公安檔案管理數(shù)字化建設(shè)探析

摘??要：公安機(jī)關(guān)的檔案信息資源，對(duì)公安機(jī)關(guān)偵查破案、促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和服務(wù)民生發(fā)揮著越來越重要作用。利用最先進(jìn)的數(shù)字信息技術(shù)對(duì)公安檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)的管理，最大限度提高公安檔案資源的利用率，是新時(shí)期改革和推進(jìn)公安檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)課題。因此，必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，深入開展公安檔案數(shù)字化建設(shè)，使公安檔案資源更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)偵查破案、服務(wù)群眾所需。

關(guān)鍵詞：公安??檔案管理??數(shù)字化建設(shè)??探析

中圖分類號(hào)：TD327.3???文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A???文章編號(hào)：1672-3791（2022）01（a）-0000-00

On?the?Digital??Management?of?Public?Security?Archives

Abstract：?The?archives?management?of?public?security?organs，?as?an?important?information?resource，?plays?a?more?and?more?important?role?in?combating?various?illegal?and?criminal?activities，?maintaining?social?stability?and?serving?the?people's?livelihood.?How?to?use?advanced?digital?science?and?technology?to?effectively?manage?archives?resources?and?improve?the?utilization?rate?of?archives?resources?has?become?a?major?issue?in?the?development?of?public?security?archives?work?in?the?new?era.?Therefore，?we?must?comply?with?the?development?trend?of?the?times?and?promote?the?digital?construction?of?public?security?archives，?so?as?to?promote?the?development?of?public?security?archives，?so?that?public?security?archives?resources?can?better?serve?the?needs?of?leaders'?decision-making，?investigation?and?case?solving，?and?the?masses.

Key?Words：?Public?security;?Archives?management;?Digital?construction;?Probe?into

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)正日益改變著人們的生產(chǎn)生活方式，也改變著公安機(jī)關(guān)履職服務(wù)的方法。對(duì)于公安檔案管理工作，既是挑戰(zhàn)，要面對(duì)新科技且海量的歸檔內(nèi)容;又是機(jī)遇，要求我們牢牢把握“數(shù)據(jù)權(quán)”，更好地推進(jìn)公安檔案管理工作走向智能化、數(shù)據(jù)化。如何利用最先進(jìn)的數(shù)字信息技術(shù)對(duì)公安檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)的管理，最大限度提高公安檔案資源的利用率，已成為新時(shí)期改革和推進(jìn)公安檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)課題。

1?公安檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1公安檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然要求

信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展給傳統(tǒng)的公安檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，也帶來了新的機(jī)遇。公安檔案數(shù)字化建設(shè)就是在這樣的挑戰(zhàn)和機(jī)遇中應(yīng)運(yùn)而生。逐步建立起以數(shù)字檔案資源為主導(dǎo)的檔案管理體系，利用技術(shù)手段搭建檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，構(gòu)建智能化、數(shù)字化要件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源智能推送和深度開發(fā)利用目的。因此，公安檔案管理必須由傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式逐步向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變，才能更好地服務(wù)公安工作、滿足社會(huì)管理和服務(wù)群眾需求。

1.2公安檔案數(shù)字化建設(shè)是服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和服務(wù)民生的實(shí)際需要

公安檔案作為第一手采集的憑證，包含了大量的原始數(shù)據(jù)，具有巨大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。公安機(jī)關(guān)作為公民基本信息的核心歸集部門，處于自然人信息的邏輯起點(diǎn)，具有天然的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì);同時(shí)，也記錄自然人的社會(huì)活動(dòng)軌跡，具有突出的數(shù)據(jù)活性優(yōu)勢(shì)，是真實(shí)可靠、具有說服力、具有參考價(jià)值的第一手資料。因此，必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，利用“智慧公安”?“智慧警務(wù)”建設(shè)的有利契機(jī)，加速推進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)，使公安檔案信息資源更有效地服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和民生所需。

1.3公安檔案數(shù)字化建設(shè)相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有無可比擬的優(yōu)勢(shì)

公安檔案數(shù)字化信息載體儲(chǔ)存與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案具有的許多先進(jìn)性更適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的發(fā)展需要。一是數(shù)字檔案的載體容量大，成本低;二是數(shù)字檔案容易備份，可以確保在使用過程中造成損壞后能夠快速及時(shí)地恢復(fù);三是數(shù)字檔案在查找時(shí)檢索非常方便，利用檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，在幾分鐘內(nèi)就可以檢索到所需要內(nèi)容;四是數(shù)字檔案可以利用音頻、視頻等先進(jìn)的手段達(dá)到多維的記錄要求。

