研究型高校院系資料室建設(shè)研究

李 娜

（南京大學(xué)物理學(xué)院，江蘇 南京 210093）

目前大多數(shù)研究型高等院校的研究生人數(shù)已超過本科生人數(shù)，院系教師除了從事本學(xué)科的科研工作外，還要承擔(dān)本專業(yè)本科生的基礎(chǔ)教學(xué)任務(wù)以及對(duì)本學(xué)科研究生的指導(dǎo)與學(xué)術(shù)培養(yǎng)任務(wù)。不斷增長的專業(yè)學(xué)習(xí)以及科研需求對(duì)文獻(xiàn)資源保障與服務(wù)提出了新的要求，院系資料室面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。如何正視現(xiàn)狀、分析存在的問題、尋求創(chuàng)新發(fā)展以提升讀者服務(wù)質(zhì)量是院系資料室亟待解決的問題。

1 高校院系資料室建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 學(xué)科資源優(yōu)勢不明顯

一方面，院系資料室相比于高校圖書館，由于受到經(jīng)費(fèi)限制、讀者數(shù)量、人員配置等影響，資源建設(shè)模式單一，多為簡單地購入文獻(xiàn)資源、上架擺放，資源布局缺乏長遠(yuǎn)的統(tǒng)籌規(guī)劃，不能針對(duì)讀者結(jié)構(gòu)合理配置資源，不能根據(jù)讀者需求按比例購入不同載體、不同類型、不同語種的文獻(xiàn)資源，對(duì)院系學(xué)科建設(shè)的資源支撐力不夠。與校圖書館相比，在同一學(xué)科文獻(xiàn)資源的搜集、整理與保存等方面未能體現(xiàn)出異質(zhì)優(yōu)勢。

另一方面，院系資料室未能充分利用資源的差異與優(yōu)勢開發(fā)建設(shè)學(xué)科特色資源。院系資料室保存的專業(yè)試卷、學(xué)位論文、本院系教師的學(xué)術(shù)會(huì)議資料等等都是其獨(dú)有的特色資源。但是這些資源經(jīng)常被簡單地存放在院系資料室，未能加以整理、組織和開發(fā)，難以展示院系的專業(yè)教育特色與學(xué)科建設(shè)特色，更難以被有效利用。

1.2 讀者服務(wù)工作專業(yè)度低

院系資料室的日常運(yùn)作還主要停留在文獻(xiàn)資源的上架、借閱等傳統(tǒng)、被動(dòng)、簡單、單一的工作模式。在讀者服務(wù)內(nèi)容方面缺乏專業(yè)化、深度化的服務(wù)，既不能嵌入到讀者的學(xué)習(xí)、科研過程中，積極溝通發(fā)掘讀者需求，也不能為讀者提供精細(xì)化、深層次的學(xué)科信息服務(wù)[1]。在讀者服務(wù)形式方面則缺乏主動(dòng)性和多樣化，坐等讀者前來借閱或咨詢，而不是積極“走出去”融入教學(xué)科研活動(dòng)或者利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的便捷優(yōu)勢，開展諸如定期信息推送、資源平臺(tái)推廣等個(gè)性化服務(wù)。讀者無法充分獲取有效文獻(xiàn)資源，工作人員也不能得到讀者的需求反饋，導(dǎo)致讀者量少，資源利用率低。

1.3 空間建設(shè)工作簡單化

院系資料室受讀者數(shù)量及場地面積等因素限制，其空間功能主要體現(xiàn)在資源存放、為讀者提供整潔明亮的閱覽與自習(xí)區(qū)域，缺乏整體空間規(guī)劃和區(qū)域功能設(shè)計(jì)，未能通過空間再造實(shí)現(xiàn)服務(wù)的延伸。

2 院系資料室資源優(yōu)化與服務(wù)創(chuàng)新策略

筆者的調(diào)查問卷統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，師生們希望院系資料室“多一些專業(yè)相關(guān)類的圖書”，去院系資料室借閱文獻(xiàn)的主要原因是撰寫論文等學(xué)術(shù)研究性的需求，89.19%的師生去院系資料室是閱讀學(xué)術(shù)專業(yè)性資料，超過90%的師生認(rèn)為院系資料室應(yīng)存放專業(yè)方面的文獻(xiàn)。

2.1 彰顯學(xué)科優(yōu)勢的資源建設(shè)模式

2.1.1 優(yōu)化文獻(xiàn)資源結(jié)構(gòu)

