大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息化管理

廖秀娟

摘 要：隨著信息化時代發(fā)展，大數(shù)據(jù)手段在高校檔案管理中的應(yīng)用范圍得以擴(kuò)展。通過大數(shù)據(jù)手段可以維持高校檔案信息化管理實施效果，從而處理高校檔案管理面臨的僵局。本文針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理進(jìn)行研究，闡述高校檔案信息化管理的重要性和實際開展要求，之后介紹大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理問題，并在優(yōu)化措施支持下處理高校檔案信息化管理問題，確保檔案信息化管理可以滿足高校各項工作穩(wěn)步開展要求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案;信息化管理

引言

大數(shù)據(jù)技術(shù)是以數(shù)據(jù)為本質(zhì)的新一代革命性的信息技術(shù)，在數(shù)據(jù)挖潛過程中，能夠帶動理念、模式、技術(shù)及應(yīng)用實踐的創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案信息化模式已經(jīng)不能滿足高校各項工作開展要求。這就應(yīng)對大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案管理模式進(jìn)行信息化處理，使得高校檔案管理與大數(shù)據(jù)時代下高校綜合發(fā)展水平得以提高。當(dāng)然也應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)模式對高校檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行有效處理，突出大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的必要性，彰顯高校檔案信息化建設(shè)的重要意義，借此為高校各類檔案資料全面管理提供有效參考依據(jù)。

1 高校檔案信息化管理的重要性

依照大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢對高校檔案資料開展信息化管理本就具有明顯的重要性，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，做好高校檔案信息化管理可以為智慧校園建設(shè)提供重要支撐，彰顯檔案管理與高校各專業(yè)綜合教學(xué)之間的關(guān)聯(lián)性，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案之間協(xié)調(diào)配合力度，必要時也需要借助大數(shù)據(jù)手段推進(jìn)紙質(zhì)檔案向著信息化檔案方向轉(zhuǎn)變，繼而為大數(shù)據(jù)環(huán)境下智慧校園建設(shè)提供有力支持。第二，通過信息化管理模式可以對高校檔案資料收集、整理、利用等基礎(chǔ)工作流程進(jìn)行規(guī)范化處理。強(qiáng)化計算機(jī)設(shè)備在高校檔案管理中的作用效果，也能在強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)力度的同時提升相應(yīng)管理工作實際開展水平，從而幫助管理人員在短時間內(nèi)了解檔案資料上的各項信息，極大程度地提高各項檔案資料的利用率，使得大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資料綜合管理水平得到進(jìn)一步提高。第三，對高校檔案資料進(jìn)行信息化管理還能拓展相應(yīng)服務(wù)領(lǐng)域，保證特色檔案服務(wù)的落實程度和相關(guān)工作現(xiàn)實開展效果，借此彰顯大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的重要性，使得檔案資料在高校各項管理工作中的作用得以彰顯。同時信息化管理也可以為檔案資源綜合保護(hù)和高效利用提供有力支持，使得信息化檔案資料的管理和應(yīng)用符合高校現(xiàn)代化發(fā)展要求[1 ]。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理存在的問題

2.1 檔案管理制度缺失

多數(shù)高校的檔案信息化管理尚且處于初步階段，進(jìn)行檔案信息化管理時還缺乏完善的規(guī)章制度，這就會造成大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理因為各項規(guī)章制度不夠完善合理而出現(xiàn)問題，高校檔案信息化管理也會因為缺乏有力指導(dǎo)而受到限制。不同檔案資料在信息化管理過程中需要規(guī)劃的規(guī)章制度存在差異，如果不能實時更新調(diào)整高校檔案信息化管理制度，也會造成高校檔案信息化管理面臨較為嚴(yán)重的阻礙。

2.2 檔案管理流程混亂

如果沒有根據(jù)合理要求進(jìn)行高校檔案信息化管理，就會造成大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理流程過于混亂，直接影響大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理效率和檔案資料的實際作用。開展高校檔案信息化管理時會因為檔案資料分類不夠準(zhǔn)確合理而面臨諸多影響，檔案管理部門不能按照準(zhǔn)確分類開展有效管理工作，影響大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理實施效果，大數(shù)據(jù)手段和相關(guān)技術(shù)在高校檔案信息化管理中的作用下降，這也會導(dǎo)致高校檔案信息化管理周期延長，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理出現(xiàn)各項風(fēng)險問題的可能性越來越高[2 ]。

2.3 檔案管理風(fēng)險頻發(fā)

對高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變時，可能會因為相關(guān)系統(tǒng)運(yùn)行缺陷和規(guī)章制度不夠準(zhǔn)確合理而出現(xiàn)各項風(fēng)險問題，加大高校檔案資料在綜合管理和信息化轉(zhuǎn)變過程中出現(xiàn)基礎(chǔ)信息缺失和準(zhǔn)確性下降的問題，高校檔案信息化管理難以連貫有效地開展，高校檔案信息化管理與大數(shù)據(jù)時代發(fā)展和各項業(yè)務(wù)工作具體實施要求之間的差距越來越明顯。高校檔案管理部門也不能對各項風(fēng)險問題進(jìn)行全面有效處理，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理各項風(fēng)險問題也越來越嚴(yán)重，嚴(yán)重到影響各項檔案資料在高校綜合發(fā)展中的作用。

