新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響及應(yīng)對措施分析

范秀麗

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，創(chuàng)造了一個現(xiàn)代化新媒體時代，在新媒體環(huán)境背景下，信息傳播具備更廣闊的平臺，對我國高校檔案管理工作帶來更大的挑戰(zhàn)和機遇，原有傳統(tǒng)檔案管理改革已勢在必行。高校檔案管理者應(yīng)樹立正確的新媒體觀念，針對高校檔案管理模式、管理方法進行合理創(chuàng)新，提高自我對新媒體的駕馭能力，促使高校檔案管理工作能夠快速適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的服務(wù)需求。本文從新媒體環(huán)境對高校檔案管理工作所產(chǎn)生的利弊影響展開分析，針對不利因素提出有關(guān)應(yīng)對措施，以期能夠進一步提升高校檔案管理水平，促進高校檔案管理事業(yè)更好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新媒體;高校;檔案管理;影響;應(yīng)對措施

新媒體以移動互聯(lián)及信息化技術(shù)為依托，通過計算機、智能手機等為載體廣泛傳播互動信息，其信息資源具備極強的豐富性、共享性、虛擬性、交互性、便捷性、開放性以及時效性等諸多特征。與傳統(tǒng)媒體環(huán)境對比而言，新媒體環(huán)境具備更強的感染力及其特有的信息傳播優(yōu)勢，它是一種更新更快的大眾傳播環(huán)境。目前，以筆記本電腦、智能手機為代表的新媒體已受到大眾化普及，尤其是高校大學(xué)生，他們在生活和學(xué)習(xí)中已經(jīng)離不開這類電子產(chǎn)品，甚至影響到他們的日常行為習(xí)慣。由此來看，新媒體已然滲透到社會的各個角落，它所具備極強傳播影響力已成為現(xiàn)代人的重要媒介環(huán)境。高校是教育圣地，是時代新觀念、科技新技術(shù)、人類新思潮、社會新潮流的集中地和輻射區(qū)，青年學(xué)子更易受到新媒體環(huán)境的影響，成為新媒體應(yīng)用的重要群體。

一、新媒體環(huán)境給高校檔案管理帶來的重要機遇

1.有效豐富了檔案的載體及傳播形式

在計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及之前，高校檔案管理長期以來均以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體為主。檔案管理的主要職責(zé)是接受并保存信息資料，為使用者提供查閱參考服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理中信息傳播形式是極為單一的，僅能借助紙質(zhì)文書、圖片、光碟等載體傳遞信息。新媒體可利用其獨特優(yōu)勢，在檔案管理中發(fā)揮不可替代的作用。首先，新媒體在移動互聯(lián)、手機媒體、網(wǎng)絡(luò)電視、數(shù)字化等前沿技術(shù)促進下形成了一個信息發(fā)布方便、更新速度快、內(nèi)容豐富的智能化終端，通過自身所具備的先進技術(shù)手段使檔案信息來源渠道更廣、發(fā)布成本更低。新媒體環(huán)境以其海量存儲空間廣泛收集了社會各行業(yè)領(lǐng)域的信息資料，為高校檔案管理信息資源的豐富儲備提供了有力支撐。其次，新媒體讓信息傳播突破了時間、空間局限性，可匯集各個國家和地區(qū)的高校檔案信息，有助于高校之間建立緊密的信息交流，促使高校檔案管理不斷提高質(zhì)量和效率。

2.拓寬了檔案管理的空間

傳統(tǒng)檔案管理基本以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)且均被存儲在檔案館內(nèi)，由專人管理。從檔案內(nèi)容及存放環(huán)境上分析，檔案管理工作與外界溝通并不多，在高校屬于一個較為孤立的管理服務(wù)系統(tǒng)。受制于時間、空間的影響，高校檔案管理地點固定、工作環(huán)境獨立，很難接觸除高校以外的區(qū)域。然而，新媒體可有效打破高校檔案管理的傳統(tǒng)格局。一方面，新媒體可促使檔案管理工作逐步從傳統(tǒng)單一化走向先進系統(tǒng)化，將原有館藏信息資料以全新的數(shù)字化形式呈現(xiàn)在使用者面前;另一方面，新媒體超強的交互性，為檔案管理提供了溝通交流平臺，方便檔案管理者接收和傳遞各種相關(guān)信息。

