新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略研究

王艷華

摘要：在社會的不斷發(fā)展中，事業(yè)單位對于檔案管理工作的創(chuàng)新是必然的，只有提升了事業(yè)單位的檔案管理工作，才能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。想提升事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設(shè)備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質(zhì)來強化檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：新形勢下、事業(yè)單位、檔案管理工作、優(yōu)化、策略

引言：在新的發(fā)展形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。目前，對于我們國家的事業(yè)單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創(chuàng)新管理方式，改變原有的思維方式，培養(yǎng)專業(yè)化高素質(zhì)的人才。同時，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設(shè)備，將信息化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來。

1 事業(yè)單位檔案管理的含義

管理人員和對象是事業(yè)單位檔案管理中兩項主要的內(nèi)容，要從這兩方面問題入手，解決制約事業(yè)單位檔案管理水平的因素。通過優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的水平，對強化事業(yè)單位的職能作用具有積極的意義，能更好地開展為社會為人民服務(wù)的工作。從事業(yè)單位檔案人員管理方面來看，要了解檔案管理在如今社會的發(fā)展趨勢，科技水平的不斷提升為檔案管理帶來了智能化信息化的進(jìn)步和發(fā)展，因此管理人員要不斷學(xué)習(xí)新的政策了解新的檔案管理技術(shù)，努力提升自身的業(yè)務(wù)能力，結(jié)合單位實際情況來應(yīng)對新形勢下管理工作的要求。管理對象作為檔案管理的重要內(nèi)容之一，涉及的范圍包含各個方面，要從人事、文書、科技項目等各個角度入手，分情況分類別制定相關(guān)的工作辦法，作為檔案管理進(jìn)步的出發(fā)點。

2對于事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的探討

2.1事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)和技能有待提升

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作開展期間存在著缺少專業(yè)性人員的現(xiàn)象，人員流動性較大，經(jīng)常一人身兼數(shù)職，各項環(huán)節(jié)極為繁瑣和復(fù)雜。從表面上來看，該項工作是簡單的對資料加以整合和保存，不過實質(zhì)上離不開專業(yè)性強并且經(jīng)驗豐富人員的支持，只有這樣才可以去確保檔案的完善性。事業(yè)單位檔案管理人員掌握的知識點較少，沒有有效掌握檔案資料收集、整理和信息編制等，導(dǎo)致后期問題普遍存在，不利于提升檔案管理效率。

2.2對檔案管理重視程度不高

大多數(shù)事業(yè)單位依舊沒有正確了解到開展檔案管理工作的必然性，因為單位對該項工作的重視程度不高，沒有將檔案管理項目添加到正式管理日程中，單位也沒有依照實際情況成立專業(yè)性的檔案管理機構(gòu)，檔案管理劃分不到位等，因此影響了檔案管理工作獨立性體現(xiàn)。同時管理層也沒有將基礎(chǔ)的硬件設(shè)施配置到檔案管理中，檔案庫房內(nèi)的設(shè)施處于嚴(yán)重老化的狀態(tài)，甚至還形成了檔案庫房和借閱室以及辦公室不分的局面，不利于管理工作穩(wěn)序開展，也阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.3事業(yè)單位采取的檔案管理方式過于滯后

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新以及改進(jìn)，信息化技術(shù)演變?yōu)榱耸聵I(yè)單位管理運行期間非常重要的一方面，而檔案管理工作也是如此。迎來了信息化時代以后，檔案信息數(shù)量隨之增長和提升，這從一定程度上加劇了管理信息的復(fù)雜程度，只有緊跟時代發(fā)展潮流，創(chuàng)新信息管理方式，才可以有效應(yīng)對新時代背景下的各項挑戰(zhàn)?？上嚓P(guān)單位檔案管理工作開展過程中依然以傳統(tǒng)管理方式為主，比如賬目記錄和手工記錄，此種方式弊端極大，既增加了工作人員自身壓力，消耗了諸多時間和精力，同時還無法有效輸入大量的信息化數(shù)據(jù)，不利于提升工作效率。

