論“工改”背景下如何加強(qiáng)城建檔案管理

文/王麗萍

根據(jù)“放管服”深化改革及營(yíng)商環(huán)境優(yōu)化的部署要求，為了提高審批時(shí)效，進(jìn)行快速的流程再造，工程建設(shè)領(lǐng)域正在大力推行審批制度改革，取消檔案預(yù)驗(yàn)收，使傳統(tǒng)城建檔案管理受到重大影響。為此，必須明確當(dāng)前的“工改”背景，思考在此背景下加強(qiáng)城建檔案管理的有效策略，同時(shí)把握相關(guān)注意事項(xiàng)，更好地適應(yīng)改革

工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革是貫徹落實(shí)新發(fā)展理念的重要舉措，是轉(zhuǎn)變政府職能，改善營(yíng)商環(huán)境，激發(fā)各類(lèi)市場(chǎng)主體活力的有力抓手，是貫徹落實(shí)深化“放管服”改革的必然要求。當(dāng)前，各級(jí)政府的“工改”清單和實(shí)施辦法相繼出臺(tái)，已進(jìn)入落地推行或試運(yùn)行中。在此過(guò)程中，建設(shè)工程檔案歸檔管理模式也是這次“工改”中的重要內(nèi)容，為了適應(yīng)工改工作快速推進(jìn)的發(fā)展需要，建設(shè)工程檔案管理必須轉(zhuǎn)換觀(guān)念，重建架構(gòu)，堅(jiān)持核心要義，強(qiáng)化服務(wù)，創(chuàng)新管理，歸用結(jié)合，走出一條科學(xué)規(guī)范、持續(xù)良性發(fā)展的新路子。

一、當(dāng)前背景：工程項(xiàng)目審批制度改革（簡(jiǎn)稱(chēng)工改）

工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革是政府部門(mén)的自我革新，是去除過(guò)去行政審批制度的弊端，簡(jiǎn)政放權(quán)，激發(fā)企業(yè)活力。優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境是推進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變，深化行政體制改革的必然要求，自商洛市建設(shè)工程檔案聯(lián)合驗(yàn)收工作開(kāi)展以來(lái)，市城建檔案館為全面提升驗(yàn)收工作效率，切實(shí)提高工作服務(wù)水平，積極貫徹相關(guān)工作制度要求，以服務(wù)企業(yè)、方便群眾為導(dǎo)向，落實(shí)“工程建設(shè)項(xiàng)目竣工聯(lián)合驗(yàn)收”機(jī)制。

城建檔案是記錄城市建設(shè)、管理、運(yùn)行和發(fā)展實(shí)踐活動(dòng)的參考資料，更是組成城鄉(xiāng)記憶的一部分，由于工程建設(shè)的復(fù)雜性與系統(tǒng)性而在形成、管理、利用等環(huán)節(jié)有明顯的合作傾向。工改更是對(duì)城建檔案管理提出更高的合作要求，基于工改背景加強(qiáng)城建檔案管理勢(shì)在必行。

二、“工改”對(duì)檔案管理的新要求

對(duì)照“工改”前的工程管理模式來(lái)看，“工改”對(duì)城市建設(shè)檔案管理工作而言，既有明顯的助推利好，也有一定的挑戰(zhàn)。

（一）取消檔案報(bào)送責(zé)任書(shū)制度，弱化了對(duì)建設(shè)單位報(bào)送檔案的行業(yè)約束力。這就要求檔案管理工作者必須加強(qiáng)宣傳和引導(dǎo)，提高建設(shè)單位報(bào)送建設(shè)工程檔案資料的自覺(jué)性，確保檔案資料的有效歸集。

（二）變過(guò)去的檔案專(zhuān)項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收為合并聯(lián)合驗(yàn)收。工程檔案成為建設(shè)工程聯(lián)合驗(yàn)收的必備內(nèi)容，使檔案管理更具有效的約束力和時(shí)效要求，但又對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性提出了新的挑戰(zhàn)，這就要求檔案管理工作者必須提前介入、主動(dòng)服務(wù)、強(qiáng)化指導(dǎo)，以保障工程檔案的完整、真實(shí)、有效收集。

（三）實(shí)行承諾書(shū)制度，為檔案驗(yàn)收引入了容缺機(jī)制。非主審要件由建設(shè)方出具承諾函，承諾在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成，一次提交，這樣大大縮短了檔案的歸集時(shí)間，提高了效率。同時(shí)，又對(duì)建設(shè)單位的工作質(zhì)量和信用提出了更高要求，在不能按時(shí)歸集時(shí)，還需要檔案館做好后續(xù)歸集督促工作。