3.為高校檔案管理注入全新活力

新媒體的誕生給社會各領(lǐng)域及行業(yè)的進步發(fā)展帶來巨大影響，于高校檔案管理而言，新媒體不僅為其提供了海量信息資源，為檔案管理方式的變革帶來了巨大影響，同時還有效轉(zhuǎn)變了檔案管理者的服務(wù)理念。新媒體讓館藏紙質(zhì)檔案前期進行了數(shù)字化，而數(shù)字化檔案服務(wù)效率的提高，能夠更好地調(diào)動檔案管理者的工作積極性，培養(yǎng)他們良好的檔案管理主體意識，繼而對信息資源質(zhì)量提出更嚴謹?shù)囊蟆Ｔ谛畔r代，高校檔案管理者必須要具備敏銳的洞察力，能夠在海量信息中去偽存真、取其精華。通過檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供交流互動平臺，借助科技手段為檔案管理創(chuàng)新服務(wù)路徑，促進檔案管理者扭轉(zhuǎn)和改變自我職業(yè)觀念，提高職業(yè)熱情和自信，培養(yǎng)良好的職業(yè)修養(yǎng)。

二、新媒體環(huán)境對高校檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.使高校檔案的文化引領(lǐng)及教育作用受到削減

高校檔案從性質(zhì)上也可被認為是一門潛在的文化課，它是一種隱性的知識力量，能夠引領(lǐng)師生的思想行為，在某種程度上引導(dǎo)大學(xué)生發(fā)展的方向，也正是如此才更突顯出高校檔案管理的重要意義。但是，此種文化功能的有效發(fā)揮還需要依靠于檔案信息的權(quán)威性，在新媒體環(huán)境下，現(xiàn)有的高校檔案所具備的文化功能受到前所未有的沖擊，社會上多元文化主體讓高校檔案文化的權(quán)威性不斷弱化，原來的名人效應(yīng)、知名校友的榜樣作用難以對學(xué)生形成更深入的影響。

高校步入新媒體時代之后，學(xué)生所能獲取的各類信息資源豐富多樣、靈活多元，不僅信息傳播速度飛快而且不易被追蹤和控制，特別是某些侵蝕思想對學(xué)生的道德觀、價值觀等構(gòu)成不良影響，一些學(xué)生在新媒體虛擬環(huán)境中迷失自我，極易造成道德意識的淪喪，大量不良信息以及網(wǎng)絡(luò)道德失范行為嚴重破壞了新媒體生態(tài)環(huán)境，越來越多的垃圾信息占據(jù)著網(wǎng)絡(luò)空間、毒害著學(xué)生的思想和心靈。由此來看，新媒體已然成為高校大環(huán)境的引導(dǎo)力量，且正在潛移默化當(dāng)中解構(gòu)檔案這一傳統(tǒng)文化的核心元素，而原來檔案文化所擁有的引導(dǎo)及塑造功能因此受到較大影響。

2.對檔案管理方式及手段提出更大挑戰(zhàn)

新媒體環(huán)境下，高校檔案管理在服務(wù)對象、服務(wù)方式、管理手段以及管理內(nèi)容上存在較大變化，高校檔案管理工作也越發(fā)復(fù)雜起來。在面對檔案管理主體多元化、檔案服務(wù)對象廣泛化、檔案管理內(nèi)容豐富化的情況下，高校檔案管理者只有不斷提高檔案管理方式和手段，才能保障管理服務(wù)工作的有效落地。高校教師和學(xué)生都是先進技術(shù)和思想的先行者，能夠促使師生在較短時間內(nèi)熟悉并掌握新媒體技術(shù)的應(yīng)用。傳統(tǒng)檔案管理方式及手段單一，與師生所掌握的新媒體技術(shù)相差甚遠，具體問題是缺乏對新媒體的重視性和敏銳度，以及信息技術(shù)水平較低，無法有效掌握各項信息資源，不能實現(xiàn)與師生的良好互動，難以滿足他們的使用需求，最終使檔案管理服務(wù)被動化。

新媒體對高校檔案管理所帶來的挑戰(zhàn)不單是技術(shù)性，更為緊要的是對管理觀念的突破。新媒體所具備的及時性、開放性促使高校檔案管理者務(wù)必要革新觀念，重新進行崗位定位，快速調(diào)整管理思路及戰(zhàn)略，唯有如此才能幫助高校檔案管理抓穩(wěn)抓牢主動權(quán)。

