Excel 軟件在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用

翟蘋蘋

（青島市技師學(xué)院，山東 青島 266000）

1 辦公自動(dòng)化的含義

近年來，隨著辦公自動(dòng)化概念的不斷深入以及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的不斷進(jìn)步，使得辦公自動(dòng)化的發(fā)展之路更加明朗。辦公自動(dòng)化的大規(guī)模應(yīng)用，從現(xiàn)實(shí)上為簡(jiǎn)化辦公、精準(zhǔn)辦公、高效辦公提供可能，為企事業(yè)單位的管理與決策提供科學(xué)依據(jù)。

2 Excel 軟件在辦公自動(dòng)化中的地位

Excel 作為Microsoft Office 辦公軟件之一，以其強(qiáng)大的表格數(shù)據(jù)處理能力和圖表制作分析能力，為各行各業(yè)的數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析提供便捷，在當(dāng)今品類繁多的辦公自動(dòng)化軟件中始終占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。由此可見，Excel 軟件的應(yīng)用范圍之廣、人數(shù)之多，非一般軟件可與之媲美。

3 Excel 軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

本文主要從軟件的數(shù)據(jù)處理功能、數(shù)據(jù)分析功能、圖表制作功能等角度入手，系統(tǒng)分析和概括Excel 軟件在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用，為科學(xué)辦公、合理辦公貢獻(xiàn)出一份力量。

數(shù)據(jù)處理是Excel 軟件最基礎(chǔ)、最常用的功能。在企事業(yè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理等各環(huán)節(jié)中，都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，面對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)基數(shù)，如何從中提煉有效信息、體現(xiàn)數(shù)據(jù)自身的價(jià)值，是每一位社會(huì)成員值得思考和探究的。而Excel 軟件的誕生和深入應(yīng)用，恰恰順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求，幫助各行各業(yè)、各單位實(shí)現(xiàn)辦公無紙化和自動(dòng)化，從而提高數(shù)據(jù)處理的品質(zhì)，提升數(shù)據(jù)處理的效率，減少辦公人員的投入。Excel 軟件的數(shù)據(jù)處理功能主要有以下幾點(diǎn)。

3.1 常用功能

這里所指的常用功能包括但不限于數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)填充、數(shù)據(jù)分列、數(shù)據(jù)匯總，還包括表格常見的快捷鍵、插件等的應(yīng)用。

Excel 軟件為海量數(shù)據(jù)提供基礎(chǔ)排序功能，將位置錯(cuò)綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)按照主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字等進(jìn)行升序或降序排列，各關(guān)鍵字、排序依據(jù)可由操作者自由調(diào)控，充分展現(xiàn)了軟件的實(shí)用性和靈活性。經(jīng)排序后的數(shù)據(jù)，可讀性明顯增強(qiáng)，為辦公人員后續(xù)的數(shù)據(jù)整理和加工提供便捷。

數(shù)據(jù)篩選是Excel 軟件中的一項(xiàng)非常強(qiáng)大的功能，其能從表格行列間過濾千萬條數(shù)據(jù)，瞬息生成工作指定的內(nèi)容。所謂的數(shù)據(jù)篩選，是一個(gè)條件和模式匹配的過程，是查找和處理區(qū)域中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。透過現(xiàn)象看本質(zhì)，數(shù)據(jù)篩選就好比是簡(jiǎn)易版的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析，特別適用于每行結(jié)構(gòu)相同的大型工作表?！懊啃薪Y(jié)構(gòu)相同”保證了數(shù)據(jù)篩選結(jié)果有意義，“大型工作表”保證了數(shù)據(jù)篩選的實(shí)用性。無論從哪個(gè)方面來看，數(shù)據(jù)篩選都將是辦公自動(dòng)化的有力佐證。

數(shù)據(jù)填充一詞想必對(duì)大多數(shù)辦公人員來說并不陌生。在工作中，其實(shí)經(jīng)常會(huì)遇到在連續(xù)的表格中有著相同的數(shù)據(jù)，或具有一定規(guī)律可循的數(shù)據(jù)。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，對(duì)于1 到10 序號(hào)的填充，方法其實(shí)有很多。其中，最枯燥、最乏味的方法無非是手動(dòng)單個(gè)輸入，這種操作耗時(shí)耗力，還往往得不償失。排除上述方法，Excel 軟件提供靈活多變的數(shù)據(jù)填充功能，例如：?jiǎn)卧裣吕蟿?dòng)填充、函數(shù)公式自動(dòng)填充等，普遍只要2到3 步即可完成單元格序號(hào)的完美呈現(xiàn)。

