新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響

趙志杰

摘 要：新媒體就是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，通過(guò)諸多信息技術(shù)形成的發(fā)展環(huán)境，為各行業(yè)、領(lǐng)域帶來(lái)了發(fā)展契機(jī)。高校應(yīng)該抓住這一優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，借助新媒體環(huán)境下的傳播形式、傳播載體，為廣大師生提供信息查詢(xún)服務(wù)。新媒體時(shí)代的到來(lái)，促使高校檔案管理發(fā)生變化，只有充分做到與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)參與檔案管理工作改革，才能克服困難迎接挑戰(zhàn)，推動(dòng)高校檔案管理工作發(fā)展。本文對(duì)新媒體環(huán)境下高校檔案管理的影響與創(chuàng)新展開(kāi)分析，有效發(fā)揮出檔案管理在教育和文化引領(lǐng)方面的功效。

關(guān)鍵詞：新媒體環(huán)境;高校檔案管理;創(chuàng)新研究

在各高校發(fā)展歷程中，檔案無(wú)疑是最為寶貴的資料，不過(guò)隨著新媒體時(shí)代到來(lái)，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)需求，朝向數(shù)字化檔案形式發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了新要求。當(dāng)下高校應(yīng)借助信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作，以此來(lái)優(yōu)化、完善檔案管理體系，并朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，通過(guò)合理運(yùn)用新媒體工具，不斷提高檔案管理效率。新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作，無(wú)論在內(nèi)容還是方法，都與傳統(tǒng)管理模式存在差距，因此需要管理人員具備創(chuàng)新意識(shí)，能夠摒棄傳統(tǒng)管理觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)變目標(biāo)。

一、新媒體環(huán)境下高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.需要增加設(shè)備與技術(shù)的投入

新媒體環(huán)境下高校檔案管理需要信息技術(shù)與設(shè)備的支持，由于檔案管理部門(mén)面向?qū)W校和社會(huì)機(jī)構(gòu)，屬于公益性質(zhì)的為社會(huì)服務(wù)，因此很難獨(dú)自創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，或者短期內(nèi)無(wú)法為學(xué)校帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)影響。另外，很多檔案內(nèi)容在保存后，對(duì)其重視度不斷降低，所以無(wú)法獲得學(xué)校方面的資金與技術(shù)支持，這也導(dǎo)致檔案管理部門(mén)中的設(shè)備與技術(shù)不能做到與時(shí)俱進(jìn)，因此資金投入成為目前最緊要的問(wèn)題。高校檔案管理想要跟上新媒體時(shí)代發(fā)展，完成技術(shù)與設(shè)備更新?lián)Q代是必要途徑，并且傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)不再適用，這也代表高校應(yīng)該加大資金投入，充分發(fā)揮檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值。

2.管理團(tuán)隊(duì)工作能力有待提高

目前，高校檔案管理工作內(nèi)容與方法都有了較為顯著的變化，尤其在信息技術(shù)應(yīng)用后，對(duì)管理人員的個(gè)人能力提出了更多要求。首先，必須改善傳統(tǒng)管理觀念，能夠充分利用好檔案資源的作用和價(jià)值，所以要增加檔案管理的開(kāi)放性。其次，進(jìn)入新媒體環(huán)境，檔案管理形式更多以信息技術(shù)為主，而管理人員對(duì)于信息技術(shù)的運(yùn)用和掌握至關(guān)重要，促使高校檔案管理向著專(zhuān)業(yè)化發(fā)展。不過(guò)檔案管理人員未必能夠掌握充分的知識(shí)理論、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，有的還無(wú)法熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在發(fā)揮不了新媒體工具作用的條件下，自然難以提高檔案管理效率。

