論作為風險規(guī)制工具的檔案信息約束

徐辛酉 孫路

摘? 要：在風險規(guī)制工具箱中，信息工具扮演著特殊的角色。檔案信息作為一類風險規(guī)制工具，其主要的約束方式包括：借助檔案信息實現(xiàn)風險規(guī)制中的職責延續(xù)、預防管理和可追溯。厘清檔案信息作為風險規(guī)制工具的使用方式，對于進一步認識檔案信息的社會價值具有積極意義。

關(guān)鍵詞：風險規(guī)制;規(guī)制工具;檔案信息約束

Abstract：? Information tools play a special role in the risk regulation toolbox. The main ways in which archival information is used as a type of risk regulation tool can be bound including the use of archival information for responsibilities continuation， preventive management and traceability in risk regulation. The clarification of the use of archival information as a risk regulation tool has positive implications for the further understanding of the social value of the archival information.

Keywords： Risk regulation; Regulatory tools; Archival information constraints

2021年第4期上，《檔案管理》刊登了筆者《檔案社會規(guī)制功能的實現(xiàn)機理——從科學管理的視角》，文中提及一個觀點：檔案的社會規(guī)制功能體現(xiàn)為工具式的社會規(guī)制。[1]其立論依據(jù)是檔案作為一類信息工具，因其憑證性和相對權(quán)威的參考價值，在“用于消除事物不確定性”中，尤其適用于風險規(guī)制。遺憾的是，該文對檔案信息具體如何作用于風險規(guī)制，或者說作用于風險規(guī)制的方式問題，并沒有進行介紹。本文擬從檔案信息約束的角度，就此問題展開進一步探討。

1 檔案信息作為風險規(guī)制工具使用的史實

風險存在于社會各個角落，如何規(guī)避和處理風險是人類長期以來探討的話題，也積累了豐富的研究成果。如愛德華·羅斯在《社會控制》一書中，羅列的風險規(guī)制手段包括：輿論和信仰，法律和禮儀，啟蒙和幻想，社會暗示和社會宗教等。認為：“在管理結(jié)構(gòu)中，上述哪一類更為重要取決于社會的構(gòu)成”。[2]龐德則提出了通過法律手段的風險規(guī)制，認為：“我們依靠法律秩序，不僅是為了一般的安全，也是為了幾乎所有社會風險控制的任務?！盵3]檔案信息作為一類風險規(guī)制工具在人類歷史中被使用，也屢見不鮮。

較早應用是在經(jīng)濟領(lǐng)域。如蘇美爾文明中，廟宇對其收繳上來的賦稅及相關(guān)財物的管理，是要求祭司向祭司長提供他們所保管財物的詳細賬目檔案信息，以解決財物漏收漏管的風險。古巴比倫商業(yè)交易中，大都是在石板上刻上文書作為日后風險規(guī)制的手段，以防范欺詐與抵賴。工業(yè)革命后，為進一步優(yōu)化企業(yè)管理，1845年英國議會通過了《公司條款合并法案》（Company Clauses Consolidation Act），手段之一是要求公司保存“完整和真實的”賬目檔案信息，以用于監(jiān)控相關(guān)資金流動情況，警惕資金鏈斷裂風險。同期的美國弗蘭克福兵工廠和華特弗里特兵工廠，也于1881年實施車間訂單檔案管理制度，辦法是通過卡片記錄工作任務及其使用的勞動力數(shù)量和原材料的相關(guān)情況，當訂單完成之后，這些卡片歸檔保存，作為進一步開展成本風險規(guī)制的依據(jù)。

