數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下會計(jì)檔案管理存在問題及優(yōu)化對策

唐建綱

（廣西壯族自治區(qū)博物館，廣西 南寧 530022）

近年來，數(shù)字經(jīng)濟(jì)作為一種新興業(yè)態(tài)在全球獲得迅猛發(fā)展，方興未艾。我國“十四五”規(guī)劃提出，大力“發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)”，數(shù)字經(jīng)濟(jì)將是我國未來的主要經(jīng)濟(jì)形態(tài)。會計(jì)與經(jīng)濟(jì)密切關(guān)聯(lián)，數(shù)字經(jīng)濟(jì)帶來整個(gè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本性變化，對會計(jì)行業(yè)造成深刻影響和變化。尤其是電子商務(wù)、電子政務(wù)發(fā)展催生的電子憑證呈幾何級數(shù)增長，對傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理帶來極大挑戰(zhàn)。一是面對幾何級數(shù)增長的會計(jì)檔案，傳統(tǒng)檔案管理人員不堪重負(fù)。二是面對海量數(shù)據(jù)，會計(jì)數(shù)據(jù)的價(jià)值如何有效開發(fā)與利用。三是以紙質(zhì)為載體的會計(jì)檔案難以適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，龐大的資源消耗將對環(huán)境產(chǎn)生巨大影響，不符合綠色發(fā)展戰(zhàn)略。為此，2020年3月財(cái)政部發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，這是繼2015年12月財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合頒布《會計(jì)檔案管理辦法》之后，再次對會計(jì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，表明我國會計(jì)檔案管理進(jìn)入新時(shí)代。在新形勢、新要求下，研究會計(jì)檔案管理不僅對規(guī)范會計(jì)基礎(chǔ)工作，而且對保證我國電子商務(wù)、電子政務(wù)健康發(fā)展都具有現(xiàn)實(shí)而重要的意義。

一、目前會計(jì)檔案管理存在的問題

（一）會計(jì)數(shù)字檔案資源匱乏

自從造紙術(shù)誕生以來，紙張成為人類文明的載體，發(fā)揮了巨大作用。至今流傳下來的會計(jì)檔案也主要以紙張為載體，并且紙質(zhì)會計(jì)檔案仍是我們今天重要的經(jīng)濟(jì)資料。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)生和數(shù)字經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)已不是唯一的會計(jì)檔案載體，以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和儲存的會計(jì)數(shù)字信息越來越多地融入到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中。然而紙質(zhì)檔案對越來越多的數(shù)字信息難以完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的記錄下來，導(dǎo)致大量有價(jià)值的會計(jì)信息不能保存。會計(jì)數(shù)字檔案資源的匱乏又進(jìn)一步的阻礙經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（二）會計(jì)信息資源條塊分割

數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，多元化經(jīng)營導(dǎo)致企業(yè)規(guī)模越來越大，組織結(jié)構(gòu)也越來越復(fù)雜。為提高企業(yè)對市場環(huán)境的適應(yīng)性和決策效率，分公司、子公司和各種責(zé)任中心形式的組織紛紛成立，造成公司管理上的條塊分割。這種條塊分割容易出現(xiàn)利益部門化和各自為政的現(xiàn)象，與組織架構(gòu)相對應(yīng)的會計(jì)檔案信息也會呈現(xiàn)出“條”和“塊”的特征。在傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式下，信息化程度仍不高，主要依賴紙質(zhì)會計(jì)檔案，為一些部門不愿意公開會計(jì)數(shù)據(jù)提供了便利。會計(jì)檔案的所有權(quán)屬于公司和單位，但是子公司和分公司從部門自身利益出發(fā)，不愿及時(shí)提供會計(jì)信息給外部。會計(jì)檔案管理的條塊分割造成會計(jì)信息資源的條塊分割，形成“信息孤島”。

