醫(yī)院檔案信息化安全管理分析

文/李靜雅

本文簡略闡述了檔案信息化安全管理工作的開展對于醫(yī)院的必要性，并從認(rèn)識程度不足、相關(guān)制度欠缺、存在技術(shù)風(fēng)險以及人員素質(zhì)偏低幾方面著手對醫(yī)院檔案信息化安全管理工作現(xiàn)階段所面臨的問題進(jìn)行了詳細(xì)分析，并有針對性地提出了幾點應(yīng)對措施，旨在為相關(guān)研究人員提供參考，進(jìn)而充分保障醫(yī)院檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為其高效管理和應(yīng)用創(chuàng)造良好的條件

近些年來，我國醫(yī)院開始朝著信息化的方向發(fā)展，這使得其檔案工作也需要迎合信息化的發(fā)展要求，但從當(dāng)前的實際情況來看，部分醫(yī)院在實際開展檔案信息化安全管理工作的過程中始終面臨著一定的不利因素，這便影響了醫(yī)院檔案資料的實際應(yīng)用價值，基于此，有必要對其進(jìn)行更為深入的探究。

一、醫(yī)院檔案信息化安全管理工作的必要性

（一）提升檔案工作效率

醫(yī)院在不斷建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生大量的檔案信息，對資料進(jìn)行廣泛收集、處理以及保存，做好檔案管理工作。如果單純采用人工管理的手段進(jìn)行檔案安全管理往往難以真正保障各科室和工作資料管理的高效性，進(jìn)而對后續(xù)的正常應(yīng)用造成一定的負(fù)面影響。強(qiáng)化信息技術(shù)的使用可以輔助檔案管理人員更加高效地進(jìn)行檔案安全管理，并確保其能夠落實在檔案工作的全過程中，對于檔案安全管理工作效率的提升有著重要意義。在醫(yī)院實際運行階段應(yīng)當(dāng)從根本上意識到信息化檔案安全管理的重要性，進(jìn)而充分發(fā)揮出多樣化措施的應(yīng)用優(yōu)勢，在原有的基礎(chǔ)上對管理工作進(jìn)行優(yōu)化，緩解管理人員所面臨的工作壓力，切實提高檔案管理工作的開展成效[1]。

（二）推動醫(yī)療行業(yè)發(fā)展

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中至關(guān)重要的組成部分，這主要是因為醫(yī)院檔案中的信息覆蓋極為廣泛，包括醫(yī)院采購、人事以及就診住院等，其中不僅涉及到職工以及患者的個人隱私，同時對于醫(yī)院整體建設(shè)也有著重要影響。因此在未來進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化安全管理工作的過程中應(yīng)當(dāng)充分展現(xiàn)出信息技術(shù)的實質(zhì)性作用，以切實展現(xiàn)出各種檔案信息本身所具有的實質(zhì)性價值。與此同時，其還能夠在原有的基礎(chǔ)上促進(jìn)醫(yī)院安全管理意識進(jìn)一步提升，最大限度減少信息被破壞或者是丟失等問題的產(chǎn)生，這是我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要推動力?；诖耍磥響?yīng)當(dāng)將相應(yīng)的信息技術(shù)合理應(yīng)用在檔案管理中，充分發(fā)揮出技術(shù)優(yōu)勢構(gòu)建起健全完善的檔案管理環(huán)境，支撐我國醫(yī)療事業(yè)整體的高質(zhì)量發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案信息化安全管理的問題和對策分析

（一）問題

1.認(rèn)識程度不足

從目前的實際情況來看，部分檔案管理人員并沒有真正明確信息技術(shù)融入到安全管理中的必要性和優(yōu)勢，依然在用傳統(tǒng)的思維看待檔案安全管理工作，僅僅是針對相關(guān)流程進(jìn)行監(jiān)管，并沒有真正發(fā)揮出信息技術(shù)的實際作用展開實時動態(tài)的監(jiān)督和管理工作。從本質(zhì)上來看，檔案安全管理工作在實際實施的過程中有著較大的復(fù)雜性，檔案管理人員需要將監(jiān)督和管理工作全面落實在檔案信息處理以及保存等的全過程中，進(jìn)而為各個流程工作的合理性和有效性提供必要條件。然而由于部分檔案管理人員并沒有全面了解信息技術(shù)的應(yīng)用，并且未做到其同安全管理工作之間的充分結(jié)合，這便對檔案安全管理工作開展成效的提高產(chǎn)生了負(fù)面影響。

