淺談項(xiàng)目檔案同步管理新模式

文/付菁燕

本文通過對(duì)檔案管理模式、管理流程、過程控制等方面的全方位探索，以強(qiáng)化事前介入、事中控制、事后檢查、驗(yàn)收把關(guān)等多環(huán)節(jié)控制為主線，提出項(xiàng)目檔案全過程管理理念下的四種管理措施和模式，旨在提升項(xiàng)目檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同等重視、同步推進(jìn)、同步落實(shí)

為使項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同等重視、同步推進(jìn)、同步落實(shí)，在項(xiàng)目檔案管理過程中，以落實(shí)項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制為核心，以建立健全管理制度為抓手，以做好項(xiàng)目檔案管理工作為落腳點(diǎn)，采取以下措施提升項(xiàng)目檔案管理工作水平。

一、健全檔案管理組織體系，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

針對(duì)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際，采取優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)、充實(shí)管理人員、明確管理要求等一系列有力舉措，將項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。按照工作實(shí)際，進(jìn)行機(jī)構(gòu)和人員調(diào)整充實(shí)檔案管理人員力量，并建立由分管檔案工作負(fù)責(zé)人室及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，建立以檔案室為中心，項(xiàng)目管理相關(guān)部門和各參建單位共同參與的項(xiàng)目檔案工作網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理責(zé)任制運(yùn)行提供有力保障。

二、建立健全檔案管理制度，明確職責(zé)分工

建立健全檔案管理相關(guān)制度，確保檔案管理的合法合規(guī)性。明確建設(shè)單位、參建單位及檔案管理人員職責(zé)任務(wù)，以項(xiàng)目檔案管理為重要抓手，為項(xiàng)目檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化開展提供重要依據(jù)，為檔案管理運(yùn)行提供重要載體和基礎(chǔ)，為高質(zhì)量推動(dòng)項(xiàng)目建設(shè)提供堅(jiān)強(qiáng)保障。

三、加強(qiáng)項(xiàng)目資料同步管理，強(qiáng)化過程管控

加強(qiáng)項(xiàng)目資料的過程控制，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，做到項(xiàng)目資料與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)、紙質(zhì)檔案與電子檔案同步建立、檔案管理與項(xiàng)目管理同步見效，應(yīng)將檔案管理納入項(xiàng)目管理程序，充分發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)的檢查指導(dǎo)和項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理單位的審核把關(guān)作用，強(qiáng)化對(duì)項(xiàng)目文件的過程控制能力。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）通過合同約束強(qiáng)化前端控制

充分利用合同管理，在項(xiàng)目招投標(biāo)及合同簽訂階段，通過在招標(biāo)文件及合同中設(shè)立檔案專項(xiàng)條款，合同內(nèi)附檔案移交協(xié)議，明確參建單位檔案管理職責(zé)，對(duì)項(xiàng)目檔案移交套數(shù)、質(zhì)量要求、歸檔范圍等要求列入招標(biāo)文件和合同中，使項(xiàng)目檔案管理從法律上得到有效保證，確保項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。

（二）加強(qiáng)檔案培訓(xùn)指導(dǎo)工作實(shí)踐

開工前對(duì)項(xiàng)目部門管理人員以及各參建單位項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目主要管理人員、資料員進(jìn)行項(xiàng)目文件的形成與收集、歸檔范圍、歸檔時(shí)間及質(zhì)量要求、編制要求及音像檔案等重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)；確保項(xiàng)目資料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范填寫，使各參建單位的工作業(yè)務(wù)水平進(jìn)一步提升，能夠做到項(xiàng)目資料與項(xiàng)目進(jìn)度同步進(jìn)行，積極推廣檔案管理的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，為項(xiàng)目資料同步管理的規(guī)范性奠定了基礎(chǔ)。

（三）實(shí)行檔案預(yù)立卷規(guī)范整理工作

為做好項(xiàng)目文件暫存管理工作，避免文件缺失遺漏，減輕項(xiàng)目后期文件整理組卷和歸檔工作量，各部門及各參建單位按照工作實(shí)際及職責(zé)分工，提前進(jìn)行項(xiàng)目檔案預(yù)立卷，將項(xiàng)目實(shí)施前和實(shí)施中辦理完畢的文件及時(shí)進(jìn)行科學(xué)分類、整理等工作。檔案室對(duì)卷盒的建立和平時(shí)歸卷情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，以確保項(xiàng)目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。

（四）強(qiáng)化過程控制嚴(yán)格分級(jí)審查

為保證項(xiàng)目檔案的形成質(zhì)量，過程中嚴(yán)把審核關(guān)，強(qiáng)化過程管控。從項(xiàng)目前期、招標(biāo)投標(biāo)、合同簽訂、施工階段、竣工驗(yàn)收、結(jié)算移交六個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)項(xiàng)目文件的形成和積累進(jìn)行審查，通過檔案交底與培訓(xùn)、項(xiàng)目檔案管理登記、每月同步檢查及各階段驗(yàn)收等方式對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行分級(jí)檢查。同時(shí)建立項(xiàng)目檔案質(zhì)量考核機(jī)制，有效地避免了事后補(bǔ)編項(xiàng)目資料、返工或不完整現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)也有效地把控了關(guān)鍵材料的質(zhì)量。

（五）建立考核機(jī)制加強(qiáng)監(jiān)督力度

建立項(xiàng)目檔案考核機(jī)制，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，將項(xiàng)目檔案的質(zhì)量及項(xiàng)目資料管理情況考核作為項(xiàng)目管理考核的重要組成部分，使各參建單位能夠真正重視項(xiàng)目資料的同步收集、同步整理，從而規(guī)范對(duì)項(xiàng)目資料的管理，同時(shí)加大檢查和監(jiān)督力度，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度，開展同步資料的檢查及考核，為項(xiàng)目資料歸檔的完整性、規(guī)范性和系統(tǒng)性提供有力支撐。

四、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提升管理水平

項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中，BIM技術(shù)、智慧工地等新技術(shù)、新工藝、新科技的運(yùn)用，對(duì)項(xiàng)目檔案管理提出新的要求，以往的傳統(tǒng)管理模式，已經(jīng)不能滿足項(xiàng)目檔案管理的需要。應(yīng)增設(shè)檔案信息化，同步開展檔案數(shù)字化工作，將已整理歸檔文件同步進(jìn)行掃描，上傳檔案管理系統(tǒng)，完成紙質(zhì)檔案和電子檔案兩套檔案雙軌制管理；充分利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高利用效率，為高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

實(shí)踐表明，“主動(dòng)跟蹤、應(yīng)收盡收、全面覆蓋、無一遺漏”的總體要求，將資料同步體系扎實(shí)推進(jìn)落實(shí)，強(qiáng)化事前介入、事中控制、事后檢查、驗(yàn)收把關(guān)等多環(huán)節(jié)的管控力度，加強(qiáng)對(duì)指揮部各部門及各參建單位的監(jiān)督和指導(dǎo)，為實(shí)現(xiàn)“建精品項(xiàng)目，創(chuàng)一流檔案”的總體目標(biāo)，推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作持續(xù)發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展，全面提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，為三期擴(kuò)建項(xiàng)目建設(shè)和管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有力保障。