結(jié)合工作實(shí)際淺談提高高校檔案歸檔質(zhì)量的方法

盧紅娟 洪懿

摘 要：高校檔案工作是傳承和保護(hù)學(xué)校歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，是學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史記錄和真實(shí)反映。歸檔工作是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，檔案歸檔質(zhì)量是高校檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是否規(guī)范的重要體現(xiàn)，關(guān)系到檔案利用效果等諸多方面。本文通過(guò)對(duì)西南醫(yī)科大學(xué)檔案館歸檔質(zhì)量的現(xiàn)狀分析，從工作實(shí)踐中總結(jié)提出提高高校檔案歸檔質(zhì)量的方法。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;歸檔質(zhì)量;方法

高校檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，歸檔是指將高校辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理交檔案館保存的過(guò)程。檔案歸檔是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，涉及眾多部門(mén)和單位。不同高校檔案工作發(fā)展水平不同，檔案歸檔質(zhì)量水平也各有差異。在實(shí)際工作中，高校檔案歸檔質(zhì)量由于各種原因而呈現(xiàn)諸多問(wèn)題，在新時(shí)代檔案內(nèi)容更加豐富，檔案資源形式、結(jié)構(gòu)更加多樣化，規(guī)范化要求越來(lái)越高的情況下，提高高校檔案歸檔質(zhì)量顯得尤為重要。

1 常見(jiàn)的高校檔案歸檔質(zhì)量問(wèn)題

筆者所在的高校是一所專(zhuān)門(mén)性醫(yī)科大學(xué)，學(xué)校從一所偏居川南的醫(yī)士學(xué)校發(fā)展成為今天的學(xué)科門(mén)類(lèi)齊全、辦學(xué)層次完整的醫(yī)科大學(xué)，學(xué)校檔案工作發(fā)展水平日益提高。筆者在日常工作中發(fā)現(xiàn)以前在檔案的歸檔質(zhì)量方面存在一些問(wèn)題。對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行梳理，分析造成問(wèn)題的原因，有利于我們?cè)诮窈蟮臋n案歸檔工作中對(duì)癥下藥，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。

1.1 檔案歸檔未做到“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”

日常查檔利用時(shí)發(fā)現(xiàn)有部分應(yīng)歸檔檔案材料未歸檔，或者未移交至校檔案館，一些檔案材料不齊全完整。

1.2 檔案整理立卷環(huán)節(jié)做工不細(xì)致

如文書(shū)檔案附件材料整體缺失或者多個(gè)附件材料部分缺失;發(fā)文缺少發(fā)文稿紙;用復(fù)印件歸檔;檔案頁(yè)碼編寫(xiě)不合規(guī)范等。

1.3 檔案重復(fù)歸檔

同一部門(mén)歸檔出現(xiàn)某份檔案重復(fù)歸檔，或者不同部門(mén)、多個(gè)部門(mén)歸檔時(shí)對(duì)同一份檔案重復(fù)歸檔。

1.4 檔案著錄不符合標(biāo)準(zhǔn)要求

有的檔案材料在編制檔案目錄、檔案系統(tǒng)著錄時(shí)，由于當(dāng)時(shí)擬的題目不準(zhǔn)確或者存在簡(jiǎn)稱(chēng)、縮寫(xiě)等現(xiàn)象，錄入不合規(guī)范的題目后導(dǎo)致無(wú)法快速準(zhǔn)確地檢索;在著錄時(shí)輸入錯(cuò)別字，加大檢索難度，甚至讓部分檔案材料“石沉大海”。

1.5 打印質(zhì)量不合格

如某類(lèi)重要檔案材料在打印時(shí)由于打印機(jī)墨不足，字跡不清晰;高等教育基層統(tǒng)計(jì)調(diào)查表等重要檔案材料表格由于行高設(shè)置問(wèn)題，表格里的文字內(nèi)容顯示不完全情況時(shí)有發(fā)生。

1.6 不重視電子文件歸檔

一些高校大部分檔案歸檔形式都是紙質(zhì)檔案歸檔，電子掃描件或原始電子文件未歸檔并移交至檔案館。

2 高校存在檔案歸檔質(zhì)量問(wèn)題的主要原因

造成高校檔案歸檔質(zhì)量問(wèn)題的原因是多方面的，歸納起來(lái)，主要有如下幾個(gè)方面。

2.1 高校對(duì)檔案工作的重視不穩(wěn)定

檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，但是學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展中，檔案工作又不是高校最核心的基礎(chǔ)工作，在不同的發(fā)展時(shí)期，高校不同領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不同，直接影響了歸檔工作質(zhì)量。