此外，在諸多Excel 的技巧、功能里，數(shù)據(jù)分列絕對(duì)是其中最亮眼的一個(gè)，它讓很多Excel 函數(shù)公式黯然失色。采用數(shù)據(jù)分列功能不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的有效拆分，還是規(guī)范數(shù)據(jù)格式的利器[1]。從應(yīng)用層面來看，最初從其他類型文件中復(fù)制粘貼而來的數(shù)據(jù)未經(jīng)過數(shù)據(jù)拆分，很難進(jìn)入下一步數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析環(huán)節(jié)。因此，對(duì)Excel 中的原始數(shù)據(jù)按分隔符拆分、關(guān)鍵字拆分、固定長(zhǎng)度拆分等十分必要，經(jīng)Excel 分列形成的數(shù)據(jù)，其格式統(tǒng)一、規(guī)范，更易于數(shù)據(jù)的分辨和使用。

除了上述Excel 軟件相關(guān)常用功能的介紹，Excel軟件中常見快捷鍵的應(yīng)用也是辦公自動(dòng)化過程中應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物。它存在的價(jià)值和意義在于簡(jiǎn)化和加快辦公人員的日常操作，達(dá)到高效辦公的目的。面對(duì)通常性的數(shù)據(jù)處理工作，辦公室工作人員需熟知幾種基礎(chǔ)快捷鍵的用法。例如：Ctrl+C 復(fù)制、Ctrl+V 粘貼、Ctrl+X 剪切、Ctrl+F 查找、Ctrl+A 選定整張表、Ctrl+Z撤銷上一次動(dòng)作等，在熟練掌握相關(guān)快捷鍵用法之后，對(duì)軟件的應(yīng)用也會(huì)更加得心應(yīng)手。

3.2 函數(shù)應(yīng)用

在 Excel 軟件中，函數(shù)實(shí)際上是一個(gè)預(yù)先設(shè)計(jì)好的固定計(jì)算公式，是一種可以使用的內(nèi)部工具。運(yùn)用這個(gè)工具可以對(duì)一個(gè)或多個(gè)參數(shù)進(jìn)行計(jì)算，并得出一個(gè)或多個(gè)計(jì)算結(jié)果，這些結(jié)果在數(shù)學(xué)界將其命名為函數(shù)值[2]。使用這些函數(shù)不僅可以完成數(shù)據(jù)間的復(fù)雜計(jì)算和判斷等，而且還可以簡(jiǎn)化原有公式的繁雜程度，最大限度上提高辦公作業(yè)的效率。綜合看來，恰當(dāng)應(yīng)用軟件中的函數(shù)有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。

1.可以大大地簡(jiǎn)化我們的公式。例如：基于班級(jí)學(xué)生各科分?jǐn)?shù)表，想要計(jì)算出第一位同學(xué)各科分?jǐn)?shù)的總和，如果不用函數(shù)，則需要在H1 單元格中輸入公式=C1+D1+……+G1。如果使用函數(shù)，則在H1 單元格中輸入求和函數(shù)=SUM(C1:G1)即可。這對(duì)于參數(shù)值多、運(yùn)算量大的表格十分友好，以最簡(jiǎn)單的公式完成相對(duì)復(fù)雜的計(jì)算，是Excel 軟件辦公自動(dòng)化堅(jiān)持的理念。

2.實(shí)現(xiàn)其他方法無法實(shí)現(xiàn)的計(jì)算。例如：基于上述例子，此時(shí)需要求出該名同學(xué)的科目最高分，如果不使用函數(shù)，只能依據(jù)自我的判斷作出選擇。但是如果應(yīng)用Excel 軟件中的求最大值函數(shù)Max()，則能輕松求出科目成績(jī)的最大值。在I1 單元格中輸入=MAX(C1:G1)后回車即可。此類函數(shù)的應(yīng)用可以大幅度降低數(shù)據(jù)處理過程中人為判斷產(chǎn)生的誤差，達(dá)到辦公自動(dòng)化高效準(zhǔn)確的目的。

3.自動(dòng)完成邏輯判斷得出結(jié)論。例如：假設(shè)要在J1“是否合格”一欄填上相應(yīng)的結(jié)果，我們可以在J1單元格輸入判斷函數(shù)：=IF(C1>=60,"合格","不合格")。意思為當(dāng)分?jǐn)?shù)在60 分以上時(shí)為合格，否則視為不合格。此項(xiàng)在于運(yùn)用計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的語(yǔ)言，幫助得出正確結(jié)果，是計(jì)算機(jī)語(yǔ)言在辦公自動(dòng)化過程中的具體體現(xiàn)。

