會計電算化條件下的會計檔案管理工作

裘 婕

（山東省地方病防治研究所 山東·濟南 250014）

0 前言

現(xiàn)如今，在當下的社會進步和發(fā)展過程中，計算機技術(shù)成為了驅(qū)動社會不斷向前的可持續(xù)性動力。尤其是對金融經(jīng)濟行業(yè)的發(fā)展來說。計算機技術(shù)大大加快了其工作效率，提升工作水平，節(jié)省工作投入。會計行業(yè)作為各公司、單位中與經(jīng)濟緊密相連的工作類型，加強計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為實實在在的重中之重。20世紀90年代初期，會計結(jié)合計算機技術(shù)逐漸滲透到社會工作中，開始了會計電算化的初步應(yīng)用，目前該應(yīng)用已經(jīng)變得十分普遍，所涉及到的會計工作內(nèi)容多樣性也在不斷增強，形成了系統(tǒng)性強/完成度高的會計電子檔案，幫助醫(yī)院或單位的經(jīng)濟發(fā)展走向了科技化的道路。

1 會計電算化條件下檔案管理工作的特點研究

在進行會計電算化條件下的會計檔案工作分析的時候，我們首先要明確會計電算化和檔案管理工作兩者之間的關(guān)系和基本概念[1]。首先，對于會計電算化來說，在長期時代的發(fā)展過程中，隨著科學技術(shù)的不斷進步，電腦逐漸衍生出來，也逐步成為了會計電算化工作過程中所必須要用到的工具，它能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化成為電子信息，幫助會計行業(yè)的計算工作效率加以提升，取代了傳統(tǒng)性的人工手工記賬、算賬、報賬等相應(yīng)的工作程序，幫助替代人腦的部分功能，實現(xiàn)了醫(yī)院會計信息的管理和效率提升。會計電算化對于醫(yī)院的會計管理工作和會計分析工作來說有較強的促進性意義，而且對于本身的財務(wù)運營也能夠提供大量科學性的風險推測預估，并做好補救性的決策指導。在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中的實際實體經(jīng)濟中。會計電算化工作也成為了防止出現(xiàn)經(jīng)濟問題而逐漸衍生出來的工作模式，有效的會計憑證和信息來往能夠幫助醫(yī)院的經(jīng)濟業(yè)務(wù)被反映出來，以客觀的形態(tài)存在于醫(yī)院的發(fā)展過程中，為決策者做出醫(yī)院經(jīng)濟的戰(zhàn)略管理提供必要性的依據(jù)，因此，會計電算化工作也逐漸成為了醫(yī)院或其他單位工作中非常重要的程序[2]。

2 會計檔案管理工作中暴露出的問題

在傳統(tǒng)的會計檔案管理過程中，主要包括人工造冊、歸檔以及檔案提取使用等工作過程，同時還會銷毀一些過期的會計檔案。這一過程往往需要大量的人力、物力和財力，而且在檔案管理和使用過程中還很容易出現(xiàn)丟失或混淆的情況，對于單位財務(wù)管理安全來說就有較大的威脅。而在會計電算化條件下的會計檔案管理工作有效地解決了工作效率的問題，但是依舊存在著一些不足[5]。首要的問題就是相關(guān)的會計檔案管理工作人員從業(yè)素質(zhì)不高，有一部分人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓就開始上崗，對于計算軟件辦公軟件和財務(wù)管理軟件的操作方式并不是很熟悉，一旦出現(xiàn)操作問題就難以恢復。其次，部分會計工作人員還不重視軟件更新后的相關(guān)使用功能，并沒有做到及時的學習，很難保障相應(yīng)的工作效率和質(zhì)量[6]。其次，在會計檔案管理工作過程中的安全性也很難得到保障，這是因為網(wǎng)絡(luò)犯罪率在不斷的提升，不法分子對于檔案數(shù)據(jù)的竊取很容易對單位的財務(wù)數(shù)據(jù)和財產(chǎn)安全帶來威脅，嚴重的還會造成經(jīng)濟損失，難以彌補。

3 優(yōu)化會計檔案管理工作的相關(guān)措施

3.1 做好基礎(chǔ)的檔案收集和管理工作

在會計檔案管理工作過程中基本的工作就是要做好檔案的收集管理和保存，這對于后期檔案的分析提取和使用都具有關(guān)鍵的意義。對于工作人員來說只有做好醫(yī)院的基礎(chǔ)檔案收集管理工作，才能夠確保檔案的準確性。計算機本身的操作系統(tǒng)和程序都比較復雜，在缺乏有效的整理時，計算機的錄入會出現(xiàn)相應(yīng)的失誤，而且導致數(shù)據(jù)之間存在難以尋找，甚至丟失或者錯亂的情況。對于整個會計檔案管理工作來說，不具有促進性。為了能夠保證檔案數(shù)據(jù)管理工作的有效進行，現(xiàn)階段都會采取多管理工作人員來同時進行，每個人負責不同類型的文件整理和收集，防止意外情況的出現(xiàn)。在完成此步驟之后還需要監(jiān)察人員和檢測人員參與其中進行抽樣調(diào)查來保證文件收集的準確性，使得管理的合理性被大大提升。最后還需要做好檔案收集的保存工作，只有使得原始數(shù)據(jù)被更好的留存才能夠確保其損失調(diào)用。要將原始數(shù)據(jù)存儲在不同的地方以防止丟失，常用的軟件和載體有U盤、百度云盤、硬盤等，做好充足的備份就能夠在原始數(shù)據(jù)發(fā)生遺漏、泄漏或刪除問題時能夠進行調(diào)用和補充，以此來確保數(shù)據(jù)的完整性[8]。