3.新媒體環(huán)境下檔案管理制度缺失

傳統(tǒng)高校檔案管理制度已經(jīng)不再適用，無(wú)法匹配新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作內(nèi)容，盡管以往形成了一套較為標(biāo)準(zhǔn)的制度，但已經(jīng)失去了原有的作用。對(duì)于高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，能否順利開(kāi)展完全取決于制度是否完善，在缺乏制度支持的條件下，檔案管理部門(mén)發(fā)展緩慢，不能充分做到與時(shí)俱進(jìn)，甚至和新媒體環(huán)境脫軌，因此高校檔案管理應(yīng)注意完善制度，從而有效面對(duì)新媒體環(huán)境下的困難和挑戰(zhàn)。另外，高校檔案資源需要安全保障，包括設(shè)置權(quán)查閱權(quán)限、審查權(quán)限等，進(jìn)一步完善相關(guān)規(guī)定，避免檔案資料出現(xiàn)泄漏、篡改等嚴(yán)重后果。

二、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理工作的正面影響

1.豐富了檔案?jìng)鞑バ问?/p>

新媒體環(huán)境下高校檔案?jìng)鞑バ问蕉鄻樱绕湓谕瓿蓴?shù)字信息轉(zhuǎn)化后，通過(guò)加工、壓縮、存儲(chǔ)，從而滿(mǎn)足搜索與傳播需求。目前，檔案管理借助數(shù)字技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)大范圍傳遞和交流，時(shí)刻豐富著高校師生的日常生活，使其不斷拓寬知識(shí)范圍，因此高校檔案管理應(yīng)積極引進(jìn)信息技術(shù)，適應(yīng)新媒體環(huán)境下的高校檔案管理發(fā)展。以往檔案管理大多使用紙質(zhì)形式，并且在內(nèi)容收集與服務(wù)方面存在局限性，服務(wù)手段落后并缺乏靈活性，而新媒體環(huán)境下的檔案管理，主要依靠信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)，構(gòu)建出資源豐富、傳播速度更快的系統(tǒng)，并且集合了各類(lèi)科研信息、教育信息以及政治信息。另外，高校檔案管理包容性更大，不僅豐富了檔案內(nèi)容，同時(shí)增加圖片、音頻、視頻等形式，促使檔案載體更為多樣化。

2.拓展了檔案存儲(chǔ)空間

傳統(tǒng)高校檔案在存儲(chǔ)方面相對(duì)困難，并且具有較為明顯的限制，還會(huì)出現(xiàn)檔案丟失等問(wèn)題。不過(guò)，新媒體環(huán)境下高校檔案資源存儲(chǔ)獲得有效改善，不在受困于高校檔案館，而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，沒(méi)有時(shí)間、空間、地點(diǎn)限制，打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空界限。當(dāng)下高校檔案館建設(shè)相應(yīng)的網(wǎng)站，利用更加科學(xué)的方法進(jìn)行管理，并且隨時(shí)可以開(kāi)展主題教育、信息反饋專(zhuān)欄，與校內(nèi)或校外各界人士展開(kāi)交流，以此來(lái)傳播高校文化與思想，同時(shí)便于了解外界動(dòng)態(tài)。由此可見(jiàn)，新媒體環(huán)境拓展了檔案資源存儲(chǔ)渠道，充分展現(xiàn)出高校鮮明特點(diǎn)，釋放了高校檔案文化和教育功能。

3.為檔案管理增添活力

首先，新媒體環(huán)境為高校檔案注入了更多活力，不僅解放了管理人員的思想，也提高了檔案管理工作水平。其次，新媒體打破了真實(shí)檔案與虛擬檔案的界限，越來(lái)越多人運(yùn)用檔案信息，有效調(diào)動(dòng)了校內(nèi)師生的積極性，促進(jìn)檔案管理人員主體意識(shí)形成。在高校檔案管理工作發(fā)展中，必須充分吸取新媒體環(huán)境下的精髓，并激發(fā)有效創(chuàng)新動(dòng)力，喚醒廣大師生檔案運(yùn)用意識(shí)，激發(fā)檔案管理工作人員的服務(wù)熱情。傳統(tǒng)高校檔案管理工作相對(duì)封閉，高校之間并沒(méi)有太多聯(lián)系，不過(guò)新媒體環(huán)境下增加了檔案管理的開(kāi)放性，不同高校可以針對(duì)性地展開(kāi)交流，甚至能夠資源共享，傳播發(fā)展動(dòng)態(tài)與成果，擴(kuò)大知名度與影響力，因此新媒體也為高校檔案管理建立了聯(lián)結(jié)社會(huì)的通道。

