財務共享模式下應用企業(yè)內部控制的可行性建議

仵文瑞 WU Wen-rui

（中交二公局第五工程有限公司，西安710119）

0 引言

發(fā)展勢頭較好的大型集團，應用計算機技術抽離出成員單位的財務組織，將其集中到一個新的財務組織中，實施財務共享服務，希望可以優(yōu)化集團財務組織結構，統(tǒng)一標準化流程，降低運營成本的同時，提高企業(yè)內部控制效率水平。財務共享模式的應用，可以提高財務中心之間信息傳遞的及時性和統(tǒng)一性，讓管理者在海量的數(shù)據和信息中，以最快的速度找到最具價值的信息。

1 財務共享模式下企業(yè)內部控制概述

財務共享模式下的企業(yè)內部控制目標是維護企業(yè)資產安全，促使企業(yè)經營遵循國家法律法規(guī)，提高企業(yè)運轉效率和發(fā)展水平，該目標可以繼續(xù)細化，分為企業(yè)戰(zhàn)略目標、企業(yè)經營目標以及企業(yè)資產安全目標，企業(yè)內部所有控制工作的開展，都是圍繞控制目標進行的。而企業(yè)內部控制目標的設定，必須考慮企業(yè)內外部環(huán)境的同時，做好企業(yè)經營過程中的風險分析和評估。該目標的實現(xiàn)需要企業(yè)全體員工共同努力，任何一個部門，任何一個員工都不能置身事外。財務共享模式企業(yè)內部控制如圖1所示。

圖1 財務共享模式企業(yè)內部控制示意圖

2 財務共享模式對內部控制的影響

2.1 提高企業(yè)財務工作效率

財務共享模式出現(xiàn)前的財務工作，屬于傳統(tǒng)財務工作，工作人員不僅要統(tǒng)計大量的數(shù)據，還要收集和整理各類票據，費時費力，稍不注意還會出現(xiàn)錯誤，而財務共享服務模式的出現(xiàn)，就可以將財務工作人員從繁重的財務統(tǒng)計工作站解脫出來，省去了很多數(shù)據錄入賬目、賬目等級分類等操作，不僅簡化了財務工作流程，還實現(xiàn)了企業(yè)內部財務信息的共享。另外，在財務信息共享模式下，財務人員可以利用先進的互聯(lián)網技術處理各類財務信息，使得企業(yè)內部財務工作效率大大提升，財務人員有了更多的時間和精力，用于分析企業(yè)財務報告，為企業(yè)決策者決策提供正確的依據。與傳統(tǒng)財務工模式相比，財務共享服務模式在實際的財務工作應用占比更大，可以幫助財務人員更加高效的處理各項財務工作。

2.2 降低企業(yè)經營成本

對于企業(yè)來說，財務共享模式因為可以節(jié)省財務運營成本，所以可以降低企業(yè)整體運營支出，讓企業(yè)將資本應用到項目運營和實際生產中，從而幫助企業(yè)創(chuàng)造更多的效益。另外，對于設置下屬子公司的集團或企業(yè)，通過財務共享模式，總部和子公司之間的信息流通更加順暢，整個企業(yè)和集團都處于高效運行的狀態(tài)。

3 案例介紹

北京某企業(yè)（以下簡稱A企業(yè)）成立于1999年，注冊資金9450萬元，2005年掛牌上市。該企業(yè)通過國家資質認證，成為國內新技術產業(yè)開發(fā)企業(yè)，其在全國很多一、二線城市設立了分公司和辦事處，服務覆蓋全國，該企業(yè)的主要業(yè)務是提供信息技術應用和服務，為客戶計算機系統(tǒng)以及通信系統(tǒng)的建設提供優(yōu)化方案，在我國金融、能源、通訊等領域都有著良好的口碑。隨著企業(yè)的發(fā)展，業(yè)務的壯大，企業(yè)管理層認為傳統(tǒng)財務管理模式不再適用，開始研究并應用財務共享模式，該新型財務模式的提出，給企業(yè)內部業(yè)務的開展帶來了一定的變化，特別是企業(yè)內部控制工作。

4 財務共享模式下內部控制存在的問題

4.1 管理制度不健全

財務共享模式下，企業(yè)內控管理制度不健全，財務成本過高，侵蝕經營利潤。企業(yè)管理者對于內部控制工作的認識存在偏差，簡單的認為，內部控制就是內部監(jiān)督，在做決策的時候，因為缺乏制度約束，決策者做出的決策也往往過于“靈活”，使得內部控制工作失去了其本應該具有的權威性和嚴肅性。另外，管理制度不健全還體現(xiàn)在：①內部控制組織機構不健全。②偏重事后控制。③重有形資源的控制等。

4.2 責任主體不清晰

受企業(yè)傳統(tǒng)管理模式的影響，大部分人認為內部控制工作的責任主體都應該是內審部門，其實不然，內部控制工作中，內審部門雖然扮演著非常重要的監(jiān)督角色，但是其也僅僅復雜內控工作計劃的制定，計劃實施過程的監(jiān)督以及針對不合理的地方，給出具體的建議，內部控制工作的主要工作責任還是由董事長與高級管理者負責，一般管理者和其他部門只負責內控流程的執(zhí)行，從某種角度來說，內控工作責任部分主次，每一個員工都在其中扮演著非常重要的角色，缺一不可。

