中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式淺談

溫朝菲

關鍵詞：檔案管理;工作問題;工作效率;提升方式

引 言：檔案管理工作對于中學的可持續(xù)發(fā)展來說有著至關重要的作用，它主要通過各種形式的文字，視頻，圖片來記錄學校的各項信息，形式比較多樣化，通過提供更詳細的信息來保障中學教育的發(fā)展。學校要加強對檔案管理工作的重視度，及時地發(fā)現(xiàn)檔案管理中所存在的問題，對于檔案管理方式進行優(yōu)化，提高檔案管理的效率。

1工作特點

檔案信息包括了表格，視頻，文件，文本等多種形式，有關人員利用檔案的相應信息能夠為中學的發(fā)展提供可靠的意見，相關領導通過了解這些信息能夠做出科學化的決策。常見的檔案管理內(nèi)容包括教師的教案和工作總結(jié)，每天的課程安排，學校的基本個人信息表，學校開會的各項記錄等等。由于檔案材料的來源比較廣泛，整體檔案管理的內(nèi)容是比較巨大的，有關人員需要全面地了解到影響檔案管理的主要內(nèi)容，對檔案管理工作進行革新。

2存在的問題

2.1專業(yè)素質(zhì)較低

在現(xiàn)代社會不斷發(fā)展的背景下，人們對教育的重視度越來越高，中學辦學規(guī)模也越來越大，學生數(shù)量的不斷增加，在學生個人管理過程中會產(chǎn)生很多信息，這就需要更專業(yè)的檔案管理人員來做好海量信息的管理工作。就目前發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的專業(yè)水平并不高，在具體工作中沒有充分的認識到自身工作的職責，工作沒有熱情，保持著混日子的態(tài)度，影響了檔案管理效率。除此之外，學校的相關領導對檔案管理工作的重視度不夠，在檔案管理崗位上招聘的人員較少，甚至一些管理人員并不是專業(yè)的科班出身，而是退休老師所擔任的，使得檔案管理工作的效果并不理想。

2.2管理方式不科學

在中學檔案管理工作中，大部分檔案還是采用的紙質(zhì)化形式，管理人員并沒有對管理方法做出進一步的調(diào)整和改變。紙質(zhì)化的檔案在儲存的過程中會受到外部環(huán)境因素的影響，出現(xiàn)檔案關鍵字跡缺失或者是檔案文件損壞等等。其次，紙質(zhì)化的檔案有可能會出現(xiàn)篡改的情況，不符合檔案管理的初衷，影響人們對檔案信息的利用。也有一部分檔案管理人員利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來做檔案管理工作的改革，但是檔案管理人員對計算機的認識不夠深入，沒有了解到互聯(lián)網(wǎng)的開放性，在檔案儲存的過程中并沒有做好加密處理，檔案資料受到病毒攻擊的話，會導致整個系統(tǒng)癱瘓，并且電子化檔案信息篡改的幾率是非常高的，影響了資料的完整性。

2.3中學對檔案管理不夠重視

由于學校對檔案管理工作不夠重視，學校在檔案管理方面缺乏一個完整的工作流程，導致管理人員只是簡單對檔案進行規(guī)整和存儲，沒有后續(xù)的完善工作。檔案管理在這種管理狀態(tài)下，不能夠有效的發(fā)揮出檔案信息的參考作用，影響了中學的健康發(fā)展。學校在檔案管理工作中并沒有投入過多的資金，影響了檔案管理工作與現(xiàn)代信息社會相結(jié)合的改革步伐，使得檔案管理工作的問題頻頻出現(xiàn)。其次，學校對檔案管理工作的不重視，也會直接影響管理人員的工作積極性，在日常工作中不能及時地對檔案進行歸類，缺乏對檔案管理方式的創(chuàng)新，影響了檔案管理工作的效率，

2.4與時代發(fā)展要求不符

現(xiàn)代中學檔案管理工作還是沿襲傳統(tǒng)的管理方式，在發(fā)展過程中出現(xiàn)了與實際脫節(jié)嚴重的情況。中學檔案管理工作并沒有立足于現(xiàn)代發(fā)展的主要趨勢引進一些信息化的設備，對管理模式并沒有進行調(diào)整，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理信息丟失的情況，不利于教學工作者的工作。大多數(shù)的學校還是采用檔案管理的傳統(tǒng)形式，但是由于現(xiàn)代檔案信息量的增加，傳統(tǒng)形式很難滿足現(xiàn)在中學檔案管理的要求，也會使得檔案管理工作與實際不接軌，使得教學發(fā)展改革停滯不前。

