信息化技術(shù)解決高職擴(kuò)招學(xué)籍管理難題的探索與實(shí)踐

林冠揚(yáng)，張挺，夏娟

（1.廣州城市職業(yè)學(xué)院 教務(wù)處，廣東 廣州，510405；2.廣州城市職業(yè)學(xué)院 公共管理學(xué)院，廣東 廣州510405；3.廣州城市職業(yè)學(xué)院 校區(qū)管理辦公室，廣東 廣州510405）

近年來(lái)，國(guó)家為實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定和擴(kuò)大就業(yè)，提出高職百萬(wàn)擴(kuò)招計(jì)劃。 2019 年底，教育部印發(fā)了《關(guān)于做好擴(kuò)招后高職教育教學(xué)管理工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》，指出：“要嚴(yán)格教育教學(xué)管理，各省級(jí)教育行政部門(mén)要指導(dǎo)高職院校適應(yīng)生源、教學(xué)組織形式、資源利用方式的新變化，優(yōu)化資源配置，創(chuàng)新管理機(jī)制，健全管理制度，提高學(xué)校管理的信息化水平?！保?］

對(duì)高職院校而言，學(xué)籍管理工作本身具有管理內(nèi)容龐雜、信息量大、涉及面廣的特點(diǎn)。 在高職擴(kuò)招背景下，招生生源類型增多、不同生源的教學(xué)工作開(kāi)展空間分布零散，如何克服問(wèn)題進(jìn)行高效管理服務(wù)？ 這對(duì)高職院校學(xué)籍管理工作提出了更高的要求，亦是巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、高職擴(kuò)招學(xué)籍管理的現(xiàn)狀與困境

（一）高職擴(kuò)招生源類型多、時(shí)空分布廣，客觀上增加學(xué)籍管理工作難度

近年來(lái)，高職招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生類型日趨多樣。 以廣州城市職業(yè)學(xué)院為例，該校近三年來(lái)高職擴(kuò)招全日制學(xué)歷招生類型包括：與中職學(xué)校合作培養(yǎng)的自主招生、與校外培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作培養(yǎng)的社會(huì)人員學(xué)歷提升計(jì)劃、與企業(yè)合作培養(yǎng)的現(xiàn)代學(xué)徒制試點(diǎn)、退役軍人學(xué)歷提升計(jì)劃等。 各類生源不似傳統(tǒng)生源一般集中在主要校區(qū)，而是零散分布在各中職學(xué)校、校外教育機(jī)構(gòu)、合作企業(yè)等校外教學(xué)點(diǎn)，客觀上增加了學(xué)籍管理工作的難度。 此外，隨著擴(kuò)招學(xué)生數(shù)量增加，學(xué)生信息數(shù)據(jù)也逐年增多，學(xué)籍管理工作的壓力日漸增加。

（二）高職院?，F(xiàn)有學(xué)籍管理方式與上級(jí)要求仍存在差距

筆者采取文獻(xiàn)研究、調(diào)研訪談等方式，了解高職院?，F(xiàn)有學(xué)籍管理方式，并總結(jié)出各高職院校普遍存在的共性問(wèn)題：（1）高職院校學(xué)籍管理體系架構(gòu)不健全。 學(xué)校、二級(jí)學(xué)院、校外教學(xué)點(diǎn)、相關(guān)行政部門(mén)在學(xué)籍管理體系架構(gòu)中定位和分工不明確，權(quán)責(zé)劃分不清。 二級(jí)學(xué)院、校外教學(xué)點(diǎn)工作缺乏積極性、主動(dòng)性，二級(jí)學(xué)院與校外教學(xué)點(diǎn)聯(lián)系甚少，包含學(xué)籍管理在內(nèi)的許多學(xué)生相關(guān)事項(xiàng)多由學(xué)校教務(wù)處“一手包辦”。 （2）高職院?，F(xiàn)有學(xué)籍管理崗位人員大多非計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，習(xí)慣傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍管理方法，信息化運(yùn)用水平不足，工作效率有待提高。 （3）信息技術(shù)水平存在較大局限性，大多數(shù)高職院校都存在平臺(tái)多但系統(tǒng)兼容性不足、信息化技術(shù)使用水平不高的問(wèn)題，信息系統(tǒng)更多用于儲(chǔ)存管理，即記錄或標(biāo)記，而沒(méi)有探索如何發(fā)掘其中的數(shù)據(jù)價(jià)值［2］。 如此種種，使得現(xiàn)有學(xué)籍管理方式與上級(jí)要求仍存在較大差距。