在政治領(lǐng)域，中國元朝和明朝實行了“照刷磨勘文卷制度”，系一種行政管理風險規(guī)制措施。具體做法是：由監(jiān)察機關(guān)，具體包括御史臺、肅正廉訪司和行御史臺，對相應各級政府機關(guān)在行政過程形成的檔案文卷定期予以審查，或一年一查，或三年一查，以及時發(fā)現(xiàn)和處理其中存在的行政違規(guī)與偏失等風險?！罢账⒛タ蔽木碇贫润w現(xiàn)了廉潔高效的政治理想與檔案控制功能的完美結(jié)合?！盵4]類似做法還包括中國唐朝的勾檢制度，“凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日，納諸庫。”[5]其核心要義在于“發(fā)辰檢稽失”，目的是盡可能減少行政過程中的失察風險。到了近現(xiàn)代，特別是當代，各國普遍推行行政案卷制度，也稱為檔案制度，“行政主體的行政行為只能以該案卷為依據(jù)作出，卷外證據(jù)不能作為行政行為根據(jù)的一項程序制度?！盵6]它強調(diào)行政主體在作出決定或采取行動前，需借助多種渠道獲取用以證明事實的各類檔案信息，如調(diào)查、聽證、鑒定和相對人提供的其他相關(guān)證據(jù)材料等，在“先取證再決定”基礎上保證程序正當，防范權(quán)力濫用風險。

2 檔案信息作為風險規(guī)制工具的約束方式

相較神話、小說和戲曲等虛構(gòu)信息，檔案信息因其憑證性和相對權(quán)威的參考價值，如前所述，使其在風險規(guī)制中發(fā)揮獨特效用。而依據(jù)檔案信息生成和利用的具體場景，則可將其作為風險規(guī)制工具的約束方式歸結(jié)為以下幾種。

2.1 借由檔案信息實現(xiàn)風險規(guī)制中的職責延續(xù)。該種約束方式源于檔案信息的生成背景，即：檔案由文件轉(zhuǎn)化而來。如英國檔案學家希拉里·詹金遜就指出，檔案是某一行政管理或行政事務實施過程中所擬就或使用，以備不時查考的各種文件。[7]因文件尤其指公文載明有相關(guān)主體的職責范疇，就構(gòu)成了規(guī)范相關(guān)主體職責履行或因違規(guī)操作被懲處的依據(jù)。由此也使仍處有效期內(nèi)的歸檔后文件，繼續(xù)成為規(guī)制相關(guān)主體職責履行的工具，而非因為文件轉(zhuǎn)化為檔案后就失去了其規(guī)制功效，保證了職責履行的持續(xù)性，避免了無謂的中斷或混亂。

根本原因仍在于，文件（含歸檔后的文件，一般指公文）是“社會組織或其領(lǐng)導人在公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的憑證性信息記錄?！盵8]是一種規(guī)制工具，其規(guī)制效用體現(xiàn)在公文各組成部分，如標題、收文機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、印章、日期、附件等。其與風險規(guī)制框架的對應關(guān)系為：公文→風險規(guī)制的工具;標題→風險規(guī)制的主題;收發(fā)文機構(gòu)→風險規(guī)制的對象;正文、印章、日期、附件→風險規(guī)制的信息依據(jù)。

這樣，公文通過其標題、正文及附件記錄，明確了發(fā)文者和收文者各自職責，構(gòu)成了對他們規(guī)制的依據(jù)。而即使該份公文轉(zhuǎn)化為檔案后，只要文件仍在有效期內(nèi)，其記錄的檔案信息仍將繼續(xù)成為防范相關(guān)主體失職瀆職風險的依據(jù)，而非因文件不在現(xiàn)行期或流轉(zhuǎn)中而導致相關(guān)職責中斷，也實現(xiàn)了對相關(guān)活動的持續(xù)規(guī)制。如仍在有效期內(nèi)的決議、命令或條例類檔案文件。現(xiàn)實中，該類檔案文件廣泛存在于單位內(nèi)部檔案室或文件中心，被統(tǒng)稱為“半現(xiàn)行文件”。