三、新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理工作的負(fù)面影響

1.文化引領(lǐng)教育功能削弱

新媒體環(huán)境屬于雙刃劍，在為高校提供發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)一系列挑戰(zhàn)和困難。首先，高校檔案本身具有一定教育和文化引領(lǐng)功能，包括塑造師生心理、引領(lǐng)師生行為等效果，甚至為學(xué)生指明發(fā)展方向，這也是高校檔案資源的顯著特點(diǎn)。不過(guò)在新媒體環(huán)境下檔案文化功能受到?jīng)_擊，甚至削弱了檔案文化的權(quán)威性，檔案內(nèi)容無(wú)法再對(duì)學(xué)生造成深層次影響。其次，新媒體時(shí)代信息數(shù)據(jù)泛濫，并且具有傳播速度快等優(yōu)勢(shì)，但也導(dǎo)致師生的價(jià)值觀遭到挑戰(zhàn)，尤其是自制能力薄弱的學(xué)生，很容易喪失道德意識(shí)。由此可見(jiàn)，這些垃圾信息成為腐蝕學(xué)生心靈的關(guān)鍵因素，所以導(dǎo)致檔案文化功能遭到侵襲，已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮出統(tǒng)率的作用和價(jià)值。

2.檔案管理方法面對(duì)挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理與新媒體時(shí)代檔案管理存在很大差距，可以說(shuō)有了諸多明顯變化，包括服務(wù)對(duì)象、管理方法、管理內(nèi)容等，這也代表高校檔案管理逐漸多元化。在檔案管理主體多元化條件下，管理方法和手段面臨較多沖擊，如果高校沒(méi)有及時(shí)改革創(chuàng)新，必然會(huì)在新媒體環(huán)境下喪失主動(dòng)權(quán)。另外，新媒體環(huán)境的開(kāi)放性特點(diǎn)，也決定了高校檔案管理工作轉(zhuǎn)變，管理人員必須重新做好定位，規(guī)劃新的管理思路和方法，才能在新媒體時(shí)代獲得發(fā)展機(jī)遇。

3.檔案服務(wù)模式面對(duì)挑戰(zhàn)

以往高校檔案管理理念多為“重管理、輕利用”，并且采取坐等上門(mén)的服務(wù)模式，這也導(dǎo)致高校檔案資源無(wú)法發(fā)揮出功能和價(jià)值，在為師生開(kāi)放的過(guò)程中存在較大局限性，檔案資源則成為“死檔案”，而管理人員只是保管資料。由此可見(jiàn)，高校檔案管理服務(wù)模式面臨較大挑戰(zhàn)，尤其在信息獲取途徑不斷拓展的條件下，傳統(tǒng)服務(wù)模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足需求，并且與新媒體環(huán)境的開(kāi)放性特點(diǎn)背道而馳，所以只有尋求改變才能滿(mǎn)足新媒體環(huán)境下高校檔案的管理發(fā)展。進(jìn)入新媒體時(shí)代，高校檔案資源仍然沒(méi)有發(fā)揮出相應(yīng)的作用，檔案資源被蒙上神秘面紗，當(dāng)下的首要任務(wù)是改變傳統(tǒng)服務(wù)模式，充分滿(mǎn)足廣大師生需求，為其思想與意識(shí)帶來(lái)積極影響。