3.對檔案管理服務(wù)模式提出更高要求

傳統(tǒng)高校檔案管理是一種“重管理、輕服務(wù)”的被動模式，使高校檔案館這一重大精神財富寶地?zé)o法真正面向社會開放，難以與新領(lǐng)域形成重要合作，使館藏的所有教學(xué)、科研、生產(chǎn)及管理的原始信息都失去了生命力，而檔案管理者成為實際的保管員。在新媒體環(huán)境下，傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)模式受到極大沖擊，使用者對信息資料的獲取渠道產(chǎn)生了跨越式改變，同時對信息內(nèi)容也提出更高需求，原來“重管理、輕服務(wù)”的服務(wù)模式與新媒體所要求的及時開放性完全不相符。

4.對檔案管理隊伍的建設(shè)提出更高要求

高校傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理隊伍普遍存在男少女多、年齡偏大、學(xué)歷偏低等現(xiàn)象。在新媒體環(huán)境下，新媒體的先進性、互動性與傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理隊伍產(chǎn)生了矛盾。新媒體背后是龐大的信息資源，而這些信息質(zhì)量良莠不一，尤其容易對學(xué)生的思想意識構(gòu)成較大影響。在此環(huán)境下，高校檔案管理者如不具備敏銳的信息識別能力、牢固的理論基礎(chǔ)，將難以在交流互動中準確回復(fù)各類問題，繼而也就無法滿足使用者的服務(wù)需求。

三、新媒體環(huán)境下高校檔案管理的應(yīng)對措施

在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理要真正實現(xiàn)改革創(chuàng)新，絕非只是單純的檔案管理技術(shù)革新，更為重要的是實現(xiàn)檔案管理觀念的轉(zhuǎn)化。作為高校檔案管理者，務(wù)必要強化本職工作的主動意識，抓住新媒體所賦予的轉(zhuǎn)型升級發(fā)展機遇。與此同時，還要以積極心態(tài)面對新媒體給高校檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，努力促進傳統(tǒng)檔案館與新媒體形成相互適應(yīng)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案館的演變。

1.積極轉(zhuǎn)變觀念，建立新媒體檔案管理意識

為有效應(yīng)對新媒體環(huán)境的挑戰(zhàn)，提升高校檔案管理水平，必須要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，建立新媒體檔案管理意識。根據(jù)新媒體的特點，對新媒體環(huán)境下的高校檔案館做出如下優(yōu)化調(diào)整：第一，空間上不可將檔案館圈禁在高校的圍墻之中，要主動面向社會開放，打開視野;第二，時間上不可將檔案館固定在朝九晚五之間，要隨時面向師生開放，以方便使用;第三，內(nèi)容上要把握好信息動態(tài)，不斷豐富館藏信息資源;第四，管理上要注重方式及手段，加強溝通互動及信息反饋;第五，服務(wù)上要彰顯多元化和靈活性，積極把握好檔案管理的主動權(quán)?？偠灾谛旅襟w環(huán)境下高校檔案管理要積極與時俱進，將原來被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，不斷提高檔案管理服務(wù)水平和能力。

2.推進數(shù)字化檔案建立，加快檔案管理信息化進程

高校是新知識和新技術(shù)的集中地和輻射區(qū)，新媒體最早滲透到校園的每一處，高校檔案館也應(yīng)盡早看清形勢，審時度勢推進信息化建設(shè)工作，擴大檔案館先進設(shè)施設(shè)備的投放，增強信息開發(fā)及使用，以此提高檔案館與校內(nèi)外的緊密聯(lián)系，避免使其成為新時期的信息孤島。在新媒體環(huán)境下，高校所有師生均是檔案館信息的使用者、傳播者以及生產(chǎn)者，檔案館應(yīng)全面發(fā)揮該優(yōu)勢，利用數(shù)據(jù)軟件工具搭建信息采集平臺，使校內(nèi)檔案資源及時完善在線歸檔;利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建知識題庫及一站式平臺，實現(xiàn)校內(nèi)檔案資源的及時查詢打印及可追溯使用;利用數(shù)據(jù)傳輸及共享技術(shù)，讓信息資源實現(xiàn)及時共享。

