高校網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷模式的研究

王珞冰 溫州醫(yī)科大學(xué)

引言

隨著我國(guó)高校教育規(guī)模的不斷發(fā)展，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)和其他各類課題經(jīng)費(fèi)不斷增多，對(duì)于財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，需要經(jīng)歷不斷地革新才能滿足不斷增長(zhǎng)的經(jīng)費(fèi)使用量。財(cái)務(wù)報(bào)銷模式不斷進(jìn)行創(chuàng)新改革，從最早的現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)報(bào)銷，到引進(jìn)取號(hào)等候報(bào)銷，再到預(yù)約現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷，仍然無(wú)法有效提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和效率。網(wǎng)上報(bào)銷模式雖然對(duì)“報(bào)銷矛盾”有所緩解，但是問題仍然普遍存在。

一、傳統(tǒng)報(bào)銷模式局限性分析

（一）財(cái)務(wù)人員流動(dòng)性強(qiáng)

如圖1所示，某高校近11年來(lái)報(bào)銷業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)逐漸增長(zhǎng)態(tài)式。雖然財(cái)務(wù)人員仍然是兢兢業(yè)業(yè)地守在自己的多角色崗位上，但是辛勤付出得不到教職工們的認(rèn)可。財(cái)務(wù)人員的工作積極性受到極大的打擊，其主要原因是教職工們把這個(gè)無(wú)法順利報(bào)銷的“錯(cuò)誤”歸咎到財(cái)務(wù)人員身上。不僅如此，財(cái)務(wù)工作者基本上是以女性為主，自國(guó)家二孩、三孩政策開放以來(lái)，家庭對(duì)女性工作者的要求越來(lái)越高。面對(duì)工作和家庭的雙層壓力，報(bào)銷前臺(tái)的財(cái)務(wù)人員最終選擇紛紛離崗，因此人員流動(dòng)性極大，大大降低報(bào)銷效率。

圖1 某高校計(jì)劃財(cái)務(wù)處近13年每年的制單數(shù)

（二）報(bào)銷制度更新快，信息不對(duì)稱

隨著國(guó)家對(duì)各類經(jīng)費(fèi)的監(jiān)管越來(lái)越嚴(yán)，隨之出臺(tái)的各種政策不斷地進(jìn)行更新和完善。報(bào)銷政策越來(lái)越多，這對(duì)于專業(yè)的財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)想要熟練掌握并運(yùn)用起來(lái)都有一定困難；對(duì)于非財(cái)務(wù)專業(yè)的教職工來(lái)說(shuō)，報(bào)銷難度可想而知。類似于“朝令夕改”的情況也是屢見不鮮。那些為了提高科研工作效率而先行墊付費(fèi)用的老師只能自己承擔(dān)損失。面對(duì)這種情況，他們的氣憤情緒是顯而易見的。

（三）報(bào)銷業(yè)務(wù)不均勻，學(xué)期末、年末集中報(bào)銷

如圖2所示，這是某高校近5年每月平均制單量。由于實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付，每年的經(jīng)費(fèi)預(yù)算撥款有時(shí)出現(xiàn)滯后下達(dá)，一些經(jīng)費(fèi)都要在每年的“兩會(huì)”之后才能出結(jié)果，最快速度一般是4月前后才撥款到位。而在每年年末，除了當(dāng)年的行政部門經(jīng)費(fèi)通常是要在年底清零，還有科研課題的結(jié)題，跨年發(fā)票不予報(bào)銷等情況。由此可見，一些經(jīng)費(fèi)有效的報(bào)銷時(shí)間并不充裕。每年期末階段，也就是6月和12月則是老師們集中報(bào)銷的高峰期。這激增的業(yè)務(wù)量直接影響了報(bào)銷雙方的情緒和效率，增大了雙方的摩擦系數(shù)。

圖2 某高校近5年每月平均制單數(shù)

二、傳統(tǒng)報(bào)銷改革的新趨勢(shì)——網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷利弊分析

所謂網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷，是報(bào)銷人員通過工號(hào)或者學(xué)號(hào)登錄網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)，通過填報(bào)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目代碼、報(bào)銷類別、財(cái)務(wù)科目、報(bào)銷金額、收款人及金額，完成后點(diǎn)擊預(yù)約完成，產(chǎn)生預(yù)約號(hào)，最后將帶有預(yù)約單號(hào)的預(yù)約單打印出來(lái)，和原始票據(jù)一起裝到財(cái)務(wù)專用袋子里投遞到財(cái)務(wù)處。網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷打破時(shí)間和地點(diǎn)的束縛，給報(bào)銷人帶來(lái)極大的便利性。

（一）網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷的優(yōu)勢(shì)

