“碳達(dá)峰碳中和”背景下的人事檔案管理

高 陽(yáng)

（北京科技大學(xué)檔案館 北京 100083）

2020年兩會(huì)上，“碳達(dá)峰碳中和”被首次寫(xiě)入政府工作報(bào)告，碳達(dá)峰是指我國(guó)承諾2030年前，二氧化碳的排放不再增長(zhǎng)，達(dá)到峰值之后逐步降低。碳中和是指企業(yè)、團(tuán)體或個(gè)人測(cè)算在一定時(shí)間內(nèi)直接或間接產(chǎn)生的溫室氣體排放總量，然后通過(guò)植樹(shù)造林、節(jié)能減排等形式，抵消自身產(chǎn)生的二氧化碳排放量，實(shí)現(xiàn)二氧化碳“零排放”。隨著各國(guó)二氧化碳排放猛增，對(duì)生命系統(tǒng)形成威脅。在這一背景下，世界各國(guó)以全球協(xié)約的方式減排溫室氣體，我國(guó)由此提出“碳達(dá)峰碳中和”目標(biāo)。

碳中和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與我們每個(gè)地球人息息相關(guān)，檔案管理工作者也是義不容辭，人事檔案管理工作中的材料收集、鑒別與歸檔，檔案的保管與保護(hù)、利用與轉(zhuǎn)遞、整理與統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)還有許多可以改進(jìn)的地方致力于“碳達(dá)峰碳中和”。

1 人事檔案材料低碳化

不同于其他類型的檔案已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)電子歸檔，人事檔案記載事關(guān)組織及個(gè)人利益，其內(nèi)容需要本人簽名確認(rèn)和組織蓋章以驗(yàn)證其真實(shí)性，所以目前人事檔案仍以紙質(zhì)為主。紙漿的來(lái)源是樹(shù)木,我們每消耗3000-5000張A4打印紙,就將有一棵20年樹(shù)齡的大樹(shù)被砍伐。實(shí)現(xiàn)“碳達(dá)峰碳中和”，首先要做到從高中開(kāi)始形成的每一份人事檔案材料在用紙方面雙面打印，其次在材料內(nèi)容方面不要過(guò)于冗雜，重內(nèi)容輕形式，加強(qiáng)低碳宣傳，從材料形成的源頭做到低碳化。

（1）黨員發(fā)展材料：黨員發(fā)展材料幾乎占據(jù)了人事檔案內(nèi)容的三分之一且篇幅日漸加大，以實(shí)際工作中接收的一份入黨材料為例，自傳（17頁(yè)）、入黨申請(qǐng)書(shū)（8頁(yè)）、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)（25頁(yè)）、函調(diào)材料（4頁(yè)），內(nèi)容多為網(wǎng)絡(luò)摘抄打印版，甚少談及自己的思想及對(duì)黨的認(rèn)識(shí)，作為人事檔案材料保存查考價(jià)值甚微。筆者建議組織發(fā)展工作中可以對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行篇幅和字?jǐn)?shù)限制，內(nèi)容上從嚴(yán)從簡(jiǎn)要求，注意針對(duì)性，詳略得當(dāng)，與入黨有關(guān)的方面多寫(xiě)、寫(xiě)清，無(wú)關(guān)的方面可簡(jiǎn)寫(xiě)，認(rèn)真談自己的思想，禁止網(wǎng)絡(luò)摘抄，縮減人事檔案材料紙張使用。

（2）逐年增加的材料：隨著時(shí)間的推移人事檔案材料只增不減，導(dǎo)致人事檔案的卷體越來(lái)越厚重，如每年歸檔的年度考核登記表、工資變動(dòng)表，年度考核是各單位年終必進(jìn)行的工作，但如果個(gè)人工作崗位不變，那么每年的工作總結(jié)的內(nèi)容差異就不大，重復(fù)性的考核表存在檔案里查閱利用價(jià)值甚微，每年十幾頁(yè)的年度工作總結(jié)，不僅增加管理和保存成本，而且不利于低碳環(huán)保，可以改為在崗位變動(dòng)時(shí)進(jìn)行考核表歸檔，或者每3-5年組織聘期考核表歸檔，年度考核不合格者當(dāng)年歸檔。工資表更無(wú)須每年歸檔一張，事實(shí)上已經(jīng)有人事部門(mén)認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題，將每年一張的工資表整合成一張工資變動(dòng)總表，變動(dòng)情況一目了然，可以大大減少人事檔案用紙的數(shù)量及目錄打印條數(shù)。

