淺析工程項(xiàng)目變更索賠目標(biāo)管理

張冬梅

(中國(guó)水利水電第七工程局有限公司，四川成都 610213)

水利水電工程項(xiàng)目具有建設(shè)規(guī)模龐大、資源投入數(shù)量大、建設(shè)周期長(zhǎng)、不可預(yù)見性大、管理風(fēng)險(xiǎn)較高的特點(diǎn)，且項(xiàng)目施工環(huán)境復(fù)雜、施工條件困難，這就導(dǎo)致工程施工過程中存在諸多的不確定因素，例如合同條款、外部自然環(huán)境發(fā)生變化、施工方案修改等，為了能夠按照合同要求順利完成施工任務(wù)，需采取趕工措施，就必然導(dǎo)致變更情況發(fā)生，增加額外費(fèi)用。另外，合同內(nèi)容頻繁變更也是水利水電工程項(xiàng)目合同管理的一大特點(diǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生影響結(jié)算金額上億元的分部工程變更、工程索賠并不少見，通過變更索賠獲得的收益甚至成為合同二次收入的重要來源，一定程度上也決定著企業(yè)能否走得更穩(wěn)、更遠(yuǎn)。除此之外，做好變更索賠管理工作還能為企業(yè)培養(yǎng)大量?jī)?yōu)質(zhì)的商務(wù)合同人才，為企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展打下基礎(chǔ)。

本文針對(duì)目前水利水電工程項(xiàng)目變更索賠管理中較為常見的問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的策劃。

1 變更索賠現(xiàn)狀

合同管理是工程管理中一項(xiàng)核心工作，而變更索賠的重要意義更是不言而喻的。變更索賠工作需要有較強(qiáng)的主動(dòng)性與自覺性。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，很多項(xiàng)目管理人員由于不熟悉合同文件或者合同執(zhí)行力不足、法律意識(shí)淡薄、索賠意識(shí)不足，導(dǎo)致發(fā)現(xiàn)不了更多索賠點(diǎn)，亦或是錯(cuò)過變更索賠的時(shí)限，變更索賠的成效不是很顯著。很多施工企業(yè)沒有前瞻意識(shí)，形成了“先干活，后索賠”的觀念，加之水電項(xiàng)目的復(fù)雜性，導(dǎo)致其喪失了很多原本有利的索賠機(jī)會(huì)。

2 變更索賠目標(biāo)管理的意義

變更索賠目標(biāo)管理以目標(biāo)為導(dǎo)向，為變更索賠工作理清思路，通過科學(xué)的管理方式實(shí)現(xiàn)變更索賠的目的，同時(shí)有利于提高項(xiàng)目和公司的整體管理水平。

2.1 提高盈利能力

目前我國(guó)水利水電項(xiàng)目施工單位的盈利方式主要分為3種：

(1)通過提高標(biāo)書的編制水平，在標(biāo)前取得利潤(rùn)。

(2)通過施工過程中的工程量、工程項(xiàng)目的增加或單價(jià)的提高，申請(qǐng)變更索賠取得利潤(rùn)。

(3)通過施工過程的管理，施工方案的優(yōu)化和成本的控制，減少成本提高利潤(rùn)。

由于目前國(guó)內(nèi)工程競(jìng)爭(zhēng)激烈，受市場(chǎng)因素影響，實(shí)體工程利潤(rùn)空間透明，施工過程的管理水平趨于標(biāo)準(zhǔn)，通過第一種和第三種方式取得利潤(rùn)空間非常有限，目前部分工程項(xiàng)目已經(jīng)通過開工前的設(shè)計(jì)圖紙優(yōu)化等方式主動(dòng)爭(zhēng)取工程變更索賠，以修改設(shè)計(jì)圖紙或者增加工程項(xiàng)目來提高合同額和利潤(rùn)，具有非常大的可操作性，因此對(duì)提高工程項(xiàng)目盈利能力有重要意義。

2.2 減少合同風(fēng)險(xiǎn)

工程施工過程中由于一些內(nèi)外部因素的變化，導(dǎo)致增加工程投資或延長(zhǎng)工期，如果缺乏對(duì)合同的管理，沒有變更索賠的意識(shí)，將會(huì)造成項(xiàng)目虧損和延誤工期，帶來的可能是違約賠款和企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的下降。由此要進(jìn)行工程項(xiàng)目變更索賠目標(biāo)管理，編制變更索賠策劃，防范施工過程中可能出現(xiàn)的變更事件，再通過變更索賠的動(dòng)態(tài)管理，爭(zhēng)取工程款和工期的索賠來規(guī)避合同違約風(fēng)險(xiǎn)，為工程的正常履約保駕護(hù)航。