3.重視與使用者交流互動，搭建檔案傳播新渠道

首先，在新媒體環(huán)境下，為增強與使用者的交流互動，最大化發(fā)揮出檔案館的文化功能，高校檔案館應(yīng)搭建使用者服務(wù)體驗平臺，借助交流互動模塊、教育專欄模塊充分體現(xiàn)出檔案館的特色優(yōu)勢，促進檔案館朝著特色化、個性化發(fā)展。其次，通過教育專欄中的檔案資源幫助大學(xué)生重新塑造理想目標，培養(yǎng)學(xué)習(xí)精神。在教育專欄設(shè)計不同的文化氣氛，營造良好的人文風(fēng)氣，還可通過檔案資源組織線上展覽，引領(lǐng)并指導(dǎo)學(xué)生的學(xué)習(xí)方向。最后，還應(yīng)隨時留意交流互動模塊的反饋意見，以便及時掌握使用者的需求，增強精準服務(wù)，提高檔案的使用率。

4.打造高素質(zhì)檔案管理隊伍，增強管理者的新媒體素養(yǎng)

在傳統(tǒng)高校檔案管理隊伍中，檔案管理者眼界較低、能力不足，難以適應(yīng)新媒體環(huán)境下的檔案管理服務(wù)需求。在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理者不僅要具備扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，還需具備一定的學(xué)科綜合知識;不僅要具備相應(yīng)的科研能力，還需具備一定的交流能力;不僅要具備管理方面的能力，還需具備專業(yè)技術(shù)能力。盡管不需要檔案管理者人人精通計算機，但必須要人人懂得基本操作，能夠應(yīng)對檔案管理工作中的信息化問題，將傳統(tǒng)檔案與虛擬檔案有機聯(lián)合起來?；诖?，高校檔案館應(yīng)致力于打造一支高素質(zhì)、綜合能力強的管理隊伍，只有這樣才能更好地應(yīng)用新媒體，有效提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

5.注重檔案的編研工作，積極開發(fā)新媒體檔案

在新媒體環(huán)境下，檔案信息的使用需求越來越高，傳統(tǒng)單一化的檔案信息難以全面滿足使用者的需求。所以，高校檔案館應(yīng)主動抓牢時代發(fā)展脈搏，掌握使用者的偏好，采集大量檔案信息以便編研工作的高效開展。在高校檔案管理中，檔案編研是要將所有信息資料的價值挖掘出來，從而起到擴大社會化生產(chǎn)的實質(zhì)目的。檔案編研是一種形式高、效能好的手段，也是檔案信息開發(fā)的一種有效渠道。在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理要真正做到與時俱進，就需要積極探究檔案管理新方法和路徑，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策、高校未來發(fā)展、師生教學(xué)科研等方面提供全面化、多層次的檔案編研信息，掌握好檔案管理服務(wù)的主動權(quán)，開發(fā)更多可適應(yīng)新媒體環(huán)境的編研產(chǎn)品，讓檔案管理者的勞動付出真正轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和社會效益，促使高校檔案管理的文化功能得到充分發(fā)揮。

6.增強品牌意識，注重檔案管理的特色化發(fā)展

新媒體環(huán)境為高校檔案館的特色化發(fā)展提供了方便性和可能性。通過新媒體加快了校際和社會之間的溝通互動，加快了品牌化檔案的傳播，大力促進了高校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案作為高等學(xué)校管理工作的重要部分，記載了高校進步和發(fā)展的每個階段和軌跡，對于高校管理工作的重要性不言而喻。所以，高校檔案館要在遵循檔案管理規(guī)律的前提下結(jié)合本校實際情況，在多元化檔案管理競爭中塑造具有個性化、特色化的新時代檔案館。

四、結(jié)語

新媒體環(huán)境給高校檔案管理工作所帶來的影響是利弊共存的，檔案管理部門應(yīng)懂得趨利避害，積極應(yīng)對新環(huán)境對高校檔案管理的不利因素，結(jié)合高校實際情況采取必要的應(yīng)對措施，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，有效利用新媒體技術(shù)優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理服務(wù)的方式和手段，切實提升高校檔案管理水平。

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（作者單位：武漢工程大學(xué)）

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