西藏醫(yī)院人事檔案信息化管理優(yōu)勢及實(shí)施困境

秦薩

西藏自治區(qū)藏醫(yī)院人事處 西藏拉薩 850000

醫(yī)院管理中的人事檔案管理是醫(yī)院正常發(fā)展的重要部分，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模和醫(yī)療隊(duì)伍在不斷的擴(kuò)大，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理可以對有效的人事信息和人力資源進(jìn)行管理，隨著科技水平提升，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于生活的方方面面，醫(yī)院管理中也廣泛應(yīng)用，如醫(yī)院的財(cái)務(wù)、藥品和醫(yī)療設(shè)備管理等。醫(yī)院人事檔案信息化管理順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，使得人事檔案管理變得更加信息化和精確化，對醫(yī)院的管理和發(fā)展起到良好的促進(jìn)作用。

1 醫(yī)院人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 充分發(fā)揮出人事檔案的作用

紙質(zhì)檔案資料使用效率差，查看信息無法對比，嚴(yán)重影響醫(yī)院的人力資源調(diào)動(dòng)，無法發(fā)揮出人事檔案的作用。而信息化管理可以快速查看人事檔案信息，且能從多個(gè)方面對醫(yī)護(hù)人員的信息進(jìn)行比對，從而更有效的進(jìn)行人力資源調(diào)動(dòng)，為醫(yī)院的人力資源管理提供準(zhǔn)確的依據(jù)。除此之外，還可以建立起完善的人事檔案信息化管理流程，讓醫(yī)院的人事檔案管理和醫(yī)院的其他部門的工作聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)信息在各個(gè)部門的共享。

1.2 提高人事檔案的管理效率

信息化檔案管理，可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上建立醫(yī)院的人事管理信息庫和搜索目錄，從而快速搜索想要查詢的信息，提高人事檔案的管理效率，大大節(jié)省了人力，且利于保存。

1.3 延長人事檔案信息的使用壽命

傳統(tǒng)紙質(zhì)資料在管理過程中可能會(huì)遭受老鼠、蛀蟲的損壞，受空氣濕度的影響，在保存過程中可能會(huì)受潮發(fā)生霉變，紙張保存時(shí)間長了會(huì)出現(xiàn)字跡不清楚，紙張會(huì)泛黃現(xiàn)象。經(jīng)常的翻閱利用，可能會(huì)造成信息缺失或混亂，還可能會(huì)受到人為故意的破壞，最終難以保證人事檔案信息的完整性，信息的使用壽命較短。信息化就正好解決了這些問題，將人事信息錄入到計(jì)算機(jī)中，檔案的保存、查看、調(diào)動(dòng)可直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，且能實(shí)現(xiàn)信息共享，有助于人力資源的管理和分配，減少因外界因素導(dǎo)致的人事檔案不完整、不準(zhǔn)確。此外，人事檔案信息還可保存在網(wǎng)盤、云端和移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)空間中，有效的延長人事檔案信息的使用壽命，節(jié)約資源，及時(shí)對信息進(jìn)行更新備份，避免信息資源的丟失。

1.4 有利于實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

建立起比較全面的信息資源庫，并對資源庫中的各類信息進(jìn)行整理和分類，實(shí)現(xiàn)綜合化的管理模式。節(jié)約人事檔案查看時(shí)間，解決了傳統(tǒng)管理方式中容易丟失信息的弊端，大大提高了信息交換的效率，從而有利于實(shí)現(xiàn)人力資源的管理。

2 醫(yī)院人事檔案信息化管理的實(shí)施困境

2.1 管理人員的專業(yè)技能較低

醫(yī)院的人事檔案要想實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，管理人員不但需要掌握管理的基本內(nèi)容和管理知識，還要熟練使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠利用計(jì)算機(jī)解決管理上的問題。就目前情況來看，人事檔案管理人員并非此專業(yè)出身，其管理知識和技能都是在長期工作中積累下的經(jīng)驗(yàn)，對管理并不算了解，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力也限于簡單的操作，不具備計(jì)算機(jī)檔案信息化操作技術(shù)，在管理過程中，不能快速有效的對信息進(jìn)行錄入和查詢。