（三）會計(jì)大數(shù)據(jù)共享程度低

經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，會計(jì)數(shù)據(jù)就越多。傳統(tǒng)會計(jì)模式下，通過會計(jì)報(bào)告共享會計(jì)信息，然而會計(jì)報(bào)告是依據(jù)會計(jì)準(zhǔn)則的統(tǒng)一要求和格式編制的，所蘊(yùn)含的會計(jì)信息是結(jié)構(gòu)化的信息，不能把會計(jì)檔案信息資源充分共享給信息使用者。會計(jì)信息不僅包括結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，還包括非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，而且非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)所蘊(yùn)含的信息價(jià)值，可能大于結(jié)構(gòu)化的會計(jì)信息。目前，很多投資人依據(jù)企業(yè)提供的會計(jì)報(bào)告所做出的決策往往存在失誤。原因是企業(yè)的很多會計(jì)數(shù)據(jù)并不為投資人所掌握，而這些會計(jì)數(shù)據(jù)并未包含在企業(yè)提供的會計(jì)報(bào)告中。紙質(zhì)會計(jì)檔案只能在二維空間展示會計(jì)數(shù)據(jù)，無法將越來越多維的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的呈現(xiàn)，這也進(jìn)一步限制了會計(jì)大數(shù)據(jù)的共享。

（四）會計(jì)檔案開發(fā)利用不夠

一方面，囿于傳統(tǒng)檔案學(xué)觀點(diǎn)——檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的證據(jù)，目前為監(jiān)督經(jīng)濟(jì)行為提供證據(jù)是對會計(jì)檔案使用最頻繁的目的之一。會計(jì)檔案的其他價(jià)值仍未被充分挖掘，例如為單位和國家發(fā)展提供決策支持方面做得還很不夠；另一方面，按照現(xiàn)行會計(jì)檔案的存儲特點(diǎn)和管理模式，檔案的查詢和利用會消耗大量的人力和物力，降低了會計(jì)檔案的利用率。數(shù)字經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展推進(jìn)了經(jīng)濟(jì)全球化、區(qū)域一體化的進(jìn)程，企業(yè)異地設(shè)立分公司、子公司，開展異地經(jīng)營已成為常態(tài)。會計(jì)檔案管理無論是采用多點(diǎn)式的庫房存儲還是集團(tuán)公司的統(tǒng)一檔案倉庫，都面臨異地存取的困難。對單位財(cái)務(wù)人員和審計(jì)人員來說，異地調(diào)閱檔案不僅增加利用成本，也降低了會計(jì)檔案的利用率，會計(jì)檔案的價(jià)值沒有被充分開發(fā)利用。

（五）會計(jì)檔案管理成本較大

在計(jì)算機(jī)技術(shù)取得突破之前，紙質(zhì)一直是會計(jì)檔案的主要載體，對會計(jì)發(fā)展發(fā)揮了重要作用。數(shù)字經(jīng)濟(jì)推動(dòng)的會計(jì)檔案電子化帶來成本的節(jié)約，傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理高能耗的劣勢暴露無遺。一是人力資源消耗大。在紙質(zhì)會計(jì)檔案模式下，會計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等工作消耗了大量專業(yè)人員的時(shí)間與精力。二是消耗大量紙張。會計(jì)處理過程需要用到的紙張非常多，從原始憑證開始，到記賬憑證、各種賬簿、各種報(bào)表等各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要消耗大量的紙張。有人對比了其任職公司會計(jì)檔案電子化前后的紙張消耗情況（如表1），在電子會計(jì)檔案模式下每年能節(jié)約紙張16 500萬張。三是存儲成本高。由于會計(jì)檔案保管時(shí)限較長，一般長達(dá)10～30年，甚至是永久保存。隨著時(shí)間延長，存儲紙質(zhì)會計(jì)檔案將占用越來越多的空間，給單位經(jīng)營帶來巨大成本。

表1 XX公司電子化前后紙張消耗對比表單位：萬張

二、數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下會計(jì)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案數(shù)據(jù)非結(jié)構(gòu)化

傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理主要是針對財(cái)務(wù)會計(jì)檔案資料，一般包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表和其他會計(jì)資料，而財(cái)務(wù)會計(jì)資料是嚴(yán)格按照國家頒布的會計(jì)準(zhǔn)則、會計(jì)制度和會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范要求編制的，具有明顯的結(jié)構(gòu)化特征。結(jié)構(gòu)化的會計(jì)檔案雖然容易整理和規(guī)范，但不能滿足日益多樣化的信息需求。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)多元化特征越來越明顯，在先進(jìn)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的支撐下，會計(jì)信息呈現(xiàn)出多形式、多結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)特征，資金流、業(yè)務(wù)流、發(fā)票流、行為流、時(shí)間流和空間流等多流合一，多角度、多維度地支持信息決策。這些海量數(shù)字化會計(jì)檔案信息的收集、整理、儲存、開發(fā)和利用，對傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理造成巨大的沖擊。如何管理這些海量有用的經(jīng)濟(jì)信息，是會計(jì)檔案管理轉(zhuǎn)型需要認(rèn)真思考的現(xiàn)實(shí)問題。

（二）業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的同步化

在農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人們對會計(jì)的認(rèn)識存在一定局限性，把會計(jì)定位于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，只是作為價(jià)值管理的末端而沒有過多的參與到業(yè)務(wù)過程當(dāng)中。而會計(jì)檔案作為會計(jì)行為的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也不能充分發(fā)揮出對業(yè)務(wù)的支持作用，影響了會計(jì)檔案信息的開發(fā)和利用。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，共享經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式要求加快業(yè)財(cái)融合的呼聲越來越高，在會計(jì)領(lǐng)域財(cái)務(wù)共享成為熱門的話題和改革熱點(diǎn)。財(cái)務(wù)共享是依托信息技術(shù)，通過優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程，將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)有機(jī)互嵌，提升效率、創(chuàng)造價(jià)值的新型財(cái)務(wù)管理模式。在財(cái)務(wù)共享模式下，業(yè)財(cái)融合進(jìn)一步深化，業(yè)務(wù)部門需要隨時(shí)隨地查詢到所需的會計(jì)信息，對會計(jì)檔案管理提出了更高要求?；谪?cái)務(wù)共享模式下的會計(jì)檔案管理，需要將海量的會計(jì)信息集中于財(cái)務(wù)共享中心，實(shí)現(xiàn)適時(shí)報(bào)賬、實(shí)時(shí)生成會計(jì)檔案以滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要，大大推動(dòng)了電子會計(jì)檔案的發(fā)展，對傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式形成巨大挑戰(zhàn)。

（三）信息挖掘的深度化

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)之間的競爭更加激烈，要求提供的會計(jì)信息更加豐富和可視化。傳統(tǒng)以會計(jì)憑證、會計(jì)賬冊和財(cái)務(wù)報(bào)告為主要的會計(jì)檔案，由于僅能提供較為“粗獷”的會計(jì)信息，將難以滿足內(nèi)外部決策者對會計(jì)信息更為精細(xì)化的需求。在紙質(zhì)會計(jì)檔案環(huán)境下，由于技術(shù)限制，會計(jì)檔案的利用價(jià)值一直未能被有效開發(fā)。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展和完善，會計(jì)信息可以向更加多維、更加復(fù)雜、更深層次的方向拓展，呈現(xiàn)出更細(xì)的“顆粒度”和更加豐富的可視化，滿足決策者不同角度和不同程度的多元需求，會計(jì)檔案的開發(fā)和利用也將向深度化方向發(fā)展。

（四）檔案處理的分布化

數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展將推動(dòng)會計(jì)處理由集中式數(shù)據(jù)處理方式，轉(zhuǎn)向更加靈活的分布式數(shù)據(jù)處理模式。在傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，無論是集團(tuán)統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理，還是利潤中心和投資中心的總分式財(cái)務(wù)管理，會計(jì)檔案處理局限在一定的物理空間范圍，使得財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)和檔案人員不能隨時(shí)隨地進(jìn)行會計(jì)檔案信息交流，從而降低了會計(jì)檔案管理的價(jià)值。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，財(cái)務(wù)共享需求將越來越多。業(yè)務(wù)部門要求能夠隨時(shí)、快速地訪問所需的數(shù)據(jù)信息，而且這種訪問可能同時(shí)來自不同的地區(qū)和人員，集中式的會計(jì)檔案管理模式將難以滿足。為應(yīng)對會計(jì)檔案管理和利用的多發(fā)性和同步性，會計(jì)檔案處理將轉(zhuǎn)向分布化模式。