2.相關(guān)制度欠缺

當(dāng)前，部分醫(yī)院受到現(xiàn)有條件的限制，依然在沿用傳統(tǒng)的檔案安全管理制度，但其已經(jīng)難以同當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景相適應(yīng)，然而目前來看，絕大多數(shù)醫(yī)院都沒有從信息化檔案的實際情況出發(fā)，對文件長期保存、檔案開發(fā)利用等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，影響了后續(xù)管理工作的準(zhǔn)確開展。

3.存在技術(shù)風(fēng)險

技術(shù)風(fēng)險是醫(yī)院檔案信息化安全管理中較常見的問題之一，大多受到以下兩方面因素的影響。一方面，檔案管理部門現(xiàn)有的硬件以及信息系統(tǒng)面臨故障，一旦設(shè)備系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定的問題便會增加檔案信息損毀和丟失的可能性，如果設(shè)備硬件自身有著較大的故障同樣會導(dǎo)致信息化檔案有著極大的安全風(fēng)險；另一方面，由于醫(yī)院領(lǐng)域的信息化電子檔案起步較晚，所以現(xiàn)階段電子文件在存儲和管理過程中所采用的技術(shù)大多處在不成熟的狀態(tài)，無法完全實現(xiàn)對于設(shè)備物理損傷以及病毒等多種風(fēng)險的地域?；诖?，醫(yī)院在開展檔案管理工作時應(yīng)當(dāng)始終圍繞著醫(yī)院安全管理這一核心內(nèi)容，通過對多樣化先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用加大力度保障電子檔案的安全。

4.人員素質(zhì)偏低

工作人員是醫(yī)院檔案信息化安全管理工作的直接執(zhí)行者，而工作人員自身素質(zhì)不足將會在極大程度上影響檔案管理成效。具體體現(xiàn)在，現(xiàn)如今部分醫(yī)院的工作人員盡管有著較豐富的實踐經(jīng)驗，但信息技術(shù)的掌握和應(yīng)用能力則存在欠缺。還有部分工作人員只能夠進(jìn)行簡單的計算機(jī)操作，其對于更為深入的技術(shù)手段不存在充分的認(rèn)識，這一問題的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了信息技術(shù)的應(yīng)用成效，是未來發(fā)展過程中需要著重考慮的問題。一些檔案管理人員對于安全管理沒有形成正確的認(rèn)識，僅僅做到了信息收集、整理以及保存工作，卻沒有科學(xué)合理地進(jìn)行重要信息保護(hù)工作。這種人員風(fēng)險因素的存在將會導(dǎo)致檔案管理過程中面臨著一定的潛在風(fēng)險，不利于醫(yī)院檔案的安全高效應(yīng)用[2]。

（二）對策

1.提高認(rèn)識水平

為了從源頭上提升安全管理的實效性，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)樹立先進(jìn)科學(xué)的工作理念，讓工作人員能夠意識到在檔案信息化安全管理中引入信息技術(shù)的必要性，并將其落實到實踐中，這樣便能夠支撐后續(xù)安全管理工作整體的持續(xù)平穩(wěn)開展。行動的開展需要將思想理念作為指導(dǎo)，這也是后續(xù)進(jìn)行信息化檔案安全管理工作的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院需要結(jié)合現(xiàn)有條件，合理使用宣傳欄或者是互聯(lián)網(wǎng)等載體針對相關(guān)管理人員進(jìn)行宣傳教育，以充分展現(xiàn)出安全管理和信息技術(shù)結(jié)合的實際優(yōu)勢，使工作人員從更加真實的案例中得到啟發(fā)，進(jìn)而將其靈活應(yīng)用在日常的工作中，高效落實檔案信息化安全管理工作。

