新時(shí)代檔案管理工作質(zhì)量提升與管理

陶艷艷

摘? 要： 新中國成立以來，我國市場整體經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)生較大轉(zhuǎn)型，各行各業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中都需要順應(yīng)時(shí)代的腳步進(jìn)行相應(yīng)改革。檔案管理工 作是新時(shí)代下促進(jìn)市場以及社會(huì)各界和諧發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，因此，相關(guān)工作人員需要結(jié)合實(shí)際情況綜合考慮新時(shí)代對于檔案管理的新要求并對其進(jìn)行創(chuàng) 新。論文結(jié)合實(shí)際情況全面分析檔案管理工作在我國社會(huì)發(fā)展過程當(dāng)中的重要作用，同時(shí)結(jié)合新時(shí)代對檔案管理工作提出的新要求，提出相應(yīng)的解決方 式，以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 新時(shí)代;檔案管理工作;質(zhì)量

引言

隨著社會(huì)發(fā)展與時(shí)代進(jìn)步，科技進(jìn)程不斷加快，行業(yè)與行業(yè)之間的競 爭力也不斷加快，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為行業(yè)之間的競爭提供了良好的場地， 簡而言之，各行各業(yè)都參與到市場經(jīng)濟(jì)的競爭已經(jīng)成為必然，在這種情況 下，檔案管理工作質(zhì)量的提升已經(jīng)成為必不可少的內(nèi)容。檔案管理在新時(shí) 代的發(fā)展有很重要的意義，如加強(qiáng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展、促進(jìn)單位的全面管 理等等。但是目前檔案管理工作存在很多問題，導(dǎo)致缺乏競爭意識(shí)，這對 于檔案管理工作的開展極為不利，意味著檔案管理工作的優(yōu)勢將會(huì)喪失， 因此研究新形勢下檔案管理質(zhì)量提升對策對檔案發(fā)展有很現(xiàn)實(shí)的意義。

1 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的作用

現(xiàn)如今，事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理工作放在首位。事業(yè)單位需要召開 檔案專門會(huì)議，把檔案管理的重要性推廣到整個(gè)部門，提高事業(yè)單位全 體人員的思想意識(shí)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性?？茖W(xué)運(yùn)用檔案將對單 位工作產(chǎn)生直接影響，檔案管理具有較高的專業(yè)性和技術(shù)性，并且對工 作人員的技能要求很高。檔案管理的工作人員都是以腦力勞動(dòng)為主，他 們應(yīng)該具備專業(yè)的能力來完成檔案管理工作。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很 多單位也會(huì)隨著這些進(jìn)步進(jìn)行自身管理的現(xiàn)代化發(fā)展和建設(shè)。在新時(shí)代 的全面發(fā)展過程中，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著許多問題?，F(xiàn)代化進(jìn) 程正在加快，許多先進(jìn)的科學(xué)和技術(shù)手段正在應(yīng)用于檔案管理工作中， 尤其是現(xiàn)代科技管理技術(shù)。因此，工作人員需要提高自身的能力水平， 并在工作中不斷優(yōu)化自己，更新工作的基本理念，使自己能夠在第一時(shí) 間掌握相關(guān)技能和先進(jìn)知識(shí)。

2 新時(shí)代下檔案管理質(zhì)量提升中存在的問題

2.1? 檔案信息化規(guī)劃落后

現(xiàn)階段，我國多數(shù)機(jī)關(guān)單位管理階層已經(jīng)意識(shí)到了在單位實(shí)際運(yùn)行過 程當(dāng)中引入信息化技術(shù)的重要性，但是由于其仍然將單位的最終效益為重 點(diǎn)而對檔案信息的重視程度不足，因此，多數(shù)單位內(nèi)部對于檔案管理工作 未引進(jìn)相應(yīng)的信息化技術(shù)以及信息化設(shè)備，其檔案信息化規(guī)劃嚴(yán)重落后。

2.2? 缺乏專業(yè)檔案管理人才

信息化檔案管理的科學(xué)發(fā)展，確保檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，除了 要求檔案管理具有專業(yè)的知識(shí)和管理能力之外，還要求具有其他方面的知 識(shí)。檔案管理的信息化發(fā)展很好地體現(xiàn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，在 這種情況下，檔案管理工作人員應(yīng)該要具備良好的信息化技術(shù)，具有網(wǎng)站 維護(hù)、維修的能力和局域網(wǎng)操作的能力。對于檔案管理工作人員，在日常 的工作中還需要做好檔案的更新工作，檔案維護(hù)工作，需要采取有效的措 施來提升檔案信息管理的安全性、科學(xué)性等，確保檔案管理信息工作能夠 高速發(fā)展，確保了檔案管理工作高質(zhì)量的完成。但是在實(shí)際的發(fā)展中，單 位對檔案管理工作的重視程度不夠高，所以對檔案管理工作投入的資金比 較少，在這樣的情況下，具有計(jì)算機(jī)專業(yè)能力、設(shè)備維修能力的人更愿意 去待遇較好的單位工作，再加上檔案管理工作的發(fā)展空間并不大，因此很 難有專業(yè)的人才到檔案管理部門工作。