3.2 提升會計工作人員的工作素質(zhì)

在進行會計檔案管理工作落實的過程中，所有的財務(wù)人員是必須要認識到會計電子檔案的重要性存在，這樣才能夠幫助其在日常工作中進行業(yè)務(wù)的處理和賬目的出入記錄，并且做好及時的備份工作。會計檔案工作人員還必須要學習掌握好相應(yīng)的檔案管理知識，對于電子檔案的管理、保存、節(jié)約等有詳細的認知，為其自身檔案管理水平的提升來做出較大的努力。并且在會計電算化日益普及的條件下來加強自身對于檔案管理工作觀念的認知，是有助于其提升工作水平和能力的重要方法。除此以外，檔案管理部門還需要學會和醫(yī)院單位中的其他部門協(xié)同合作，為檔案數(shù)據(jù)的收集和管理現(xiàn)代化來做出一定的貢獻。

3.3 完善會計檔案的管理制度

對于會計電算化背景下的檔案管理工作來說，醫(yī)院一般都會采取比較科學的管理制度來進行管理效率的提升，這對于檔案數(shù)據(jù)處理效率而言具有較大的促進意義，而且還能夠有效保證醫(yī)院內(nèi)部財務(wù)信息之間的流轉(zhuǎn)安全性。想要完善會計檔案管理制度就必須要做好以下幾個工作：第一點，需要在信息化的手段下將電算化系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用進行詳細分析，要求醫(yī)院按照嚴格的工作流程來進行工作開展，在數(shù)據(jù)使用或打印之前一定要妥善管理好其他的存儲數(shù)據(jù)和副本，并且用分類保管的方式來進行記賬、出賬和入賬，一旦涉及到分賬或者記賬憑證等信息的使用時，要加強相關(guān)資料的管理質(zhì)量落實，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。并且，會計檔案工作管理人員不僅僅要做好檔案的收集和處理工作，還需要按照審計、稅務(wù)等相關(guān)部門的要求和行業(yè)準則來對已經(jīng)產(chǎn)生的報表和賬簿做好科學化的整理，便于在日后的隨機抽樣調(diào)查中能夠在較短的時間內(nèi)找出準確的數(shù)據(jù)。第二，對于一些重要性比較強的經(jīng)濟數(shù)據(jù)和賬目檔案來說，要按照周、月、季度或者年為單位來進行打印，封存和收檔。涉及到大量資金和業(yè)務(wù)往來的賬目需要加強審核，才能夠防止出現(xiàn)操作失誤的情況。第三點是對于重要的財務(wù)往來信息而言，除了做好紙質(zhì)版的修改記錄之外，還需要進行電子檔案的記錄，并且有效的控制檔案修復的時間和修復記錄，減少造假的情況出現(xiàn)。用一些質(zhì)量比較好的光盤或網(wǎng)絡(luò)空間來進行檔案信息，做好年終的整理和歸檔，交給相關(guān)部門的負責人進行妥善管理，使得后續(xù)的隨機查詢工作變得較為便捷。第四，在進行會計檔案管理措施的落實過程中，要根據(jù)單位自己的實際情況和工作人員數(shù)量來確定檔案管理制度具體內(nèi)容條例，要求所有的管理人員以及醫(yī)院的領(lǐng)導或醫(yī)院中其他要涉及到檔案使用的人員來說，都要根據(jù)流程來進行檔案的提取或使用工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，在傳統(tǒng)的會計工作行業(yè)，對于檔案管理工作的重視程度往往較低，而且檔案管理工作的復雜性和瑣碎醒使其工作內(nèi)容變多、工作效率變低、單純的人工操作已經(jīng)滿足不了時代進步對公司或單位會計工作所提出的要求。因此，會計電算化技術(shù)的引入使得會計工作變得更具有科學性，尤其是對會計檔案對管理而言，加深了本質(zhì)上對效率提升，促進了單位或公司與其他經(jīng)營體之間的經(jīng)濟信息和數(shù)據(jù)變得科學化，檔案管理工作的流程更為嚴格化，相關(guān)信息的保密工作更為謹慎化。總的來說，會計電算化條件下的跨級檔案管理工作受到時代進步和技術(shù)發(fā)展的影響已經(jīng)變得越來越安全，并有效促進了醫(yī)院或單位的財務(wù)管理逐步走向一條可持續(xù)化發(fā)展的穩(wěn)健道路。