四、新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

1.加大高校檔案管理資金投入

新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作迎來(lái)了發(fā)展契機(jī)，因此必須重視檔案管理工作創(chuàng)新，在應(yīng)用現(xiàn)代化新媒體技術(shù)、設(shè)備的同時(shí)，也需要耗費(fèi)大量資金，所以高校應(yīng)加大資金投入力度，從而改善新媒體環(huán)境下檔案管理工作水平。目前，引入現(xiàn)代信息設(shè)備與技術(shù)至關(guān)重要，這樣才能促進(jìn)檔案管理工作效率得到提高，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，從而完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變。通過(guò)加大檔案管理部門(mén)資金投入，可以為學(xué)校師生提供更多便利，隨時(shí)隨地分享檔案信息，有利于促進(jìn)高校持續(xù)性發(fā)展。準(zhǔn)確來(lái)說(shuō)，新媒體環(huán)境下的高校檔案管理工作改革不僅僅是在技術(shù)上尋求突破，還要更換、更新檔案管理設(shè)備，早日抓住新媒體時(shí)代賦予的發(fā)展契機(jī)，完成現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，應(yīng)對(duì)新媒體環(huán)境中的諸多挑戰(zhàn)。

2.完善高校檔案管理制度

首先，高校檔案管理工作，除了針對(duì)技術(shù)、設(shè)備等方面進(jìn)行創(chuàng)新外，還應(yīng)完善管理制度，以此來(lái)保障檔案信息的安全性。其次，在管理模式改變后，制度必須與其保持一致性，能夠滿(mǎn)足新媒體環(huán)境下的檔案管理需求，如明確檔案管理工作范圍、工作職責(zé)，保證檔案管理工作科學(xué)性等，形成良好的監(jiān)督管理體系，對(duì)管理人員進(jìn)行有效約束。雖然高校檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展，已經(jīng)形成完善的制度，但在新媒體環(huán)境下應(yīng)該適當(dāng)創(chuàng)新，明確信息化管理流程。最后，管理人員按照規(guī)章制度開(kāi)展相關(guān)工作，及時(shí)移交檔案文件資料，或把握信息公開(kāi)的內(nèi)容和程度，有效避免非法使用或檔案信息泄露問(wèn)題，最大程度保障檔案資源安全。

3.構(gòu)建專(zhuān)業(yè)高校檔案管理團(tuán)隊(duì)

新媒體環(huán)境下對(duì)高校檔案管理工作要求不斷提高，尤其是管理人員的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)，因此高校必須構(gòu)建專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，確保其具備良好專(zhuān)業(yè)知識(shí)，能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，從而提升高校檔案管理水平。雖然新媒體環(huán)境并沒(méi)有要求管理人員必須是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域人才，但應(yīng)該能夠掌握好基本操作，這樣才能完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，所以建立專(zhuān)業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)至關(guān)重要。高校必須提高人才選拔門(mén)檻，盡量具備檔案管理能力和計(jì)算機(jī)操作能力，同時(shí)擁有良好的責(zé)任意識(shí)，能夠承擔(dān)起檔案管理工作任務(wù)。另外，高校應(yīng)采取教育培訓(xùn)方式，不斷更新現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案管理工作提供支持，獲取新媒體時(shí)代管理理念，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

4.開(kāi)發(fā)高校檔案管理信息系統(tǒng)

信息化建設(shè)是高校檔案管理工作創(chuàng)新的重要環(huán)節(jié)，也會(huì)影響高校檔案管理水平，由于近些年我國(guó)倡導(dǎo)全民創(chuàng)新，在這樣的條件下檔案管理工作改革迫在眉睫。首先，應(yīng)建立完善的信息管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)適用的數(shù)字化管理軟件，同時(shí)保證軟件規(guī)范與兼容性，能夠有效提高檔案管理效率。其次，借助信息系統(tǒng)完成傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)電子檔案收集整理與歸檔處理，通過(guò)科學(xué)合理的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。信息系統(tǒng)除了能夠?yàn)闄n案管理提供便利以外，還能適當(dāng)增加檔案管理的安全性，避免受到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題影響，全方位做好信息管理系統(tǒng)安全防護(hù)工作，避免受到惡意入侵造成檔案泄漏或損壞。

5.增加高校檔案管理傳播渠道

新媒體環(huán)境下應(yīng)該注重加強(qiáng)拓展檔案管理傳播渠道，與廣大師生形成良好的互動(dòng)交流，這樣才能發(fā)揮出檔案資源的文化功能、教育功能。一般來(lái)說(shuō)，高校檔案資源往往具有顯著特色，很多高校會(huì)利用檔案建立校園文化，營(yíng)造出不同的文化氛圍，不過(guò)傳統(tǒng)檔案管理傳播渠道單一，并且無(wú)法掌握師生的實(shí)際需求，所以很難發(fā)揮出檔案資源的作用與價(jià)值。