1.4公安檔案數(shù)字化建設(shè)可以最大限度開發(fā)和利用檔案信息資源的價(jià)值

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的信息需求量越來越大，對(duì)提供的信息質(zhì)量要求也越來越高，這就對(duì)公安檔案管理工作提出了更高的要求。通過對(duì)公安檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源從收集到歸檔的流程化管理，打造數(shù)字化的檔案管理模式[1]。從而可以最大限度地充分利用檔案信息資源，對(duì)推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，助力“放管服”深化改革，加強(qiáng)社會(huì)管理，提高政府決策水平具有十分重要的意義，也可以更好地滿足民警和群眾日益增長的對(duì)檔案信息資源的需要。

2公安檔案數(shù)字化建設(shè)存在的困難

2.1系統(tǒng)規(guī)劃存在技術(shù)瓶頸

設(shè)計(jì)出一款滿足當(dāng)下和未來檔案資源儲(chǔ)存需要的系統(tǒng)軟件，是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理首先要解決的問題。數(shù)據(jù)檔案處理的復(fù)雜程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的處理要求，需要借助超常規(guī)的技術(shù)和工具才能完成[2]。如果盲目追求現(xiàn)代化，過分夸大信息化，而沒有結(jié)合基層公安機(jī)關(guān)檔案管理真實(shí)狀況，無法保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)的有效整合銜接，則很難實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案匯集的全程化監(jiān)管，無法真正發(fā)揮大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的有效作用，這在一定程度上會(huì)影響甚至降低檔案工作的質(zhì)量和效率。

2.2數(shù)據(jù)共享水平低于預(yù)期

檔案數(shù)字化建立了目錄和全文數(shù)據(jù)庫，使檔案內(nèi)容與紙質(zhì)載體分離開來，再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)造了檔案信息資源整合共享的良好條件[3]。但目前公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)依然處于初步發(fā)展階段，特別是在基層公安機(jī)關(guān)還存在著諸多亟待解決的問題。比如，檔案資源共享水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，使得檔案數(shù)字化體系很難充分發(fā)揮作用，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)步伐。

2.3檔案管理力量較為薄弱

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案種類越來越多、分工越來越細(xì)、管理難度也越來越大，因此檔案管理工作人員要不斷提高自己的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案科學(xué)化規(guī)范化管理。目前，基層公安機(jī)關(guān)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)整體不高，很多部門是民警兼職或由輔警具體從事檔案工作，已經(jīng)不能適應(yīng)全新的檔案管理模式。

2.4安全保密意識(shí)比較淡薄

隨著信息化手段的不斷豐富，檔案信息更趨透明化，但由于公安工作的特殊性，檔案信息通常囊括了海量的涉密信息，一旦工作疏忽發(fā)生泄密事件，有可能對(duì)社會(huì)穩(wěn)定帶來不可預(yù)估的負(fù)面影響，檔案的安全管理顯得更為迫切。事實(shí)上，不少基層所隊(duì)民警普遍缺乏信息風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)科學(xué)應(yīng)用檔案信息缺乏足夠的了解，客觀上給檔案信息安全保密工作帶來一定的困難。為此，各單位檔案管理人員要進(jìn)一步?提升保密意識(shí)、安全意識(shí)，做好事前防控以及事后應(yīng)急工作[4]。

3推進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

3.1樹立正確的公安檔案數(shù)字化理念

公安檔案數(shù)字化是新時(shí)代人工智能、大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)，催生公安檔案管理的一次技術(shù)革新，這次技術(shù)變革將給傳統(tǒng)的公安檔案管理在思想觀念、管理制度和人員素質(zhì)等方面帶來全新的變化。首先要我們要轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化是新時(shí)代信息技術(shù)革命的必然結(jié)果，是檔案管理發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的歷史趨，任何人都不可能阻擋。其次，要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳教育，對(duì)檔案管理人員及時(shí)開展培訓(xùn)工作，讓他們認(rèn)識(shí)到，大數(shù)據(jù)、智能化時(shí)代的來臨必然要求公安檔案管理也要跟上時(shí)代的步伐，充分發(fā)揮和有效利用檔案的價(jià)值，為公安機(jī)關(guān)偵查破案和服務(wù)民生提供便利。

3.2做好公安紙質(zhì)檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的有序銜接

隨著公安檔案信息化、數(shù)字化的建設(shè)，原來的實(shí)體檔案管理制度已經(jīng)越來越不適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要了，這就需要樹立整體思維，統(tǒng)籌謀劃電子公文檔案數(shù)字化儲(chǔ)存管理制度。檔案的形成有一個(gè)過程，先有公文和卷宗等紙質(zhì)材料的產(chǎn)生，才能形成檔案。因此，我們必須將公文、卷宗和檔案數(shù)字化作為一個(gè)整體進(jìn)行統(tǒng)籌謀劃，才能有序?qū)崿F(xiàn)實(shí)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。同時(shí)實(shí)行雙軌制，堅(jiān)持對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描處理，與公文系統(tǒng)生成的電子文檔一并歸檔，互為印證，進(jìn)一步保證電子文件的真實(shí)、完整、可靠和可用。

