淺談條形碼技術在提高檔案實體管理水平中的思路

吳旦　周佳

摘 要：運用“條形碼”這種新科技技術對設計院的檔案進行編號管理乃是一種最新的發(fā)展趨勢。但是，逐年來隨著辦公智能自動化系統(tǒng)的全面實用，運用“條形碼”進行檔案實體的檔號編制，又遇到了許多新的技術方面的困難問題。本文根據(jù)當前條形碼技術在檔案管理中的現(xiàn)狀進行了分析，希望能為條形碼技術在檔案實體管理中水平的提升提供有效的保障。

關鍵詞：條形碼；檔案；檔號；新技術；Excel

以計算機、網(wǎng)絡為首的科技信息技術為檔案管理工作帶來了非常重要的影響，并且在很大程度上將傳統(tǒng)的檔案信息處理模式、儲存模式以及服務模式進行了有效的革新，促使檔案管理工作的管理效率與管理質量得到了非常顯著的提高。而“條形碼”技術的發(fā)展與應用，更是進一步的推動了我國檔案管理技術現(xiàn)代信息化的可持續(xù)發(fā)展。故此，研究分析“條形碼”技術在檔案管理工作中的開展與應用，具有至關重要的實際意義。

一、條形碼對于檔案實體管理工作起到的影響分析

就目前的實際現(xiàn)狀來說，條形碼對于檔案管理工作所起到的作用一般有：可以使從前繁瑣的檔案歸檔過程簡化，從而有效的節(jié)約了許多不需要浪費的人力以及時間。伴隨著將“件”作為報關單位在檔案的管理部門中所推行的條件，條形碼技術的合理應用將會促使檔案管理部門的工作開展得更為順利，其工作效率也會得到有效提高?？偟膩碚f，檔號的制作方式一般分為以下三種類型：第一種類型，刻制一個“檔號印章”（其印章的具體式樣如表一所示）進行文檔代號填寫。第二種類型，在印章的空白處事先便已經(jīng)設定好了數(shù)字或者英文字符，如果需要什么類型或者日期的文檔，只需要手工將這種數(shù)字調好，再蓋印在文件上面就可以了。第三種類型，制Excel表格，填寫→打印→裁制成小條，再使用膠水將其黏貼在相對應的文件檔案上面。當然，這三種檔號制作的方法都存在著一定程度上的缺陷，然而條形碼技術的出現(xiàn)則完全解決了這些弊端。

在條形碼的檔案綜合管理系統(tǒng)當中，一般較常使用的是“泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)”，下文便根據(jù)這種系統(tǒng)進行分析。

當打開泰坦檔案的綜合管理系統(tǒng)時，菜單欄里便可以找到“卷內文件管理”這樣一個項目欄，點擊進入，并且選擇“文件檔案類型”這一選項，按照需求輸入相應的條目，最終選擇Excel表格的格式，點擊確定，并選擇輸出，便會將需要的內容自動生成一個Excel的表格。最后，將表格當中的檔號數(shù)字字段與條形碼的打印機進行連接，便可以非?？焖俚膶⑽募n案的檔號進行分批打印。檔案工作人員只需要將所需填寫的數(shù)據(jù)進行錄入即可，這樣的形式既節(jié)省了人力，又節(jié)省了時間，而且可以保證準確率，對于檔案管理的未來發(fā)展而言，起到了很好的促進作用。除此之外，條形碼技術也會使文件檔案更具整潔美觀的效果。傳統(tǒng)的檔案管理技術中，通常檔號會出現(xiàn)墨跡不清、隨意涂改或者裁剪不齊等問題，這些問題在很大程度上影響了文件檔案的美觀。然而當條形碼技術出現(xiàn)以后，由于它是直接使用電腦進行打印的，并且所打印的紙張規(guī)格完全統(tǒng)一，使得檔案更加具有美觀整潔性。

二、條形碼技術在經(jīng)過設備進行輔助后能夠起到的作用分析

（一）條形碼技術完全滿足了新時代下檔案管理工作的實際需要

第一，在當前新形勢之下，應當用科學合理的發(fā)展觀作為指導依據(jù)，建設起優(yōu)質服務式的檔案管理制度乃是部門所工作的核心宗旨，這也是促使條形碼技術可以引入設計院檔案管理領域范圍的重點原因之一；第二，所需要歸檔的文件檔案以逐年遞增的趨勢一直大幅度增加著，這便對于檔案的合理利用率提出了更深、更高的要求，而當前條形碼的技術生產(chǎn)以及技術發(fā)展也是在此要求之下所產(chǎn)生的必然結果。除此之外，條形碼技術的應用實施也是檔案實地管理基礎其業(yè)務發(fā)展的需求所在。

（二）將文件檔案的實體出入庫管理更為規(guī)范化，為文件檔案的安全提供最大保障

在將條形碼技術應用實施到檔案管理工作中以前，檔案的入庫出庫都必須完全由工作人員進行手工操作，這便對工作人員的綜合素質要求非常高。縱然如此，也無法真正保證萬無一失。而現(xiàn)今使用條形碼技術進行檔案管理，設計院的檔案管理人員無論是在調出檔案還是在歸還檔案的時候，只要通過掃描檔案文件上的條形碼，便可以準確無誤的錄入這些信息，而且不會出現(xiàn)人工疏漏的情況。除此之外，通過專門的條形碼系統(tǒng)軟件，還可以對超過時限未予歸還的檔案進行及時的提醒，這便很好地避免了檔案外借而不予歸還的損失，在極大的程度上確保了檔案管理的安全性。

（三）條形碼技術有利于提高工作人員的自身效率，且節(jié)省人力資源

這一點作用則主要表現(xiàn)在節(jié)省了文件檔案調出與歸還的登記時間上面。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當中，其文件檔案的接觸與歸還全部是依靠工作人員手工進錄入等級，這樣做不僅僅非常浪費工作人員的時間，并且還需要工作人員在時刻警惕、保持細心，半點疏漏都出不得。所以，條形碼技術便搭建起了一個非常良好的系統(tǒng)平臺，如果輔助電子磁卡系統(tǒng)共同使用，便可以使檔案的調出與歸還變成一件非常準確、快速的事情，而且會大大減少工作人員在檔案登記時所消耗的時間。

（四）條形碼技術有利于提高檔案管理部門的服務形象

文件檔案的重要作用便在于方便、快捷的利用形式，這也是檔案管理部門歷久常新的一項課題，并且是各行各界對于檔案管理部門所提出的永恒要求。條形碼技術的日漸使用，在很大程度上方便了檔案管理的利用率，并且也將在很大程度上提高設計院檔案管理部門的服務質量與服務能力，也非常有助于提高檔案管理部門的服務形象。

（五）條形碼技術為檔案管理提供了更為良好的堅實基礎

檔案管理實行電子化、科學化的管理模式還處于早期的起步階段，很多內容還需要完善。但是，隨著社會的發(fā)展，實行條形碼技術已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢，而條形碼技術則有效的實現(xiàn)了實體檔案文件與計算機之間的有效連接，這位促進我國檔案實體管理水平的科學化、信息化發(fā)展提供了一條非常重要的新途徑。

三、結 語：

綜上所述，雖然條形碼技術還處在早期的起步階段，但是自從該技術被應用到檔案管理的工作領域以來，已起到了不可估量的重要作用。

參考文獻：

[1]羅國權.淺談條形碼技術在提高檔案實體管理水平中的作用[J].蘭臺世界，2012（08）.

[2]吳璟.條形碼技術在檔案管理中的應用[J].城建檔案，2008（11）.endprint