新形勢下檔案管理創(chuàng)新

陳志朋

（鄆城縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊(duì)，山東 菏澤 274700）

0 引言

隨著改革開放的深入和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，作為社會(huì)基礎(chǔ)管理者的檔案工作越來越滲透到社會(huì)生活的方方面面。知識經(jīng)濟(jì)給科技檔案管理帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新形勢下，必須抓住機(jī)遇，改變傳統(tǒng)的思維方式和工作方式，采取切實(shí)可行的應(yīng)對措施。管理基層科技檔案，使科技檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮正當(dāng)作用。

1 新背景下檔案管理服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

1.1 服務(wù)理念問題

社會(huì)發(fā)展的一個(gè)非常重要的特征是信息化，體現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)政治、社會(huì)文化、社會(huì)科學(xué)和社會(huì)生活中。在這種情況下，為保持檔案在社會(huì)服務(wù)中的高利用價(jià)值，有必要調(diào)整檔案管理服務(wù)理念，提出檔案管理服務(wù)方向，推動(dòng)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新。

1.2 服務(wù)內(nèi)容的挑戰(zhàn)

隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的深入，人們越來越認(rèn)識到，掌握知識和信息是促進(jìn)自身健康發(fā)展的關(guān)鍵?；诖耍絹碓蕉嗟娜藚⑴c到知識學(xué)習(xí)和信息探索中。在這種情況下，為適應(yīng)社會(huì)和個(gè)人的需要，應(yīng)當(dāng)對檔案管理服務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，如調(diào)整檔案館藏范圍、創(chuàng)新檔案獲取方式等。

1.3 服務(wù)手段的挑戰(zhàn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等應(yīng)用范圍的不斷增加，智能化的人們的生活中有著越來越重要的作用?；诖?，為了更好地滿足社會(huì)以及個(gè)人的需要，檔案管理方式也需要進(jìn)行相應(yīng)的改變，如信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等進(jìn)行創(chuàng)新。有效地提升檔案管理的整體服務(wù)質(zhì)量。

2 新形勢下檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理的概念保守且過時(shí)，限制了檔案管理的發(fā)展

在檔案管理中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理實(shí)踐缺乏洞察力，檔案管理實(shí)踐處于教育改革的底層。檔案管理改革往往被擱置一旁。這增加了檔案管理的發(fā)展難度，不能有效保證其科學(xué)化、規(guī)范化。出現(xiàn)這種問題的原因主要是由于檔案管理的意識不足。檔案部門只重視眼前的經(jīng)濟(jì)效益，沒有對檔案工作進(jìn)行長遠(yuǎn)的研究，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的步伐相對較小。

2.2 檔案硬件環(huán)境和設(shè)施尚不完善，管理制度不完善

分析我國檔案管理現(xiàn)狀，檔案的硬件環(huán)境和設(shè)施尚不完善。一些高校和企業(yè)甚至沒有專門的檔案，每個(gè)部門的檔案規(guī)格也不一樣，“六防”設(shè)備不完善或沒有配備，霉菌、銀魚檔案現(xiàn)象屢見不鮮。同時(shí)，在引用和檢索程序方面，傳統(tǒng)的人工檢索占主導(dǎo)地位。盡管多個(gè)部門拓寬了搜索工具的開發(fā)渠道，但編譯搜索卻出現(xiàn)了“求多不求精”的現(xiàn)象。且檢索過程嚴(yán)重，影響檔案服務(wù)的進(jìn)展，限制了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)不符合檔案要求

具有檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才對于檔案管理的創(chuàng)新至關(guān)重要。然而，鑒于我國檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理專業(yè)人才短缺，導(dǎo)致現(xiàn)代高科技技術(shù)未能在檔案管理中發(fā)揮作用?，F(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展對人才教育提出了更高的要求。檔案管理者需要了解和掌握檔案方面的專業(yè)知識，以及跨多個(gè)學(xué)科學(xué)習(xí)來自不同行業(yè)的知識，并學(xué)習(xí)如何將兩者結(jié)合起來。同時(shí)，隨著現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的引入，檔案服務(wù)渠道的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化越來越普及，電子版和紙質(zhì)版并存，為此，檔案管理者必須熟悉現(xiàn)代檔案館的運(yùn)作。用戶可以快速方便地搜索到自己需要的文件信息，提高檔案利用率。

2.4 以人工服務(wù)為主，管理方式單一

從檔案館的現(xiàn)狀來看，檔案部門的檔案管理對象主要是音像檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案，主要浪費(fèi)大量的人力物力，不能滿足用戶的強(qiáng)烈需求。這不僅會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，而且與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的潮流背道而馳，必然會(huì)被社會(huì)淘汰。

3 新形勢下檔案管理工作機(jī)制創(chuàng)新舉措

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理的科學(xué)理念主要包括以下幾個(gè)方面：第一，樹立全局意識，與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)社會(huì)需求，物盡其用，最大限度發(fā)揮檔案館的價(jià)值和作用。第二，加強(qiáng)檔案信息的交流，既可以實(shí)現(xiàn)資源共享，又可以改變封閉的文化氛圍，擴(kuò)大檔案管理運(yùn)作的影響力。第三，是要在企業(yè)檔案工作中妥善處理企業(yè)競爭與合作的雙重關(guān)系。公司對內(nèi)采用自身的營銷機(jī)制，積極推進(jìn)和強(qiáng)化檔案管理要求，對外積極學(xué)習(xí)對手現(xiàn)代科學(xué)的管理機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)間的互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)良性競爭。