（五）檔案安全的專業(yè)化

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)設(shè)備、云技術(shù)、區(qū)塊鏈和虛擬現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)、新載體大量采用，會計(jì)信息系統(tǒng)將更具開放性，面臨被外部攻擊的風(fēng)險(xiǎn)更加廣泛。如何防范會計(jì)數(shù)據(jù)出現(xiàn)被截取、篡改、損壞、丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，將是會計(jì)檔案管理需要面臨的重要現(xiàn)實(shí)問題。傳統(tǒng)檔案管理對象主要是紙質(zhì)會計(jì)檔案，對紙質(zhì)檔案的安全保護(hù)主要是防范傳統(tǒng)安全事故，如火災(zāi)、自然災(zāi)害、被盜等。從技術(shù)上來看安全措施相對簡單，對人才的專業(yè)化程度要求不高。但在數(shù)字化環(huán)境下，對會計(jì)檔案的安全保護(hù)則涉及大量的信息技術(shù)和高科技手段，如機(jī)房的專業(yè)化程度遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案倉庫，需要專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才維護(hù)。為了保護(hù)電子會計(jì)檔案免遭黑客入侵、病毒破壞，也需要有專業(yè)計(jì)算機(jī)人才加入檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。

三、數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下會計(jì)檔案的優(yōu)化路徑

（一）建立會計(jì)檔案信息資源數(shù)據(jù)化的發(fā)展思路

數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)、云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息科技改變了傳統(tǒng)的會計(jì)管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了會計(jì)管理與業(yè)務(wù)活動(dòng)的同步集成，如業(yè)財(cái)融合、共享財(cái)務(wù)等新型會計(jì)模式。在會計(jì)核算方面，電子合同、電子發(fā)票將取代紙質(zhì)憑證，實(shí)現(xiàn)在單位之間的快速傳遞，會計(jì)工作將逐步由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)向數(shù)字化，會計(jì)檔案的數(shù)字化將極大提高檔案管理和利用的效率?；谶@一發(fā)展趨勢和現(xiàn)實(shí)環(huán)境，會計(jì)檔案信息資料也應(yīng)當(dāng)由紙質(zhì)化管理盡快轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)化發(fā)展轉(zhuǎn)變。會計(jì)檔案信息資源數(shù)據(jù)化是指檔案信息能夠?yàn)橛?jì)算機(jī)閱讀和理解，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析、理解和處理會計(jì)信息，將檔案管理由影像化讀取轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)容控制和深度開發(fā)利用。數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，會計(jì)信息的生成和傳遞效率大大提高，對數(shù)據(jù)信息的使用頻率也越來越高，必須對會計(jì)檔案進(jìn)行高效管理和深度開發(fā)利用。考慮到各個(gè)單位的會計(jì)檔案管理基礎(chǔ)和信息化建設(shè)程度不同，基于現(xiàn)實(shí)條件和發(fā)展階段，會計(jì)檔案信息資源數(shù)據(jù)化建設(shè)可以分階段推進(jìn)。第一階段，可以先建立會計(jì)檔案的影像化處理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理向電子會計(jì)檔案管理過渡。如，山東大學(xué)于2019年實(shí)施了會計(jì)憑證影像化的會計(jì)檔案改革，從傳統(tǒng)會計(jì)檔案向電子會計(jì)檔案轉(zhuǎn)型。第二階段，是要實(shí)現(xiàn)面向數(shù)據(jù)挖掘的會計(jì)檔案資源管理體系建設(shè)。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系基礎(chǔ)上，建立數(shù)據(jù)化的會計(jì)檔案信息資源庫，該資源庫包括目錄信息庫、檔案聚類成果庫、檔案分類成果庫和虛擬知識庫等能夠滿足內(nèi)外部不同信息需求者多角度、多元化、實(shí)時(shí)訪問的要求。