4.3 控制流程不合理

財務共享模式下的企業(yè)內部控制工作最為核心的任務就是制定合理的控制流程，控制流程一旦不合理，不僅影響財務共享模式的服務效率，同時內控制度的執(zhí)行也不能得到有效的保證。比如A企業(yè)，隨著不斷的經營和發(fā)展，其業(yè)務范圍越來越大，其認識到財務共享中心的優(yōu)勢，開始研發(fā)和建設財務共享中心，為企業(yè)內部所有業(yè)務的開展提供服務，但是其僅僅引入了財務共享中心，沒有做好財務共享模式下內部控制流程的調整，導致共享中心不能及時反映業(yè)務信息，降低了共享中心的服務水平。

4.4 信息溝通不順暢

企業(yè)內部控制工作信息溝通不順暢主要體現(xiàn)在以下方面：①信息傳遞過程中，不能保證完整性，A企業(yè)業(yè)務范圍廣泛，且種類繁多，不同的業(yè)務的開展中，需要的和產生的信息都有所不同。企業(yè)各個部門在向財務共享中心傳遞信息的時候，沒有很好的考慮信息的完整性，審計時就會發(fā)現(xiàn)這些業(yè)務憑證不完整，審計部門只能和相關業(yè)務部門聯(lián)系，溝通信息憑證問題。這類問題證明，信息傳遞至共享中心的環(huán)節(jié)是存在問題的，如果最終憑證缺失問題得不到合理的解決，將會給企業(yè)帶來嚴峻的審計風險。另外，如果財務共享中心的信息不完整，企業(yè)管理者也不能了解企業(yè)真實的財務狀況，繼而影響決策的制定。②信息傳遞存在滯后性。A企業(yè)所研發(fā)的計算機軟件的數(shù)量較多，且每年都有一定數(shù)量的軟件研發(fā)任務，當企業(yè)獲得軟件著作權后，這些軟件的著作權就轉變?yōu)槠髽I(yè)的無形資產，但是著作權的審核往往需要時間，特備是年底申請的軟件著作權，雖然是本年度的資產，但是因為時間的原因，會導致共享中心所統(tǒng)計的這類資產數(shù)量存在差異，導致資產信息數(shù)據的傳遞出現(xiàn)了滯后性。③財務共享中心內部溝通不足。主要體現(xiàn)在兩個方面：共享中心內部員工和相關業(yè)務的開展人員之間缺乏溝通；共享中心上下級之間缺乏溝通。

4.5 內部監(jiān)督不奏效

A企業(yè)成立財務共享中心后，沒有調整公司及其附屬單位的審計方式，仍然采用以往的審計辦法—事后審計，即每個季度結束后，審計部門收集企業(yè)及其下屬公司的數(shù)據，然后進行分析，了解上個季度經營過程中所存在的問題，這樣的審計方法不能做到提前控制，僅僅是分析上個季度，為下一個季度的工作開展提供借鑒，而下一個季度的工作受計劃等約束，審計意見也不能很好的實施。另外，內部監(jiān)督不奏效的原因還有缺乏憑證復核環(huán)節(jié)，針對平整錄入，企業(yè)未安排專門的工作人員進行審核，導致憑證錄入過程可能存在錯錄或者漏錄，繼而影響企業(yè)財務信息的準確性。

5 財務共享模式下企業(yè)內部控制優(yōu)化對策

5.1 完善內控制度

建立并完善企業(yè)內部控制管理制度，首先企業(yè)管理層應該正確認識內部控制工作的重要性，《內部會計控制規(guī)范》中明確強調，單位負責人有責任建立企業(yè)內部控制制度。同歸規(guī)范內部控制工作，將財務共享模式的作用充分的發(fā)揮出來，實現(xiàn)企業(yè)財務控制目標和內部控制目標，進而提高企業(yè)整體運營水平。完善內部控制制度，需要做好以下工作：①營造良好的企業(yè)內部環(huán)境，規(guī)范企業(yè)的治理結構，建立起加合理的組織機構。②定期組織開展富有成效的內部控制活動，比如運營績效控制、財產保護控制、預算控制等。③提高內部控制人員的綜合素質，引進高校財經專業(yè)畢業(yè)的學生，通過他們扎實的理論知識和全新的管理理念，為企業(yè)內部控制工作注入新的血液，定期組織培訓，組織在崗人員學習相關知識。④增強企業(yè)應對風險的意識，企業(yè)風險管控水平直接影響企業(yè)經營和發(fā)展，所以企業(yè)在指定內控制度的時候，也要將風險管控納入其中，提高風險管控水平，降低風險發(fā)生概率以及風險發(fā)生后可能會給企業(yè)帶來的影響程度。