（1）為報(bào)銷人員節(jié)約了大量的排隊(duì)等候時(shí)間。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，每到報(bào)銷高峰季花上幾個(gè)小時(shí)到幾天的時(shí)間排隊(duì)是司空見慣的事。如此低效率無(wú)疑成為報(bào)銷人員最痛苦的“報(bào)銷噩夢(mèng)”。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷模式后，只要報(bào)銷人員在網(wǎng)上填報(bào)信息成功后到投遞箱投單后就可離開，前后幾分鐘的時(shí)間就能完成報(bào)銷事項(xiàng)。

（2）提高財(cái)務(wù)人員的工作環(huán)境質(zhì)量。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，每逢期末和年末，財(cái)務(wù)人員每天在秩序混亂又人聲嘈雜的環(huán)境中工作。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷后，這種充滿怨聲載道的報(bào)銷大廳不復(fù)存，創(chuàng)造出一個(gè)安靜輕松的工作環(huán)境，減輕財(cái)務(wù)人員的身心壓力，有助于提高財(cái)務(wù)工作人員工作效率和工作幸福指數(shù)。

（3）票據(jù)信息傳遞物流化。報(bào)銷人員能夠登錄物流系統(tǒng)隨時(shí)關(guān)注報(bào)銷進(jìn)度。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，報(bào)銷人員需要現(xiàn)場(chǎng)跟進(jìn)報(bào)銷的制單和復(fù)核兩個(gè)流程，最后結(jié)算流程由于是無(wú)現(xiàn)金系統(tǒng)，仍然需要自己實(shí)時(shí)關(guān)注銀行信息，無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)到賬情況。實(shí)行網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)后，物流系統(tǒng)會(huì)顯示報(bào)銷步驟。

如圖3所示，報(bào)銷人隨時(shí)登錄物流系統(tǒng)查看自己的報(bào)銷情況，如果每一步都是順利進(jìn)行中，那么物流系統(tǒng)會(huì)根據(jù)報(bào)銷情況顯示出正在進(jìn)行中的步驟。如果出現(xiàn)退單情況，物流系統(tǒng)會(huì)顯示預(yù)約單已退，請(qǐng)根據(jù)取件密碼取回預(yù)約單。

圖3 某高校財(cái)務(wù)報(bào)銷物流系統(tǒng)步驟

（二）網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷的弊端

（1）返工率高，降低工作效率。一份報(bào)銷單在制單環(huán)節(jié)和復(fù)核環(huán)節(jié)均有可能被發(fā)現(xiàn)問題。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下，對(duì)于審批手續(xù)不全、材料不齊或經(jīng)費(fèi)額度不夠等問題，在制單和復(fù)核的兩個(gè)流程中，報(bào)銷雙方可以當(dāng)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。但是，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷模式后，報(bào)銷人員可能需要分別在制單環(huán)節(jié)和復(fù)核環(huán)節(jié)到財(cái)務(wù)處補(bǔ)辦報(bào)銷手續(xù)。如此重復(fù)跑的報(bào)銷情況仍然會(huì)增加報(bào)銷矛盾。

（2）網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)報(bào)銷人員的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)有所要求，施行阻力嚴(yán)重。該系統(tǒng)雖然節(jié)省教職工們的排隊(duì)時(shí)間，卻花費(fèi)他們一定的時(shí)間去對(duì)原始票據(jù)進(jìn)行分門別類填報(bào)信息。對(duì)于這個(gè)系統(tǒng)，一些報(bào)銷人員誤解為他們?cè)谔尕?cái)務(wù)人員做工作，預(yù)約步驟煩瑣是在浪費(fèi)他們的時(shí)間。因此，一些年紀(jì)較大的教職工對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化的財(cái)務(wù)報(bào)銷模式持反對(duì)態(tài)度。

（3）審批功能不完善，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)銷。審批制度煩瑣，有些經(jīng)費(fèi)除了經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批之外，還需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者職能部門負(fù)責(zé)人審批。而這類審批人通常身居要職，事務(wù)繁忙，他們出差或出國(guó)是常有的情況。對(duì)于報(bào)銷金額越大的報(bào)銷單，報(bào)銷人員想要完成報(bào)銷的心情越是急切。他們時(shí)常要跑好幾個(gè)部門去審批，如果遇上審批人員出差，則要跑好幾趟才能辦完審批流程。這時(shí)，他們就會(huì)把以上種種“簽字難”的情緒都轉(zhuǎn)嫁到財(cái)務(wù)人員身上，從而激化雙方矛盾。

（4）財(cái)務(wù)信息存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。高校財(cái)務(wù)信息化，意味著高校財(cái)務(wù)信息由從前全封閉狀態(tài)進(jìn)入到與互聯(lián)網(wǎng)分工合作的狀態(tài)。尤其是實(shí)行網(wǎng)絡(luò)預(yù)報(bào)報(bào)銷，高校財(cái)務(wù)核算部門需要同時(shí)連接內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，然而內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)相對(duì)接的接口便是黑客和病毒最喜歡攻擊的地方。因此，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全性成為制約財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷發(fā)展的首要問題。

