論人才競爭對人事檔案工作的影響與對策

陳成瑾

摘 要：人事檔案工作作為人力資源管理的重要組成部分，其重要性和緊迫性不可忽視。人才競爭對我國人才流動起到了很大作用。本文從人才競爭對人事檔案管理的影響出發(fā)，分析研究在現(xiàn)階段存在的問題，并提出相應(yīng)對策與解決方案以應(yīng)對挑戰(zhàn)，從而有效促進人員科學(xué)有序流動、優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮人才的作用。

關(guān)鍵詞：人才競爭;人事檔案工作;影響;對策

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案工作也在不斷改進，人員可以根據(jù)自身的實際情況，選擇合適的崗位就業(yè)，人才之間的競爭不斷加劇。人才流動有利于社會進步和經(jīng)濟發(fā)展，也有利于個人發(fā)展，滿足個人需求。但是，人才流動對于人事檔案管理工作有利也有弊，由于人才的流動性較強，人事檔案的調(diào)動往往跟不上人員的調(diào)動，許多人事檔案被忽視，人事檔案的管理缺乏時效性，從而造成人事檔案的亂象。據(jù)統(tǒng)計，全國有相當(dāng)一部分的人事檔案被遺棄，找不到對應(yīng)人，究其原因，不難發(fā)現(xiàn)是因為人才競爭過于激烈，許多人對于人事檔案并不重視和人事檔案工作不完善而造成的。人事檔案曾經(jīng)被人們當(dāng)作尋找工作的“敲門磚”，沒有了人事檔案，寸步難行?，F(xiàn)如今，人事檔案的效用大大降低，人們在找工作的過程中，人事檔案并未起到多大用處，很多時候只是把其當(dāng)作一種“程序”。當(dāng)下的人事檔案工作中，一些無人認(rèn)領(lǐng)的檔案越來越多，人事檔案工作的管理越來越不規(guī)范，從而導(dǎo)致人事檔案工作效率大大降低，影響了人事檔案工作改革的力度，阻礙其工作的正常發(fā)展。本文主要針對目前科研院所離崗創(chuàng)業(yè)人員人事檔案的實際情況進行分析，在人才競爭的大背景下，提出人事檔案管理的有效措施，促進人事檔案工作能夠正常、科學(xué)地運行。

一、人才競爭對人事檔案工作的主要影響

1.人檔分離現(xiàn)象

我國在不斷進行對外開放，堅持“引進來”和“走出去”政策，隨著對外開放的程度不斷加深，人們的思想也發(fā)生了一些變化。許多跨國公司在中國落地生根，還有一部分科研院所離崗人員進行自主創(chuàng)業(yè)，為人們的就業(yè)提供了大量機會，就業(yè)渠道大大增加，因此跳槽和變換工作成為家常便飯。大量的私有企業(yè)成為首選，也是招聘人數(shù)最多的企業(yè)，但是私營企業(yè)在招聘人員的過程中，對于人事檔案并不重視，往往只需要應(yīng)聘人員填寫一份報名表，只是對其相關(guān)的學(xué)歷證書進行審核，并未對其檔案有所重視，所以出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象。有些人因為企業(yè)的待遇等不能滿足其心理需求時，會隨時更換新公司，完全不顧及個人的人事檔案，缺乏相應(yīng)的組織觀念，他們往往在工作中只考慮工資待遇等因素，不在乎人事檔案，破壞了個人與組織之間檔案管理工作的規(guī)范性。人事檔案出現(xiàn)“人檔分離”現(xiàn)象，不僅僅是因為人員選擇新公司、不斷跳槽而出現(xiàn)的，還有一方面是因為公司為了留住人才，扣留辭職員工的人事檔案，想要其繼續(xù)留在公司，而相關(guān)員工為了前途，拋棄了自己的人事檔案。這樣一來，舊公司可能繼續(xù)保留著當(dāng)事人的人事檔案，但其實人已經(jīng)在新公司工作，人事檔案的管理工作失去了意義，人事檔案工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性也就遭到了破壞。被留檔的人員去了新公司之后，新公司雖然具有新員工的人事檔案管理權(quán)限，但是卻沒有員工的人事檔案，新公司就會對員工進行重新建檔，而新建的檔案與舊檔案勢必會出現(xiàn)沖突，檔案的真實性和內(nèi)容自然難以得到保障，許多材料都是由當(dāng)事人自行填寫，無法進行核對，所以其真實性不高，不利于組織考察。人事檔案的工作管理應(yīng)該嚴(yán)格準(zhǔn)確，其內(nèi)容的填寫要絕對保障其真實性，只有在人事檔案丟失和損壞的情況下，才能進行重新建檔，一般情況下是一人一檔，而新公司重新建檔勢必會對人事檔案的管理造成影響，引起人事檔案管理的混亂，從而降低人事檔案的真實性。

