新形勢(shì)下建設(shè)工程檔案信息化管理研究

查偉杰

摘 要：建設(shè)單位文件量大，由此檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。如今的工程數(shù)量增多，形勢(shì)變化較快，給檔案管理工作也帶來(lái)了許多阻礙。應(yīng)進(jìn)一步利用好信息化技術(shù)，順應(yīng)信息化時(shí)代，確保檔案信息化管理的有效性，進(jìn)一步對(duì)管理工作模式進(jìn)行改革，通過(guò)多種途徑來(lái)確保信息化管理效率。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;檔案管理;信息化

當(dāng)前國(guó)家正在高速的發(fā)展，建筑工程的數(shù)量也越來(lái)越多，城市規(guī)劃建設(shè)以及修繕都離不開(kāi)建設(shè)工程。工程數(shù)量增多給工程相關(guān)的檔案管理工作增加了一定的難度，為保證建設(shè)工程檔案管理的效率，應(yīng)進(jìn)一步對(duì)當(dāng)前的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行改革，以保證當(dāng)然利用率提高，信息及時(shí)更新。面對(duì)這樣的新形勢(shì)，應(yīng)進(jìn)一步利用好信息化技術(shù)，保證檔案管理工作的效率。

一、建設(shè)工程檔案信息化管理的優(yōu)越性

建設(shè)工程的信息較為雜亂，工程不同的階段都需要對(duì)信息進(jìn)行規(guī)整，使其發(fā)揮著重要的作用。尤其在建設(shè)工程發(fā)生糾紛時(shí)，這些檔案信息的作用十分突出。建設(shè)工程的數(shù)量增多，有必要對(duì)工程的細(xì)節(jié)更加關(guān)注，以保證信息的規(guī)整化。信息化技術(shù)的應(yīng)用會(huì)使得相應(yīng)的檔案信息管理服務(wù)水平更高，收集與整合更加便捷，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享，發(fā)揮出了很好的服務(wù)價(jià)值等。

1.智能化管理模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程檔案保管是通過(guò)紙質(zhì)的存放，同時(shí)由相應(yīng)的工作人員進(jìn)行管理。普通人員若想了解檔案信息，需按步驟照申請(qǐng)進(jìn)行查閱，使得檔案信息的利用率較低。隨著建設(shè)工程數(shù)量的增多，這樣繁瑣的檔案查閱步驟會(huì)嚴(yán)重影響到該行業(yè)的發(fā)展[1]。然而信息化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理逐漸被的公開(kāi)化、透明化，人員查看檔案信息步驟簡(jiǎn)化，提高了檔案的利用率，促進(jìn)該行業(yè)的發(fā)展。

2.提高檔案管理的時(shí)新性

檔案的信息化管理是通過(guò)相應(yīng)工作人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的安排，以保證不同檔案能夠入庫(kù)，擁有編號(hào)。在查閱檔案的過(guò)程中，信息化技術(shù)能夠快速的找到相應(yīng)的檔案信息，保證了檔案利用的效率。信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)庫(kù)不但可以?xún)?chǔ)存大量的檔案信息，還能夠?qū)ㄔO(shè)工程中的每個(gè)要點(diǎn)信息進(jìn)行分類(lèi)規(guī)整，使得信息一目了然。同時(shí)還可有效避免相應(yīng)的錯(cuò)誤工作，比如資料的重復(fù)錄入等，這樣可使有效的資源得到最大化的利用[2]。

3.降低管理成本

傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案管理工作由許多專(zhuān)業(yè)工作人員完成，需要對(duì)信息進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理、保存等，這一系列都由人工完成。但經(jīng)過(guò)信息化管理后，工程信息可直接由信息技術(shù)進(jìn)行處理，大大的降低了人工參與率[3]。同時(shí)還可有效的節(jié)約了紙張和空間，紙質(zhì)檔案的保存還會(huì)出現(xiàn)丟失、腐蝕等情況，需要工作人員進(jìn)行維護(hù)，而信息檔案的管理則無(wú)需這些后續(xù)的工作，這就從兩方面給工程企業(yè)節(jié)約了相應(yīng)的管理成本。

二、新形勢(shì)下建設(shè)工程檔案信息化管理措施

1.注重檔案信息安全性

檔案的信息化管理確實(shí)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理?yè)碛泻芏鄡?yōu)勢(shì)，但是信息檔案管理也有著其管理要點(diǎn)，比如信息的安全性問(wèn)題。相應(yīng)的工程信息都儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，應(yīng)進(jìn)一步維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息安全才能夠使檔案管理工作有序進(jìn)行。工程信息中有一部分信息非常重要，需要通過(guò)各種方式來(lái)保證系統(tǒng)的安全性，消除相應(yīng)的安全隱患和漏洞[4]?；诮ㄔO(shè)工程信息管理的特點(diǎn)，應(yīng)提出有效的預(yù)防控制措施，比如相關(guān)的信息技術(shù)人員和檔案管理人員可設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限、信息審查等相應(yīng)的步驟，保證整體數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)力度增強(qiáng)。信息系統(tǒng)內(nèi)也應(yīng)有自動(dòng)化措施，可有效地保證重要的信息不泄露。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于建設(shè)工程檔案管理工作也應(yīng)該利用新的技術(shù)確保信息安全性，不僅要提高數(shù)據(jù)庫(kù)自身的防控能力，還要通過(guò)各項(xiàng)技術(shù)的研發(fā)和創(chuàng)新，提供安全的專(zhuān)業(yè)化管理。