3新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

3.1引入檔案管理人才，提升管理水平

人才是保障檔案管理工作順利落實的重要因素。在全新的檔案管理要求下，僅具備單一技能的檔案管理人員已經(jīng)無法滿足檔案管理需求，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)做好人才的引入、培養(yǎng)與應(yīng)用工作，不斷提升人才的服務(wù)質(zhì)量，建立高素質(zhì)的人才儲備機制，依靠人才技能提出可行的檔案管理方案，保障檔案管理活動的實效性。在檔案管理工作中，有關(guān)事業(yè)單位可在單位內(nèi)部抽調(diào)學(xué)習(xí)能力出色、服務(wù)意識強的相關(guān)人才，要求其學(xué)習(xí)檔案管理知識，學(xué)習(xí)計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并根據(jù)單位內(nèi)部的管理特點建立相應(yīng)的檔案管理方案，保障檔案管理的正面價值。事業(yè)單位也可在上級單位或社會環(huán)境中選擇相應(yīng)的檔案管理人才，以高素質(zhì)、多技能為基礎(chǔ)要求，落實人才管理計劃，保障檔案管理質(zhì)量。在有關(guān)人才進(jìn)入崗位之后，事業(yè)單位應(yīng)定期發(fā)起檔案排查活動，一方面，對相關(guān)人才的管理實效性進(jìn)行檢測，根據(jù)檔案管理工作的質(zhì)量確定相應(yīng)的檔案管理制度。另一方面，對有關(guān)檔案進(jìn)行檢測，避免因人員管理能力而引發(fā)的檔案遺失、損毀等問題。事業(yè)單位應(yīng)建立科學(xué)的人才培育機制，依靠人才的支持保障檔案管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

3.2加強檔案管理規(guī)章制度建設(shè)

事業(yè)單位要想提升檔案管理規(guī)范化水平，加強檔案管理規(guī)章制度建設(shè)是一個非常有效的方式。檔案管理是事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)之一，檔案管理工作的效率及其規(guī)范性如何將會極大地影響事業(yè)單位的整體工作情況。因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，必須從單位的實際情況出發(fā)，妥善制定相應(yīng)的檔案管理制度，或者修正原有的規(guī)章制度，以適應(yīng)現(xiàn)在的工作狀態(tài)。制度的合理性與規(guī)范性也是關(guān)乎事業(yè)單位檔案管理工作的重要因素。檔案管理規(guī)章制度要從日常工作中切實落實，檔案管理人員要以身作則，嚴(yán)格遵守相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，不斷推進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作。

3.3加快事業(yè)單位檔案管理信息化的進(jìn)程

要充分意識到事業(yè)單位檔案管理信息化的意義，意識到把信息化應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理的重要性。信息化檔案管理能夠大大提高事業(yè)單位檔案管理的效率和管理水平。事業(yè)單位檔案管理人員一定要改變傳統(tǒng)的管理思想和理念，要充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，對信息化技術(shù)要有一定程度的了解。事業(yè)單位檔案管理人員還要采取多樣、多元化的檔案管理方式，結(jié)合當(dāng)今的信息化建設(shè)，對整個事業(yè)單位的檔案進(jìn)行有序管理和監(jiān)督。不僅是事業(yè)單位的管理人員要樹立相關(guān)的意識和拋棄傳統(tǒng)的管理理念，其他部門的工作人員也要有相應(yīng)的思想意識的改變，這樣才能使信息化建設(shè)在事業(yè)單位檔案管理方面更加健康地進(jìn)展。

3.4構(gòu)建完善的事業(yè)單位管理信息化網(wǎng)站系統(tǒng)

檔案管理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)決定了未來的工作持續(xù)性，也是有效推進(jìn)工作深入發(fā)展的關(guān)鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應(yīng)結(jié)合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務(wù)要求為基礎(chǔ)，為網(wǎng)站系統(tǒng)添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構(gòu)建完善的信息化網(wǎng)站系統(tǒng)的同時，也需要為事業(yè)單位與檔案管理體系之間建立有效聯(lián)系，實施更為符合現(xiàn)階段信息應(yīng)用需求的一體化管理模式。在為其未來事業(yè)提供支持條件的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步提升檔案管理社會與經(jīng)濟效益做好鋪墊。

結(jié)束語：檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展十分重要，事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經(jīng)濟體系快速發(fā)展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會發(fā)展需要，同時也會出現(xiàn)各種各樣的問題?；诖?，事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu)，以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實效性。

參考文獻(xiàn)

[1]玄慧蘭.新時期事業(yè)單位人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案，2020（05）：94.