三、探討性提出完善自助報(bào)銷系統(tǒng)的初步建議

（一）引進(jìn)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，提高工作效率

（1）引進(jìn)多種支付方式，實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)集中支付網(wǎng)絡(luò)信息化，例如國(guó)庫(kù)機(jī)器人、支付寶支付、微信支付等。自從施行國(guó)庫(kù)集中支付之后，財(cái)務(wù)人員需要進(jìn)行數(shù)據(jù)二次錄入，大大地增加她們的工作量。如果引進(jìn)“國(guó)庫(kù)機(jī)器人”系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中制單時(shí)，國(guó)庫(kù)集中支付系統(tǒng)能夠自動(dòng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)匹配?？此坪?jiǎn)單的一個(gè)系統(tǒng)可以節(jié)省財(cái)務(wù)人員約三分之一的工作量，避免“無(wú)用功”的出現(xiàn)。

（2）簡(jiǎn)化和完善審批制度，解決“簽字難”問題。針對(duì)過多的審批流程或者形式主義的審批制度，相關(guān)部門可以大刀闊斧地進(jìn)行整合和簡(jiǎn)化，減輕各方工作量。例如，高校財(cái)務(wù)管理部門可以將差旅費(fèi)審批單和網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷單合二為一，出差人在財(cái)務(wù)系統(tǒng)填報(bào)出差審批單后，經(jīng)線上審批系統(tǒng)完成后出差?；匦?bào)銷時(shí)，再在財(cái)務(wù)系統(tǒng)完成費(fèi)用填報(bào)，進(jìn)行報(bào)銷審批，就可進(jìn)行票據(jù)投遞。簡(jiǎn)化和整合部分報(bào)銷和審批流程，提高報(bào)銷人的報(bào)銷幸福感。

（3）在確保網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，引進(jìn)線上審批系統(tǒng)，使線上審批系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)信息相匹配。在填報(bào)預(yù)約單時(shí)，根據(jù)經(jīng)費(fèi)代碼、報(bào)銷金額和發(fā)票類型等信息自動(dòng)識(shí)別各類審批人，報(bào)銷人員能夠準(zhǔn)確核對(duì)是否審批完畢。如若簽字不全，可以及時(shí)“點(diǎn)送”審批人審批。完成審批后，審批系統(tǒng)能夠限制并顯示打印次數(shù)。假設(shè)遇上打印失敗，可以選擇“一鍵重新審批”功能，同一份材料不需重復(fù)填報(bào)便可提交送審，提高審批系統(tǒng)的便利性。

（二）定期開展全校教職工報(bào)銷培訓(xùn)，加大宣傳力度

每個(gè)學(xué)期定時(shí)在各學(xué)院開展財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)講座，提高全校教職工的基本財(cái)務(wù)素質(zhì)。積極宣傳網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷模式的各種優(yōu)勢(shì)，促使教職工盡快適應(yīng)該報(bào)銷系統(tǒng)。督促各學(xué)院和行政部門配備多名固定的財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員，將財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員和財(cái)務(wù)秘書成為財(cái)務(wù)處與各學(xué)院部門之間報(bào)銷的紐帶，不僅可以提高溝通效率，還可以減少雙方的報(bào)銷摩擦。

每個(gè)月定時(shí)組織財(cái)務(wù)工作人員參加部門財(cái)務(wù)制度和報(bào)銷文件的學(xué)習(xí)。財(cái)務(wù)工作人員需要頻繁的學(xué)習(xí)、探討和研究所有高校財(cái)務(wù)制度，提高她們的專業(yè)技能，進(jìn)而，統(tǒng)一各類經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)銷的口徑，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)銷工作。

（三）實(shí)行報(bào)銷分流，使報(bào)銷工作量均勻化

針對(duì)每年年末國(guó)庫(kù)系統(tǒng)清零的經(jīng)費(fèi)，建議各學(xué)院部門制定合理的經(jīng)費(fèi)使用預(yù)算表，按季度完成預(yù)算指標(biāo)。按季度報(bào)公布各類經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行率，將執(zhí)行率納入各個(gè)學(xué)院或部門的年底考核目標(biāo)之一。施行約談制度，對(duì)于每個(gè)季度執(zhí)行率低的學(xué)院或者部門，約談負(fù)責(zé)人了解情況。定時(shí)短信通知和督促教職工及時(shí)報(bào)銷、實(shí)時(shí)報(bào)銷。

（四）增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員穩(wěn)定性，優(yōu)化崗位設(shè)置