三、“工改”背景下加強(qiáng)城建檔案管理的措施和方法

（一）注重事先告知，加強(qiáng)前端控制。變被動(dòng)、滯后的管理模式為主動(dòng)超前模式，運(yùn)用事前一次性告知的網(wǎng)上提示系統(tǒng)，在施工階段，核發(fā)《施工許可證》時(shí)，工改系統(tǒng)向城建檔案館和建設(shè)單位同時(shí)推送報(bào)建信息，建設(shè)單位在系統(tǒng)中下載《建設(shè)工程檔案報(bào)送告知書(shū)》并填報(bào)回執(zhí)單。

通過(guò)事先一次性告知，建設(shè)單位前期介入知曉職責(zé)任務(wù)，建立雙向溝通。城建檔案館在初期就對(duì)建設(shè)工程信息掌握，建立工程檔案臺(tái)賬，并根據(jù)臺(tái)賬情況加強(qiáng)前端控制[1]。

（二）協(xié)同兩個(gè)系統(tǒng)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)引領(lǐng)。為了方便建設(shè)單位對(duì)檔案歸集和報(bào)送工作的了解和配合，必須協(xié)同兩個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)，即陜西省城建檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)和工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)平臺(tái)（簡(jiǎn)稱(chēng)工改系統(tǒng)平臺(tái)），通過(guò)兩個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行控制和業(yè)務(wù)引導(dǎo)，互相促進(jìn)共同推進(jìn)的兩端和過(guò)程的控制，以期待全流程控制，從而實(shí)現(xiàn)城建工程檔案的全過(guò)程收集整理移交進(jìn)館。

（三）推進(jìn)三級(jí)聯(lián)動(dòng)，建立穩(wěn)定構(gòu)架。推進(jìn)建立市、區(qū)、縣三級(jí)城建檔案管理創(chuàng)新模式。一是建立和完善市、區(qū)、縣三級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)，理順管理體制，暢通縱向管理。二是推進(jìn)市、區(qū)、縣三級(jí)兩個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)的推廣和應(yīng)用，將全市區(qū)縣三級(jí)城建檔案工作納入工改系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，建設(shè)單位報(bào)送、接收、聯(lián)合驗(yàn)收等各階段多環(huán)節(jié)中運(yùn)用省城檔管理系統(tǒng)進(jìn)行城建檔案的信息化，拓展城建檔案的橫向管理。三是加大市、區(qū)、縣三級(jí)城建檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)力推進(jìn)檔案管理的宣傳和培訓(xùn)工作，一方面建立市區(qū)縣三級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員體系，另一方對(duì)市區(qū)縣工程管理資料員進(jìn)行建設(shè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為本行業(yè)奠定人力資源基礎(chǔ)。通過(guò)以上三級(jí)管理機(jī)構(gòu)、三級(jí)系統(tǒng)平臺(tái)、三級(jí)人員隊(duì)伍，實(shí)行上下聯(lián)動(dòng)、左右互通、縱橫交匯，以建立穩(wěn)定的城建檔案管理構(gòu)架。

（四）著力四個(gè)節(jié)點(diǎn)，全程跟蹤服務(wù)。四個(gè)節(jié)點(diǎn)的工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)分別為：一是建設(shè)工程開(kāi)工時(shí)技術(shù)交底，告知五方參建單位建設(shè)工程文件歸檔范圍。二是建設(shè)工程基礎(chǔ)完成時(shí)，指導(dǎo)建設(shè)單位對(duì)工程準(zhǔn)備階段前期形成的文件資料進(jìn)行收集和整理，以確保建設(shè)工程的合法性、工程資料的可靠性。三是工程施工過(guò)程中，按工程進(jìn)度，分時(shí)段、分標(biāo)段、分工藝，對(duì)施工文件和監(jiān)理文件重點(diǎn)指導(dǎo)，及時(shí)收集歸檔整理，確保工程檔案真實(shí)性。四是聯(lián)合驗(yàn)收前對(duì)竣工資料的指導(dǎo)，以確保工程檔案的完整性。城建檔案館在事中按進(jìn)度跟進(jìn)，全程參與資料收集整理的指導(dǎo)跟蹤服務(wù)，并對(duì)存在的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)[2]。以此來(lái)規(guī)范整理建設(shè)項(xiàng)目工程檔案，為建設(shè)工程竣工聯(lián)合驗(yàn)收工作奠定基礎(chǔ)，提升工程檔案驗(yàn)收一次性過(guò)關(guān)率，提高檔案入館質(zhì)量。