2.3 提高管理水平

通過制定變更索賠目標(biāo)管理，能夠明確變更流程和索賠方式，使變更索賠工作規(guī)范化、常態(tài)化，變更索賠還涉及到的有技術(shù)管理、現(xiàn)場(chǎng)管理、分包管理、合同管理等諸多方面。由于變更索賠是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，在變更索賠目標(biāo)的指引下，能夠深化技術(shù)研究創(chuàng)新，人、材、機(jī)優(yōu)化配置，合理選擇分包成本控制方式以及加強(qiáng)參建單位的溝通交流能力等，使項(xiàng)目整體管理水平得到提高，從而形成創(chuàng)譽(yù)創(chuàng)效的企業(yè)文化帶動(dòng)公司的持續(xù)發(fā)展。

3 變更索賠目標(biāo)管理

變更索賠的最終目標(biāo)一是：經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；二是：工期補(bǔ)償。通過項(xiàng)目成本測(cè)算確立目標(biāo)成本，將對(duì)索賠目標(biāo)起著引領(lǐng)作用。目標(biāo)成本管理簡(jiǎn)言之謂項(xiàng)目于生產(chǎn)建設(shè)期內(nèi)欲保證目標(biāo)利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)，集合各方目標(biāo)而設(shè)定之一類預(yù)計(jì)成本，其為成本預(yù)測(cè)與目標(biāo)管理方法融合之產(chǎn)物與手段。目標(biāo)成本管理于項(xiàng)目初期，基于當(dāng)時(shí)市場(chǎng)環(huán)境和條件下對(duì)施工項(xiàng)目運(yùn)行成本的測(cè)算，借此編制成本計(jì)劃。項(xiàng)目管理過程中通過階段性成本核算和竣工成本核算，將實(shí)際值與計(jì)劃值比較后分析偏差，做成本檢查后糾偏的管理過程。故目標(biāo)成本管理既是項(xiàng)目成本管理的手段，又是項(xiàng)目考核的目標(biāo)。變更索賠目標(biāo)管理是目標(biāo)成本管理工作的延伸，作為降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，彌補(bǔ)成本支出、創(chuàng)造效益的重要途徑，須將變更索賠目標(biāo)管理這項(xiàng)工作貫穿于項(xiàng)目全過程，契合目標(biāo)成本實(shí)施全過程、全方位精細(xì)化管理，主要從幾個(gè)方面進(jìn)行策劃。

3.1 項(xiàng)目招投標(biāo)階段項(xiàng)目策劃

(1)在編制投標(biāo)文件階段，應(yīng)仔細(xì)閱讀項(xiàng)目招標(biāo)文件施工環(huán)境、技術(shù)要求、工作變更范圍、工程量清單項(xiàng)目，結(jié)合施工經(jīng)驗(yàn)，將前期設(shè)計(jì)工作做到縱向到底，確立施工過程中重點(diǎn)和難點(diǎn)、廣度和細(xì)度，橫向精準(zhǔn)對(duì)比企業(yè)同規(guī)模項(xiàng)目，做實(shí)方案比較，就具體子項(xiàng)目認(rèn)真分析投入、產(chǎn)出的效益關(guān)系，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，能量化的具體量化，預(yù)估成本投入，以便投標(biāo)報(bào)價(jià)時(shí)做好價(jià)格調(diào)整策略。

(2)仔細(xì)研究比對(duì)招標(biāo)文件、施工設(shè)計(jì)圖紙、施工現(xiàn)場(chǎng)條件和國(guó)家制定的統(tǒng)一工程量計(jì)算規(guī)則、分部分項(xiàng)劃分、計(jì)量單位，核實(shí)有無分部分項(xiàng)清單、措施項(xiàng)目清單、其他項(xiàng)目清單漏項(xiàng)，工作范圍是否存在界定不清、商務(wù)與技術(shù)文件要求是否一致等情況。對(duì)施工工藝、流程、施工規(guī)范仔細(xì)斟酌、消化，避免因?qū)こ碳夹g(shù)或施工工藝在一項(xiàng)清單組項(xiàng)中要完成多個(gè)定額內(nèi)容，或一個(gè)施工流程包括多個(gè)施工步驟不了解，造成清單漏項(xiàng)。切忌只注重工程量大的工作內(nèi)容，而遺漏掉工程量小的工作內(nèi)容。針對(duì)招標(biāo)文件可能與公司不利的條件進(jìn)行澄清修正或說明，規(guī)避后期合同履約過程中成本增加風(fēng)險(xiǎn)，特別是對(duì)招標(biāo)清單中工程量少的子項(xiàng)，應(yīng)重點(diǎn)策劃做好不平衡報(bào)價(jià)策略，力爭(zhēng)從不同視角挖掘變更索賠利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，提升項(xiàng)目整體盈利。

