科研項(xiàng)目信息化管理應(yīng)用研究

王佳音 中海石油氣電集團(tuán)有限責(zé)任公司

科技水平是衡量一個(gè)企業(yè)、一個(gè)單位乃至于一個(gè)國(guó)家綜合實(shí)力的重要指標(biāo)。當(dāng)今時(shí)代，企業(yè)唯有加快科技研發(fā)，并且高效轉(zhuǎn)化科技成果，才能把握市場(chǎng)機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展[1]。近年來，越來越多的企業(yè)意識(shí)到了科技研發(fā)與管理的重要性，并在該方面加大投入，科研項(xiàng)目不斷增多，提升科研項(xiàng)目管理水平的重要性日益突出[2]。信息技術(shù)給科研項(xiàng)目管理帶來了福音，依托科技手段為科研項(xiàng)目管理提供支持，符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求[3]。

一、科研項(xiàng)目信息化管理的意義

（一）詳細(xì)掌握科研項(xiàng)目全部流程

信息化管理是基于虛擬技術(shù)的管理方法，信息傳輸便捷、操作方法簡(jiǎn)單，能在短時(shí)間內(nèi)完成科研項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目進(jìn)度查詢、項(xiàng)目中途變更、項(xiàng)目成果共享、項(xiàng)目資料下載等事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目相關(guān)事務(wù)的高效處理。同時(shí)，由于科研項(xiàng)目的各項(xiàng)信息被儲(chǔ)存在虛擬環(huán)境中，因此，可利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)化管理、片段化管理甚至大量同步管理，滿足科研項(xiàng)目日益增多背景下的管理需求[4]。

（二）提升科研項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平

傳統(tǒng)的科研項(xiàng)目管理存在局部化、片面化等問題，信息傳輸速度慢、信息共享效率低。而信息化建設(shè)能確?？蒲许?xiàng)目的規(guī)范性，在信息獲取、對(duì)接、共享、存儲(chǔ)等方面采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可消除科研項(xiàng)目管理中的阻礙，提高項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化水平[5]。

（三）實(shí)現(xiàn)對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的精細(xì)化管理

科研經(jīng)費(fèi)支出是企業(yè)成本支出的重要類型，高效管理科研經(jīng)費(fèi)支出對(duì)于推進(jìn)科研項(xiàng)目運(yùn)作具有重要作用。依托信息化技術(shù)可對(duì)科研項(xiàng)目的各節(jié)點(diǎn)、各流程進(jìn)行掌控，科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)具有極高的透明度，能避免科研經(jīng)費(fèi)使用不合理的現(xiàn)象，把科研項(xiàng)目運(yùn)作與資金配置結(jié)合起來，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率[6]。

（四）提高科研項(xiàng)目的運(yùn)作效率

傳統(tǒng)的科研項(xiàng)目管理流程煩瑣，很多環(huán)節(jié)要經(jīng)歷層層審批，流程多，耗時(shí)久，影響了科研工作的開展。利用信息化建設(shè)能精簡(jiǎn)科研項(xiàng)目流程，實(shí)現(xiàn)多流程的平行運(yùn)作，加快科研項(xiàng)目審批，確保科研項(xiàng)目得到高效開展。此外，信息化的審批流程以信息和數(shù)據(jù)作為決策參考，能避免個(gè)人決策的主觀性、片面性，使科研項(xiàng)目管理更加科學(xué)[7]。

二、科研項(xiàng)目信息化管理的應(yīng)用

依托科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)高效、簡(jiǎn)潔的科研項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理的去繁就簡(jiǎn)，把科研項(xiàng)目管理人員從重復(fù)性工作中解脫出來[8]。具體來說，科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)主要由以下部分構(gòu)成：

（一）系統(tǒng)構(gòu)成

科研項(xiàng)目信息化管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目運(yùn)作的信息化、流程化、數(shù)字化、精細(xì)化等，應(yīng)通過科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)對(duì)科研項(xiàng)目的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理和分析，對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算管理、執(zhí)行管理、間接費(fèi)管理、統(tǒng)計(jì)匯總等進(jìn)行規(guī)劃，設(shè)計(jì)科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)，見圖1。

圖1 科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的流程和內(nèi)容

（二）系統(tǒng)功能

一是系統(tǒng)信息管理功能。對(duì)科研項(xiàng)目的基本信息（名稱、摘要、申請(qǐng)人等）進(jìn)行管理。同時(shí)明確管理員、用戶、審核人員的職能與權(quán)限。此外也包括備份和導(dǎo)出相關(guān)數(shù)據(jù)[9]。

二是科研項(xiàng)目管理功能。科研項(xiàng)目從申請(qǐng)到審批，再到立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收的全部環(huán)節(jié)均詳細(xì)記錄在系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)查詢、編輯等各項(xiàng)操作，管理人員、用戶、審核人員均可在系統(tǒng)中完成各自的操作。