3.2 管理模式創(chuàng)新和檔案管理制度的建立與完善

檔案管理制度創(chuàng)新，檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化必須先行。按照檔案法規(guī)定的“依法管理檔案”的要求，最大限度地?cái)U(kuò)大檔案管理的輻射范圍和范圍，完善和創(chuàng)新檔案管理制度，借鑒現(xiàn)代科學(xué)的管理制度，與廣大檔案工作人員參與檔案管理系統(tǒng)。一個(gè)規(guī)范、科學(xué)的檔案管理體系應(yīng)包括三個(gè)方面：一是質(zhì)量檔案管理培訓(xùn)人員努力，加大資金投入，提供良好的檔案培訓(xùn)基地；二是強(qiáng)化專業(yè)技能和現(xiàn)代化意識；三是完善檔案管理流程，明確責(zé)任、權(quán)益關(guān)系，結(jié)合一體化管理、分級管理，按照一體化的原則建立組織架構(gòu)，改變檔案部門全部為檔案、社會(huì)信息、情報(bào)的現(xiàn)象。為適應(yīng)新形勢下我國發(fā)電項(xiàng)目的制度需求，運(yùn)用科學(xué)、系統(tǒng)的檔案管理制度，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案隊(duì)伍的培訓(xùn)方式，提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，要以培養(yǎng)現(xiàn)代高素質(zhì)人才為支撐。因此，要?jiǎng)?chuàng)新我國檔案管理工作機(jī)制，就必須組建一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)水平高、技術(shù)過硬的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。一個(gè)高素質(zhì)的檔案管理員應(yīng)該熟悉和掌握電子計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信等先進(jìn)技術(shù)，具有檔案方面的專業(yè)知識和技能。為此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)重視培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，擴(kuò)大資金投入，建設(shè)和完善高質(zhì)量的人力資源培訓(xùn)基地，定期對相關(guān)人員進(jìn)行多種形式和途徑的技術(shù)培訓(xùn)，做好檔案管理工作。強(qiáng)化人力科學(xué)管理理念，提高檔案管理人員能力。此外，要積極引進(jìn)國外先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備、科學(xué)的檔案管理制度，學(xué)習(xí)國外現(xiàn)代文化，加快我國檔案館獲得現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的速度。

3.4 服務(wù)方式創(chuàng)新，提高檔案利用率

為創(chuàng)新新形勢下檔案管理工作的服務(wù)方式，一是隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)檔案專用網(wǎng)站，拓展檔案部門本地網(wǎng)絡(luò)，與其他網(wǎng)站對接，最大化檔案收集，共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)存取和檢索，進(jìn)而建設(shè)電子數(shù)據(jù)管理中心，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。文件格式由紙質(zhì)文件改為電子文件，既擴(kuò)大了文件服務(wù)范圍，又節(jié)省了人力物力。此外，利用網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，開通在線服務(wù)平臺(tái)，更快、更方便地滿足用戶需求，解決用戶問題，不僅擴(kuò)大了檔案服務(wù)的范圍，也擴(kuò)大了檔案的影響力。在信息社會(huì)背景下，廣大用戶更加關(guān)注備案服務(wù)的時(shí)效性，創(chuàng)新備案服務(wù)手段，既要順應(yīng)時(shí)代潮流，又要適應(yīng)備案管理工作的創(chuàng)新要求。

3.5 創(chuàng)新檔案管理工作信息化

在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的過程中，科學(xué)技術(shù)應(yīng)用范圍在不斷增加，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，對檔案進(jìn)行信息化管理的需求也在不斷增加。當(dāng)前，迫切需要將先進(jìn)的科技手段應(yīng)用于檔案管理，以滿足新時(shí)代檔案管理的需要。一是各級事業(yè)單位檔案部門要準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞信息，保證檔案信息的及時(shí)性；二是檔案管理部門要使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等最新設(shè)備，將檔案準(zhǔn)確錄入檔案。技術(shù)處理應(yīng)將文字和圖片數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和數(shù)據(jù)文件的共存，最終充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新文件管理，提供高效的文件信息服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，通過網(wǎng)絡(luò)，社會(huì)不僅可以方便廣大公眾，也可以提高檔案使用效率，同時(shí)提高檔案管理質(zhì)量。

3.6 檔案管理創(chuàng)新必須遵循自上而下的合作

基層檔案和高級檔案行政部門檔案往往具有主觀性、片面性，而且往往具有一定程度的虛假性?；鶎优c基層往往管理措施不同，管理活動(dòng)效果不佳。檔案管理是一項(xiàng)具體的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，任何管理創(chuàng)新都必須符合檔案經(jīng)營本身的發(fā)生和發(fā)展規(guī)律，尊重檔案生產(chǎn)經(jīng)營單位和社會(huì)廣大用戶的意見?？偟膩碚f，基層單位對檔案管理的方法和方法的意見最多，因?yàn)樗麄兏玫亓私鈾n案的底層背景，并允許對檔案操作進(jìn)行全面評估。管理創(chuàng)新要加強(qiáng)聯(lián)系與合作，特別是與檔案管理部門，爭取更多的基層投入。

4 結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案事業(yè)在進(jìn)行發(fā)展的過程中很容易出現(xiàn)各種情況。對于現(xiàn)階段所面臨的挑戰(zhàn)，需要不斷借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，才能夠更好地推動(dòng)檔案事業(yè)進(jìn)行發(fā)展。