新媒體環(huán)境下高校逐漸重視師生的使用，因此需要在檔案館中建立教育領(lǐng)域區(qū)、用戶(hù)體驗(yàn)區(qū)等，同時(shí)加強(qiáng)檔案資源共享，積極傳播高校自身文化，為培養(yǎng)學(xué)生奠定良好基礎(chǔ)。通過(guò)轉(zhuǎn)變思路創(chuàng)新管理模式，最大程度發(fā)揮出檔案資源作用，不僅僅是面向校內(nèi)師生，還應(yīng)增強(qiáng)檔案信息互動(dòng)與開(kāi)放性，對(duì)檔案資源使用范圍進(jìn)行明確規(guī)定。

6.拓展高校檔案管理服務(wù)范圍

互聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理工作中發(fā)揮出了關(guān)鍵作用，促使檔案管理工作繼承了互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性特點(diǎn)，高校應(yīng)該利用這一優(yōu)勢(shì)，拓展檔案管理服務(wù)范圍，確保師生能夠隨時(shí)隨地通過(guò)多渠道獲取檔案資源。在以往的高校檔案管理工作中，任何人想要查閱檔案必須進(jìn)入檔案室才能獲取信息內(nèi)容，會(huì)受到時(shí)間與地點(diǎn)限制，但在新媒體環(huán)境下打破了這個(gè)限制，只要在有網(wǎng)絡(luò)的條件下就能獲取檔案資源，隨時(shí)隨地查閱檔案信息，為師生提供了更為便利的服務(wù)。除此之外，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行高校檔案資源推廣和宣傳，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使檔案網(wǎng)站的瀏覽量不斷提高，同時(shí)還能隨意分享、轉(zhuǎn)載以及互動(dòng)，進(jìn)一步增加檔案服務(wù)范圍。

7.樹(shù)立現(xiàn)代化新媒體管理觀念

高校檔案管理工作想要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展必須改變管理觀念，應(yīng)以新媒體環(huán)境為創(chuàng)新基礎(chǔ)，結(jié)合新媒體環(huán)境下諸多特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)高校檔案管理工作弊端。例如，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源管理，從而打破檔案館地點(diǎn)限制，要面向全社會(huì)，為高校未來(lái)發(fā)展打下基礎(chǔ)。檔案資源內(nèi)容方面應(yīng)充分結(jié)合時(shí)代動(dòng)態(tài)，不斷豐富檔案資源內(nèi)容，同時(shí)增加管理方法和互動(dòng)渠道，促使高校檔案管理工作多樣化。此外，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，能夠科學(xué)、合理地做好電子檔案管理，保存有價(jià)值的檔案資源，刪除沒(méi)有存檔價(jià)值的內(nèi)容，運(yùn)用好新媒體不斷豐富服務(wù)內(nèi)容，增加高校檔案管理有效性。

五、結(jié)語(yǔ)

新媒體環(huán)境對(duì)于高校檔案管理工作有著積極影響，因此高校必須充分認(rèn)識(shí)新媒體環(huán)境的推動(dòng)作用，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)尋求發(fā)展突破，改善檔案管理工作現(xiàn)狀，完成創(chuàng)新改革。當(dāng)下新媒體環(huán)境促使檔案管理工作更具特色，展現(xiàn)出檔案管理在高校教育中的功能，所以管理人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)信息技術(shù)，了解新媒體環(huán)境優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理效果，滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。以往高校檔案管理模式存在很多問(wèn)題，只能通過(guò)規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，在新媒體環(huán)境下可以借助信息技術(shù)彌補(bǔ)不足，提高檔案管理工作效率，為高校發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。

參考文獻(xiàn)：

[1]苗洪麗.新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

[2]余 躍.新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策[J].大眾文藝，2020

[3]劉 珊.探討新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策[J].才智，2020

（作者單位：德州學(xué)院）

3613500589232