(3)根據(jù)市場(chǎng)營(yíng)銷情況，企業(yè)為了中標(biāo)保飯碗，時(shí)常有重規(guī)模輕效益的情況出現(xiàn)，致使項(xiàng)目投標(biāo)價(jià)格普遍偏低，且在投標(biāo)階段已顯現(xiàn)出硬性虧損。要想為企業(yè)創(chuàng)造良好的利潤(rùn)，只能通過變更索賠形式去爭(zhēng)取最大利潤(rùn)，其中尤以工程趕工索賠費(fèi)用最為突出。通過部分已完工項(xiàng)目施工成本與業(yè)主批復(fù)費(fèi)用收益分析對(duì)比，趕工費(fèi)用利潤(rùn)空間較大。結(jié)合趕工索賠費(fèi)用計(jì)算組成各要素，主要依據(jù)投標(biāo)文件中工程進(jìn)度、施工資源投入、施工技術(shù)措施等非承包人原因造成的工期影響內(nèi)容來計(jì)算工期壓縮率、增加施工措施費(fèi)等費(fèi)用。因此，投標(biāo)人員在編制投標(biāo)文件時(shí)應(yīng)注重投標(biāo)文件對(duì)趕工費(fèi)用可能造成影響的內(nèi)容，埋下伏筆，為后續(xù)施工過程中可能出現(xiàn)的變更索賠工作做好鋪墊。

3.2 項(xiàng)目施工過程中商務(wù)策劃

根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，項(xiàng)目投標(biāo)人員與合同施工人員不是同一系統(tǒng)的人員，因此，項(xiàng)目開工之后負(fù)責(zé)商務(wù)管理的人員應(yīng)與負(fù)責(zé)投標(biāo)文件編制的人員做好溝通工作，或是擬投入商務(wù)人員在投標(biāo)階段就參與編標(biāo)工作，滲透到各個(gè)工作面，形成工作合力，全面了解投標(biāo)人員在編制投標(biāo)文件時(shí)的思路和意圖，結(jié)合技術(shù)文件、合同條款確立后續(xù)變更索賠工作的方向。同時(shí)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過程的商務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)閱讀、分析招標(biāo)合同條款、投標(biāo)報(bào)價(jià)文件、合同談判紀(jì)要、承諾函、招標(biāo)答疑等文件，逐一了解各分項(xiàng)工程合同清單內(nèi)容，分析合同條款及邊界范圍，再結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況，對(duì)比現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況及發(fā)包人提供條件差異，初步判斷哪些部位、哪些分部分項(xiàng)將來可能會(huì)變更，找出其中的盈利點(diǎn)、虧損點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定出有針對(duì)性的措施，把握好索賠的時(shí)機(jī)，使項(xiàng)目盈利最大化、虧損最小化、風(fēng)險(xiǎn)最小化。把合同清單中虧損的項(xiàng)目通過跟設(shè)計(jì)溝通或跟業(yè)主提出技術(shù)優(yōu)化等方式進(jìn)行變更，使項(xiàng)目扭虧為盈。如項(xiàng)目中標(biāo)后發(fā)現(xiàn)合同清單中有漏項(xiàng)的項(xiàng)目，應(yīng)提前跟技術(shù)部門做好溝通對(duì)接，在編制施工方案時(shí)從工藝流程、技術(shù)難度、施工資源投入、工程量放大等方面做出調(diào)整策劃，提升項(xiàng)目收益。

4 變更索賠動(dòng)態(tài)管理

水電工程變更項(xiàng)目較多且變更審批時(shí)間較長(zhǎng)，其中尤以合同變更居多，申報(bào)時(shí)時(shí)常與業(yè)主、監(jiān)理存在意見分歧，此時(shí)商務(wù)人員要爭(zhēng)取合法利益，就必須對(duì)變更索賠工作實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。重點(diǎn)需把握幾個(gè)方面：