2.4 檔案管理難度過大

由于高校檔案管理過程中需要考慮的基礎(chǔ)項目比較多，造成高校檔案信息化管理難度過大，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理會受到諸多限制。同時高校檔案信息化建設(shè)與各類檔案資料管理要求之間存在較為明顯的差距，在缺乏信息化系統(tǒng)和合理平臺情況下開展高校檔案管理，必然會導(dǎo)致高校檔案信息化管理各項問題頻頻發(fā)生。此外，按照大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求開展高校檔案信息化管理時沒有在其中投入足夠的人力、物力和財力，高校檔案信息化平臺建設(shè)不能滿足具體管理工作良性開展要求[3 ]。

2.5 檔案人員素質(zhì)低下

現(xiàn)階段我國高校中檔案管理人員自身綜合素質(zhì)相對低下，相關(guān)人員對于計算機(jī)專業(yè)知識和檔案管理規(guī)章制度不夠了解。為減少人力成本支出，高校進(jìn)行檔案管理時通常聘用無關(guān)緊要的兼職人員，這也會導(dǎo)致大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理缺乏足夠人力支持，高校檔案信息化管理的效果和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的連貫性也會受到很大影響，大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理各項基礎(chǔ)要求不能有效落實。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的優(yōu)化措施

3.1 完善檔案信息化管理制度

從大數(shù)據(jù)時代發(fā)展角度出發(fā)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，明確開展高校檔案信息化管理前期必須對應(yīng)用在其中的規(guī)章制度進(jìn)行完善處理，這就可以為高校檔案信息化管理提供合理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，有效推進(jìn)高校檔案信息化管理更加合理地開展。就目前來看，應(yīng)用在高校檔案信息化管理中的規(guī)章制度包括《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下開展高校檔案信息化管理時也應(yīng)對應(yīng)用在其中的規(guī)章機(jī)制進(jìn)行更新調(diào)整，出具符合高校綜合管理要求的檔案信息化管理條例，借助準(zhǔn)確制度解決高校檔案信息化管理面臨的阻礙和不合理地方，按照規(guī)章制度對參與到高校檔案信息化管理中的工作人員進(jìn)行有效的職責(zé)權(quán)限劃分，為調(diào)整大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理問題提供有效參考依據(jù)，借此彰顯完善規(guī)章制度在高校檔案信息化管理以及風(fēng)險問題調(diào)整中的實用價值[4 ]。根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，自2008年9月1日起施行。高校在制定信息化管理制度的過程中必須要嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范要求，制定相關(guān)的部門檔案收集、歸檔和利用等工作制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。

3.2 規(guī)范檔案信息化管理流程

將大數(shù)據(jù)手段和相關(guān)技術(shù)融入到高校檔案信息化建設(shè)以及相應(yīng)管理當(dāng)中，不僅需要強(qiáng)化新型技術(shù)在其中應(yīng)用力度，也需要從高校檔案資料種類和信息化建設(shè)角度出發(fā)做好相應(yīng)管理工作。嚴(yán)格遵循大數(shù)據(jù)手段和技術(shù)應(yīng)用情況對檔案信息化管理流程進(jìn)行規(guī)范化處理，使得高校檔案信息化管理因為基礎(chǔ)流程不夠準(zhǔn)確合理而出現(xiàn)的問題得到有效改善。首先，需要根據(jù)高校各個時期產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行有效劃分，保證檔案資料類別劃分的合理性，并根據(jù)最終分類結(jié)果針對高校檔案資料展開有效管理。同時遵循大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案資料管理要求做好相關(guān)聯(lián)的信息化建設(shè)工作，為后期高校檔案資料信息化管理良性開展提供有效參考依據(jù)。其次，就應(yīng)在高校檔案信息化管理過程中地各項風(fēng)險問題進(jìn)行有效處理，盡量維持高校檔案信息化管理過程中綜合監(jiān)督和各項風(fēng)險問題全面調(diào)控力度。彰顯大數(shù)據(jù)手段以及現(xiàn)代技術(shù)在高校檔案信息化管理監(jiān)督管控和風(fēng)險問題綜合處理中的作用，借此為大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理優(yōu)化合理開展奠定堅實基礎(chǔ)。最后，應(yīng)從高校建設(shè)發(fā)展層面入手針對檔案信息化管理以及大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)開展有效評價，并按照實際評價結(jié)果對高校檔案信息化建設(shè)以及相應(yīng)管理面臨的僵局加以改善[5 ]。