2.人才引進存在的問題

人才的流動性逐漸加強，人才市場也逐漸活躍起來，人事檔案的工作量也逐漸加大，人事檔案隨著人員工作調(diào)動而發(fā)生變化是我國人事檔案管理的原則，也是人事檔案管理所必須堅守的工作準(zhǔn)則，所以人事檔案應(yīng)時常更新，但是在實際的人事檔案管理過程中，人事檔案往往被拋棄或者是遺忘。有些單位為了解決人員短缺問題，無視人事檔案管理，在原單位未對當(dāng)事人檔案進行轉(zhuǎn)移時，仍讓該員工上崗。甚至借助一些“辦法”，如在招聘過程中，不要求應(yīng)聘人員轉(zhuǎn)移人事檔案，利用當(dāng)?shù)卣邔θ耸聶n案進行特殊處理，重新為其建立新的人事檔案，使人才能夠在新單位安心工作，從而導(dǎo)致“人檔分離”，使人事檔案管理出現(xiàn)問題。

3.流動人員檔案管理不合理

近些年來，隨著人才競爭的加劇，人才流動越來越頻繁，而人事檔案管理的難度也越來越大。對此，國家頒布了相關(guān)規(guī)定，要求加強對流動人員的檔案管理，對流動人員的檔案管理權(quán)限進行了明確規(guī)定。人事檔案的管理由縣級以上的黨委組織部門和政府人事行政部門的人才流動服務(wù)機構(gòu)管理，公司和企業(yè)無權(quán)進行管理。但是，在實際情況中，仍存在著非法管理人事檔案現(xiàn)象，一些不具備資格的企業(yè)擅自接受人事檔案，更有甚者，對人事檔案進行偽造，為當(dāng)事人增添各種不存在的證明材料。這樣做不僅使人事檔案管理工作出現(xiàn)混亂，還違反了相關(guān)法律法規(guī)，不利于國家人事檔案的管理，也不利于整個社會的發(fā)展，人才競爭也會出現(xiàn)不實情況，有失競爭的公平性。因此，需要對流動人員的檔案管理進行規(guī)范化和合理化，以促進社會的正常運行。

二、人才競爭背景下人事檔案管理的有效措施

1.建立健全人事檔案管理辦法

建立健全人事檔案管理辦法，完善相關(guān)人事檔案管理制度，從而對人才流動進行制度保障，在制度層面上對人才流動進行管理，為人事檔案管理的合理性和科學(xué)性提供有效辦法。健全完善的人事管理辦法可以使人員的檔案信息得到保障，避免出現(xiàn)信息丟失情況。目前，我國已經(jīng)頒布相關(guān)保障人事檔案管理制度的法律法規(guī)，并健全了相關(guān)的人才流動服務(wù)機構(gòu)，從而掌握人才流動現(xiàn)象。例如，針對科研院所離崗創(chuàng)業(yè)人員的人事檔案管理，政府發(fā)揮相關(guān)職能，對逐漸商業(yè)化的科研行為進行管理，同時對科研院所離崗創(chuàng)業(yè)人員所處的單位或機構(gòu)的人事檔案進行統(tǒng)一管理，從而確保人事檔案管理的科學(xué)性。健全完善的人事檔案管理辦法，要嚴(yán)格明確流動人員檔案信息管理權(quán)限問題，由專門機構(gòu)對流動人員的檔案信息進行管理，未經(jīng)授權(quán)的單位和個人不得對其人事檔案進行調(diào)閱和管理，不得對人事檔案內(nèi)容進行改動。如果出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的單位和個人對流動人員的人事檔案進行調(diào)閱和管理的情況，要及時對其進行相關(guān)的管制，并向相關(guān)機關(guān)進行移交，嚴(yán)重者要追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。在人事檔案管理過程中，要建立常態(tài)化的監(jiān)管機制，以確保人事檔案管理的有序化和合理化，提高人事檔案的真實性。

