科研單位存貨管理問題分析與改進(jìn)

趙小禹 朱海敏 王劍濤

摘要：存貨管理是科研單位經(jīng)營管理的重要內(nèi)容之一，與資金利用水平及資產(chǎn)運(yùn)作效率息息相關(guān)?？卮尕洝⒃鲂б?，對科研單位激活存量資產(chǎn)、提高資產(chǎn)配置效率具有重要意義。文章分析了科研單位在存貨管理方面的漏洞和問題，提出了完善存貨庫存管理制度、信息化管理等改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：科研單位;存貨管理;改進(jìn)措施

隨著《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二○三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》的提出，科技創(chuàng)新與高質(zhì)量發(fā)展是科研單位的核心競爭力，在基礎(chǔ)研究和核心技術(shù)攻關(guān)上面臨挑戰(zhàn)的同時，各科研單位也存在推進(jìn)產(chǎn)業(yè)健康發(fā)展等方面的切實需求，因而提出成本工程、瘦身健體等舉措來應(yīng)對轉(zhuǎn)型升級、國際局勢等變化。其中，存貨管理是成本工程專項工作中的重中之重，高位運(yùn)行的存貨金額，已成為影響經(jīng)營質(zhì)量的“牛鼻子”。

本文通過抽樣某航空發(fā)動機(jī)科研單位庫齡兩年以上原材料、元器件的庫存情況，找出長期庫存形成的根源，提出改進(jìn)管理的措施或建議，促進(jìn)業(yè)務(wù)的高效運(yùn)行和持續(xù)激勵變革發(fā)展，推動經(jīng)濟(jì)效益穩(wěn)步增長。

一、數(shù)據(jù)分析

（一）數(shù)據(jù)抽樣及核實

隨著航空發(fā)動機(jī)事業(yè)的快速發(fā)展，某科研單位業(yè)務(wù)穩(wěn)步拓展，營業(yè)收入逐年提升，存貨總額也持續(xù)攀升。同時，存貨周轉(zhuǎn)率也呈下降趨勢。本文以該單位供應(yīng)管理信息系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，將入庫日期在2017年12月31日前的庫存原材料納入分析范圍，抽樣結(jié)果：原材料庫存共有36699條記錄，其中在2017年12月31日前共有18391條記錄，兩年以上庫存金額占總金額的23.58%，初步確定抽查重點(diǎn)為結(jié)存數(shù)量大于100或庫存金額大于1，500元的原材料，經(jīng)適當(dāng)調(diào)整，共抽查3487條記錄金額占兩年以上庫存總額的74.14%（見圖1，黑色為抽樣數(shù)據(jù)）。

針對抽樣數(shù)據(jù)，從供應(yīng)管理信息系統(tǒng)中查詢需求部門、需求日期、數(shù)量、采購合同、采購數(shù)量、入庫數(shù)量、出庫數(shù)量等信息，檢查訂單的請購依據(jù)及涉及的任務(wù)是否合理;核實是否存在超計劃或無計劃、超需求或無需求、未執(zhí)行或無合同采購的原材料、元器件;核實是否在原材料、元器件復(fù)驗環(huán)節(jié)積壓呆滯;核實是否存在質(zhì)量問題積壓呆滯，核實是否存在超保質(zhì)期、殘損變質(zhì)積壓呆滯等情況。

（二）庫存形成因素

通過數(shù)據(jù)比對，查找需求日期與實際入庫日期差異較大的數(shù)據(jù)記錄，同時計算采購數(shù)量與需求數(shù)量比率、批次出庫數(shù)量與入庫數(shù)量比率，對上述數(shù)據(jù)進(jìn)行異常情況跟蹤分析。入庫領(lǐng)用率低于50%的原材料庫存原因進(jìn)行統(tǒng)計，因設(shè)計變更、項目調(diào)整等因素形成的庫存占比超過半數(shù)（見表1）。

二、問題分析

該科研單位在落實成本工程管理要求中，通過加強(qiáng)采購計劃和庫存統(tǒng)籌管理，實行供方分批交付提升庫存周轉(zhuǎn)率和采購計劃精細(xì)化水平;推進(jìn)供應(yīng)商代儲管理，最大限度減少所內(nèi)庫存積壓，減少資金周轉(zhuǎn)占用。但通過檢查發(fā)現(xiàn)，在請購及采購實施過程中還存在如下問題。