二、學(xué)籍管理信息化實(shí)踐與成效

為積極應(yīng)對(duì)高職擴(kuò)招給學(xué)籍管理工作帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，切實(shí)提高學(xué)籍管理工作效率，筆者基于高職院校學(xué)籍管理的實(shí)際情況，結(jié)合廣州城市職業(yè)學(xué)院工作業(yè)務(wù)和教育教學(xué)改革實(shí)踐成效，總結(jié)了學(xué)籍管理信息化的思路。

（一）學(xué)校層面重視學(xué)籍學(xué)歷管理工作，通過(guò)完善規(guī)章制度、健全學(xué)籍管理組織等方式解決學(xué)籍管理體系架構(gòu)不健全的問(wèn)題

制定新生入學(xué)資格核查工作方案，修訂《學(xué)籍管理辦法》，明確提出通過(guò)信息化手段落實(shí)學(xué)籍管理制度。 制定《普高學(xué)歷教育合作辦學(xué)管理辦法》，明確各部門(mén)職責(zé)。 梳理制定合作辦學(xué)申報(bào)、招生錄取、學(xué)籍管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、學(xué)生戶口與保險(xiǎn)管理、檔案管理、經(jīng)費(fèi)與使用、質(zhì)量保證等方面的條款，理順高職擴(kuò)招管理工作中學(xué)校與合作方之間、各行政管理部門(mén)之間的權(quán)責(zé)關(guān)系。將高職擴(kuò)招納入二級(jí)學(xué)院質(zhì)量評(píng)定和畢業(yè)率、就業(yè)率考核，進(jìn)行校外教學(xué)點(diǎn)評(píng)比等方式，建立“學(xué)校＋二級(jí)學(xué)院＋校外教學(xué)點(diǎn)”的三級(jí)管理模式。 此外，還通過(guò)組織專題培訓(xùn)、建立技術(shù)服務(wù)群、開(kāi)放二級(jí)學(xué)院管理員權(quán)限等方式，調(diào)動(dòng)二級(jí)學(xué)院和校外教學(xué)點(diǎn)積極性。 充分利用學(xué)籍管理對(duì)學(xué)校校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)的重要作用，通過(guò)提高學(xué)籍管理水平，進(jìn)而提高學(xué)校辦學(xué)品質(zhì)，促進(jìn)學(xué)校向高水平高職院校發(fā)展。

（二）針對(duì)不同學(xué)籍管理階段的需要，利用信息化手段貫通學(xué)籍管理工作全過(guò)程

1.引入人臉識(shí)別系統(tǒng)，嚴(yán)把入學(xué)關(guān)口

自2021 年以來(lái)，學(xué)信網(wǎng)在學(xué)歷注冊(cè)環(huán)節(jié)前置錄取照片與畢業(yè)照片比對(duì)，比對(duì)不通過(guò)的學(xué)生將無(wú)法進(jìn)行學(xué)歷注冊(cè)，以此嚴(yán)把畢業(yè)關(guān)口。 筆者認(rèn)為，各高校也應(yīng)及時(shí)引入技術(shù)手段把好入學(xué)關(guān)口，做好學(xué)籍管理工作尤其是新生入學(xué)核查工作，將學(xué)籍核查關(guān)口前移。 廣州城市職業(yè)學(xué)院為落實(shí)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部第41 號(hào)令）關(guān)于新生入學(xué)資格核查的要求，探索在入學(xué)階段引入AI 身份核驗(yàn)綜合平臺(tái)進(jìn)行人臉識(shí)別。

入學(xué)報(bào)到環(huán)節(jié)，系統(tǒng)提前錄入學(xué)生信息及錄取照片。 入學(xué)報(bào)到時(shí)，學(xué)生將身份證放至在儀器上識(shí)別讀取身份信息并聯(lián)網(wǎng)與公安部數(shù)據(jù)庫(kù)比對(duì)，同時(shí)攝像頭采集學(xué)生實(shí)時(shí)照片，通過(guò)人臉識(shí)別智能核驗(yàn)終端信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)身份證、錄取照片、攝像頭采集實(shí)時(shí)照片進(jìn)行證、照、人三合一核驗(yàn)，為新生入學(xué)階段身份核驗(yàn)場(chǎng)景提供認(rèn)證，避免人工核對(duì)證照發(fā)生錯(cuò)漏，保障新生入學(xué)注冊(cè)報(bào)到時(shí)身份核驗(yàn)結(jié)果真實(shí)可靠，杜絕冒名頂替現(xiàn)象的發(fā)生。 學(xué)歷注冊(cè)環(huán)節(jié)，如果出現(xiàn)學(xué)生錄取照片與學(xué)歷照片無(wú)法匹配時(shí)，學(xué)校需向省教育廳提供學(xué)生身份驗(yàn)證等一系列資料以證明學(xué)生身份。