3具體的優(yōu)化措施分析

3.1建立電子檔案數(shù)據(jù)庫

在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷成熟的背景下，在中學檔案管理工作中，有關人員要加強對信息化技術(shù)的利用，通過文件管理軟件創(chuàng)設一個海量的電子檔案庫，與紙質(zhì)化文件及時的同步。與此同時，工作人員也應該不斷地完善電子檔案工作的流程，支持在線文件檢索，更方便人們獲得相應的文件。中學的相關領導也能夠更輕松的獲得相應的信息，通過了解報表文件，進行綜合化的評估，方便做好相應的決策。同時，電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立會存在一定的問題，針對網(wǎng)絡故障，計算機病毒，數(shù)據(jù)丟失等問題，工作人員應該積極地學習相關的計算機知識，了解一些常見的電子檔案管理的問題，再出現(xiàn)相關問題時，能夠從容應對，迅速解決。

3.2加大資金投入力度

中學的領導要加強對檔案管理工作的重視，轉(zhuǎn)變自身的思想，積極地意識到檔案管理工作對中學可持續(xù)發(fā)展的重要作用。在思想上改變態(tài)度，在工作上加強管理，更好地保障檔案管理工作各環(huán)節(jié)的優(yōu)化，相關領導要積極的發(fā)揮出引領作用，引導工作人員做好檔案管理方式的創(chuàng)新，不僅要完善相關的管理制度，同時也需要在這方面加大資金投入，來進一步地保障檔案管理創(chuàng)新工作的順利開展。

3.3建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理部門是中學的一個重要的部門，在檔案管理部門中，應該建立一個完善的規(guī)章制度，詳細的檔案管理具體流程，要具體到管理制度，貸款案例檔案，整理文件，并保存系統(tǒng)等等。其次，學校也要專門配置一個房間用于儲存一些紙質(zhì)化的文件，要保障這些文件處在干燥的環(huán)境內(nèi)，延長紙質(zhì)化檔案的壽命。檔案管理人員要及時地做好檔案管理的各項記錄，記錄好接收文件，文件訪問時間等等方面的記錄，減少文件丟失的次數(shù)。對于其他工作人員借閱文件的時間，目的，返還日期等信息都需要詳細的記錄下來。

3.4加強專業(yè)人員的培訓力度

中學檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)影響到了檔案管理的效果，要不斷地保障檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，學校應該聘請一些專業(yè)的檔案管理人員對相應的數(shù)據(jù)進行分析和整理，并且由專門人員來負責檔案統(tǒng)計工作，按照要求來填寫檔案統(tǒng)計報表，保障檔案信息的真實準確。其次，檔案管理人員要了解相關的法律法規(guī)，要對檔案的分類，標記，裝訂，標注等有進一步地認知，學?？梢圆欢ㄆ陂_展相關理論知識培訓，通過培訓來保障檔案管理人員的工作能力，學校不僅要開展理論知識的培訓，還需要開展思想教育工作，保障檔案管理人員的工作責任心，讓其以飽滿的態(tài)度投身到工作崗位中。最后，學校要招聘復合型人才，不僅掌握基本的檔案管理知識，同時也熟悉先進的信息技術(shù)，能夠更好地結(jié)合檔案管理工作的情況，做好管理方式的改革。除此之外，學校可以引進一些先進的檔案管理設備，通過構(gòu)建檔案管理信息化平臺，促進中學檔案管理工作的改革。

3.5設置績效考核工作機制

為了切實地保障中學檔案管理工作的效率，學校要制定相關的績效考核機制來保障檔案管理人員的工作熱情。在具體工作中，要嚴格的落實檔案管理考核機制的各項條約，調(diào)動工作人員的積極性，讓有能力的人員具有較大的發(fā)展空間，實現(xiàn)人才的合理分配，構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理團隊。

結(jié)束語

總而言之，學校要結(jié)合現(xiàn)代時代發(fā)展的潮流做好檔案管理工作的革新，檔案管理人員轉(zhuǎn)變自身的思想，做好檔案管理形式的改革，促進中學的可持續(xù)發(fā)展。

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