4.完成相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)任務(wù)。例如：需要統(tǒng)計(jì)語(yǔ)文科目的及格人數(shù)，只要運(yùn)用COUNTIF 條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)，在任一空白單元格中輸入=COUNTIF(C1:C10,">=60")即可。需要注意的是，Excel 軟件提供種類豐富的函數(shù)，以滿足不同計(jì)算任務(wù)的要求。辦公人員在具體選擇函數(shù)時(shí)，需摸清函數(shù)的意義和作用，謹(jǐn)防后續(xù)使用時(shí)差之毫厘失之千里。

5.根據(jù)身份證號(hào)判斷性別功能。例如：學(xué)校學(xué)生信息管理，需要統(tǒng)計(jì)學(xué)生性別，只要使用：=IF(MID(B 2,17,1)/2=TRUNC(MID(B2,17,1)/2),"女","男")即可。這里則是提取身份證號(hào)第17 為數(shù)字，判斷奇數(shù)偶數(shù)。這一公式中則使用到了提取字符的函數(shù)MID(B2,17,1)，選取要提取的單元格數(shù)據(jù)，確定要提取內(nèi)容的開始位置及提取字符長(zhǎng)度。從該公式的使用中我們可以了解到Excel 的公式既可以單獨(dú)使用，也可以相互混合使用。

6.銀行卡號(hào)處理功能。例如：日常銀行卡拍照識(shí)別卡號(hào)時(shí)卡號(hào)中間會(huì)存在空格，所以收集到的卡號(hào)數(shù)據(jù)如果直接使用批量轉(zhuǎn)賬功能，則會(huì)出現(xiàn)卡號(hào)格式不正確的情況。這種情況下，我們需要處理卡號(hào)數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)中的空格進(jìn)行刪除，簡(jiǎn)單的方式可以使用全部替換功能，將空格全部替換。同時(shí)，我們也可以使用公式，去除其中空格：MID(J2,1,4)&MID(J2,6,4)&MID(J2,11,4)&MID(J2,16,4)&MID(J2,21,4)。

7.不同表格之間的數(shù)據(jù)比對(duì)功能。例如：某學(xué)院發(fā)放學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)表中沒有班級(jí)信息，現(xiàn)需要班主任找出自己班級(jí)的所有學(xué)生。這種情況下我們可以使用公式：=IF(ISERROR(VLOOKUP(A1,'[學(xué)生信息表.xls]信息錄入表'!J:J,1,)),"否","是")。解釋起來：以自己手里的本班信息表中與總表信息中唯一對(duì)應(yīng)的信息（例如身份證號(hào)或者學(xué)生的學(xué)號(hào)）比對(duì)之后結(jié)果為“是”的則代表是自己班級(jí)的學(xué)生。

8.不同表格之間的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。例如：需要從員工總表中導(dǎo)出本部門員工的家庭住址：=VLOOKUP(A4,'[員工總表.xls]Sheet1'!$G$2:$J$1725,2,FALSE)。同樣首先找到兩個(gè)表中對(duì)應(yīng)的相同信息列，在總表中以該列為第一列，確定從該列開始家庭住址所在列數(shù)，最后完成公式就能導(dǎo)出所需員工的家庭住址。Excel 的函數(shù)功能及其強(qiáng)大，單一或復(fù)合的函數(shù)形式極其多，根據(jù)我們的使用需求，可以混合多種單一函數(shù)，增強(qiáng)使用效果，達(dá)到辦公簡(jiǎn)潔快速的目的。

3.3 數(shù)據(jù)分析功能

前期所有的數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)處理工作終將為數(shù)據(jù)分析提供服務(wù)。大量數(shù)據(jù)產(chǎn)生的現(xiàn)實(shí)意義，就是從這些數(shù)據(jù)的細(xì)枝末節(jié)中挖掘出可用信息，對(duì)這些信息進(jìn)行篩選、過濾，得出深層次的剖析結(jié)果。經(jīng)系統(tǒng)驗(yàn)證、分析的結(jié)果最終可對(duì)過去已做的事情進(jìn)行總結(jié)，對(duì)目前在做的事情進(jìn)行指導(dǎo)，對(duì)未來將做的事情進(jìn)行預(yù)測(cè)，如此便是Excel 軟件數(shù)據(jù)分析功能的價(jià)值所在。Excel中想要具體實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分析和挖掘，主要依靠數(shù)據(jù)透視和數(shù)據(jù)分析模型兩種手段。