事實上，不僅公務文件，其他管理類文件轉(zhuǎn)化為檔案后，在相當時期內(nèi)仍將繼續(xù)發(fā)揮職責規(guī)制功效。如工商管理部門通過對微商建檔，實現(xiàn)規(guī)范管理和防范經(jīng)營詐騙。也因此有學者認為：“檔案不應只是當成被動地對文件的例行轉(zhuǎn)化，其功能優(yōu)勢使它成為一種可以被社會主動運用的合目的控制工具?！盵9]

2.2 借由檔案信息實現(xiàn)風險規(guī)制中的預防管理。從檔案效用的實際發(fā)揮特點看，存在不確定性，即有學者認為的：“它長期處于價值的靜寂期（或稱休眠期），表現(xiàn)為一種潛在的價值?！盵10]這種不確定性，使我們在利用檔案信息時，沒法精確預測，只能更多地發(fā)揮其預防的作用。以預防為主的檔案信息利用場景，是一種典型的風險規(guī)制行為。

具體到檔案信息如何實現(xiàn)風險規(guī)制中的預防管理，主要體現(xiàn)為直接的預防和間接的預防兩種方式。直接的預防是檔案信息中記錄有尚在有效期內(nèi)的明令禁止性或義務性條款;間接的預防指檔案中盡管沒有載明禁止性或義務性條款，但相關(guān)主體的行為與被記錄的檔案信息相關(guān)，從而在思想或行為上自覺接受約束。如指紋檔案、虹膜檔案等生理特征材料，用于“防患于未然”，以及建立“失信檔案”，使更多人不敢輕易做出失信行為等。為此，丁耀琪認為：“婚姻登記檔案、工商登記檔案、向上級備案……，都是對契約歷史記錄的一種強力鎖定，使契約行為上升到規(guī)范、穩(wěn)固的高度，從而產(chǎn)生強勁的威懾?！盵11]丁耀琪認為：“通過對人們的思想意識上的監(jiān)督約束，來達到規(guī)范人們言行，維護社會正常秩序的目的?！盵12]

2.3 借由檔案信息實現(xiàn)風險規(guī)制中的可追溯。事后追溯也是風險規(guī)制中常用的一種手法。具體到借助檔案信息如何實現(xiàn)風險規(guī)制中的可追溯，主要有對問題的追溯和對社會記憶的追溯兩種方式。

對問題的追溯是借助檔案真實性，以規(guī)避未來類似風險的發(fā)生，并最終實現(xiàn)對風險的有效規(guī)制。如在工程事故追溯中，依據(jù)的是基建檔案記錄，可以分析相關(guān)施工單位或監(jiān)理單位在風險管控中不到位的地方，以進一步規(guī)范后續(xù)的工程建設。

對社會記憶的追溯方面，有學者發(fā)現(xiàn)：歷史發(fā)展早期缺乏對平民的記憶，原因是沒有留存針對平民的系統(tǒng)檔案記憶。[13]由此，防范社會記憶缺失風險的措施之一是留存檔案信息，以供后人追溯和再現(xiàn)。如現(xiàn)代社會通過有選擇地留存、提供與展示與當時社會主流價值觀、意識形態(tài)相符合的檔案記憶信息，以防范相關(guān)記憶缺失?，F(xiàn)實中的具體操作如：通過制定《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，明確了檔案收集的范圍是：“本行政區(qū)內(nèi)重大活動、重要事件形成的、涉及民生的專業(yè)檔案。”“重大”“重要”“民生”等評判標準的背后，是國家防范相關(guān)主流記憶缺失風險的一種舉措。

3 結(jié)語

通過檔案信息延續(xù)相關(guān)主體的職責、開展預防和可追溯管理，最終目標適用于風險規(guī)制，體現(xiàn)的是一種科學管理的思想與行為。檔案信息作為風險規(guī)制工具的作用方式還可以有多種維度，這里僅從檔案信息生成和利用的場景出發(fā)進行了初步探討，有待進一步研究。

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