2.進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的保護(hù)

檔案管理不單是對(duì)信息的保存，更為了日后使信息發(fā)揮出參考和借鑒的作用，這就要求工程檔案資料的真實(shí)性。紙質(zhì)檔案資料相比于當(dāng)前的信息化資料能夠突出資料的原始性特征。一般情況下，紙質(zhì)檔案若被修改，會(huì)直接留下相應(yīng)的痕跡，便于對(duì)信息的全過(guò)程進(jìn)行掌握，但信息化檔案的管理卻很難直觀的了解到信息篡改和修改的情況。如何保證工程信息的原始性，如何確保檔案資料不被惡意篡改，這就需要在當(dāng)管理過(guò)程中設(shè)置只讀模式，這樣可有效地阻止其他人員對(duì)信息的修改[5]。信息化的檔案管理還應(yīng)注重相應(yīng)的外界環(huán)境，一些硬盤(pán)和系統(tǒng)等也會(huì)受到溫度、濕度的影響，出現(xiàn)管理漏洞。因此應(yīng)及時(shí)對(duì)外界環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，了解到電子檔案儲(chǔ)存的情況，應(yīng)進(jìn)一步預(yù)防相應(yīng)的意外發(fā)生。

3.強(qiáng)化管理意識(shí)

隨著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的改革，信息化的檔案管理也應(yīng)該轉(zhuǎn)變相應(yīng)的管理意識(shí)。雖然信息化的管理方式非常的便捷，且有利于提高信息的利用率，但是工程檔案的信息較為繁雜，同時(shí)信息化的管理仍存在一定的缺點(diǎn)，因此相應(yīng)的企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步的強(qiáng)化管理意識(shí)，要求相應(yīng)的工作人員認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，要求員工能夠全面負(fù)責(zé)的每一項(xiàng)工作，使檔案的管理工作不出現(xiàn)漏洞和錯(cuò)誤。建設(shè)工程檔案中一些細(xì)節(jié)信息能夠影響到日后的信息作用發(fā)揮，因此細(xì)節(jié)問(wèn)題是十分重要的。要想抓住信息化管理的細(xì)節(jié)，就應(yīng)該先有良好的管理意識(shí)，通過(guò)大量的工作經(jīng)驗(yàn)積累，創(chuàng)新出新的管理模式和方法，提升整體的信息化管理水平。

4.創(chuàng)新和開(kāi)發(fā)檔案管理軟件

一款適宜的檔案管理軟件是非常重要的，不單能夠節(jié)約相應(yīng)的人力物力，還能夠提高檔案管理效率，同時(shí)確保檔案信息的安全性。但管理軟件研發(fā)和創(chuàng)新應(yīng)該適應(yīng)建設(shè)工程的信息管理特點(diǎn)，通用管理軟件完善，對(duì)于整體的管理工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)質(zhì)的飛躍。相應(yīng)的軟件功能不斷優(yōu)化，不斷完善，這樣能夠進(jìn)一步使軟件的配置優(yōu)化，從而使信息管理更加便捷、高效、安全。現(xiàn)階段建設(shè)工程檔案信息化管理越來(lái)越普及，如何通過(guò)管理軟件的完善使得資源能夠進(jìn)一步的挖掘和利用，如何能夠使信息的儲(chǔ)存量逐漸擴(kuò)大，使信息的安全性更高，這些都是管理軟件需要進(jìn)一步研究的問(wèn)題[6]。除建設(shè)工程本身的信息特點(diǎn)之外，還應(yīng)該對(duì)當(dāng)前的外界環(huán)境進(jìn)行了解。了解現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，如何完善軟件才能夠使信息在當(dāng)前的大環(huán)境下發(fā)揮出更好的作用，這樣才是正確的開(kāi)發(fā)軟件的思路。

三、總結(jié)

大數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)一步的要求建設(shè)工程的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，但在傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，仍會(huì)有一些挑戰(zhàn)和阻礙。應(yīng)進(jìn)一步利用好信息化管理的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也要結(jié)合建設(shè)工程信息本身的特點(diǎn)，進(jìn)一步的完善信息化管理，使得建設(shè)工程檔案信息發(fā)揮出更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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