數(shù)字化背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理

王東華/中國獸醫(yī)藥品監(jiān)察所 100081

1 檔案管理信息化概述

檔案管理信息化是信息時(shí)代的必然要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足日新月異的檔案資源使用需求，在數(shù)字化背景之下，科技檔案信息化建設(shè)與管理工作也正在發(fā)生深刻變化，運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新理論，使檔案管理模式實(shí)現(xiàn)信息化，從而提高檔案管理工作的發(fā)展目前已成為單位檔案管理工作刻不容緩的事。通過信息化手段的管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速收集、歸納、管理和利用，對于檔案資源價(jià)值的有效發(fā)揮具有重要意義。

2 數(shù)字化背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理工作意義

隨著社會和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)不斷進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對象以及管理方式等發(fā)生了巨大變化，現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛的被應(yīng)用到科技檔案工作中，為科技檔案信息化建設(shè)與管理工作提供了源源不斷的技術(shù)支撐與保障，同時(shí)對科技檔案管理工作也提出了新挑戰(zhàn)。為適應(yīng)數(shù)字化、信息化下的檔案管理工作，運(yùn)用智能化、信息化檔案管理技術(shù)，將科研信息進(jìn)行開發(fā)、利用，對科技檔案信息化建設(shè)與管理中的細(xì)節(jié)進(jìn)行合理研究與分析，實(shí)現(xiàn)資源的共享，將大大提升科技檔案的實(shí)際應(yīng)用效率，從而更好地服務(wù)社會。

3 數(shù)字化背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理

3.1 加強(qiáng)科技檔案的信息搜集和整理數(shù)字化時(shí)代，科技檔案信息化建設(shè)與管理具體形式已經(jīng)發(fā)生了巨大變化，相比于傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)字化以及智能化的管理模式具有明顯的技術(shù)優(yōu)勢。檔案是伴隨著工作的進(jìn)行而產(chǎn)生的主動行為，所以在日常工作中要主動跟蹤檔案收集工作?？萍紮n案的收集，是做好科技檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)，是維護(hù)科技檔案安全和充分發(fā)揮科技檔案作用的重要保證。科研工作具有長期性特點(diǎn)，科技檔案都是在科研工作的過程中不斷產(chǎn)生的，不管什么樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中，且要明確職責(zé)，落實(shí)到人。要增強(qiáng)科研人員、科技檔案管理人員的責(zé)任和管理意識，每位科研人員都是立卷歸檔責(zé)任人，工作中要隨時(shí)將有價(jià)值的資料進(jìn)行積累，及時(shí)完成預(yù)立卷、立卷、歸檔，移交等。要將責(zé)任分解到部門，具體到人員，確?？萍紮n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

3.2 加強(qiáng)科技檔案信息資源的開發(fā)利用要充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，將科技檔案的利用價(jià)值變?yōu)閱挝坏闹菐?，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。通過收集資料、編寫參考信息等方式，完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制。在數(shù)字背景下融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會建設(shè)，推動科技檔案納入單位的發(fā)展規(guī)劃。充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，加強(qiáng)科技檔案網(wǎng)站建設(shè)，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，提供檔案網(wǎng)上檢索服務(wù)，定期公布開放檔案目錄和全文信息，主動提供公益性的信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。加大對科技檔案信息內(nèi)容的研究和開發(fā)力度，把信息內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息知識。充分發(fā)揮檔案編研人才的優(yōu)勢，鼓勵(lì)社會力量對已公布檔案信息內(nèi)容進(jìn)行研究和開發(fā)，從而提高檔案信息資源開發(fā)利用的深度。

3.3 創(chuàng)新管理手段，進(jìn)一步推動科技檔案管理現(xiàn)代化水平積極適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和信息時(shí)代要求，進(jìn)一步強(qiáng)化創(chuàng)新意識，打破僵化的思維模式，把創(chuàng)新理念貫穿于檔案收集、管理、保存、利用、宣傳等各環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮科技創(chuàng)新在檔案事業(yè)發(fā)展中的支撐作用，落實(shí)“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略和檔案“雙套制”標(biāo)準(zhǔn)，積極推動互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)與檔案工作的深度融合，完善檔案科技創(chuàng)新和應(yīng)用機(jī)制，提高檔案科技創(chuàng)新能力，建立檔案數(shù)字治理新模式，推動檔案工作融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)全流程，數(shù)字檔案館對于提高檔案業(yè)務(wù)的精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化起著關(guān)鍵作用，要深刻認(rèn)識數(shù)字檔案館建設(shè)的重要意義，以思路創(chuàng)新推動科技檔案工作創(chuàng)新，為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展注入思想活力。

4 現(xiàn)代技術(shù)對檔案信息化的影響

在科技檔案傳輸與保存的過程中，首先需要相關(guān)工作人員密切關(guān)注檔案的實(shí)際保存形式，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤，或者是數(shù)據(jù)被篡改，則必須及時(shí)剔除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，隨后運(yùn)用加密技術(shù)保證檔案內(nèi)容的安全性與真實(shí)性。利用加密技術(shù)要求工作人員在傳輸科技檔案信息之前，應(yīng)用二級密鑰，對科技檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行層層加密之后，選擇較為安全、可靠的文件傳輸形式。在傳輸環(huán)節(jié)中，檔案管理人員需要做好協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，及時(shí)聯(lián)系接收方進(jìn)行快速接收檔案，以避免不法分子竊取檔案中的重要信息。接收方在完全接收到檔案內(nèi)容之后，必須要認(rèn)真檢查檔案的實(shí)際內(nèi)容，做好檔案的保存與整理。