（3）歸檔范圍不明確的材料：比如相關(guān)條例和文件規(guī)定的表彰和嘉獎(jiǎng)、記功、授予榮譽(yù)稱號(hào)、先進(jìn)事跡等材料并沒(méi)有明確獎(jiǎng)勵(lì)級(jí)別，或是歸檔單位不依照相關(guān)要求存入大量參考價(jià)值極低的獲獎(jiǎng)材料。筆者建議單位內(nèi)部的表彰只將歸檔名單歸行政類檔案即可，比如保密工作先進(jìn)個(gè)人、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、先進(jìn)工作者等獲獎(jiǎng)材料，部分人事檔案案卷中獲獎(jiǎng)材料多達(dá)31件，最多的1件有17頁(yè)（附先進(jìn)事跡），還有諸多未經(jīng)組織認(rèn)定蓋章的獲獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件，大大加重了人事檔案的負(fù)擔(dān)。

2 檔案工作流程低碳化

改變傳統(tǒng)的、落后的、封閉的、低效率的人事檔案管理工作方式，在基于工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的前提條件下，引入人事檔案管理工作系統(tǒng)，采用RFID、身份認(rèn)證及數(shù)字簽名等新技術(shù)，使人事檔案材料接收及歸檔、檔案利用登記、檔案統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)無(wú)紙化并且有據(jù)可查。提高紙質(zhì)卷宗整理的工作效率，減少過(guò)量的縫補(bǔ)、粘貼、裱糊等工作環(huán)節(jié)，達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

（1）人事檔案及材料收集：歸檔材料移交人在系統(tǒng)里實(shí)名認(rèn)證，預(yù)約檔案材料移交時(shí)間，提交歸檔材料清單，由檔案管理工作人員審核并進(jìn)行材料簽收，歸檔清單經(jīng)審核提交后不可更改，定期進(jìn)行備份以備查閱，省去了紙質(zhì)存檔目錄的打印與存儲(chǔ)。

（2）檔案提供利用：不僅是為助力“碳達(dá)峰碳中和”，日益增長(zhǎng)的人事檔案利用需求也迫使人事檔案查借閱流程高效化，由查檔人在人事檔案管理系統(tǒng)里提交利用申請(qǐng)，檔案管理工作人員進(jìn)行審批，利用完畢后做好歸還登記，省去了紙質(zhì)查閱檔案介紹信的使用。單位內(nèi)部可實(shí)行實(shí)名認(rèn)證，改良傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)登記變?yōu)殡娮踊?，提高效率又方便查詢統(tǒng)計(jì)利用情況。尤其針對(duì)借閱紙質(zhì)檔案的需求，借閱人（單位）、借閱時(shí)間、預(yù)期歸還時(shí)間、聯(lián)系方式、檔案編號(hào)及排架情況等都在系統(tǒng)里詳細(xì)記錄，以便及時(shí)歸還入庫(kù)，如果有需延期的情況，還要經(jīng)負(fù)責(zé)人審批，切實(shí)維護(hù)實(shí)體檔案的安全。

（3）檔案統(tǒng)計(jì)：建立并不斷維護(hù)各類人員（在職、退休、轉(zhuǎn)出等）信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)人員變動(dòng)的情況并形成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)表格，定期備份和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)信息與實(shí)體檔案的高度一致，更加高效的實(shí)現(xiàn)人事檔案的快速檢索，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)結(jié)合RFID做好盤(pán)庫(kù)整理，減少紙質(zhì)名冊(cè)的存儲(chǔ)，既方便查找又低碳環(huán)保。

（4）檔案整理：在十大類分類的基礎(chǔ)上重內(nèi)容邏輯，輕時(shí)間邏輯，比如成套的畢業(yè)材料算1件，減少類號(hào)的編寫(xiě)和目錄條數(shù)；打印檔案標(biāo)簽可以用二手紙并且重復(fù)利用；利用材料自帶頁(yè)碼，直接標(biāo)單份文件的總頁(yè)數(shù)，減少鉛筆的使用。制作鉛筆需消耗木材，所用的珍貴闊葉樹(shù)種椴木，也稱子椴，因鉛筆出口多，我國(guó)的椴木瀕臨滅絕。采用具有編目功能的目錄檢索系統(tǒng)，材料題目既精簡(jiǎn)又要確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)，自動(dòng)生成檔案目錄表，節(jié)省目錄錄入的工作量和紙張打印。

