會計(jì)檔案管理中的問題及應(yīng)對策略

關(guān)鍵詞：會計(jì);檔案管理;問題;對策

會計(jì)檔案管理工作在之中起到了不容小覷的指導(dǎo)作用，故需受到重視。處于計(jì)算機(jī)科技的背景下，由于部分人員專業(yè)知識和綜合素質(zhì)限制，也產(chǎn)生出了一些心理不安現(xiàn)象。因此，事業(yè)單位需及時地針對這些突兀問題，提出并有效的措施，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，提高檔案管理效果。

一、會計(jì)檔案管理工作重要性分析

會計(jì)檔案作為一項(xiàng)事業(yè)單位經(jīng)營信息檔案，它對于事業(yè)單位的發(fā)展、工作方式的完善，及會計(jì)審核管理等工作都具有著重大的意義[1]。會計(jì)檔案是對事業(yè)單位活動信息的匯總和存檔，通過信息的檢索可以掌握事業(yè)單位在很長時間里的經(jīng)營狀況。利用會計(jì)檔案信息查詢與審計(jì)，可以有效防止、發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位違法亂紀(jì)和職務(wù)侵占等問題。同時，在事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略制訂、財(cái)務(wù)預(yù)算制定過程中，將會計(jì)信息歸檔也具有很大的重要意義。在事業(yè)單位會計(jì)工作中，也應(yīng)當(dāng)意識到會計(jì)信息檔案管理工作的必要性，以會計(jì)信息檔案管理為基礎(chǔ)提升事業(yè)單位會計(jì)工作服務(wù)質(zhì)量、提高對會計(jì)信息的高效管理和運(yùn)用。

二、在會計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問題和處理對策

（一）會計(jì)檔案管理中存在問題

以事業(yè)單位實(shí)踐的研究為基礎(chǔ)、有關(guān)文獻(xiàn)整理為輔助，對會計(jì)檔案保管工作現(xiàn)狀展開了研究和剖析[2]。最終發(fā)現(xiàn)當(dāng)前事業(yè)單位會計(jì)檔案管理實(shí)際工作中面臨的問題，主要分為會計(jì)檔案保存工作重要性認(rèn)識缺失、會計(jì)檔案保管工作機(jī)制存在缺陷、文檔保存各項(xiàng)工作不夠標(biāo)準(zhǔn)化和管理人員素質(zhì)繼續(xù)強(qiáng)化等多個方面。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層一直缺少對會計(jì)檔案保存各項(xiàng)工作必要性的意識，只注重了財(cái)務(wù)報表、審計(jì)基礎(chǔ)等項(xiàng)管理工作。因?yàn)槿鄙賹?jì)檔案保存各項(xiàng)工作必要性的意識，造成了在該項(xiàng)管理工作進(jìn)行中沒有相應(yīng)的資金投入和相關(guān)的監(jiān)管，導(dǎo)致會計(jì)檔案保存管理工作進(jìn)行中出現(xiàn)了一系列的重大缺陷。

其次，事業(yè)單位管理者認(rèn)識范圍的影響，缺少對會計(jì)檔案保管管理工作中缺乏完備、健全的管理體系的規(guī)范。通常采用審計(jì)制度中的有關(guān)內(nèi)容指導(dǎo)了會計(jì)檔案保管管理的各項(xiàng)工作。這一現(xiàn)象也導(dǎo)致了會計(jì)檔案保管中沒有相應(yīng)的監(jiān)管和督導(dǎo)制度，也沒有健全的制度規(guī)范會計(jì)檔案的管理工作，從而影響了會計(jì)檔案保管各項(xiàng)工作的正常發(fā)展。

最后，受會計(jì)檔案管理體制的影響，在會計(jì)檔案裝訂流程、立卷流程及其建黨、歸檔管理中，也面臨著一系列的問題。由于沒有法規(guī)和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)和管理。在會計(jì)檔案歸檔中的不規(guī)范現(xiàn)象十分常見，從而影響了會計(jì)檔案信息系統(tǒng)的正常管理使用。加上會計(jì)檔案保管工作人員綜合素養(yǎng)亟需提升等問題造成了會計(jì)檔案保管的狀況。為推進(jìn)會計(jì)工作的發(fā)展、提升審計(jì)業(yè)務(wù)管理水平和審計(jì)檔案信息系統(tǒng)的管理和運(yùn)用，現(xiàn)代企應(yīng)根據(jù)審計(jì)檔案保管狀況開展相應(yīng)戰(zhàn)略的制訂和執(zhí)行。以提升審計(jì)檔案保管工作成效、達(dá)到審計(jì)檔案保管工作總體目標(biāo)[3]。