頻繁的人員流動(dòng)嚴(yán)重阻礙財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)展。每次新人到崗的上崗培訓(xùn)需要一段時(shí)間來(lái)完成，上崗之后的熟練性也需要一段時(shí)間來(lái)實(shí)習(xí)，這樣明顯降低財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的效率。所謂熟人生巧，穩(wěn)定的財(cái)務(wù)人員在熟練程度和業(yè)務(wù)水平方面與新人上崗時(shí)是不可同日而語(yǔ)的。另外，通過提高財(cái)務(wù)人員的工作地位，維護(hù)她們的工作尊嚴(yán)，推行績(jī)效考核制度等方式，以提高財(cái)務(wù)人員的工作積極性和穩(wěn)定性。

（五）加速會(huì)計(jì)政策、報(bào)銷文件等信息網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化

實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)化，促進(jìn)信息對(duì)稱。開設(shè)各類信息平臺(tái)，例如設(shè)置微信公眾號(hào)推送最新財(cái)務(wù)文件等內(nèi)容。對(duì)于財(cái)務(wù)制度的變更消息能及時(shí)通知到全校教職工，盡可能降低教職工們由于制度變更產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失。另外，及時(shí)公布工資薪金勞務(wù)發(fā)放不成功名單和經(jīng)費(fèi)結(jié)題日期等。設(shè)置財(cái)務(wù)系統(tǒng)語(yǔ)音回答各類財(cái)務(wù)疑問，或者通過輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)回復(fù)與關(guān)鍵詞相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷政策。對(duì)于系統(tǒng)無(wú)法解決的“疑難雜癥”，報(bào)銷人可進(jìn)行電話咨詢，盡量減少教職工專門到財(cái)務(wù)部門現(xiàn)場(chǎng)咨詢的案例，創(chuàng)造一個(gè)隨時(shí)隨地都能解決財(cái)務(wù)報(bào)銷問題的環(huán)境。

（六）提高財(cái)務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全性

隨著高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化的推進(jìn)，學(xué)校要高度重視網(wǎng)絡(luò)安全在硬件和軟件配套方面的后續(xù)維護(hù)和更新情況，積極維護(hù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，打造網(wǎng)絡(luò)安全校園，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)防御病毒能力，預(yù)防黑客襲擊。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員對(duì)自己財(cái)務(wù)系統(tǒng)賬號(hào)密碼做好只有自己一人知道，定時(shí)修改密碼，禁止財(cái)務(wù)人員越權(quán)操作。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的安全門戶是集成權(quán)限管理和身份認(rèn)證平臺(tái)，保證財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)能夠安全穩(wěn)定地運(yùn)行。

（七）提高各部門之間信息系統(tǒng)的融合度

全面實(shí)施高校網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)，需要與全校各部門的信息系統(tǒng)融合成一個(gè)大體系，如果作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，與其他系統(tǒng)完全隔離，明顯降低網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷的效率。反之，如果能與學(xué)校的其他信息系統(tǒng)協(xié)同發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷會(huì)給全校師生帶來(lái)極大的便利。財(cái)務(wù)系統(tǒng)要與很多系統(tǒng)例如國(guó)資部門的資產(chǎn)管理系統(tǒng)、設(shè)備管理系統(tǒng)、社科部門的科研管理系統(tǒng)、人事部門的人事管理系統(tǒng)，學(xué)生處的學(xué)籍管理系統(tǒng)等搭建信息共享平臺(tái)。高校的網(wǎng)絡(luò)信息部門和財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員要積極突破技術(shù)瓶頸，提高網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與學(xué)校各部門信息系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)和協(xié)同一體化程度。

結(jié)語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，高校的財(cái)務(wù)管理水平很大一部分由高校財(cái)務(wù)報(bào)銷工作的質(zhì)量和效率決定，只有將全校師生的需求放在第一位，才能更好地實(shí)現(xiàn)“四個(gè)意識(shí)”。隨著高校信息化建設(shè)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的推進(jìn)是高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式改革的必然發(fā)展趨勢(shì)，它能夠明顯地緩解高校面臨的報(bào)銷難、現(xiàn)場(chǎng)報(bào)賬壓力大等矛盾。雖然還有小部分人持有質(zhì)疑的態(tài)度，但是已經(jīng)得到全體財(cái)務(wù)人員和絕大多數(shù)教職工的認(rèn)可。網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)根據(jù)高校財(cái)務(wù)管理工作的要求，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程，促進(jìn)財(cái)務(wù)結(jié)算方式的創(chuàng)新，是高校的財(cái)務(wù)管理方式的新嘗試，已經(jīng)有一部分高校正在積極推行并取得一定的成果。對(duì)于走在財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息化前沿的高校，根據(jù)學(xué)校自身特性，開始搭建適合本校發(fā)展的信息系統(tǒng)平臺(tái)，積極打造適合本校發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式，進(jìn)而提高全校財(cái)務(wù)管理水平，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展打好扎實(shí)的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)，也為全校師生提供更加優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)服務(wù)。