(1)及時(shí)記錄、收集和整理工程所涉及的各種細(xì)項(xiàng)文件(業(yè)主委托、設(shè)計(jì)通知、施工圖紙、變更指令、往來文函、施工日志、驗(yàn)收表格、影視資料等)，分析文件的內(nèi)在邏輯性，對(duì)合同變更部分進(jìn)行審核與分析，從而促成變更索賠從資料收集到資料上報(bào)的閉合管理?，F(xiàn)場(chǎng)條件變化須進(jìn)行變更的時(shí)候，一定要及時(shí)報(bào)函并持續(xù)追蹤，待業(yè)主方予以確認(rèn)后，作為后續(xù)變更申報(bào)及審核的重要依據(jù)，最大限度減少因變更簽證支撐資料依據(jù)不充分、不合理、不規(guī)范導(dǎo)致的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。所有支撐依據(jù)應(yīng)具有真實(shí)性、及時(shí)性、全面性、關(guān)聯(lián)性和有效性。

(2)建立健全各類過程臺(tái)賬及簽證。變更臺(tái)賬、結(jié)算臺(tái)賬、圖紙工程量臺(tái)賬、物資采購(gòu)臺(tái)賬、工程量簽證臺(tái)賬等關(guān)聯(lián)臺(tái)賬，商務(wù)人員應(yīng)定時(shí)、定期更新，掌握各類信息數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)有無不合理、不準(zhǔn)確的情況，重視施工過程簽證，對(duì)于索賠項(xiàng)目中人員進(jìn)場(chǎng)數(shù)量、材料報(bào)驗(yàn)、機(jī)械設(shè)備投入相關(guān)資料上報(bào)監(jiān)理、業(yè)主予以簽證確認(rèn)。只有做好這些基礎(chǔ)工作，才能推進(jìn)變更索賠工作有效開展。

(3)制定變更索賠獎(jiǎng)勵(lì)制度，強(qiáng)化過程兌現(xiàn)，才能更好更全面的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目二次經(jīng)營(yíng)。通過設(shè)立專門的變更索賠組織機(jī)構(gòu)，落實(shí)機(jī)構(gòu)職責(zé)，確定責(zé)任目標(biāo)，制定變更索賠各項(xiàng)措施，貫徹變更索賠戰(zhàn)略意義，激發(fā)基層管理人員的創(chuàng)效潛力，加強(qiáng)各部門的團(tuán)結(jié)緊密協(xié)作，共同確立變更索賠策略，營(yíng)造較好的變更索賠管理工作氛圍，利用經(jīng)濟(jì)杠桿激勵(lì)職工的積極性，多勞多得。

(4)變更索賠是除了依靠理論依據(jù)外，還基于溝通和交流的營(yíng)銷，在溝通與交流中發(fā)現(xiàn)問題，又通過溝通和交流解決問題。溝通與交流是變更索賠工作的催化劑，在合同執(zhí)行階段，要變被動(dòng)為主動(dòng)，始終維護(hù)好與咨詢工程師及業(yè)主的關(guān)系。商務(wù)管理人員要嚴(yán)格把握好談判的技巧和尺度，并增加咨詢工程師和業(yè)主的信任感，從而達(dá)到變更索賠的目的。變更索賠資料上報(bào)后也要注重跟蹤，加強(qiáng)溝通，據(jù)實(shí)及時(shí)調(diào)整索賠策略、方案，確保審批會(huì)向著好的方向發(fā)展。

在合同執(zhí)行過程中，溝通和交流體現(xiàn)在不同的單位和階層，因此，交流與溝通應(yīng)多層面、多渠道的展開。對(duì)內(nèi)建立信息交流機(jī)制，要求和鼓勵(lì)管理層及作業(yè)層所有員工及時(shí)反映各種動(dòng)態(tài)與問題，群策群力，以便決策層做出正確的抉擇；對(duì)外應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，捕捉信息，對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)和變更索賠事項(xiàng)做出預(yù)判，為項(xiàng)目創(chuàng)造一個(gè)有利的外部環(huán)境。

5 結(jié)束語(yǔ)

工程變更索賠是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、全方位的、難度大、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，?duì)工程的造價(jià)管理有十分重要的影響，是項(xiàng)目實(shí)施過程中實(shí)現(xiàn)利益最大化采取的有效措施，為項(xiàng)目、企業(yè)提高利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。具體可以從實(shí)施專業(yè)化索賠管理、加大合同管理力度和做好施工現(xiàn)場(chǎng)管理工作3個(gè)方面入手，高效、有序的開展這項(xiàng)工作，不斷強(qiáng)化變更索賠管理，維護(hù)合法權(quán)益，才能提升工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。