3.3 保證檔案信息化管理安全

高校在開展檔案信息化管理時可能會因為相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃不夠合理而出現(xiàn)各項安全問題，這也會影響高校檔案資料的嚴(yán)密性和基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性。這就應(yīng)從大數(shù)據(jù)時代發(fā)展角度出發(fā)強(qiáng)化高校檔案信息化建設(shè)安全管控力度，針對檔案信息化管理模式以及高校檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全面合理的安全風(fēng)險控制工作，更新處理大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化管理安全形勢過于嚴(yán)峻的情況，并在保證相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)安全效果和實際運(yùn)行水平的情況下對高校檔案信息化管理過程中資料信息泄漏和失真等問題進(jìn)行全面處理。而且遵循安全要求對高校檔案信息化管理風(fēng)險問題進(jìn)行綜合調(diào)控時，可以通過安裝檔案安全系統(tǒng)，在控制系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)過程中出現(xiàn)各項安全問題的情況下對高校檔案資料目錄以及相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息化備份。發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理和各項風(fēng)險問題綜合調(diào)整中的作用，這就可以避免檔案信息化服務(wù)器因長時間運(yùn)行崩潰對資料信息的全面性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響，使得大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理水平和整體質(zhì)量效果得以提高[6 ]。

3.4 創(chuàng)建檔案信息化管理平臺

為滿足大數(shù)據(jù)時代發(fā)展對高校檔案管理提出的要求，不僅需要根據(jù)高校檔案管理真實需求做好相對應(yīng)的信息化建設(shè)工作，也應(yīng)從高校檔案信息化管理工作實施過程中基礎(chǔ)項目和各項條例內(nèi)容創(chuàng)建相關(guān)的平臺，借助信息化平臺將高校檔案管理過程投入的資金、人力和物力等方面清楚表現(xiàn)出來，借此為大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理順利開展奠定物質(zhì)基礎(chǔ)，使得高校檔案信息化管理效果和各個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)水平得以提高。通過檔案信息化管理平臺不僅可以為高校各項檔案資料共享和綜合管理提供便利支持，還能對高校檔案管理進(jìn)行科學(xué)化和實用化處理，突出各項軟件系統(tǒng)以及相關(guān)平臺在高校檔案信息化管理升級改造和現(xiàn)存問題優(yōu)化調(diào)整中的作用，使得高校各項業(yè)務(wù)工作實施效果和綜合管控力度有所提高。按照大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢對高校進(jìn)行檔案信息化管理平臺建設(shè)還能減少具體管理工作實際開展過程中資金消耗量，保障高校檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和信息化平臺在其中的作用效果，將大數(shù)據(jù)時代發(fā)展對高校檔案信息化管理提出的各項要求落到實處，從而保障大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理的全面性和基礎(chǔ)工作現(xiàn)實開展效果。

3.5 培養(yǎng)檔案信息化管理人員

由于高校檔案信息化管理對于參與者綜合素養(yǎng)有較高要求，這就應(yīng)按照大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢對參與到高校檔案信息化管理的工作人員進(jìn)行有效培養(yǎng)，逐步提升相關(guān)人員對高校檔案管理要求和信息化建設(shè)渠道的掌握力度，使得大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理因為人為因素干擾而出現(xiàn)的問題在短時間內(nèi)得到全面優(yōu)化調(diào)整。加上大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理工作涉及的基礎(chǔ)項目比較多，這就應(yīng)保證高校檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)對崗位負(fù)責(zé)人員綜合素質(zhì)和基礎(chǔ)工作實施情況有所了解，管理人員與基層職工在相互配合的情況下針對高校檔案管理進(jìn)行有效地信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理水平和人員參與力度提升到一定高度。此外，還需要針對高校檔案管理人員進(jìn)行有效的信息化技能培訓(xùn)，有效提升相關(guān)人員檔案信息化管理意識，縮小高校檔案管理與大數(shù)據(jù)時代建設(shè)發(fā)展之間的差距。而在高校不斷建設(shè)發(fā)展過程中，也需要根據(jù)高校發(fā)展情況做好檔案信息化人才招聘工作，為高校檔案管理注入新鮮血液，使得新舊員工可以在協(xié)調(diào)配合狀態(tài)下開展高校檔案信息化管理工作[7 ]。

結(jié)語

為保證大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息化管理效果，不僅需要根據(jù)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展情況下高校檔案管理進(jìn)行有效調(diào)整，也應(yīng)遵循合理要求對高校檔案信息化管理面臨的問題進(jìn)行全面處理。將大數(shù)據(jù)手段和信息化平臺在高校檔案管理中的作用表現(xiàn)出來，借此為高校檔案管理提供信息化支持。當(dāng)然也需要對各項優(yōu)化措施進(jìn)行更新處理，確保檔案信息化管理可以成為高?，F(xiàn)代化發(fā)展的先導(dǎo)工作，在滿足檔案資料共享目標(biāo)的情況下適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展對高校各項工作實施提出的要求。

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（作者單位：湖北工業(yè)大學(xué)）

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