2.整體考慮，注重大局

在人事檔案管理的過程中，要以大局為重，考慮整體，正確處理留人和放人的問題。有的企業(yè)為了留住人才，可能會扣留其人事檔案，不進行放檔。尤其是對科研院所來說，科研人員是其工作的重點，如果科研人員辭職，那么其科研項目可能就會“流產(chǎn)”，不僅浪費了大量的時間，還耗費了大量的財力、物力。相關(guān)單位對于留人和放人問題，要端正自身的態(tài)度，在挽留人才的過程中，應(yīng)該采取正規(guī)的方式和方法，可以對其進行思想引導(dǎo)或者是提高人才的待遇和薪資，而不是靠強制的手段來逼迫人才留在自己單位。要給予人才足夠的尊重，尊重他們的想法和意愿，嚴(yán)格遵守相關(guān)的法律規(guī)定。相關(guān)單位要及時進行反思，為什么會出現(xiàn)人才外流的現(xiàn)象，及時調(diào)整企業(yè)的戰(zhàn)略方針和人才管理方案，才能留住人才，這也是保留人才的治本之策，如果是僅靠人事檔案來決定人才的去留，很可能對其產(chǎn)生不利的影響，降低員工工作的積極性，也不利于引進新的人才和提高企業(yè)活力，所以在人才去留問題上，要整體考慮，注重大局，不要因為個人得失而導(dǎo)致整個公司受損。

三、提升人事檔案工作的有效策略

1.提升流動人員檔案管理質(zhì)量

人事檔案管理過程中，會出現(xiàn)一些檔案無人認(rèn)領(lǐng)的現(xiàn)象。究其原因，不難發(fā)現(xiàn)人事檔案管理體制和人事檔案管理部門存在的問題，有些人對檔案不重視，從而導(dǎo)致人事檔案無人認(rèn)領(lǐng)。人事檔案反映出的是一個人的基本狀況以及其主要的經(jīng)歷和政治面貌，所以人事檔案的記錄應(yīng)該是真實的、全面的。在舊有的流動人員人事檔案記錄過程中，其內(nèi)容卻是單一、簡單的，檔案管理的質(zhì)量不高。對于企業(yè)來說，如果面對一份簡單的檔案，就無法在短時間內(nèi)了解其狀況，從而無法做出全面評價，也無法判斷此人是否和所應(yīng)聘的崗位具有匹配性。并且，還會在之后的職稱認(rèn)定、養(yǎng)老保險、工齡計算上出現(xiàn)問題。久而久之，用人單位在招聘人員時，就不再看重人事檔案，因此要提高流動人員檔案管理質(zhì)量，人事檔案管理部門要重視人事檔案的動態(tài)記載，特別是對于人員業(yè)績的記載，要做到極其完善，提高人事檔案管理質(zhì)量，讓人事檔案能夠正確反映員工的精神面貌和相關(guān)的專業(yè)技能。

2.積極完善、優(yōu)化人事檔案管理法規(guī)

