信息環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新分析

宋茜

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。一般情況下，企業(yè)檔案會以文本、音像制品、實(shí)物等形式存儲，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的關(guān)鍵組成部分，對檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)研究和整理可以為企業(yè)做出戰(zhàn)略決策提供可靠的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理的集成度不斷提高，因此在信息化管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理與服務(wù)方式的自主創(chuàng)新是非常必要的，這對健全企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;服務(wù)模式

檔案信息規(guī)劃是檔案工作響應(yīng)世界信息化管理浪潮的必然趨勢，信息技術(shù)和信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，促使檔案館的發(fā)展達(dá)到了一個新層面，在信息化環(huán)境中，檔案工作有了新機(jī)遇，同時也出現(xiàn)了新挑戰(zhàn)。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式并沒有融入信息化管理環(huán)境中，如何創(chuàng)新發(fā)展，從容應(yīng)對新挑戰(zhàn)，已成為企業(yè)檔案管理工作中的關(guān)鍵問題。

一、研究背景

21世紀(jì)，信息技術(shù)在計算機(jī)、通信、軟件等主體的幫助下快速發(fā)展，使信息資源的重要性逐漸顯現(xiàn)。其中，檔案是信息資源中的重要構(gòu)成部分，技術(shù)發(fā)展不僅令檔案管理業(yè)務(wù)范圍得到拓展，同時也使檔案自身意義得到大幅度提升，檔案管理不再以傳統(tǒng)存儲為主。2014年，黨中央辦公廳與國務(wù)院頒發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中明確指出：“面對新形勢新任務(wù)新要求，檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方，主要是一些地區(qū)和部門不夠重視檔案工作……”在這一背景下，部分企業(yè)仍未對檔案管理工作給予相應(yīng)重視，檔案的征集與管理需要進(jìn)一步創(chuàng)新，同時相關(guān)工作人員自身職業(yè)素養(yǎng)也亟待提升，在信息化環(huán)境，檔案管理工作面臨諸多全新挑戰(zhàn)與影響。

二、企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的重要性

1.能夠保證企業(yè)發(fā)展

在中國經(jīng)濟(jì)體制逐步完善的過程中，我國企業(yè)總數(shù)和經(jīng)營規(guī)模不斷增加。在企業(yè)發(fā)展的整個過程中，現(xiàn)有檔案總數(shù)也在不斷增加，因此企業(yè)檔案保管工作的壓力也在逐步增加。企業(yè)的基礎(chǔ)管理、信息資源和無形資產(chǎn)的攤銷情況都在檔案中得到體現(xiàn)。進(jìn)入新時代，企業(yè)檔案管理對企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營管理成果產(chǎn)生影響。因此，企業(yè)的檔案管理與服務(wù)模式的自主創(chuàng)新，可以為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展提供良好保障。

2.有利于推動企業(yè)文化基礎(chǔ)工作的進(jìn)展

企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的推動力，也是企業(yè)競爭優(yōu)勢的重要體現(xiàn)。檔案是企業(yè)文化存儲和可持續(xù)性的關(guān)鍵媒介。與信息技術(shù)相結(jié)合，企業(yè)檔案管理工作成果顯著提升，信息化管理環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的自主創(chuàng)新，可以使企業(yè)優(yōu)秀的文化得以存儲并持續(xù)發(fā)展，對企業(yè)的長期發(fā)展有良好作用。因此，信息化管理環(huán)境下的企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新具有關(guān)鍵的現(xiàn)實(shí)意義。

三、信息化管理所產(chǎn)生的影響

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人類進(jìn)入信息化社會，以信息內(nèi)容和信息資源為基本，信息科技廣泛運(yùn)用于生產(chǎn)制造、日常生活等各方面，因此信息化管理不但對某一行業(yè)，乃至對全部人類社會都產(chǎn)生了巨大影響。首先，在信息化管理的環(huán)境中，社會發(fā)展十分重視信息內(nèi)容等重要資源，檔案資料作為具備原始憑證的關(guān)鍵構(gòu)成部分，在社會發(fā)展中所受關(guān)注力度逐漸加大。其次，信息化管理推動了資源整合，提升了工作效率。在信息化管理的環(huán)境中，每一個人對信息資源的要求越來越急切，越來越個性化和多元化，傳統(tǒng)信息資源獲得方法早已達(dá)不到人們的要求，各種各樣信息科技、云技術(shù)、大數(shù)據(jù)的普及，企業(yè)必須發(fā)展信息資源，加速資源整合速率，提升工作效率。最后，信息化管理環(huán)境更改了的工作方式和生活方式，推動了社會的發(fā)展。在信息化管理的環(huán)境中，信息化管理持續(xù)提升，升級速率持續(xù)加速，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用不但更改了工作方式，也提升了人們的生活品質(zhì)，擴(kuò)張了獲得信息資源的范疇。

