作看做一項政治工作，提高對檔案管理的重視，發(fā)揮嚴守紀律、遵守制度和保守秘密等黨性原則，在重復單調(diào)的工作中保持高度的警惕和責任，減少工作的失誤和差錯。

（四）建立完善的檔案管理法規(guī)制度

隨著人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的逐步開展，勢必伴隨著相應(yīng)問題的發(fā)生，例如信息的安全性和保密性等問題該如何保障，這也對干部人事檔案管理提出了更高的要求。為確保檔案數(shù)據(jù)的私密性和安全性，必須制定相關(guān)法律法規(guī)，同時加強對檔案中的個人信息的保護，設(shè)立干部人事檔案信息管理查看的分級授權(quán)和分級管理制度，確保在合理開發(fā)應(yīng)用干部人事信息的同時，保障信息安全。

（五）加大對檔案管理的建設(shè)投入

為了實現(xiàn)干部人事檔案信息管理，必須有大量的資金支持，為了提高企業(yè)干部人事檔案管理的效率，企業(yè)和事業(yè)單位領(lǐng)導必須加大對人員培訓、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和管理系統(tǒng)的投入，只有保障經(jīng)費充足，為了實現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新，只有將各檔案信息庫的資源共享平臺連接起來，才能有效地開發(fā)和利用全社會干部人事檔案管理的大數(shù)據(jù)，最終實現(xiàn)我國干部人事檔案信息的全面建設(shè)。

（六）增強檔案管理系統(tǒng)間的融合發(fā)展

檔案管理系統(tǒng)不是一個獨立的系統(tǒng)，整個管理系統(tǒng)在各個部門之間相互影響、相互服務(wù)，缺一不可。而建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的最紅目標就是為社會大眾提供更為完善和系統(tǒng)的服務(wù)。干部人事檔案管理是一項具有政治性和服務(wù)性的工作，其政治性表現(xiàn)在檔案材料的收集必須由政府部門和相關(guān)部門相互協(xié)調(diào)溝通，共同推動，而服務(wù)性表現(xiàn)在于檔案管理的最終目標是為政府結(jié)構(gòu)級相關(guān)人員提供開發(fā)利用服務(wù)。這就要求必須突破信息篩查和收集中的瓶頸，每個環(huán)節(jié)都需和政府各環(huán)節(jié)密切聯(lián)動與銜接，這也要求各級單位必須加強聯(lián)動與協(xié)同工作。

四、結(jié)束語

總之，相關(guān)企事業(yè)單位領(lǐng)導人必須重視干部人事檔案管理中存在的問題，積極推動檔案管理的信息化建設(shè)，提高管檔人員的綜合素質(zhì)和相關(guān)技術(shù)水平，不斷更新檔案管理觀念，積極地探索安全可靠的新時代檔案管理模式，為干部人才的選拔和晉升提供豐富的渠道。

參考文獻：

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