2.2 沒有充分利用人事檔案信息

沒有確定的目標(biāo)和方向，只注重信息化的建設(shè)，沒有意識到人事檔案信息的作用，沒有充分利用人事檔案中的信息資源。醫(yī)院消耗大量的資金人事檔案管理采購設(shè)備和管理的軟件、硬件等，只是將紙張上的信息轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，并沒有將檔案資料中的信息挖掘出來，為人力資源管理提供管理和決策依據(jù)。

2.3 存在安全隱患

人事檔案信息化管理時(shí)要注意安全風(fēng)險(xiǎn)，管理人員缺少安全意識，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是非常準(zhǔn)確的，沒有意識到其中存在安全隱患，忽略對計(jì)算機(jī)的定期查毒和清理垃圾，以至于在瀏覽網(wǎng)站信息或者打開一些陌生郵件時(shí)感染病毒，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的信息資源丟失或被不法分子竊取，一旦信息資源丟失，會(huì)對醫(yī)院工作人員的隱私造成傷害，影響醫(yī)院的正常發(fā)展。

2.4 缺少完善的檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度在很大程度上決定了管理工作的效率，直接影響檔案信息管理的水平和發(fā)展。從醫(yī)院的管理來看，人事檔案管理缺少完善的制度，導(dǎo)致人事資料不夠完整；缺少正確的管理流程，以至于檔案管理人員的工作不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范。

3 解決醫(yī)院人事檔案信息化管理實(shí)施困境的對策

3.1 提高管理人員的專業(yè)技能

要想從根本上提高管理人員的專業(yè)技能，一是引進(jìn)具備高水平計(jì)算機(jī)能力的人才，讓專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才幫助醫(yī)院管理人員掌握計(jì)算機(jī)管理的技能。二是為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和提高能力的機(jī)會(huì)。管理人員要不斷更新自己管理知識和管理技能，從而更好的為醫(yī)院人事檔案信息化管理服務(wù)，提高醫(yī)院人力資源的管理水平。

3.2 充分利用人事檔案信息

人事檔案資源信息復(fù)雜多樣，為更好的將紙質(zhì)版的信息資源轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，可以引進(jìn)一些先進(jìn)的技術(shù)，比如利用掃描儀或是高清相機(jī)獲取圖像，進(jìn)而將紙質(zhì)版的資料轉(zhuǎn)變成電子版的資料?？梢詾殡娮影娴馁Y料添加目錄，將電子檔案分類整理，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性。醫(yī)院還能充分利用人事檔案信息，快速的查找相關(guān)人員的信息，根據(jù)醫(yī)院的需求，對醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行合理的分配和調(diào)動(dòng)，將醫(yī)護(hù)人員分配到需要的崗位。

3.3 提高安全意識

為了確保人事檔案信息的安全性，管理人員就要提高安全意識，正確的看待可能存在的任何風(fēng)險(xiǎn)，建立起相關(guān)的人事檔案信息安全管理制度，管理人員要定期的對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒和清理，對于陌生信息謹(jǐn)慎點(diǎn)查，瀏覽網(wǎng)站時(shí)盡量使用安全網(wǎng)站，減少病毒入侵，及時(shí)對人事檔案信息進(jìn)行拷貝，保存雙份人事檔案信息，以備不時(shí)之需。另外，還要定期對保存檔案的軟件、硬件進(jìn)行檢查，檢測其性能是否完整，對于一些落后的軟件或硬件要及時(shí)的淘汰。

3.4 制定完善的人事檔案信息化管理制度

醫(yī)院要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況和人事檔案信息的利用情況，來制定完善的人事檔案信息化管理制度，管理人員要嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行管理工作，制度建立的內(nèi)容要包括對信息的安全管理、電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)的保管、外來人員的查詢、信息數(shù)據(jù)的維護(hù)和更新及庫房管理的標(biāo)準(zhǔn)等，保證人事檔案信息的的安全性，從而有效的提高醫(yī)院的信息檔案管理水平。

總而言之，醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，能夠有效的推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)定健康的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案信息化管理的推進(jìn)，不但能夠充分挖掘出人事檔案中的有用信息，發(fā)揮出人事檔案的作用；實(shí)現(xiàn)快速查找信息，提高人事檔案的管理效率；還能延長人事檔案信息的使用壽命，保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，實(shí)現(xiàn)人事信息資源的共享。醫(yī)院要想完全實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，既要提高管理人員的專業(yè)技能和安全防范意識，還要制定完善的管理制度和流程標(biāo)準(zhǔn)，保證人事檔案信息管理工作的正常進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)的發(fā)展。