四、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新主要存在的問題

隨著公司信息化管理的開展，檔案管理在信息化方面獲得的顯著成績是不容置疑的，但也顯現(xiàn)出一些問題。比如，在管理機(jī)制方面，缺乏有效推動檔案管理人才選拔的規(guī)章制度、獎勵機(jī)制;在制度建設(shè)層面，缺乏電子文件的管理方法和規(guī)范，造成電子文檔的存檔不標(biāo)準(zhǔn);在信息內(nèi)容的應(yīng)用層面，絕大多數(shù)公司現(xiàn)階段的檔案管理方式還處在被動運(yùn)用、封閉式的管理情況，員工缺乏使命感、服務(wù)能力相對比較有限，造成信息資源使用率低、信息內(nèi)容應(yīng)用單一。專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，造成無法保證檔案信息內(nèi)容能夠及時錄入和資源共享，檔案工作人員一天到晚只能對檔案開展搜集整理，變成信息錄入者。被動的服務(wù)為檔案數(shù)據(jù)資料的開發(fā)利用提供助力，檔案材料編研實(shí)際效果差、品質(zhì)不太高的局勢沒有整體更改。在信息資源設(shè)計開發(fā)層面，公司信息資源設(shè)計開發(fā)工作滯留在文件名稱錄入等階段，信息化不夠深入。數(shù)據(jù)庫和情報信息檔案系統(tǒng)軟件項(xiàng)目盡管是信息資源設(shè)計開發(fā)的重要構(gòu)成部分，但其更高度重視“基本建設(shè)”而不是“應(yīng)用”，其僅僅為信息資源的利用打下基礎(chǔ)，但不能充分運(yùn)用信息的作用與實(shí)際效果。人才團(tuán)隊基礎(chǔ)設(shè)施層面，大部分公司能夠從事檔案信息管理工作的人員屈指可數(shù)，大概分成兩類：一類是具備檔案專業(yè)知識的工作人員;另一類人員是信息技術(shù)專業(yè)大學(xué)畢業(yè)，但沒有進(jìn)行檔案工作崗位的專業(yè)培訓(xùn)，只是具有一定信息技術(shù)專業(yè)知識。檔案管理團(tuán)隊基本建設(shè)的難題是，如何讓掌握了一定信息技術(shù)的專業(yè)人員進(jìn)行檔案知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以及使具有檔案專業(yè)知識人員掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，使他們將所學(xué)與實(shí)踐工作緊密結(jié)合。因此，真正可以在檔案信息化規(guī)劃、結(jié)構(gòu)特征、功能設(shè)計、技術(shù)性等層面具有“關(guān)鍵”和“溝通交流”作用的技術(shù)專業(yè)人員在企業(yè)中屈指可數(shù)。

五、企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新措施

1.強(qiáng)化管理制度

在企業(yè)信息化管理環(huán)境中，為了更好地完成企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，必須采用嚴(yán)格的管理方案，推動企業(yè)檔案管理各階段的操作規(guī)范，因此對于檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況制訂完善的檔案管理規(guī)章制度，在規(guī)章制度中確立檔案保管工作的步驟和工作的各階段要求，從檔案的信息內(nèi)容、創(chuàng)建和保管使用，都要以規(guī)章制度的形式建立起來，只有這樣才能保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。另外，在現(xiàn)有的檔案管理制度中，要與監(jiān)督機(jī)制、獎懲制度相結(jié)合，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。同時，要建立健全檔案的問責(zé)機(jī)制，使檔案管理和服務(wù)方式得到有效的改進(jìn)。在信息時代，企業(yè)要想使檔案管理和服務(wù)得到有效的落實(shí)，就必須運(yùn)用嚴(yán)密的管理體系，使檔案管理的各個方面都能得到有效貫徹。因此，要按照檔案管理的要求，結(jié)合企業(yè)的具體情況，制訂一套專門的檔案管理制度，將檔案的各項(xiàng)工作和工作程序、資料的建立、保管、利用等方面都做了詳細(xì)規(guī)定，從而保證了檔案的規(guī)范化。同時，在建立的檔案管理體系中，也要引入監(jiān)察和懲罰機(jī)制，以保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，特別是對于檔案資料的利用，更要嚴(yán)格監(jiān)控，對于檔案管理中的錯誤，要進(jìn)行問責(zé)，這樣才能有效地約束相關(guān)人員的行為，從而提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2.建立檔案智能管理信息系統(tǒng)