2.健全相關(guān)制度

除了要提高意識水平以外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)健全完善相關(guān)制度，進(jìn)而為后續(xù)的檔案管理和應(yīng)用提供方向上的指引和參考依據(jù)，這對于保障信息檔案的安全性和完整性有著重要意義。醫(yī)院需要從日常安全管理的實際要求出發(fā)建立檔案保密以及安全追責(zé)等常規(guī)制度，借此對具體工作人員的責(zé)任進(jìn)行明確，形成切實可行的長效機(jī)制，滿足醫(yī)院檔案信息化安全管理的長時間開展要求。為了保障制度的實際應(yīng)用效果，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況的變化對現(xiàn)有的制度采取相應(yīng)的調(diào)整措施，以確保其能夠高效應(yīng)用在實際工作中。一方面應(yīng)當(dāng)從醫(yī)院各種檔案信息實際特點出發(fā)針對性地制定制度，同時還要選擇與之相匹配的管理措施，進(jìn)而充分同醫(yī)院實際需要相適應(yīng)；另一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)實時動態(tài)地對各種安全風(fēng)險要素展開管理工作，使得管理制度能夠基于醫(yī)院新風(fēng)險和新技術(shù)的產(chǎn)生進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以更好地同現(xiàn)階段檔案管理工作的實際需求相符合[3]。

3.引入先進(jìn)技術(shù)

首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)使用信息識別技術(shù)，該技術(shù)的應(yīng)用能夠方便管理人員更加精確地進(jìn)行檔案查找以及應(yīng)用，在明確工作人員權(quán)限的基礎(chǔ)上獲取相應(yīng)的信息，以最大限度為信息安全提供保障。其次，醫(yī)院需要強(qiáng)化使用信息加密技術(shù)，該技術(shù)能夠通過對信息進(jìn)行加密處理，提升信息傳輸過程的安全性。最后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引入防火墻技術(shù)，利用該技術(shù)從全方位著手開展對于病毒等的防控工作，該技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)⒍鄻踊挠布O(shè)備和軟件有機(jī)結(jié)合起來，進(jìn)而在現(xiàn)有的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建起相應(yīng)的保護(hù)屏障，這樣便可以為用戶的信息安全提供充足的保障，該技術(shù)是目前應(yīng)用較多的技術(shù)之一，可以在極大程度上提升資料信息的全面性以及真實性，是醫(yī)院建設(shè)不可或缺的技術(shù)支撐。

4.加強(qiáng)人員培養(yǎng)

一方面，醫(yī)院需要對檔案管理人員展開技術(shù)培訓(xùn)，確保其能夠了解多樣化的信息技術(shù)操作，并將其應(yīng)用到具體的安全管理工作中，進(jìn)而在實踐中探索出更加高效的檔案安全管理方法；另一方面，醫(yī)院需要幫助檔案管理人員形成良好的責(zé)任意識，有意識地通過信息技術(shù)的應(yīng)用展開檔案管理，進(jìn)而將檔案安全管理和信息技術(shù)之間有效聯(lián)系起來，充分調(diào)動其積極性和主觀能動性，自覺加入到檔案信息化安全管理的行列中，完成好本職工作。采用各種方式手段提高工作人員的職業(yè)水平，在明確其職能的基礎(chǔ)上支撐醫(yī)院檔案信息化安全管理工作的高質(zhì)量開展[4]。

綜合上述分析研究可見，高質(zhì)量檔案信息化安全管理工作能夠有效提升醫(yī)院檔案管理工作的開展成效，進(jìn)而提高各種檔案信息的實際應(yīng)用效果，對于醫(yī)院整體的長效平穩(wěn)發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。因此，相關(guān)研究人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于該方面內(nèi)容的重視，為檔案管理和應(yīng)用效果的提高奠定堅實的基礎(chǔ)。