在未引入該平臺(tái)前，主要依托人工核對(duì)證照＋學(xué)信網(wǎng)后臺(tái)上傳照片進(jìn)行技術(shù)比對(duì)，再由學(xué)校招生部門(mén)、學(xué)生管理部門(mén)、教務(wù)部門(mén)根據(jù)比對(duì)結(jié)果層層上報(bào)，環(huán)節(jié)多且復(fù)雜。 AI 身份核驗(yàn)綜合平臺(tái)不僅可以提供人臉識(shí)別技術(shù)、注冊(cè)報(bào)到實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，還可提供具有高可信度的學(xué)生圖像核驗(yàn)結(jié)果證明，方便快捷，在入學(xué)階段即可提前預(yù)判，助力學(xué)校實(shí)現(xiàn)學(xué)生身份核驗(yàn)全流程各環(huán)節(jié)綜合、動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

2.探索運(yùn)用信息化技術(shù)，突破時(shí)空限制，提高工作效率

學(xué)籍異動(dòng)屬于學(xué)籍管理過(guò)程中最常見(jiàn)的信息處理事項(xiàng)之一，學(xué)籍異動(dòng)類型多，筆者所在學(xué)校每學(xué)年學(xué)籍異動(dòng)數(shù)量高達(dá)數(shù)百件。 傳統(tǒng)的學(xué)籍異動(dòng)審批流程為紙質(zhì)審批居多，學(xué)生為辦理相關(guān)流程往往需要奔波于不同行政管理部門(mén)或不同校區(qū)之間，常因不清楚辦事程序而受阻；對(duì)于崗位工作人員和負(fù)責(zé)人而言，辦公過(guò)程則常會(huì)被學(xué)生簽字事宜打斷。 為提高學(xué)籍管理工作效率，避免學(xué)生為辦事奔波，教務(wù)處自2021 年來(lái)依托學(xué)?，F(xiàn)有電子辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“OA”）和教務(wù)管理系統(tǒng)，設(shè)計(jì)了一整套學(xué)籍異動(dòng)OA 審簽工作流程（見(jiàn)表1），覆蓋學(xué)生休學(xué)、入伍保留學(xué)籍、退學(xué)、退學(xué)處理、復(fù)學(xué)、復(fù)學(xué)成績(jī)處理等環(huán)節(jié)，通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)發(fā)起流程簡(jiǎn)易、多附件上傳、多部門(mén)協(xié)同、根據(jù)不同性質(zhì)流程分類存檔等功能，解決學(xué)籍異動(dòng)原有線下流程的弊端。

此套OA 審簽流程從流程設(shè)計(jì)、測(cè)驗(yàn)、調(diào)整到正式投入使用僅一兩個(gè)月時(shí)間，讓數(shù)據(jù)替代人工跑，緩解因?qū)W生數(shù)量劇增但崗位人手不足的燃眉之急。 該套流程的投入使用大大方便了學(xué)生辦理學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)事項(xiàng)，也使得各行政管理部門(mén)崗位人員和負(fù)責(zé)人避免了工作過(guò)程中被“打斷”，使用效果良好，得到師生較高評(píng)價(jià)。 未來(lái)將在此基礎(chǔ)上依托學(xué)校智慧校園信息化建設(shè)，逐步完善和優(yōu)化電子流程，條件允許的情況下拓展開(kāi)發(fā)學(xué)生端、家長(zhǎng)端，打通學(xué)籍管理上“家校合作”的通道。

