新時代下醫(yī)院人事檔案管理淺析

黃巖

當前，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)存儲和記錄等設(shè)施的深度發(fā)展，為各行各業(yè)的生產(chǎn)生活、溝通交流等方面帶來了極大的便利。但是當前許多行業(yè)數(shù)據(jù)資料等信息的收集和管理還存在與信息技術(shù)等設(shè)備的更新不匹配、不兼容的現(xiàn)象和問題，主要原因包括對檔案資料管理的重視程度不足、檔案資料管理的方法有待優(yōu)化以及檔案資料的相關(guān)規(guī)范不到位等。以醫(yī)療行業(yè)為例，人事檔案資料信息的管理和共享是醫(yī)院檔案資料信息管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是發(fā)生重大社會公共衛(wèi)生事件時，充分調(diào)度和利用醫(yī)療資料的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。因此，加強新時代醫(yī)院人事資料檔案的管理和協(xié)調(diào)，可以使得相關(guān)工作提質(zhì)增效，有助于實現(xiàn)檔案管理的信息化、科技化建設(shè)。

為此，在闡述醫(yī)院人事檔案管理的主要作用的基礎(chǔ)上，指出當前醫(yī)院人事檔案管理過程中存在的不足，并基于大數(shù)據(jù)思維下提出優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理的對策或建議，以便于促進醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)工作科學(xué)有序進行。

人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的意義

實現(xiàn)信息系統(tǒng)化分類化管理

近些年來，一些特殊事件發(fā)生的頻率明顯增多，給經(jīng)濟、社會和人們的日常生活帶來極大的影響。在積極應(yīng)對各類重大傳染病事件的過程中，需要醫(yī)院系統(tǒng)根據(jù)醫(yī)護人員的專業(yè)技能進行有效調(diào)度和分類。在這一需求下，醫(yī)院人事資料檔案的使用價值越來越大。醫(yī)院人事檔案作為可以充分反映醫(yī)院醫(yī)護人員的基本信息、工作能力和專業(yè)特長等信息的資料庫，對相關(guān)資料進行系統(tǒng)化、分類化的統(tǒng)計和管理，不僅可以實現(xiàn)信息的高效利用，還可以為經(jīng)濟社會和居民的健康做出較大貢獻。同時，人事檔案資料的信息化、系統(tǒng)化管理可以較為充分地記錄和反映醫(yī)院工作人員的個人經(jīng)歷，這也是在面臨重大公共衛(wèi)生事件時，組織選拔醫(yī)護人員的重要基礎(chǔ)和參考資料。

為醫(yī)院人力資源管理提供基礎(chǔ)信息

從我國現(xiàn)有的人事檔案的基本信息內(nèi)容可以看出，個人的人事檔案資料除了包括相關(guān)人員的身份、性別、籍貫以及求學(xué)經(jīng)歷等基本信息，還包括相應(yīng)人員的政治思想、干部任免情況和專業(yè)技能等信息，這些資料信息是反映個人特征和能力等多方面的重要數(shù)據(jù)資料，也是組織考察和使用人員的重要參考資料。

對醫(yī)療行業(yè)來說，醫(yī)院人事檔案資料的建設(shè)和管理對于維護經(jīng)濟社會的衛(wèi)生和健康影響巨大。因此，醫(yī)院要建立完善的人事資料檔案管理體系和制度，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)優(yōu)化人事檔案資料管理，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的作用。

有助于制定員工長遠培訓(xùn)計劃

根據(jù)個人的成長經(jīng)歷制定科學(xué)規(guī)范的培養(yǎng)計劃和鍛煉形式，是組織培養(yǎng)人才和提升核心競爭力的重要內(nèi)容，也是直接影響組織整體實力和競爭水平的關(guān)鍵因素，醫(yī)院人事檔案資料的管理和利用圍繞醫(yī)院的戰(zhàn)略性資源開發(fā)和管理制度展開。在未來想要有效實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)護工作人員的長期戰(zhàn)略性發(fā)展，需要同醫(yī)護工作人員進行充分溝通與交流，定期組織醫(yī)護工作人員參加培訓(xùn)，提升醫(yī)護人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，為醫(yī)護人員的長期穩(wěn)定發(fā)展提供支撐。

因此，醫(yī)院管理層和人事檔案管理的相關(guān)工作人員需要充分了解所管轄的醫(yī)護人員的人事檔案資料，建立有助于醫(yī)護工作者長期發(fā)展的培訓(xùn)體系。值得注意的是，根據(jù)人事檔案資料的基本信息，實現(xiàn)培訓(xùn)計劃制定的具體性，建立可供使用的具有衡量標準的指標體系，并使相關(guān)的長期培訓(xùn)計劃具有切實的可操作性。比如通過平衡記分卡的形式充分計算人事檔案資料中的各類培訓(xùn)分數(shù)，做到公平公正，進而在充分管理醫(yī)護人員人事檔案資料的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人員的優(yōu)化發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理對人力資源管理的作用