（二）電子會計(jì)檔案管理框架設(shè)計(jì)的總體構(gòu)想

數(shù)字經(jīng)濟(jì)下大數(shù)據(jù)、云會計(jì)等新興技術(shù)被廣泛開發(fā)和利用，推動(dòng)了電子會計(jì)檔案的發(fā)展。電子會計(jì)檔案無論是信息載體還是檔案內(nèi)容都與傳統(tǒng)會計(jì)檔案有巨大差別，在精細(xì)化程度、會計(jì)信息維度、利用效率效果等方面較傳統(tǒng)會計(jì)檔案都有極大提高。因此建立電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下業(yè)財(cái)融合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享的基礎(chǔ)工程。結(jié)合大數(shù)據(jù)、云會計(jì)等信息技術(shù)特征提出一個(gè)電子會計(jì)檔案管理架構(gòu)設(shè)想，總體架構(gòu)設(shè)計(jì)如圖1所示：

可以按照如下步驟來建設(shè)：一是建立統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的有機(jī)集成，為數(shù)據(jù)收集提供基礎(chǔ)。在業(yè)財(cái)融合背景下，需要會計(jì)核算系統(tǒng)之間、會計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間、會計(jì)系統(tǒng)與行業(yè)監(jiān)管平臺之間，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口，以便于數(shù)據(jù)收集和傳遞。二是建立數(shù)據(jù)倉庫，現(xiàn)實(shí)會計(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中管理，變傳統(tǒng)的分散化管理為集中統(tǒng)一管理，提高會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和可驗(yàn)證性，為會計(jì)數(shù)據(jù)的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)，以及檔案管理資源的整合。三是按照會計(jì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)據(jù)倉庫實(shí)施數(shù)據(jù)分析處理，形成目錄檔案數(shù)據(jù)庫、檔案聚類成果庫、檔案分類成果庫和虛擬知識庫等，完成電子會計(jì)檔案的分類管理。四是利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析、理解和處置會計(jì)檔案信息，深度挖掘大數(shù)據(jù)電子會計(jì)檔案的價(jià)值，滿足內(nèi)外部不同信息使用者的多元化檔案信息需求。

（三）建設(shè)會計(jì)檔案智能檢索和共享服務(wù)平臺

為促進(jìn)會計(jì)服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和推進(jìn)政府治理效能，需要增加會計(jì)檔案信息資源的利用效率，建設(shè)會計(jì)檔案智能檢索和共享服務(wù)平臺，是提高會計(jì)檔案信息資源利用效率的基礎(chǔ)設(shè)施，也是發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)的客觀需要。在電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫建成后，電子會計(jì)檔案的應(yīng)用主要包括檢索和利用兩個(gè)方面。為充分發(fā)揮信息化的巨大優(yōu)勢可以利用MapReduce等編程技術(shù)進(jìn)行電子會計(jì)檔案大數(shù)據(jù)挖掘，以及開發(fā)出智能檢索模型，如因果關(guān)系模型、基于對象性質(zhì)和作用的檢索模型、熱詞檢查模型、關(guān)系檢索模型和交叉檢索模型等。以求為會計(jì)檔案信息使用者提供更為便捷和人性化的檢索工具，提高會計(jì)檔案檢索的適配度和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)快捷高效的檔案管理。共享是數(shù)字經(jīng)濟(jì)的主要特征之一，電子會計(jì)檔案也必須要滿足共享服務(wù)的要求。加大財(cái)務(wù)共享云平臺的開發(fā)，將會計(jì)檔案信息存儲于會計(jì)云平臺上，通過授權(quán)和權(quán)限設(shè)置等安全保護(hù)措施對不同級別的用戶開放共享權(quán)限，實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨層級的實(shí)時(shí)共享會計(jì)檔案信息資源，以最大程度地發(fā)揮會計(jì)檔案資源價(jià)值。