（五）統(tǒng)籌五方主體，嚴(yán)格閉環(huán)管理。五方主體指參與建設(shè)工程檔案形成的五方責(zé)任主體，分別是：建設(shè)、設(shè)計(jì)、地勘、監(jiān)理、施工五方單位。建立領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)配合機(jī)制，城建檔案館從工程建設(shè)籌劃開(kāi)始即要求五方資料員參與其中，從源頭保證工程檔案資料質(zhì)量。地勘和設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)將其完成工作后所形成的資料歸入前期文件；建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程準(zhǔn)備和竣工驗(yàn)收兩個(gè)階段的文件；施工和監(jiān)理單位分別負(fù)責(zé)整個(gè)施工過(guò)程中所產(chǎn)生的施工文件和監(jiān)理文件。這樣，五方主體分工明確，各負(fù)其責(zé)，相互配合，在工程施工過(guò)程中歸集整理，分階段移交建設(shè)單位，竣工前由建設(shè)單位申請(qǐng)聯(lián)合驗(yàn)收通過(guò)后，報(bào)送移交城建檔案館，從而形成五方主體配合、五階段文件歸集，事前告知、事中跟進(jìn)、事后監(jiān)管的全鏈條閉合管理，以保證建設(shè)工程檔案的完整性。

（六）抓住信息化升級(jí)，擴(kuò)大數(shù)據(jù)共享。改革主要是為了能夠落實(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)的完善，以此來(lái)滿(mǎn)足共享審批數(shù)據(jù)的落實(shí)。針對(duì)跨部門(mén)的合作，實(shí)際上就是信息交互，信息交互作為一種溝通合作的方式，也是開(kāi)展合作的基礎(chǔ)[3]。住建部需要推行工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度的有效改革，這樣就可以實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字信息化轉(zhuǎn)型。首先，工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度主要是滿(mǎn)足“統(tǒng)一時(shí)間、集中組織、一次驗(yàn)收”的需求，也就是需要政府部門(mén)能夠開(kāi)展政府性的驗(yàn)收，能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門(mén)的職能整合，這才是信息化建設(shè)多元化的運(yùn)用。其次，在驗(yàn)收事項(xiàng)中，還需要落實(shí)建設(shè)工程竣工檔案的驗(yàn)收處理，能夠指明城建檔案信息建設(shè)與服務(wù)模式的全新方向。針對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)誠(chéng)信互動(dòng)服務(wù)模式加以創(chuàng)新，能夠強(qiáng)調(diào)服務(wù)互動(dòng)靈活、信息建設(shè)智慧，城建檔案的知識(shí)、歷史價(jià)值等能夠滿(mǎn)足互補(bǔ)與共享處理，最終就可以實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)據(jù)資源的跨部門(mén)、跨區(qū)域的利用與共享，以此推動(dòng)城市規(guī)劃、市政工程等聯(lián)合驗(yàn)收相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在這一基礎(chǔ)上，就可以滿(mǎn)足業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的審批全流程，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)相互之間的交互與合作，最終滿(mǎn)足溝通效率的提高，讓“數(shù)據(jù)多跑路“”百姓少跑腿”，盡可能避免出現(xiàn)社會(huì)資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

（七）打造專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，確保持續(xù)發(fā)展。城建檔案信息數(shù)據(jù)化管理工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，還需要高素質(zhì)、科學(xué)化的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的支持。在檔案整理、鑒定、保護(hù)等方面的信息化工作的實(shí)施，不僅需要專(zhuān)業(yè)人才的支持，同時(shí)也需要優(yōu)秀數(shù)據(jù)管理專(zhuān)家的支持。所以，就需要將人才培養(yǎng)的實(shí)際使用評(píng)價(jià)機(jī)制加以完善，吸引更多的專(zhuān)業(yè)人才，落實(shí)對(duì)城建檔案相關(guān)人員角色的合理轉(zhuǎn)變、落實(shí)城建檔案工作人員的繼續(xù)教育工作，以此來(lái)提升管理人員的實(shí)際操作水平、專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平以及信息處理能力，這樣就可以全面提高人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，推動(dòng)開(kāi)展基層、企業(yè)、建設(shè)工區(qū)指導(dǎo)城建檔案的實(shí)際接收、整理、利用與保管工作，夯實(shí)基層實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

毋庸置疑，工改是大勢(shì)所趨，這就迫切需要剔除以往行政審批的弊端，更好地滿(mǎn)足建設(shè)工程行業(yè)的快速發(fā)展需求?；诠じ牡陌l(fā)展分析，城建檔案工作者就需要順應(yīng)時(shí)代的需求，積極拓展思路，這樣才可以滿(mǎn)足新機(jī)制、新方法的建立健全，以此來(lái)保障城建檔案得以有效的積累，這是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。