3.3.1 數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用

數(shù)據(jù)透視表是數(shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)優(yōu)化顯示和數(shù)據(jù)處理的強(qiáng)大工具。熟練運(yùn)用數(shù)據(jù)透視表有助于辦公人員了解數(shù)據(jù)中的對(duì)比情況、模式和趨勢(shì)等。之所以將其稱之為數(shù)據(jù)透視表，是因?yàn)樵跀?shù)據(jù)透視模塊中可以動(dòng)態(tài)地改變數(shù)據(jù)版面的布置，以便操作人員按照不同的方式分析數(shù)據(jù)，也可以自由調(diào)整行號(hào)、列標(biāo)和頁(yè)字段。每一次改變版面布置時(shí)，數(shù)據(jù)透視表會(huì)立即捕捉到指令，按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，數(shù)據(jù)透視表亦可進(jìn)行更新，達(dá)到數(shù)據(jù)同步的效果。因此，辦公人員在掌握常規(guī)數(shù)據(jù)處理功能的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)透視表的運(yùn)用，是對(duì)Excel 辦公自動(dòng)化軟件的又一層理解。

3.3.2 各類分析模型的應(yīng)用

除了數(shù)據(jù)透視表，Excel 軟件還提供專業(yè)的數(shù)據(jù)分析模型，其自帶的數(shù)據(jù)分析功能也可以完成專業(yè)的統(tǒng)計(jì)軟件才有的數(shù)據(jù)分析工作，這其中包括：描述性統(tǒng)計(jì)、相關(guān)系數(shù)、概率分布、均值推斷、線性、非線性回歸、多元回歸分析、時(shí)間序列等內(nèi)容。不同的分析模型選用的依據(jù)需結(jié)合研究的問題和目標(biāo)具體判斷。

3.4 圖表制作功能

Excel 是表格數(shù)據(jù)處理軟件，其強(qiáng)大多樣的圖表制作功能是其軟件核心價(jià)值之一。Excel 軟件的圖表制作功能經(jīng)過幾代軟件的更新迭代，功能已日趨完善，畫面效果更加美觀大方。圖表將純數(shù)字化的數(shù)據(jù)以更加直觀、具體的方式展現(xiàn)，賦予數(shù)據(jù)以生命力和活力，使數(shù)據(jù)不再桎梏于Excel 表格本身。此種方法多適用于會(huì)議報(bào)告、培訓(xùn)教育、視頻講解等交流互動(dòng)較多的場(chǎng)合，為HR、市場(chǎng)銷售、企業(yè)財(cái)務(wù)、教培等有相關(guān)工作需要的人員提供圖表支持。

Excel 圖表可以將數(shù)據(jù)圖形化，更直觀的顯示數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)的比較或趨勢(shì)變得一目了然，從而能夠更容易表達(dá)我們所要闡述的觀點(diǎn)。圖標(biāo)在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中用途非常重要，圖標(biāo)可以用來表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對(duì)關(guān)系，在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運(yùn)用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的多少關(guān)系，用折線圖反應(yīng)數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系，用餅形圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。創(chuàng)建圖表或更改現(xiàn)有圖表時(shí)，可以從各種圖表類型（如柱形圖或餅圖）及其子類型（如三維圖表中的堆積柱形圖或餅圖）中進(jìn)行選擇。當(dāng)然我們也可以通過在圖表中使用多種圖表類型來創(chuàng)建組合圖。

簡(jiǎn)易的數(shù)據(jù)圖表制作，以現(xiàn)成的Excel 表格數(shù)據(jù)為源泉，僅需選擇插入所相適應(yīng)的各類圖表即可。其中，各類圖表中常用的有折線圖、柱狀圖、餅圖、散點(diǎn)圖等。此外，若還有更高的需求，在數(shù)據(jù)圖表之上還有數(shù)據(jù)儀表盤可供參考和選擇，此功能是數(shù)據(jù)圖表的動(dòng)態(tài)展示，將數(shù)據(jù)以可視化的方式展現(xiàn)，讓數(shù)據(jù)真正動(dòng)起來。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，Excel 軟件功能豐富、實(shí)用性強(qiáng)，其內(nèi)置功能涵蓋數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)展示等方方面面，并非大家想象中的那般簡(jiǎn)單。因此，高效運(yùn)用好Excel 軟件中的基礎(chǔ)功能，深入學(xué)習(xí)其隱藏功能，是每一位辦公人員不斷追求的目標(biāo)。