優(yōu)化人力資源配置

對醫(yī)院人事檔案資料進行科學(xué)規(guī)范管理，醫(yī)院管理層和人事部門可以更為全面、準確地了解醫(yī)院工作人員的個人信息和資料，充分了解并評估其專業(yè)能力和職業(yè)水平，進而在發(fā)生公共衛(wèi)生事件或者處理醫(yī)療問題的時候，能夠因地制宜，將各類人才安排到合適的崗位，從而實現(xiàn)人力資源配置的優(yōu)化，促進醫(yī)院的良性發(fā)展。

提升醫(yī)院的行業(yè)競爭力

人才是促進各行各業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的重要條件，在醫(yī)療行業(yè)中的體現(xiàn)最為明顯。目前，各個醫(yī)院之間競爭日趨激烈，而優(yōu)秀的醫(yī)護人員對于提升醫(yī)院競爭力具有重要的意義。因此，做好醫(yī)院人事檔案的管理工作，有效規(guī)范和管理人才，為其提供與其人事檔案記錄相符合的薪酬條件和晉升渠道，可以更加有效地吸引醫(yī)護人才投身于醫(yī)院的發(fā)展，這對于提升醫(yī)院的競爭力極為重要。

為人才選拔提供依據(jù)

醫(yī)院在人才選拔過程中，可以對醫(yī)護人員人事檔案中記載的各種信息進行查閱、評估，便于醫(yī)院進行相應(yīng)的人才招聘和選拔工作。

當前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

檔案利用率低

提高人事檔案利用率是提升醫(yī)院自身核心競爭力，推動醫(yī)院檔案工作有序發(fā)展的不竭動力。妥善管理醫(yī)院的人事資料檔案，醫(yī)院的檔案管理部門實行獎懲制度，提升工作人員的工作積極性。

目前，大多數(shù)醫(yī)院對人事檔案的利用率較低，致使醫(yī)院難以充分利用有效資源激發(fā)醫(yī)院的創(chuàng)新能力并提高醫(yī)院競爭力。比如，部分醫(yī)院現(xiàn)有的薪資標準和福利待遇全部由醫(yī)院的固定薪資制度決定，缺乏合理性和科學(xué)性，沒有形成適用于不同層次和不同水平醫(yī)護人員的薪資標準和福利待遇，薪資待遇與員工資歷水平不對等。

而對于處于成長期的醫(yī)院來說，團隊醫(yī)護工作者對激勵政策的敏感性較強，只有充分提高醫(yī)院對檔案資料的利用率，才能促進醫(yī)院更加穩(wěn)定地發(fā)展。

缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范

在醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案管理模式中，存在人事檔案管理制度缺乏科學(xué)性、規(guī)范性、合理性的問題，很多制度規(guī)范措施不是根據(jù)各自醫(yī)院所在行業(yè)的特征和醫(yī)院的實際運行情況設(shè)置的，部分人事檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的目標導(dǎo)向，實用性有待提升。

一些醫(yī)院的人事檔案管理工作，沒有進行管理人事檔案分類，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)不同的職能部門設(shè)置專門的管理系統(tǒng)，進行統(tǒng)籌管理。不同部門的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)差別決定了人事檔案管理工作的差異性特點。而實際上，目前的醫(yī)院人事檔案管理都在實行相同的模式，沒有進行特殊分類或分層管理，這樣會造成了檔案管理缺乏針對性和有序性，醫(yī)院應(yīng)該及時解決該問題，進一步優(yōu)化管理模式。

缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才

近年來，國家和高校逐漸加大了對檔案管理人才的培養(yǎng)力度，許多高校也開設(shè)了檔案管理相關(guān)課程和專業(yè)，但是專業(yè)技能人才的養(yǎng)成需要較長時間，目前，醫(yī)院人事檔案管理依然存在高素質(zhì)專業(yè)人才短缺的問題。

一方面，醫(yī)院對人事檔案管理人才的重要性認識不足，從表面上看，盡管醫(yī)院人事部門意識到了人事檔案管理高素質(zhì)人才的重要性和必要性，但是在醫(yī)院日常運行過程中，仍更加重視醫(yī)院醫(yī)護服務(wù)的建設(shè)和日常經(jīng)營管理，對人事檔案管理和高素質(zhì)人才的重視很多時候僅僅停留在表面，決策層對人事檔案管理高素質(zhì)人才的引進和培養(yǎng)的相關(guān)提案也相對較為敷衍，關(guān)注度和參與度還有待提升。

另一方面，醫(yī)院缺乏對人事檔案管理的科學(xué)規(guī)劃。目前，并能不明確人事檔案管理專業(yè)技術(shù)人才的資格認定和相關(guān)資質(zhì)是否符合對其進行激勵的依據(jù)，醫(yī)院對人事檔案管理高素質(zhì)人才的相關(guān)資質(zhì)評審環(huán)節(jié)存在被忽視的問題，阻礙了相關(guān)人才的晉升和進步。而多數(shù)醫(yī)院并沒有有效解決這一問題，導(dǎo)致醫(yī)院缺乏高素質(zhì)檔案管理人才。