三是經(jīng)費(fèi)管理功能。即對(duì)科研項(xiàng)目實(shí)施全過程中涉及的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目（如預(yù)算、管理費(fèi)、績(jī)效提取等）等費(fèi)用進(jìn)行管理。

四是統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。即在研項(xiàng)目、新上項(xiàng)目、合同經(jīng)費(fèi)等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。

（三）功能模塊

1.立項(xiàng)管理模塊

首次使用本系統(tǒng)的申報(bào)人須注冊(cè)新賬號(hào)，然后再登錄。已注冊(cè)用戶可通過用戶賬號(hào)登錄該系統(tǒng)，進(jìn)入項(xiàng)目管理菜單，創(chuàng)建科研項(xiàng)目，填寫項(xiàng)目信息，提交相關(guān)部門審核。所填寫的項(xiàng)目必須選擇對(duì)應(yīng)分類，包括計(jì)劃級(jí)別、計(jì)劃來源、計(jì)劃類別、合同級(jí)別等。該界面也需填寫項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、管理費(fèi)用、績(jī)效支出，便于后期經(jīng)費(fèi)管理，還提供附件上傳功能，便于管理人員審核。申報(bào)人員可以看到自己填報(bào)的項(xiàng)目的狀態(tài)，可執(zhí)行查看項(xiàng)目信息、編輯項(xiàng)目信息、提交項(xiàng)目信息等功能，便于使用，見圖2。

圖2 申報(bào)及審核基本流程

審核人員登錄后，對(duì)系統(tǒng)分配給自己的科研項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審操作，保存評(píng)審結(jié)果后，系統(tǒng)自動(dòng)更新評(píng)審信息。對(duì)于未通過審核的項(xiàng)目，審核人員必須填寫理由，便于申請(qǐng)人查閱。

2.預(yù)算管理模塊

在“經(jīng)費(fèi)管理”功能中，申請(qǐng)人可進(jìn)行預(yù)算申報(bào)、預(yù)算調(diào)整等操作。在預(yù)算調(diào)整界面，申請(qǐng)人填寫調(diào)整前后的預(yù)算，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算差額。

審核部門審核申請(qǐng)人提交的經(jīng)費(fèi)預(yù)算等各項(xiàng)信息，計(jì)算累計(jì)預(yù)算值并進(jìn)行自動(dòng)合計(jì)，交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核與備案，在會(huì)計(jì)中心進(jìn)行辦理。不通過的則應(yīng)填寫退回理由。

3.實(shí)施流程模塊

各科研項(xiàng)目應(yīng)定期上報(bào)項(xiàng)目流程和進(jìn)展。系統(tǒng)對(duì)一般項(xiàng)目與重點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行區(qū)別標(biāo)記，一般項(xiàng)目按照常規(guī)進(jìn)行上報(bào)，重點(diǎn)項(xiàng)目按期上報(bào)。當(dāng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)如實(shí)填寫項(xiàng)目?jī)?nèi)容變更情況，提交系統(tǒng)，審核人員填寫指導(dǎo)意見，服務(wù)項(xiàng)目后續(xù)開展。

4.績(jī)效提取模塊

對(duì)于費(fèi)用的提取，申請(qǐng)人可進(jìn)入績(jī)效提取頁面，填寫提取績(jī)效時(shí)間、數(shù)額等，提交后由管理人員審核。申請(qǐng)人在提出績(jī)效提取申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)按申請(qǐng)表內(nèi)容規(guī)范填寫，計(jì)算百分比，自動(dòng)導(dǎo)出年度下項(xiàng)目績(jī)效提取審批表，計(jì)算各項(xiàng)目合計(jì)值。

5.匯總統(tǒng)計(jì)模塊

匯總統(tǒng)計(jì)模塊可實(shí)施統(tǒng)計(jì)并顯示各科研項(xiàng)目的實(shí)時(shí)開展情況，輸出在研項(xiàng)目年度統(tǒng)計(jì)表、新上項(xiàng)目年度統(tǒng)計(jì)表、績(jī)效年度提取清單、管理費(fèi)年度提取清單等表格。

6.簽名審核模塊

在上述各環(huán)節(jié)中，尤其是涉及經(jīng)費(fèi)使用的環(huán)節(jié)，都必須有電子簽名。審核人員的電子簽名應(yīng)在系統(tǒng)建立之初就錄入數(shù)據(jù)庫內(nèi)，便于系統(tǒng)識(shí)別。

7.編號(hào)生成模塊

項(xiàng)目審核通過后，系統(tǒng)按照計(jì)劃級(jí)別、計(jì)劃來源、項(xiàng)目年度等生成項(xiàng)目編號(hào)，作為各項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一管理及歸檔。

三、科研項(xiàng)目信息化管理的保障措施

科研項(xiàng)目信息化管理的實(shí)現(xiàn)也需要多方面的保障措施，企業(yè)應(yīng)從資源整合、系統(tǒng)維護(hù)、人才隊(duì)伍建設(shè)等多個(gè)方面為科研項(xiàng)目信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供有效支撐[10]。