信息技術(shù)在現(xiàn)代社會的應(yīng)用范圍和深度不斷提高。為了更好融入現(xiàn)代社會，有必要完善企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新方案。對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，以提高檔案管理的實(shí)際效果。因此，企業(yè)必須針對檔案管理信息化工作進(jìn)度，打造相應(yīng)的檔案智能管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行存儲。在整個存儲過程中，管理人員和專業(yè)技術(shù)人員必須做好相應(yīng)信息的分類。創(chuàng)建的智能檔案管理系統(tǒng)必須嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理。由于并非所有員工都能隨意瀏覽檔案信息管理系統(tǒng)，企業(yè)需要根據(jù)具體工作需要，獲得權(quán)限的員工可通過專門賬號和登錄密碼瀏覽檔案信息內(nèi)容，系統(tǒng)軟件應(yīng)記錄所有人的瀏覽痕跡，未經(jīng)許可不得使用個人電腦、硬盤復(fù)制檔案信息內(nèi)容。此外，企業(yè)必須指派專業(yè)技術(shù)人員對智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行，并根據(jù)具體要求對系統(tǒng)進(jìn)行必要的升級，對檔案進(jìn)行實(shí)時更新，從而為檔案管理信息化進(jìn)程提供有力保障。

3.對檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新

現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理實(shí)踐中，檔案信息通常記錄著企業(yè)的經(jīng)營情況、業(yè)務(wù)流程、向特殊單位的轉(zhuǎn)換、新人才的引進(jìn)和變化，以及記錄在案的其他信息，許多內(nèi)容具有重要的實(shí)用價值。按照傳統(tǒng)的企業(yè)管理習(xí)慣，檔案管理工作通常有一個獨(dú)立的部門管理，企業(yè)內(nèi)其他部門很少參與。在信息化管理中，企業(yè)可以引導(dǎo)各部門都參與檔案管理，提高文件管理與各部門的溝通，完成企業(yè)檔案管理和服務(wù)模式工作的創(chuàng)新。這樣，企業(yè)內(nèi)部處于相對隔離狀態(tài)的部門可以改進(jìn)工作方式，充分利用信息化技術(shù)參與到檔案管理工作中。在信息技術(shù)的作用下，企業(yè)的各個管理環(huán)節(jié)都向著智能化系統(tǒng)發(fā)展，能夠更好地協(xié)助企業(yè)在激烈的市場競爭中占據(jù)一席之地，以檔案資源以及資源共享和利用為基礎(chǔ)，為企業(yè)管理提供更多智能化服務(wù)。此外，在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營中，檔案資料中經(jīng)常會記載各個部門的工作，比如業(yè)務(wù)的變化，比如人才的引進(jìn)和調(diào)動，這些都是很有價值的。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下，檔案管理通常是由專門設(shè)立的檔案管理機(jī)構(gòu)參與，而其他單位很少介入，而在信息化的背景下，可以通過建立與之對應(yīng)的檔案信息資源共享機(jī)制，使企業(yè)的所有部門都能參與到檔案的管理之中，從而提高檔案工作與各個部門的聯(lián)系程度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理及服務(wù)工作的創(chuàng)新。通過這種方式，可以加強(qiáng)與各部門之間聯(lián)系，從而使各部門之間的關(guān)系更加緊密，更好地發(fā)揮檔案管理服務(wù)和引導(dǎo)功能。在企業(yè)的管理和服務(wù)過程中，企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案信息是企業(yè)的一種重要資源，在信息化的推動下，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作都向著智能化發(fā)展，為了在激烈的市場競爭中占有一席之地，有必要通過檔案資源信息的共享和利用，為企業(yè)的運(yùn)營管理提供更加智能化的服務(wù)。