（一）請購未經(jīng)相關(guān)管理部門審核，采購控制程序設(shè)計不到位

采購需求提出后，一般由需求部門內(nèi)部審批，審批后由采購部門按進(jìn)度安排生成采購訂單，形成采購計劃。采購需求是否滿足年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、是否需求部門自列計劃、是否逐級放大計劃、是否符合有關(guān)項目設(shè)計文件耗用定額標(biāo)準(zhǔn)等未經(jīng)相關(guān)管理部門審核，采購計劃未作為年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，未經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)。審批信息的內(nèi)容與審批人員不全面，實際使用情況無法全部了解，導(dǎo)致審批人員對項目需求的必要性與實際使用數(shù)量缺少準(zhǔn)確的評估與把關(guān)。

（二）流程制度規(guī)范性不夠，存貨管理缺少細(xì)則

請購源頭、計劃源頭多元化、無統(tǒng)一歸口管理，無法做到三個一致：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一致、過程評估一致、采購結(jié)果一致。存貨使用缺少相關(guān)細(xì)則，如各項目之間挪用、異常存貨的使用和處理要求等。

（三）未明確對請購的考核要求

請購執(zhí)行缺乏跟蹤監(jiān)督只針對基本流程如請購部門及人員職責(zé)分工、請購類型、實施程序及請購審批等進(jìn)行了規(guī)定，但未對請購后實際領(lǐng)用情況明確考核要求，對請購的按期領(lǐng)用情況缺乏跟蹤監(jiān)督。

（四）部分請購與實際需求不符

1. 部分器材請購不合理。部分需求部門按照計劃提出物料需求，但在物料采購后，有關(guān)項目外包，所需物料改由外包單位提供，已采購物料形成庫存。

2. 提前請購形成物料積壓。部分需求部門根據(jù)預(yù)計科研生產(chǎn)情況提前申請采購，但在物料采購后，由于設(shè)計變更、優(yōu)化或取消，已采購物料不需要使用形成庫存。

3. 零星備料缺乏嚴(yán)格審批控制。部分需求部門申請采購備料，但對備料是否合理缺乏嚴(yán)格審批控制。

4. 項目需求已滿足仍重復(fù)采購導(dǎo)致庫存增加。部分物料因項目任務(wù)緊、采購周期長，需求部門在提出采購需求的同時，已通過借用已有庫存滿足項目需求，重復(fù)采購導(dǎo)致庫存增加。

（五）采購前未根據(jù)實際充分平衡庫存

采購前未充分平衡已有庫存，在現(xiàn)有庫存遠(yuǎn)超實際需求情況下，仍按需求重復(fù)采購，加大庫存。經(jīng)抽查，有27種物料（單個物料庫存均在10萬元以上），在2017年年末有較多庫存情況下，2018年后仍按新需求重復(fù)采購，造成庫存增加。

（六）項目整體發(fā)料節(jié)點(diǎn)偏離形成呆滯存貨

按照項目整體結(jié)存情況核查，存在兩種情況：一是已備料項目未按照備料任務(wù)的節(jié)點(diǎn)準(zhǔn)時發(fā)料，延后執(zhí)行，造成呆滯;二是已備料項目因特殊原因取消生產(chǎn)，形成呆滯存貨。

（七）信息化手段不夠、不顯形

計劃核算需人工識別各項目需求數(shù)、庫存數(shù)、在途數(shù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，無法自動統(tǒng)計，如庫存中存在超期的、非產(chǎn)品用的、質(zhì)量問題的，均要根據(jù)項目的要求，人工核算可用庫存，以及期間各項目間庫存挪用拆借、形成呆滯后后續(xù)存貨是否可繼續(xù)使用，系統(tǒng)并未顯形。

三、改進(jìn)措施

（一）建章立制，加強(qiáng)采購管理制度和流程的剛性約束

修訂請購管理辦法，進(jìn)一步規(guī)范需求計劃的制定，細(xì)化平衡庫存要求，提高計劃的準(zhǔn)確性和執(zhí)行的有效性。

（二）建立采購計劃執(zhí)行考核機(jī)制

避免由于采購計劃不合理造成的存貨增加及資金占用。對采購物資領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計，合理調(diào)劑使用庫存物資，按年度對需求部門進(jìn)行年度考核。

（三）利用信息化手段，建立完整鏈條，完善存貨調(diào)整機(jī)制管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通

打通需求到采購計劃的全流程信息化系統(tǒng)，以項目計劃為主線，實現(xiàn)生產(chǎn)運(yùn)營全過程信息的關(guān)聯(lián);實現(xiàn)采購來源追蹤，采購庫存精細(xì)化等管理，全面提升采購計劃管理、管控效率，提高采購合理性、為減少原料庫存占用打下基礎(chǔ)。