院系資料室需多層次按比例入藏專業(yè)教學(xué)及專業(yè)科學(xué)研究相關(guān)文獻(xiàn)資源。在文獻(xiàn)類型上，既有諸如圖書、期刊、特種文獻(xiàn)（例如院系教師參加的會(huì)議發(fā)言資料、本院系學(xué)位論文）、院系師生的專利成果等印刷型文獻(xiàn)資源，又有相關(guān)專業(yè)的學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫、電子書刊等數(shù)字化文獻(xiàn)資源。這些資源對(duì)教學(xué)科研的支撐側(cè)重點(diǎn)不同。筆者的調(diào)查問卷統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，讀者最希望院系資料室能夠提供的資源類型是圖書，其次是學(xué)位論文、講義，其余依次是期刊、電子數(shù)據(jù)庫、科研報(bào)告、報(bào)紙。院系資料室應(yīng)根據(jù)讀者的需求情況，設(shè)置合理的文獻(xiàn)類型比例。

在文獻(xiàn)內(nèi)容上，一是注重資源的全面性、連續(xù)性、系統(tǒng)性、價(jià)值性、學(xué)術(shù)性、前沿性。二是合理補(bǔ)充國外書刊、專業(yè)數(shù)據(jù)庫等文獻(xiàn)資源，保證一定比例的外文資源。筆者的調(diào)查問卷統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，83.8%的師生傾向于閱讀外文文獻(xiàn)，僅有16.2%的師生傾向于閱讀中文文獻(xiàn)。

在文獻(xiàn)的時(shí)效性上，一方面，及時(shí)補(bǔ)充新文獻(xiàn)，尤其是學(xué)科研究的新領(lǐng)域方面的文獻(xiàn)資源，既保障了文獻(xiàn)的系統(tǒng)性和完整性，同時(shí)也確保師生可及時(shí)了解學(xué)科研究的新成果與學(xué)科發(fā)展的新動(dòng)態(tài)。筆者的調(diào)查問卷顯示，45.95%的讀者希望閱讀出版于5 年之內(nèi)的文獻(xiàn)，18.02%的讀者愿意閱讀10 年之內(nèi)的文獻(xiàn)，而愿意閱讀更長時(shí)效的文獻(xiàn)的讀者比例較低。出于實(shí)際學(xué)習(xí)或研究需要，會(huì)有讀者對(duì)文獻(xiàn)的時(shí)效性沒有特別限制。因此，這就要求院系資料室不斷補(bǔ)充、更新文獻(xiàn)資源，保證文獻(xiàn)資源的連續(xù)性和文獻(xiàn)內(nèi)容的新穎性、前沿性。另一方面，對(duì)內(nèi)容過時(shí)、老化的文獻(xiàn)進(jìn)行適度剔舊。剔舊不是簡單地丟棄舊的資源，而是要從多個(gè)方面，例如對(duì)資源價(jià)值進(jìn)行判斷、對(duì)復(fù)本數(shù)量進(jìn)行核實(shí)的。對(duì)內(nèi)容缺乏新穎性，已有其他類似的參考書可取代等等，可予以淘汰；對(duì)舊版資料被新版取代者，若仍具有參考價(jià)值，視需要可移至密集書庫；對(duì)于外觀已破損到無法裝訂的程度的紙質(zhì)文獻(xiàn)資源應(yīng)當(dāng)淘汰；復(fù)本量較多且利用率低的文獻(xiàn)，可視需求淘汰或下架多余復(fù)本；另外，一些出版年代過于久遠(yuǎn)的文獻(xiàn)，由于缺乏參考價(jià)值，借閱率極低甚至為零，可對(duì)其進(jìn)行下架淘汰處理。

2.1.2 學(xué)科特色資源建設(shè)

指依托院系優(yōu)勢搜集、保存、組織、開發(fā)院系師生的教學(xué)大綱、試卷、學(xué)位論文、會(huì)議資料、專利成果、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等體現(xiàn)院系專業(yè)教學(xué)與學(xué)科研究水平與特色的文獻(xiàn)資源并加以利用。這些文獻(xiàn)資源是院系所獨(dú)有的，承載著院系學(xué)科建設(shè)歷程、學(xué)術(shù)傳承、發(fā)展特色。