4.加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員是企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的主要參與者，因此，有必要完善檔案管理團(tuán)隊的基礎(chǔ)建設(shè)。首先，要做好檔案管理人員招聘工作。對于人才的招聘，公司應(yīng)建立完善的招聘流程，根據(jù)所需人員總數(shù)、技術(shù)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等招聘要求進(jìn)行員工需求分析報告。通過檔案管理人員崗位制度做好甄選工作，對收到的個人簡歷進(jìn)行甄選。在整個招聘過程中，必須格外關(guān)注具有檔案管理專業(yè)技能的員工。在檔案管理工作實(shí)踐中，根據(jù)聘用檔案工作人員的崗位，觀察其工作是否能夠勝任，對其進(jìn)行綜合考核，對符合考核標(biāo)準(zhǔn)的人員予以錄取。為引導(dǎo)錄用人員更好地參與檔案信息服務(wù)管理工作，公司應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息人員管理辦法。新員工入職后，公司應(yīng)根據(jù)員工檔案管理辦法，增加用工量，進(jìn)一步提高績效獎金或增加福利，促進(jìn)檔案管理人員心理平衡，高效參與檔案信息服務(wù)管理工作。同時，編外人員的檔案管理體系不健全，借閱行為時有發(fā)生。在轉(zhuǎn)交過程中，由于工作程序不規(guī)范，難以追溯，容易造成人事檔案遺失。所以，要做到編外人員的檔案管理有章可循，做到檔案出、入、借、轉(zhuǎn)等方面的標(biāo)準(zhǔn)化且記載明確。要加強(qiáng)與人才服務(wù)部門的溝通與協(xié)作，引進(jìn)檔案動態(tài)管理機(jī)制，對新檔案資料及時歸檔，防止檔案分離、檔案不全、資料失真。企業(yè)應(yīng)制定一整套詳細(xì)的、符合編外人員實(shí)際情況的人事檔案管理體系，使其能有效、有序地使用。

5.強(qiáng)化人事檔案監(jiān)督，保證人事檔案的權(quán)威性

《干部人事檔案工作條例》在2018年頒布，突出了對檔案審查的重點(diǎn)，堅持“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”原則，對人事檔案的審查和監(jiān)管提出了更高要求。由于編外人員的個人資料具有一定的流動性和特殊性，很容易導(dǎo)致資料不完整、資料不準(zhǔn)確等問題。在對編外人員的檔案進(jìn)行審查時，要加強(qiáng)對其人事檔案的發(fā)掘，并對其“三年兩歷一身份”進(jìn)行核實(shí)，并對其檔案的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)督。對人員資料中出現(xiàn)的差錯進(jìn)行更正，并進(jìn)行查找和補(bǔ)缺，及時補(bǔ)充。只有強(qiáng)化監(jiān)督，完善審計流程，才能有效預(yù)防人事檔案失真、丟失，從而有效維護(hù)人事檔案的權(quán)威和可信度，建立“不敢造假、不能造假、不想造假”的長效機(jī)制。由于以往的人事檔案大多是以紙質(zhì)形式存在，難以有效保存，而且在查閱和利用中花費(fèi)了大量的時間和精力。特別是編制人員的人事檔案，資料多，容易造成資源浪費(fèi)。因此，建立和推動人事檔案的信息化是必然趨勢。根據(jù)企業(yè)的具體情況，建立符合企業(yè)特點(diǎn)的人事檔案數(shù)據(jù)庫，形成全面、準(zhǔn)確的電子檔案。及時更新檔案館資料，對在職、離職、退休等情況進(jìn)行及時維護(hù)，定期更新考評等，動態(tài)管理人員檔案，更新后的資料，制作電子報表。將人事檔案與人力資源、辦公系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的共享和應(yīng)用，并對其進(jìn)行云計算、大數(shù)據(jù)的分析，為企業(yè)的決策提供數(shù)據(jù)支撐。在進(jìn)行人事檔案管理工作過程中，要重視設(shè)置檔案維護(hù)權(quán)限，只有特定權(quán)限的管理人員才能進(jìn)行檔案資料維護(hù)，以確保電子檔案的安全。

六、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式在信息化管理環(huán)境下的自主創(chuàng)新，對公司的業(yè)務(wù)發(fā)展有著直接影響，因此現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該了解在信息化管理中檔案管理和服務(wù)模式自主創(chuàng)新的必要性，從多方面進(jìn)行自主創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)服務(wù)管理的具體效果。

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（作者單位：中國中鐵大橋局集團(tuán)）

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