3 檔案庫(kù)房保管低碳化

（1）庫(kù)房建筑：實(shí)用是人事檔案庫(kù)房建造的首要原則，防火、防潮、防光、防盜、防高溫是必要原則。加強(qiáng)庫(kù)房采光系統(tǒng)建設(shè)，充分利用自然光源，減少電能消耗，新建和改造庫(kù)房過(guò)程中，科學(xué)合理規(guī)劃，力爭(zhēng)在使用周期內(nèi)最大限度地實(shí)現(xiàn)資源節(jié)約，采用綠色低碳建材，在門(mén)窗加密封條，可有效防止室內(nèi)外溫度交換也可防塵。

（2）檔案裝具：目前的人事檔案保管，密集架已基本替代了老式的五節(jié)柜，能節(jié)省近三分之二的庫(kù)房面積，電動(dòng)智能密集架因其耗費(fèi)電能，組織規(guī)模大、人事檔案數(shù)量較多的單位可以斟酌使用；人事檔案數(shù)量適中的單位，使用手動(dòng)密集架不僅節(jié)能，還可以鍛煉身體，減緩伏案工作的疲憊。不論哪一種密集架，在購(gòu)置的時(shí)候都需多方考量廠商，選擇低碳環(huán)保的板材。

（3）保管設(shè)備：為實(shí)現(xiàn)人事檔案的長(zhǎng)期安全保管，庫(kù)房還需配備中央空調(diào)系統(tǒng)、溫濕度測(cè)量設(shè)備、除濕機(jī)、防火防盜報(bào)警器、監(jiān)控、消毒滅菌、采暖等設(shè)備，在各種設(shè)備的采購(gòu)配置上都要注意低碳環(huán)保，適時(shí)更新淘汰耗能大的老舊設(shè)備，注意使用節(jié)能模式，下班前及時(shí)斷電。

（4）包裝材料：干部人事檔案卷盒、檔案袋及標(biāo)簽是一項(xiàng)數(shù)量巨大的耗材，在人事檔案轉(zhuǎn)遞運(yùn)輸過(guò)程中也存在巨大的成本。筆者建議在標(biāo)簽設(shè)計(jì)上多用心思，實(shí)現(xiàn)循環(huán)利用避免重復(fù)打印。檔案封裝上注意采用可再生材料，并且借鑒企業(yè)包裝輕量化的理念，“在保證包裝各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)的前提下，減少包裝材料的用料，從而達(dá)到減少資源耗用的低碳環(huán)保目標(biāo)。不僅于此，減輕包裝的重量，不但可以消減運(yùn)輸成本，而且降低了運(yùn)輸車輛的燃油量，減少了碳排放?！睋?jù)了解，“雀巢公司于1991年開(kāi)始在全球范圍開(kāi)始實(shí)施包裝材料輕量化、減量化項(xiàng)目，并研發(fā)了多種輕量化包裝方案，每年減少紙的用量將近150噸?！?/p>

最大限度地助力“碳達(dá)峰碳中和”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是人事檔案電子化歸檔，可以大大減少用紙量。此外，在人事檔案工作者中倡導(dǎo)低碳辦公理念，注意節(jié)約用水用電用紙用筆，有資料表明，“如果每位英國(guó)辦公人員每天少用一枚訂書(shū)釘，一年將會(huì)節(jié)約120噸鋼材，以及制造這些鋼材所需要使用的能源?！备?lián)Q代陳舊的辦公用品，例如老式的激光打印機(jī)，許多老舊機(jī)器工作時(shí)不僅耗能高，其輻射對(duì)人體健康影響也很大。使各種辦公設(shè)備走向一個(gè)高效、低碳、環(huán)保、節(jié)能的軌道，降低人事檔案管理各環(huán)節(jié)的能耗，長(zhǎng)久地堅(jiān)持才能換來(lái)持續(xù)地低碳。