5.2 明確責任主體

只有明確內控責任主體，在問題發(fā)生后，才能進行有效追責的同時，分析問題發(fā)生的問題，制定相應的預防性措施。為了保證內部控制工作都可以得到順利的實施，必須做好部門和工作人員職權的劃分，建立必要的追責機制，確保責任落實到人。A企業(yè)為上市公司，又設立了很多附屬機構，其內部控制的主體是董事會和管理層，也就是說，董事會和管理層具有行使內部控制決策的權利，而僅憑董事會和管理層，內控工作是不能開展的，只有企業(yè)附屬機構高度配合，所有工作人員都積極參與，才能保證內部控制工作落地有聲，內控工作水平也才能得以保證，財務共享模式、內部控制工作也才能為企業(yè)的整體發(fā)展貢獻力量。

5.3 優(yōu)化內控流程

傳統(tǒng)財務管理模式發(fā)展到財務共享模式，必然伴隨企業(yè)內部控制工作流程的改變，想要實現(xiàn)更好的流程優(yōu)化和再造，必須做好企業(yè)附屬結構的業(yè)務調研，掌握業(yè)務開展情況，梳理企業(yè)流程，構建業(yè)務規(guī)范，建立業(yè)務和財務工作之間的對接，構建企業(yè)內部以業(yè)務為源頭的閉環(huán)式的財務管理模式，提高改善和再造后的內控流程的高效性。通過集約化的統(tǒng)一規(guī)范處管理，制定統(tǒng)一的標準，提高內控水平。比如A企業(yè)引入財務共享模式后，針對內部控制工作中的確認收入流程進行了優(yōu)化，首先業(yè)務部門向財務共享中心上傳訂單合同信息，申請開具相應的票據，其次，共享中心審核資料，確認無誤后，繼續(xù)向上遞交到財務部門，如果信息不完整、不準確，則打回到業(yè)務部門，并給出修改意見，要求其重新上傳，最后，財務部門收到資料后進行最后一遍的復核，如果信息資料無誤，就可以發(fā)起收款，款項收到后，錄入收款信息，如圖2所示。

圖2 A企業(yè)收入確認流程圖

5.4 促進業(yè)務溝通

財務共享模式的引入，大大提高了企業(yè)的財務處理效率，但是也帶來了較多的問題，業(yè)務之間溝通困難就是其中之一，不順暢的溝通，影響了財務共享中心數(shù)據和信息的準確性和及時性，不利于企業(yè)內部控制工作水平的保證。為了改變這類問題，應有領導部門牽頭，做好業(yè)務之間，業(yè)務和財務共享中心之間的溝通，建立聯(lián)絡機制，在業(yè)務部門設置主要負責人，提高溝通的高效性和順暢性，只有這樣，才能及時解決內部控制工作中所處在的問題。

5.5 優(yōu)化監(jiān)督體制

針對內部控制工作，A企業(yè)設立了內部審計部門，負責對公司及其下面的分公司、辦事處的業(yè)務實施內部監(jiān)督，共享中心建成后，內部審計部門根據共享中心內的信息和數(shù)據，針對企業(yè)銷售業(yè)務、存儲業(yè)務、財務規(guī)劃等方面進行了監(jiān)督，并給出相應的建議，監(jiān)督質量得到保證的同時，企業(yè)運轉水平得到大幅度提升。優(yōu)化監(jiān)督體制，首先A企業(yè)可以進行跟蹤審計模式，解決審計滯后的問題。要求業(yè)務部門向財務共享中心上傳物資資料的時候，都進行編碼，業(yè)務的開展會涉及物資的使用，業(yè)務部門錄入已經使用過的物資的編碼，審計人員通過跟蹤審計，就可以監(jiān)督物資的實際應用情況。通過這樣開展監(jiān)督工作，不僅可以保證企業(yè)賬物相符，還有利于節(jié)省企業(yè)物資成本，提高企業(yè)收益。其次，將董事會在內部控制評價中的作用充分的發(fā)揮出來，具體來說就是針對內部控制工作的開展過程，由董事會牽頭，其他部門一起進行評價，因為參與評價的人員較多，所以評價結果的客觀性和真實性往往可以得到保證。

在企業(yè)日常生產經營活動中，財務共享中心和內部審計部門負責對企業(yè)的財務行為進行監(jiān)督，這個過程，董事會和管理層不能獨善其身，而是要積極參與，主動收集信息和數(shù)據，全面的對企業(yè)內部控制工作的開展進行評價，針對不合理的地方給出整改意見，完善企業(yè)內部控制。

6 結語

綜上所述，財務共享模式下，良好的內部控制不僅可以有效規(guī)避風險，還能提高經營管理整體水平高，通過事前預防、事中控制、事后評價的模式，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)經營過程中所存在的問題和漏洞。但是在實施內部控制工作的過程中，企業(yè)管理層必須做好企業(yè)業(yè)務的分析，以此為基礎，科學分析，認真總結，制定符合財務共享模式的內部控制制度，簡化控制流程，分析可能存在的問題，制定相應的預案措施，完善企業(yè)內部控制的同時，將財務共享模式的服務作用充分的發(fā)揮出來，提高企業(yè)經營管理水平，助力企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。