表1 學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)OA審簽工作流程一覽表

3.依托信息化系統(tǒng)形成從入學(xué)到畢業(yè)的學(xué)籍閉環(huán)管理

廣州城市職業(yè)學(xué)院運(yùn)用正方教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)籍、課程、成績(jī)、畢業(yè)審核等環(huán)節(jié)的管理。 同時(shí)依托系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成在校生一覽表，可精準(zhǔn)快速提取數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)進(jìn)一步分析使用效率，更好地助力高等教育數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。 為方便高職擴(kuò)招生源教務(wù)教學(xué)管理，學(xué)校自2020 年引入超星擴(kuò)招平臺(tái)，該平臺(tái)既避免了校外人員登入學(xué)校局域網(wǎng)不便，又兼有線上學(xué)習(xí)和教務(wù)管理的功能，涵蓋學(xué)生錄取注冊(cè)、在校生管理、選課、線上學(xué)習(xí)、成績(jī)管理、畢業(yè)審核等全環(huán)節(jié)，形成全過(guò)程、全方位閉環(huán)管理，成為學(xué)校對(duì)高職擴(kuò)招生源分類管理的有效手段。

（三）信息化手段運(yùn)用過(guò)程中注重信息安全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息泄露時(shí)刻可能發(fā)生，保護(hù)數(shù)據(jù)安全刻不容緩，在使用信息化手段進(jìn)行學(xué)籍管理的過(guò)程中，為確保學(xué)籍學(xué)歷數(shù)據(jù)安全，筆者認(rèn)為要從以下兩方面入手：一方面，學(xué)籍管理工作崗位人員要保持高度的責(zé)任意識(shí)，自覺(jué)維護(hù)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的真實(shí)性和權(quán)威性，避免因一己私利而損害學(xué)校權(quán)威和學(xué)生利益；另一方面，要建立相應(yīng)的安全保密機(jī)制，如登錄相關(guān)管理系統(tǒng)需采用U?key驗(yàn)證、密碼訪問(wèn)，在上傳、更改有關(guān)學(xué)生學(xué)籍重要信息時(shí)采用AB 崗短信驗(yàn)證等方式［3］。

三、結(jié)語(yǔ)

廣州城市職業(yè)學(xué)院依托信息化技術(shù)，創(chuàng)新學(xué)籍工作管理方式，取得了初步成效，可為各高職院校提供有益的經(jīng)驗(yàn)以供借鑒。 筆者認(rèn)為，學(xué)籍管理信息化還有很大的探索空間。

在通過(guò)信息化手段提高學(xué)籍管理效率的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探索挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。 例如，通過(guò)分析專業(yè)錄取率、注冊(cè)率、畢業(yè)率及其變化趨勢(shì)，結(jié)合學(xué)校辦學(xué)定位、服務(wù)面向和實(shí)際情況，研判專業(yè)和專業(yè)群發(fā)展前景，及時(shí)調(diào)整專業(yè)和專業(yè)群布局，促進(jìn)學(xué)校高水平發(fā)展；通過(guò)分析學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況，結(jié)合學(xué)生日常管理，把握學(xué)生動(dòng)態(tài)，對(duì)特殊情況及時(shí)掌握和制定預(yù)案，提高學(xué)生管理水平。

探索建立長(zhǎng)效機(jī)制，貫通學(xué)生入學(xué)至畢業(yè)后長(zhǎng)期發(fā)展階段，為學(xué)生發(fā)展提供相應(yīng)憑證，為用人單位選人用人提供有效參考。 筆者認(rèn)為，可從制度體系、擴(kuò)招生源分類管理、學(xué)習(xí)成果的認(rèn)定與轉(zhuǎn)換、畢業(yè)追蹤調(diào)查等方面建設(shè)高職院校學(xué)籍管理制度，從而構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制。

探索信息化平臺(tái)融合，打造智慧校園數(shù)據(jù)池。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代和信息化的發(fā)展，各類系統(tǒng)平臺(tái)如雨后春筍般出現(xiàn)在一定程度上解決了傳統(tǒng)人工模式的部分弊端。 但在實(shí)際中，學(xué)籍管理涉及學(xué)生相關(guān)的方方面面，各管理部門(mén)、各管理模塊均存在不同的系統(tǒng)，系統(tǒng)之間卻常?；ゲ魂P(guān)聯(lián)，這樣的情形某種程度上增加了崗位工作人員的工作量，也增加了數(shù)據(jù)不確定性的風(fēng)險(xiǎn)。 極有必要探索打造智慧校園，將相關(guān)數(shù)據(jù)平臺(tái)融會(huì)貫通，構(gòu)建高水準(zhǔn)的信息化數(shù)據(jù)池，助力學(xué)校信息化建設(shè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。