院系和學(xué)校圖書館可以幫助院系資料室整合學(xué)者的學(xué)術(shù)成果并建立特色資源數(shù)據(jù)庫，將學(xué)院師生的科研進(jìn)展和成果及不同學(xué)科的文獻(xiàn)資源進(jìn)行整理合并，建設(shè)本學(xué)科學(xué)者和專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，在學(xué)院的官方網(wǎng)站上展示資源的鏈接，增加老師和學(xué)生之間的學(xué)習(xí)和交流，資源的公開也可以促進(jìn)交叉學(xué)科的前進(jìn)與發(fā)展。全面收藏本院系的學(xué)位論文，進(jìn)行分類整理，師生也可以隨時(shí)查找閱讀，讓學(xué)位論文在教學(xué)和科研中發(fā)揮出最大的作用[3]。

2.2 泛在化、嵌入式的學(xué)科服務(wù)模式

院系資料室要突破傳統(tǒng)服務(wù)模式，以用戶為中心，實(shí)現(xiàn)“所有服務(wù)學(xué)科化、學(xué)科服務(wù)泛在化”的泛學(xué)科化服務(wù)模式。根據(jù)用戶需求，服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式、服務(wù)形式均圍繞用戶學(xué)科需求所開展，并通過先進(jìn)的技術(shù)方式、智慧化的服務(wù)手段將學(xué)科服務(wù)延伸到讀者服務(wù)的各個(gè)方面，提供深入、個(gè)性化的學(xué)科服務(wù)，使得學(xué)科服務(wù)無處不在[4]。

2.2.1 加強(qiáng)師生互動(dòng)

院系資料室依托院系優(yōu)勢，可定期開展交流活動(dòng)，主動(dòng)溝通，積極了解教師在教學(xué)工作和科研過程中的信息需求，掌握學(xué)生在學(xué)習(xí)與科研方面的進(jìn)展與困惑，同時(shí)有重點(diǎn)的將新的學(xué)科文獻(xiàn)資源推介給師生。同時(shí)開展信息素養(yǎng)培訓(xùn)，如編寫數(shù)據(jù)庫使用手冊(cè)，分發(fā)給院系師生，在每年新生入學(xué)時(shí)舉辦“專業(yè)數(shù)據(jù)庫介紹與使用方法培訓(xùn)”活動(dòng)，讓新生學(xué)會(huì)如何利用數(shù)字資源快速精準(zhǔn)地獲取所需文獻(xiàn)，助力其學(xué)習(xí)與科研。

2.2.2 加強(qiáng)科研信息推送服務(wù)

根據(jù)院系師生的學(xué)科研究范圍及前沿方向、研究興趣等，主動(dòng)跟蹤國內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域的研究動(dòng)態(tài)，定期提供文獻(xiàn)信息推送服務(wù)。例如學(xué)科最新研究熱點(diǎn)、各種學(xué)術(shù)會(huì)議信息、專業(yè)培訓(xùn)通知等等。

2.2.3 即時(shí)性、交互式的參考咨詢服務(wù)

充分利用網(wǎng)絡(luò)和各種新媒介，改變以往讀者到館面對(duì)面的被動(dòng)咨詢服務(wù)方式，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、微信、E-mail 等多樣化的手段實(shí)現(xiàn)即時(shí)性、交互式、主動(dòng)化的參考咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)科服務(wù)“無時(shí)不在”。

2.2.4 多方位推廣學(xué)科文獻(xiàn)資源

充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)和新媒體優(yōu)勢廣泛宣傳學(xué)科文獻(xiàn)信息資源。比如新進(jìn)文獻(xiàn)編制入庫后，匯總發(fā)送鏈接至師生郵箱；在微信公眾號(hào)編寫更新的文獻(xiàn)信息推送給師生；與學(xué)校圖書館主頁、各課題組網(wǎng)站等進(jìn)行合作，展示本院系專業(yè)數(shù)據(jù)庫的“友情鏈接”，方便讀者點(diǎn)擊鏈接，擴(kuò)大用戶群，提升影響力。另外，在文獻(xiàn)資源入藏時(shí)，上傳其數(shù)字編制，并在院系資料室微信公眾號(hào)中設(shè)置在線公共查詢系統(tǒng)，讀者可隨時(shí)查詢資源位置、借閱信息等，方便讀者快捷準(zhǔn)確地找到所需資源?？稍黾咏栝嗁Y料預(yù)約的功能，方便讀者通過公眾號(hào)預(yù)約文獻(xiàn)，管理員根據(jù)預(yù)約信息提前準(zhǔn)備好該資料，讀者按照預(yù)約時(shí)間段前往資料室獲取，節(jié)約讀者時(shí)間，提高工作效率。另外，適當(dāng)結(jié)合傳統(tǒng)方法宣傳推廣，例如將展架、宣傳欄設(shè)置在明顯的位置，引起讀者關(guān)注。