（四）健全會計(jì)檔案信息質(zhì)量與安全保障體系

海量的電子會計(jì)大數(shù)據(jù)必然會存在有瑕疵的數(shù)據(jù)信息，比如虛假的交易信息、被惡意篡改的會計(jì)記錄、數(shù)據(jù)傳遞過程中遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致的信息質(zhì)量下降、電子數(shù)據(jù)丟失造成會計(jì)檔案不完整等等。如何在電子會計(jì)檔案接收過程中保證會計(jì)檔案信息的質(zhì)量，將會影響會計(jì)檔案保管和開發(fā)利用。因此，在新《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的電子會計(jì)檔案交接規(guī)范的基礎(chǔ)上，單位要研究制定適合本單位、部門的會計(jì)檔案信息質(zhì)量控制體系，確保從源頭上保障會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)和完整，加強(qiáng)電子會計(jì)檔案整理、歸檔、開發(fā)、利用過程的質(zhì)量監(jiān)督。5G、云計(jì)算、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等一大批新興技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)檔案管理，對每個(gè)單位其有效性和質(zhì)量可能會表現(xiàn)不一，因此也需要加以關(guān)注。安全性是會計(jì)檔案管理的底線，由于共享平臺的開放性不可避免的帶來比傳統(tǒng)檔案管理模式下更多的風(fēng)險(xiǎn)因素，甚至有的風(fēng)險(xiǎn)是紙質(zhì)檔案管理模式下沒有，而在電子化環(huán)境下獨(dú)有的，必須加以分析和應(yīng)對。一是要加強(qiáng)硬件設(shè)備的風(fēng)險(xiǎn)管理。信息化環(huán)境下會計(jì)檔案管理依賴于計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，因此要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)機(jī)房的安全管理以及計(jì)算機(jī)人才的培養(yǎng)。二是合理設(shè)置共享方案，只有在安全的基礎(chǔ)上共享才是有價(jià)值的。沒有安全保障的會計(jì)信息只能造成決策的失誤。要建立電子會計(jì)檔案信息共享平臺突發(fā)事件的應(yīng)急處理機(jī)制，提高會計(jì)檔案安全管理水平。三是對《會計(jì)檔案管理辦法》要求永久保存的會計(jì)檔案要采取“雙套制”管理，就是對同一會計(jì)檔案要同時(shí)歸檔一份電子會計(jì)檔案和一份紙質(zhì)會計(jì)檔案，提高安全防護(hù)。

（五）加強(qiáng)電子會計(jì)檔案的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制定

數(shù)字經(jīng)濟(jì)是一種新興的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，人們對其規(guī)律認(rèn)識還有待深入研究。產(chǎn)生于數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的電子會計(jì)檔案管理時(shí)間短，電子會計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)還很不完善，不利于會計(jì)檔案管理的健康發(fā)展。財(cái)政部和國家檔案局于2015年12月聯(lián)合頒布了新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》，對規(guī)范電子會計(jì)檔案管理起到了積極作用，但是僅有一部《會計(jì)檔案管理辦法》仍不夠。而且其僅屬于部門規(guī)章，法律層級較低，難以滿足數(shù)字經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的需要和會計(jì)檔案規(guī)范化管理的要求。因此，建議一是提高電子會計(jì)檔案管理的法律級次，適時(shí)在《會計(jì)法》和《檔案法》等法律中做出明確規(guī)范。二是加強(qiáng)相關(guān)法律之間的銜接配合，形成電子會計(jì)檔案管理的法律法規(guī)體系，避免法律法規(guī)之間的不協(xié)同，甚至出現(xiàn)矛盾的現(xiàn)象，導(dǎo)致在實(shí)際會計(jì)檔案管理工作中無所適從。三是加快制定電子會計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，以標(biāo)準(zhǔn)體系為各單位提供檔案信息化建設(shè)的指引，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)，降低信息資源共享成本。

數(shù)字經(jīng)濟(jì)是新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)革命的大勢所趨，是人類社會正在邁進(jìn)的一種新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，也是推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要途徑。數(shù)字經(jīng)濟(jì)給會計(jì)行業(yè)帶來了巨大變化和深刻影響，電子合同、電子銀行回單、電子發(fā)票等數(shù)字化憑證大量產(chǎn)生和使用，改變了會計(jì)檔案管理工作。會計(jì)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化是未來會計(jì)檔案的主要形式。企業(yè)和單位應(yīng)積極順應(yīng)這種發(fā)展趨勢，從管理理念、工作環(huán)境、物質(zhì)條件、規(guī)章制度、人才培養(yǎng)等方面進(jìn)行準(zhǔn)備和改革，這既是提高單位會計(jì)工作水平，也是適應(yīng)新形勢下經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然選擇。