（二）會計(jì)檔案管理應(yīng)對策略分析

面對會計(jì)核算文檔保管工作中存在的問題，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需提高對會計(jì)核算文檔保存各項(xiàng)工作的認(rèn)識。并通過對會計(jì)核算文檔保存各項(xiàng)工作重點(diǎn)的了解，極強(qiáng)地對會計(jì)核算文檔保存各項(xiàng)工作的投入。將相關(guān)規(guī)定作為基準(zhǔn)，對會計(jì)檔案保管系統(tǒng)加以健全和完善。建立有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)會計(jì)檔案保管各項(xiàng)工作。在進(jìn)行了這些管理工作之后還對原來會計(jì)檔案加以梳理，并以標(biāo)準(zhǔn)化的裝訂、建檔、歸檔等方法，對原有文檔加以整合[4]。

首先，根據(jù)事業(yè)單位會計(jì)核算資料的現(xiàn)狀和會計(jì)信息數(shù)字化應(yīng)用狀況，在重視傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案管理的同時，還應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的建立和管理工作。利用計(jì)算機(jī)軟件，建立了數(shù)字化檔案庫系統(tǒng)。以利用數(shù)字化檔案庫的優(yōu)點(diǎn)，克服傳統(tǒng)會計(jì)文檔的打印憑證年久易褪色、影響信息讀取等問題。其次，在實(shí)施數(shù)字化檔案管理過程中，還應(yīng)當(dāng)重視對數(shù)字化檔案的異地備份管理要求。利用異地備份以減少因自然災(zāi)害以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)故障等對文檔信息安全的直接影響，以確保會計(jì)文檔安全。此外，根據(jù)事業(yè)單位會計(jì)檔案特征及其信息特性，在會計(jì)檔案管理中還應(yīng)當(dāng)根據(jù)其特征實(shí)施管理方法和重點(diǎn)的選擇。以富有針對性的管理方法和重點(diǎn)選擇推動管理工作目標(biāo)的達(dá)成。

最后，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。對事業(yè)單位會計(jì)檔案保管狀況的研究中發(fā)現(xiàn)，不少會計(jì)檔案保管員沒有基本的檔案保管專業(yè)知識，大部分人員是會計(jì)專業(yè)技術(shù)人員兼任。這也導(dǎo)致了會計(jì)檔案保管中因?yàn)闆]有檔案保管專業(yè)知識導(dǎo)致的一系列問題。此外，會計(jì)檔案工作人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)技術(shù)能力和職業(yè)道德等也對會計(jì)檔案保管工作產(chǎn)生了重要的影響。所以，在會計(jì)檔案保管工作強(qiáng)化中應(yīng)重視對會計(jì)檔案管理工作工作人員思想綜合素質(zhì)的訓(xùn)練及其有關(guān)專業(yè)知識的訓(xùn)練。運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行管理、運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫知識對數(shù)字化文檔進(jìn)行管理。并通過對管理人員技術(shù)能力和素養(yǎng)的培養(yǎng)，達(dá)到會計(jì)檔案保管工作的總體目標(biāo)。

結(jié)束語：

綜上，在新時代下會計(jì)檔案保管工作將面對著新的挑戰(zhàn)困境與重大變革發(fā)展契機(jī)。針對這種情況，需及時建立起完善化的會計(jì)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)體系基礎(chǔ)上，對單位內(nèi)部人員開展全面可靠的培訓(xùn)并清晰界定不同工作任務(wù)，防止會計(jì)電子化檔案重復(fù)產(chǎn)生或流失危險。長此以往，必將使會計(jì)檔案管理工作水平成功地邁進(jìn)更高的等級階段，從而獲得更為巨大的社會和經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]歐小貝. 行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理問題及對策研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020，（16）：108+114.

[2]張琳. 電算化會計(jì)檔案管理存在的問題及對策研究[J]. 財(cái)經(jīng)界，2020，（17）：168-169.

[3]陳甲智. 高校會計(jì)檔案管理中存在的問題及對策[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020，（06）：55-56.

[4]鄧治崗，韓宛廷. 轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下會計(jì)檔案管理的問題與對策[J]. 納稅，2020，14（01）：215-216.

姓名：張黎莉，出生年月：1982年10月2日，性別：女，民族：漢族，籍貫：黑龍江呼蘭縣，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：中級館員，研究方向：財(cái)會檔案管理