1. 系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通。實現(xiàn)計劃、生產(chǎn)、采購等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)互通，從而實現(xiàn)信息追溯的連續(xù)性和完整性（見圖2）。成品庫、系統(tǒng)庫、組件庫、零件庫、原材料庫存貨信息一目了然，責(zé)任清晰。按照“源頭發(fā)散、收歸統(tǒng)一;標(biāo)準(zhǔn)一致、系統(tǒng)把關(guān);流程管控、做到物歸原主”的思路進(jìn)行信息系統(tǒng)的優(yōu)化：（1）物料申購下達(dá)環(huán)節(jié)：統(tǒng)一在采購管理系統(tǒng)中下達(dá)備料計劃;（2）計劃平衡環(huán)節(jié)：承接并核算備料計劃，鎖定有效存貨;（3）采購并入庫環(huán)節(jié)：物料入庫后，信息推送至備料計劃，備料計劃顯性任務(wù)完成的百分比，并具備鎖庫功能;（4）任務(wù)調(diào)整環(huán)節(jié)：到發(fā)料節(jié)點(diǎn)提醒，確認(rèn)是否生成發(fā)料計劃，項目根據(jù)需求調(diào)整發(fā)料節(jié)點(diǎn);（5）發(fā)料環(huán)節(jié)：庫房選擇對應(yīng)的備料計劃，推送至發(fā)料模塊，實施發(fā)料配套，顯示拆借器件的批準(zhǔn)與記錄。

2. 形成各層級看板信息，實時監(jiān)控存貨情況。以計劃為主線，實現(xiàn)合同、需求、預(yù)算、采購、入庫、出庫、付款、報賬、生產(chǎn)、發(fā)運(yùn)、回款等生產(chǎn)運(yùn)營全過程信息的關(guān)聯(lián)，新增訂單與需求關(guān)聯(lián)、自動平衡庫存、庫存盤點(diǎn)、看板等功能，重點(diǎn)解決采購計劃不合理、未充分平衡庫存、生產(chǎn)缺料和一鍵提取證據(jù)鏈等問題。

3. 打通計劃信息、物資信息、財務(wù)信息之間的鏈接，避免“信息孤島”，形成相互關(guān)聯(lián)的信息流（見圖3）。反饋主要是任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度、完成率等信息。如：采購供應(yīng)系統(tǒng)向生產(chǎn)計劃系統(tǒng)反饋，采購跟蹤表、物資預(yù)占用齊套率、出庫齊套率;制造執(zhí)行系統(tǒng)向生產(chǎn)計劃系統(tǒng)反饋：生產(chǎn)訂單完成率、異常問題情況等。

4. 建立標(biāo)準(zhǔn)件、元器件的基礎(chǔ)資源庫，增強(qiáng)通用性，減少呆滯存貨。編制元器件選用目錄，以制度固化優(yōu)選庫、可用庫、限用庫、專用庫，規(guī)范選型，提升元器件在各項目間的通用性;以單顆物料為基線，綁定庫存信息，做為選型和審批參照，提升物料顯性度。

5. 完善存貨調(diào)整機(jī)制管理，確保信息傳遞及時。增加相關(guān)審批部門（計劃部門、采購部門、需求部門），建立需求評估單（針對項目選用的物料進(jìn)行用途、數(shù)量、呆滯風(fēng)險等多個維度進(jìn)行說明）。歸集計劃核算口，統(tǒng)一由計劃人員統(tǒng)一平衡采購數(shù)量，采購人員依據(jù)外部市場變化，憑借依據(jù)調(diào)整采購數(shù)量并進(jìn)行說明。外部信息的變化通過信息平臺進(jìn)行及時傳遞，提高各項目間物料選型的通用性，待項目取消時可保證挪至其他項目可用。

四、結(jié)語

存貨管理是推動科研單位瘦身健體和持續(xù)健康發(fā)展的切實需求，也是企業(yè)采購制度改革的重要舉措。選擇合適的存貨管理措施不但可以達(dá)到減庫存、控成本的目的，化問題為資產(chǎn)，助力運(yùn)營管理組織體系變革，還能提高全員成本意識、按規(guī)辦事的觀念，從思考變成行動再轉(zhuǎn)變成習(xí)慣，為企業(yè)變革發(fā)展?fàn)I造良好的文化氛圍。

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（作者單位：中國航發(fā)控制系統(tǒng)研究所）

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