3.3做好公安庫藏檔案的篩選工作

必須做好現(xiàn)有公安檔案資源的整理篩選工作。早期積累的公安檔案資源紛亂復(fù)雜，全部進(jìn)行數(shù)字化處理難度較大，經(jīng)濟(jì)條件也不允許。因此，對(duì)現(xiàn)有庫藏實(shí)體檔案進(jìn)行整理篩選，通過對(duì)現(xiàn)有公安檔案的深度挖掘、整合和研判分析，將庫藏檔案中比較珍貴的、開發(fā)利用價(jià)值更高的、具有長期和永久保存價(jià)值的實(shí)體檔案首先進(jìn)行數(shù)字化處理。其他檔案資源則可以根據(jù)實(shí)際情況，循序漸進(jìn)地推進(jìn)。

3.4加強(qiáng)公安檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)

從省市以上公安機(jī)關(guān)層面，統(tǒng)一采購、安裝檔案管理系統(tǒng)軟件，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，改進(jìn)數(shù)據(jù)采集方式手段，提高檔案員的工作質(zhì)效，從而提升檔案數(shù)據(jù)的有效性，完善公安檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，為檔案管理的信息化、數(shù)字化夯實(shí)基礎(chǔ)。數(shù)字（電子）檔案在接收、歸檔后還會(huì)進(jìn)入到備份、鑒定、服務(wù)、利用等階段，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析能有效了解每個(gè)部分的工作狀態(tài)，以便在日后的檔案管理工作中加以調(diào)整和改善[5]。同時(shí)，依托現(xiàn)有的公安內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，建設(shè)檔案管理網(wǎng)站，及時(shí)將不涉密的檔案信息上傳網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)原文、圖像網(wǎng)上瀏覽和下載，為實(shí)戰(zhàn)單位打擊處理違法犯罪活動(dòng)和服務(wù)人民提供有效支撐。

3.5規(guī)劃實(shí)行公安信息化分級(jí)建設(shè)

公安檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不可一蹴而就。一是要完善公安數(shù)字檔案信息采集途徑，對(duì)庫藏的檔案數(shù)字化加工，對(duì)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)中數(shù)字檔案信息進(jìn)行整理歸檔。二是要建立統(tǒng)一規(guī)范的公安檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、要求和格式，保證數(shù)字檔案的生成環(huán)境和生成質(zhì)量。三是要簡(jiǎn)化檢索、方便利用。根據(jù)公安工作特點(diǎn)，建立適應(yīng)公安檔案管理工作體系的全文檢索系統(tǒng)。

3.6優(yōu)化檔案管理人員的配備

要選配專業(yè)的公安檔案管理工作人員，不斷提升公安檔案人員的綜合素質(zhì)。數(shù)字警務(wù)追求的是數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流和管理流的高度融合，通過程序的環(huán)環(huán)相扣，固化工作規(guī)范，達(dá)到“流程化運(yùn)作、過程性控制、節(jié)點(diǎn)式制約”的管理模式轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案運(yùn)用最大化[6]。同時(shí)，公安檔案數(shù)字化建設(shè)，又不能放松對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理和保管。實(shí)體檔案無論是現(xiàn)在還是將來都因穩(wěn)定性、歷史性、佐證性具有電子信息檔案無法替代的功用。因此，要求公安檔案管理工作者不僅要業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富、有扎實(shí)的檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力強(qiáng)。

4結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為社會(huì)管理的一部分，不可避免地被拖入信息化建設(shè)軌道，新時(shí)代公安檔案管理工作，不可規(guī)避歷史前進(jìn)的步伐。在數(shù)字信息化時(shí)代的到來，需要現(xiàn)代化的管理方法和管理手段對(duì)公安檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，公安機(jī)關(guān)對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作一定要重視起來，摸索和借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，引進(jìn)一批專業(yè)的檔案管理人才，促使公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化現(xiàn)代化的有效實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]?馬雪雯.我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作研究[D].南京：南京大學(xué)，2020.

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[6]?戚思宇.數(shù)據(jù)警務(wù)：未來警務(wù)發(fā)展的新模式[EB/OL].（?2017-08-12）?[2017-09-13]?.http：//gabyjs.ga/yjsdydzqk.

作者簡(jiǎn)介：袁建華（1977—），男，本科，職稱檔案館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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