人事檔案管理制度可以很好提高人事檔案管理工作的效率和真實性，但是制度的監(jiān)管并不是萬能的，在人事檔案信息的整理上，有許多環(huán)節(jié)和步驟存在的問題是制度無法解決的，所以需要積極完善、優(yōu)化人事檔案管理法規(guī)，在人事檔案管理的過程中，做到有法可依，為人事檔案管理的工作效率提供“保護傘”。在人事檔案管理的實際工作中，由于隨時發(fā)生新的問題，難免會出現(xiàn)一些沒有制度保障的情況，相關(guān)工作人員要及時進行總結(jié)和匯報，將工作中所存在的問題反映到上級部門，促使其制訂相關(guān)的管理措施和管理條例來解決存在的問題。相關(guān)部門要及時根據(jù)工作人員反映的情況進行核查，如果核查屬實，就要立即尋找相應(yīng)的解決措施。主管部門除了要根據(jù)工作人員的反應(yīng)來修改和制定管理條例之外，還應(yīng)主動注意工作人員在實際工作中的檔案管理現(xiàn)狀，對于一些人事檔案管理制度的細(xì)節(jié)進行修改。人事檔案管理工作是不斷變化的，所以在制定具體的工作細(xì)則時，要根據(jù)工作的實際情況，不斷進行修改，以符合人事檔案管理工作的實際情況，從而為人事檔案工作的效率提供保障。

3.強化法治觀念、加強執(zhí)法力度

人員的流動造成了人事檔案管理的困難，從而也引發(fā)了一系列我國人事檔案管理信用問題，嚴(yán)重影響著我國人事檔案信用及其管理的正常運作，損壞了我國人事檔案信息的公開度。因此，我們需要積極完善、優(yōu)化和加強對人事檔案監(jiān)督管理的辦法和制度，從而切實治理好人事檔案管理中的亂象?！稒n案法》明確規(guī)定了我國在人事檔案保護和管理過程中的法律責(zé)任，相關(guān)人事檔案保護和管理部門及當(dāng)事人如果涉嫌違反其中的法律規(guī)定，那么可以對其進行警告、執(zhí)法處分、經(jīng)濟懲罰、責(zé)令賠償其損失、沒收其違法所得，甚至還可以依法追究刑事責(zé)任。因此，在進行檔案保存和管理過程中，作為一名檔案保存和管理者必須具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和道德品質(zhì)。在進行個人檔案入庫和辦理相關(guān)文件的過程中，一定要嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律和規(guī)定，依法辦事，還要堅守檔案管理工作的原則，根據(jù)相關(guān)工作規(guī)定來進行檔案的查詢和借閱，及時更新檔案管理內(nèi)容，保證人事檔案的真實性。對于損害人事檔案管理正常運行的人員，要嚴(yán)格懲罰，加大執(zhí)法力度，強化相關(guān)人員的法治觀念，從而保證人事檔案管理有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

4.發(fā)揮檔案時效性

我國現(xiàn)行的社會主義市場經(jīng)濟制度是市場決定資源配置手段，市場活躍了，人才開始流動，人才市場借此發(fā)展起來。現(xiàn)如今的人事檔案管理存在著些許問題，人事檔案管理混亂、缺乏統(tǒng)一性，其管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)人才流動的要求，因此為保證人才市場的有效運行，提高人事檔案管理效率，要對人事檔案管理進行更新。然而，我國目前現(xiàn)行“集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)”的人事檔案管理制度是在傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟制度下逐步形成的，在市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)班子人事體制改革不斷推進和深化的今天，已經(jīng)顯示出其脆弱性或發(fā)展的滯后性，這樣的管理制度無法適應(yīng)市場經(jīng)濟環(huán)境下的人事系統(tǒng)改革和人員資源競爭、人員流動頻繁等對人事檔案的管理要求，無法為社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)。進入信息化時代，通過網(wǎng)絡(luò)完全可以實行人事檔案信息資源的社會共享。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)如今的人事檔案管理存在著些許問題，人才流動和競爭加劇，所以需要提高人事檔案管理的有效性，健全完善的人事檔案管理辦法，整體考慮，注重大局。提高人事檔案的實用性，提升流動人員檔案管理質(zhì)量，積極完善、優(yōu)化人事檔案管理法規(guī)、強化法治觀念、加強執(zhí)法力度，以期可以發(fā)揮出人事檔案的作用，更好地為人才流動服務(wù)，促進我國經(jīng)濟和人才市場的健康發(fā)展。

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（作者單位：福州市蔬菜科學(xué)研究所）

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