2.3 可持續(xù)發(fā)展的空間服務(wù)模式

院系資料室是資源、設(shè)施、用戶、服務(wù)等交匯的場所，對(duì)資料室空間的研究包括具體的物理空間、虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間，以及抽象的意識(shí)、表征、文化空間等等，此外，也有圍繞資料室空間的有關(guān)資源分配、管理員服務(wù)、用戶行為等相關(guān)的研究?？傊?，院系資料室的空間及相關(guān)服務(wù)是一個(gè)內(nèi)涵豐富、龐大的、多向度的研究課題[5]?？臻g服務(wù)是指院系資料室充分利用自身空間優(yōu)勢，推出以圖書館講堂、報(bào)告廳、展廳、會(huì)議室、研究空間等各類空間的服務(wù)，以滿足讀者的多元化、個(gè)性化需求的一種新型服務(wù)模式[6]。

2.3.1 建立多樣化的空間服務(wù)模式

空間服務(wù)不僅是傳統(tǒng)的藏書空間、閱覽室和自習(xí)室，而是一種全新的服務(wù)模式，即是被賦予新內(nèi)涵的物理空間，也包含適應(yīng)時(shí)代技術(shù)發(fā)展應(yīng)運(yùn)衍生的虛擬空間。建立多樣化的空間服務(wù)是院系資料室為院系師生提供的一種重要服務(wù)形式。

2.3.2 通過空間再造拓展空間服務(wù)

優(yōu)化現(xiàn)有空間布局，合理劃分藏書區(qū)域、閱覽自習(xí)區(qū)域既區(qū)分明確又不影響使用的便捷性。同時(shí)也新增研討間、展示空間、信息共享空間等多功能多樣化的空間服務(wù)。研討間給師生提供教學(xué)、知識(shí)交流互動(dòng)的場所，讓師生很快地融入學(xué)習(xí)氛圍中，在互動(dòng)的過程中思想不斷碰撞，也可以舉辦學(xué)術(shù)講座，傳播知識(shí)，增強(qiáng)互動(dòng)。展示空間可以舉辦書展，開展新書推廣展架，陳列院系有代表性的優(yōu)秀研究成果、最新的優(yōu)秀學(xué)術(shù)成果、院系資料室特色資源收藏的介紹等等。總之，是一個(gè)展示學(xué)科資源和學(xué)科服務(wù)、方便讀者及時(shí)了解新資源和新動(dòng)態(tài)的窗口。信息共享空間為讀者提供可供上網(wǎng)查閱數(shù)據(jù)庫的計(jì)算機(jī)、自助復(fù)印掃描打印設(shè)備、投影儀、新技術(shù)設(shè)備體驗(yàn)、提供遠(yuǎn)程會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備等等。通過空間再造完善空間功能性建設(shè)，豐富了空間服務(wù)的內(nèi)容和方式。

2.3.3 虛擬空間服務(wù)實(shí)現(xiàn)無時(shí)限服務(wù)

通過將所收藏的院系師生的學(xué)位論文、學(xué)術(shù)會(huì)議發(fā)言稿等獨(dú)特學(xué)科特色的資源進(jìn)行數(shù)字化加工并制成數(shù)據(jù)庫，為讀者提供網(wǎng)上查閱服務(wù)，既是對(duì)資源的有效保存，也方便讀者隨時(shí)隨地獲取資源，提高了資源的利用率。院系資料室在網(wǎng)上收集與學(xué)科專業(yè)相關(guān)的資源，通過加工、整理，制作網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航，讀者可以隨時(shí)隨地使用這些網(wǎng)絡(luò)化學(xué)科服務(wù)。通過開發(fā)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)，讀者可以24 小時(shí)隨時(shí)在網(wǎng)上預(yù)約借閱服務(wù)、預(yù)約研討室等等，提高服務(wù)效率。

3 結(jié)語

院系資料室相較于校圖書館，應(yīng)著重于學(xué)科資源建設(shè)和學(xué)科服務(wù)提供，注重資源的學(xué)術(shù)性、專業(yè)性、前沿性、連續(xù)性、系統(tǒng)性、完整性、特色性，做到“人無我有，人有我精”，充分發(fā)揮學(xué)科服務(wù)的專業(yè)性特點(diǎn)，積極助力于院系學(xué)科教學(xué)科研。