（一）資源整合

科研項(xiàng)目管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，企業(yè)在實(shí)施科研項(xiàng)目信息化管理的過程中，應(yīng)結(jié)合工作方向、工作目標(biāo)、現(xiàn)有資源等進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、關(guān)鍵崗位必須保持方向一致。

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予科研項(xiàng)目信息化建設(shè)有力支持，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只有給予足夠重視，才可調(diào)動(dòng)各方資源，推進(jìn)科研項(xiàng)目信息化管理的有序?qū)嵤?。在?xiàng)目建設(shè)前期就要做好規(guī)劃安排，選聘專業(yè)的信息技術(shù)人才，成立專業(yè)信息化小組，對(duì)企業(yè)科研項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)研，并與科研部門、各相關(guān)部門進(jìn)行溝通交流，從源頭上發(fā)現(xiàn)阻礙科研項(xiàng)目信息化建設(shè)的因素，匯總需要解決的問題，提高信息化建設(shè)的科學(xué)性。其次，各相關(guān)部門應(yīng)協(xié)調(diào)各自資源，對(duì)科研項(xiàng)目管理信息化建設(shè)任務(wù)進(jìn)行科學(xué)分工，完善科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的各個(gè)模塊，使各模塊建設(shè)得到協(xié)調(diào)推進(jìn)，共同服務(wù)于科研項(xiàng)目信息化管理的整體目標(biāo)。再次，針對(duì)在科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)中承擔(dān)關(guān)鍵崗位的人員，應(yīng)合理設(shè)置其管理及操作權(quán)限，確保科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的安全性。

（二）系統(tǒng)維護(hù)

信息系統(tǒng)的運(yùn)行水平是由兩個(gè)方面共同決定的：規(guī)劃設(shè)計(jì)技術(shù)和后期管理維護(hù)水平。在科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)建成并運(yùn)行后，企業(yè)當(dāng)建立健全系統(tǒng)維護(hù)制度。系統(tǒng)硬件設(shè)備的維護(hù)應(yīng)嚴(yán)格按照操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，維護(hù)人員應(yīng)統(tǒng)一參與系統(tǒng)操作技術(shù)培訓(xùn)，減少操作失誤。在維護(hù)中應(yīng)建立系統(tǒng)維護(hù)檔案，根據(jù)各設(shè)備的損耗情況制定檢修計(jì)劃。在系統(tǒng)的日常操作和使用中，各崗位人員應(yīng)密切注意系統(tǒng)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，填寫設(shè)備使用記錄。還應(yīng)定期安排專業(yè)維護(hù)人員對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行檢查，做好零部件更換與養(yǎng)護(hù)工作。針對(duì)系統(tǒng)軟件環(huán)境的維護(hù)，應(yīng)通過設(shè)置網(wǎng)關(guān)、設(shè)置登錄密碼、安裝殺毒軟件等方式提高信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，杜絕重要科研信息泄露的可能性。此外，科研項(xiàng)目信息化管理是一個(gè)長(zhǎng)期性工作，也要保持與時(shí)俱進(jìn)，企業(yè)可通過年度總結(jié)等方式收集科研項(xiàng)目管理部門、相關(guān)人員的建議，對(duì)項(xiàng)目管理中不完備、不合理之處進(jìn)行分析和優(yōu)化，持續(xù)優(yōu)化科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)，將科研人員和管理人員從復(fù)雜的事務(wù)中解脫出來，把更多的時(shí)間和精力用到科研工作中，為企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新提供助力。

（三）人才管理

一方面，企業(yè)可通過組織開展信息學(xué)術(shù)講座、信息技術(shù)培訓(xùn)等活動(dòng)，加強(qiáng)科研管理人員對(duì)現(xiàn)代信息管理理論的學(xué)習(xí)，引導(dǎo)科研管理人員認(rèn)識(shí)信息技術(shù)本質(zhì)，了解信息技術(shù)最新進(jìn)展，增強(qiáng)科研管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力，為企業(yè)科研項(xiàng)目信息化管理提供有效的助力。另一方面，企業(yè)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息專業(yè)人才的引進(jìn)，培養(yǎng)既懂科研又熟悉信息系統(tǒng)的雙料人才，為科研項(xiàng)目信息化管理提供有效的保障。

四、結(jié)語

科研項(xiàng)目的實(shí)際情況是設(shè)計(jì)與建設(shè)科研項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)的出發(fā)點(diǎn)。企業(yè)在建設(shè)科研項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)全面統(tǒng)籌考慮相關(guān)因素，整合各方資源，協(xié)同推進(jìn)科研項(xiàng)目信息化建設(shè)，依托現(xiàn)代化軟件、硬件技術(shù)降低科研項(xiàng)目管理成本，精簡(jiǎn)科研項(xiàng)目管理流程，提高科研項(xiàng)目管理效能，推動(dòng)企業(yè)科研水平得到持續(xù)提升。