大數(shù)據(jù)思維模式下對醫(yī)院人事檔案管理提出的建議

構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺

構(gòu)建以大數(shù)據(jù)平臺為載體的人事檔案管理系統(tǒng)可以有效提高工作的時效性，醫(yī)院行業(yè)需要成立大數(shù)據(jù)檔案管理信息平臺，通過開展專業(yè)的技能培訓(xùn)，邀請專業(yè)建設(shè)團隊根據(jù)實際情況進行充分調(diào)研，指導(dǎo)醫(yī)院人事檔案管理工作人員利用日常工作時間進行調(diào)研，理清人事檔案管理過程中存在的主要問題。同時，根據(jù)現(xiàn)代管理學(xué)思想，優(yōu)化人才選拔培養(yǎng)、人才平臺建設(shè)維護等環(huán)節(jié)的相關(guān)工作計劃、工作任務(wù)等，明確人事檔案平臺建設(shè)的發(fā)展方向和具體措施。

在使用檔案時，對檔案信息的交換共享極為重要。仔細收集和整理醫(yī)院內(nèi)所有工作人員的個人檔案，主要目的是為了有效開發(fā)檔案信息資源，最大限度地為社會服務(wù)。服務(wù)是生命線，也是人事檔案工作的核心。大多數(shù)單位從他們的管理人員中手動收集、編譯、管理和部署所需的人事檔案，供檔案管理員使用，尋找他們需要的材料。這不僅為醫(yī)院帶來大量的額外工作，還消耗了工作人員較多的時間和精力，而且工作效率也會降低。去年，我院推出了一個新的人事檔案信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)必須為所有黨員輸入詳細準確的信息。作者所在單位有400多名中共黨員，由于信息化和信息共享的引入，并沒有在使用系統(tǒng)時消耗大量的人力資源和時間。

完善醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)章制度

科學(xué)規(guī)范的制度對人事檔案管理工作具有引導(dǎo)作用。因此，醫(yī)院需要確定人事檔案管理目標，針對工作過程中容易出錯的地方和容易出紕漏的環(huán)節(jié)，設(shè)計科學(xué)合理的工作流程和管理措施，使醫(yī)院人事檔案管理在制度的規(guī)范下更加合理。同時值得注意的是，以電子檔案為基礎(chǔ)的現(xiàn)代人事檔案管理需要檔案管理人員對相關(guān)數(shù)據(jù)做定期整理和分類，按照相應(yīng)的操作流程確保所記錄的人事檔案信息更加規(guī)范和準確。

提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院人事檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提升是一個建設(shè)的過程，醫(yī)院人事檔案管理工作人才的出現(xiàn)有利于營造敬業(yè)奉獻、團結(jié)共享、求實創(chuàng)新的工作氛圍，只有良好的醫(yī)院環(huán)境文化氛圍才是提升檔案管理人員的基礎(chǔ)。因此，一方面，可以通過樹立榜樣、發(fā)行內(nèi)刊、領(lǐng)導(dǎo)人致辭以及典型事跡專欄等方式，向員工傳遞公正、公平、公開的文化理念，提高員工對醫(yī)院人事檔案管理的重視，引導(dǎo)員工從多角度領(lǐng)悟醫(yī)院管理目標，積極投身醫(yī)院人事檔案管理工作。另一方面，通過設(shè)置榮譽獎勵等措施，增強檔案管理人員的榮譽感，激發(fā)其提高自身職業(yè)素養(yǎng)的動力。

人事檔案信息的安全防護

管理人事檔案信息資源，需要特別關(guān)注其數(shù)據(jù)安全。如果個人檔案信息被犯罪分子竊取，后果將不堪設(shè)想。因此，醫(yī)院除了管理人事檔案以外，還需要特別關(guān)注人事檔案的安全問題。醫(yī)院有自己的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，不僅能防止黑客侵入醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)，還能提醒醫(yī)院工作人員，避免因操作失誤而導(dǎo)致的不良后果，從而影響醫(yī)院運作。醫(yī)院安全可靠的網(wǎng)絡(luò)安全體系，極大地保護了醫(yī)務(wù)人員的信息安全和隱私，對招聘醫(yī)院專業(yè)人才、增強自身實力具有積極作用。面對大數(shù)據(jù)時代的影響，醫(yī)院開發(fā)了更加科學(xué)、全面的人事檔案管理系統(tǒng)，提高了檔案利用率，培養(yǎng)了高技能檔案管理人才，實現(xiàn)了檔案信息化。同時，需要更加注重安全，教育全體員工通過全面的檔案管理方法，實現(xiàn)檔案管理的深層次價值。

醫(yī)院人事檔案資料的管理作為醫(yī)院組織和管理過程中的一部分，在幫助醫(yī)院挖掘人才、培育人才等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。未來，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的加持下，加強醫(yī)護人員人事檔案的更新和維護，實現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化是醫(yī)院組織管理過程中需要重點把握的內(nèi)容。本文認為全面改革和完善醫(yī)院的人才檔案管理制度，重視醫(yī)護人員人事檔案的管理和優(yōu)化是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容。同時，醫(yī)院要加強在人事檔案管理理念、管理人才、管理方法等方面的優(yōu)化創(chuàng)新，緊跟時代發(fā)展的步伐，從理論和實踐層面深化人事檔案管理。

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