將信息化技術(shù)引入到科技檔案在存儲過程中，可以實(shí)現(xiàn)存儲形式、內(nèi)容的多樣化以及存儲量的提升。信息化形式的存儲，實(shí)現(xiàn)了檔案存儲形式和內(nèi)容的多樣化。引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案的多介質(zhì)存儲，可以保證檔案的安全性和完整性，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)聲音、視頻、音視頻等內(nèi)容的多樣化保存，從而使檔案內(nèi)容更加詳實(shí)、材料更加生動。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案利用工作當(dāng)中，可以使檔案的查閱和調(diào)取更加方便，通過計(jì)算機(jī)軟件的檢索功能，只需要輸入檔案號或者輸入關(guān)鍵詞，就可以顯示相關(guān)檔案內(nèi)容，調(diào)取相應(yīng)電子版資料之后也可以進(jìn)行直接的打印、傳輸?shù)裙ぷ?，方法簡單易行，因此可以大大提升檔案利用工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的深入挖掘。

5 數(shù)字化時(shí)代科技檔案管理信息化工作的應(yīng)對措施

5.1 強(qiáng)化責(zé)任意識，牢固樹立依法治檔的理念檔案作為重要的信息資源和歷史文化遺產(chǎn)，價(jià)值日益凸顯，檔案工作對國家事業(yè)的支撐作用更加突出，在國家確立的依法治國的指導(dǎo)下，必須要把依法治檔作為工作的原則和發(fā)展方向。新形勢下發(fā)展檔案事業(yè)，依法管理是關(guān)鍵。要緊密結(jié)合檔案工作實(shí)際，以規(guī)范化建設(shè)為核心，推進(jìn)科技檔案事業(yè)全面、規(guī)范、可持續(xù)發(fā)展。牢固樹立依照《檔案法》辦事觀念，有針對性地制定或修訂相關(guān)規(guī)章制度，并認(rèn)真組織實(shí)施、切實(shí)做到依法治檔。要建立檔案工作規(guī)范化評估機(jī)制，通過達(dá)標(biāo)評級，激發(fā)單位內(nèi)部動力，調(diào)動做好檔案工作的主動和積極性，合力推進(jìn)科技檔案工作科學(xué)發(fā)展。

5.2 抓好科研人員隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)科技檔案發(fā)展基礎(chǔ)要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，加大力度抓好科研人員檔案隊(duì)伍建設(shè)。建立兼職檔案員機(jī)制，明確職責(zé)，定崗定責(zé)，完善檔案員隊(duì)伍體系。大力弘揚(yáng)忠于職守、愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神；加強(qiáng)科技檔案宣傳工作，展現(xiàn)科技檔案工作成果，展現(xiàn)科研檔案人員風(fēng)采，把科研檔案人員的勁鼓起來、氣提上來，堅(jiān)守平凡，創(chuàng)造非凡，在本職崗位上爭先創(chuàng)優(yōu)，建功立業(yè)。要不斷提高科技檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，根據(jù)職能分工，劃分為協(xié)作組；推動協(xié)作組機(jī)制正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮協(xié)作組機(jī)制溝通交流、學(xué)習(xí)互進(jìn)的作用。

5.3 狠抓安全保密，夯實(shí)科技檔案保密工作基礎(chǔ)科技檔案是一個(gè)單位全部檔案的核心和主體。檔案的安全將直接影響到檔案的管理和利用。根據(jù)科研工作的特點(diǎn)、科技檔案形成的規(guī)律以及檔案材料之間的聯(lián)系要求，嚴(yán)格抓好檔案利用和數(shù)字過程中的審查監(jiān)管工作，完善科技檔案管理和利用制度，特別是對密級科技檔案的管理和借閱。建立健全科技檔案安全應(yīng)急防范機(jī)制，采取相應(yīng)的安全措施，對有密級和不能公開的檔案信息，堅(jiān)決不放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上；要設(shè)定提供檔案信息的權(quán)限，建立數(shù)據(jù)備份制度，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理，還要注意網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等特殊情況的出現(xiàn)，及時(shí)對科技檔案進(jìn)行備份，以確保檔案信息的安全，杜絕失泄密事件的發(fā)生。

6 結(jié)語

傳統(tǒng)的科技檔案管理模式在數(shù)字化環(huán)境中已經(jīng)舉步維艱，檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型是大勢所趨勢，也是機(jī)遇和挑戰(zhàn)?？萍紮n案信息化建設(shè)與管理需要科技檔案管理人員充分整合各類重要信息以及資源，對檔案進(jìn)行分類與研究，采用信息化手段進(jìn)行技術(shù)處理以保護(hù)檔案重要信息以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)的安全至關(guān)重要。工作中注重應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)，妥善保存重要內(nèi)容以及關(guān)鍵信息，并在此基礎(chǔ)之上，逐步形成獨(dú)具特色的科技檔案信息化建設(shè)與管理體系?？萍紮n案工作者要堅(jiān)定信心，迎難而上，不斷創(chuàng)新，推進(jìn)科技檔案事業(yè)邁上新臺階。