2.3? 檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)施較為滯后

有些單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對辦公設(shè)施的資金支持，造成檔案管理設(shè)備落后。 事業(yè)單位檔案管理應(yīng)改變傳統(tǒng)的管理模式，并逐步利用現(xiàn)代管理手段來進(jìn) 行管控，使檔案管理工作規(guī)范化。然而，目前的事業(yè)單位還沒有對檔案進(jìn) 行科學(xué)的管理。只有少數(shù)單位是利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)施來提高管理成效， 而較多的單位仍然采用傳統(tǒng)低效的管理形式，從而妨礙了單位的發(fā)展。目 前，信息更新非常迅速，只有以最快的速度掌握信息，才能促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位在信息資源上投入時(shí)間和成本，才能更好地 利用信息創(chuàng)造財(cái)富。

3 新時(shí)代下檔案管理質(zhì)量提升的對策

3.1? 健全體制管理檔案管理工作

在單位發(fā)展的新形勢下已經(jīng)成為其運(yùn)行過程當(dāng)中的重要部分，能夠直 接影響到單位相關(guān)戰(zhàn)略決策及其后續(xù)發(fā)展，因此，需要管理階層充分重視 檔案管理工作，結(jié)合單位實(shí)際運(yùn)行情況健全相關(guān)的體制，使相關(guān)工作人員 在實(shí)際檔案管理過程當(dāng)中有法可循。在對相關(guān)體制進(jìn)行建立的過程當(dāng)中， 需要對各崗位的職責(zé)以及責(zé)任義務(wù)劃分進(jìn)行明確，保證專人專事，避免當(dāng) 發(fā)生意外情況時(shí)，不同部門與不同崗位之間互相推諉責(zé)任，通過完善的獎(jiǎng) 懲機(jī)制和獎(jiǎng)懲措施帶動(dòng)檔案管理工作人員自主加強(qiáng)檔案管理能力的積極 性，約束相關(guān)工作人員的不合規(guī)行為。

3.2? 加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

無論是傳統(tǒng)檔案管理工作還是新形勢下信息化檔案管理工作，都需 要人為來完成檔案管理工作。所以在檔案管理工作中，檔案管理工作人員 的管理能力與管理水平會(huì)對檔案管理質(zhì)量有很大的影響。單位對檔案管理 部門的管理中，要提升檔案管理人員的培訓(xùn)意識(shí)，保證管理人員具備良好 的自主學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新管理意識(shí)，在檔案管理工作中，可以完成檔案管理 工作中的各項(xiàng)任務(wù)，主動(dòng)完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)。單位可以為檔案管理人 員提供良好的培訓(xùn)方案，制定出員工培訓(xùn)制度確保員工檔案管理水平的提 升，分層次、有目的地安排工作人員參與到檔案管理培訓(xùn)中去。針對培訓(xùn) 方式，也需要改變傳統(tǒng)的隨機(jī)培訓(xùn)的方式，有計(jì)劃有目的地進(jìn)行，其次是 必須有針對性地進(jìn)行培訓(xùn)。

3.3? 推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，加強(qiáng)電子檔案管理

現(xiàn)代化的檔案管理工作，必須充分依靠科技信息技術(shù)的手段，充分融 合實(shí)體檔案與信息化的技術(shù)，企業(yè)必須著力推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。 將電子檔案與紙質(zhì)檔案相融合，重點(diǎn)加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用和管理工作， 利用其存儲(chǔ)便捷、占用空間小、查閱方便的特點(diǎn)。彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案不易保存 的缺陷，要對文書類、影音類資料實(shí)施嚴(yán)格的電子歸檔，做好備份處理， 設(shè)置雙重保險(xiǎn)，充分發(fā)揮二類檔案的各自優(yōu)勢，更好地服務(wù)于日常工作使 用，同時(shí)提升檔案管理的質(zhì)量和效率。還要構(gòu)建專業(yè)的檔案信息管理與使 用網(wǎng)站，做好網(wǎng)上檔案服務(wù)功能與保密屬性的開發(fā)與完善工作，及時(shí)收集 各類有價(jià)值的信息。開發(fā)和完善網(wǎng)上檔案的服務(wù)功能和保密屬性，及時(shí)收 集案件信息等。確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，避免檔案管理系統(tǒng)受到病毒與木馬等 襲擊，強(qiáng)化軟硬件設(shè)備的防護(hù)工作。

結(jié)束語：傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代下單位對于檔案 管理工作的要求，因此，相關(guān)工作人員需要結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)對于檔案 管理工作的重視程度，同時(shí)引入信息化手段提高檔案管理工作的整體效 率，充分發(fā)揮出其在單位實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中的作用，帶動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位 的良好發(fā)展。

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