2.2 專(zhuān)職檔案員、檔案館硬件設(shè)施和學(xué)校高速發(fā)展不協(xié)調(diào)

筆者所在高校2011年成立檔案館，直至2016年下半年檔案館一直只有3名工作人員（含領(lǐng)導(dǎo)），檔案館工作場(chǎng)地和庫(kù)房設(shè)置在校圖書(shū)館頂樓，面積只有400平米左右，檔案歸檔保管條件不足。

2.3 檔案館對(duì)歸檔部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度欠缺

由于缺少專(zhuān)職檔案人，開(kāi)展歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)力不從心，不能在各個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行細(xì)心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致錯(cuò)過(guò)提高檔案歸檔質(zhì)量的最佳時(shí)機(jī)，造成一系列檔案歸檔質(zhì)量問(wèn)題。

2.4 缺乏對(duì)檔案入庫(kù)前的驗(yàn)收檢查

各部門(mén)檔案歸檔移交檔案館后，在入庫(kù)之前檔案館工作人員應(yīng)把好最后一關(guān)。對(duì)已移交的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查是提高檔案歸檔質(zhì)量的一個(gè)法寶。檔案館人員不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)部門(mén)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的質(zhì)量檢查，只能做抽樣檢查，甚至移交之后清點(diǎn)完案卷數(shù)量之后就入庫(kù)上架。

2.5 部門(mén)兼職檔案員變動(dòng)大，歸檔意識(shí)薄弱

有些部門(mén)兼職檔案員經(jīng)常更換，并且未做好檔案歸檔移交工作，新的兼職檔案員歸檔意識(shí)薄弱，個(gè)別部門(mén)兼職檔案員為了完成任務(wù)，隨便交幾頁(yè)材料便認(rèn)為是完成了歸檔任務(wù)。

2.6 缺乏對(duì)檔案行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)貫徹

在工作中發(fā)現(xiàn)一些檔案工作人員缺乏對(duì)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)體系的全面認(rèn)識(shí)，不清楚檔案收集歸檔及整理規(guī)則方法的文件出處，歸檔工作的隨意性較大。

2.7 缺乏對(duì)全校各部門(mén)歸檔工作的考核制度

從以往的歸檔情況來(lái)看，有個(gè)別部門(mén)、院系檔案歸檔發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題，而檔案館未行使對(duì)檔案工作指導(dǎo)監(jiān)督的義務(wù)，未及時(shí)整頓給予相應(yīng)的考核，這些部門(mén)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或兼職檔案員甚至不知道自己部門(mén)的檔案存在問(wèn)題，或者毫不在意質(zhì)量問(wèn)題，因?yàn)闆](méi)有考核制度來(lái)約束。

3 提高高校檔案歸檔質(zhì)量的措施

2017年我館新館搬遷，檔案人員隊(duì)伍逐步變強(qiáng)，完善的硬件設(shè)施配備滿(mǎn)足檔案工作發(fā)展需要。近幾年，學(xué)校檔案館采取一些有效措施，提升了檔案歸檔質(zhì)量。

3.1 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作

提高高校檔案歸檔質(zhì)量在高校檔案工作中顯得尤為重要，只有充分提高檔案歸檔質(zhì)量，才可以實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的健康穩(wěn)步發(fā)展，更好地服務(wù)高校教學(xué)、科研及廣大師生。近年來(lái)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)從這種認(rèn)識(shí)出發(fā)，對(duì)檔案工作予以高度的關(guān)注和支持，逐年增加對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)支持和資金投入，保證了檔案工作的正常開(kāi)展。學(xué)校有專(zhuān)門(mén)分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)。校領(lǐng)導(dǎo)在各類(lèi)重要會(huì)議上多次提到檔案工作的重要性，高度肯定檔案工作在推動(dòng)我校各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展方面起到重要作用。如2020年新檔案法頒布之后，安排校檔案館館長(zhǎng)在校級(jí)黨委理論學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)會(huì)上宣介新檔案法，校領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)新檔案法是加強(qiáng)新時(shí)代高校檔案工作強(qiáng)有力的法治保障和行動(dòng)指南，學(xué)校應(yīng)增強(qiáng)檔案法律意識(shí)，全力做好貫徹實(shí)施工作，確保各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處。

3.2 完善檔案管理制度體系

隨著我校檔案工作水平的不斷提高，檔案管理制度體系已初步完善。2018年更新《檔案工作指南》，發(fā)放全校各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員學(xué)習(xí)參考，并根據(jù)學(xué)校機(jī)構(gòu)改革和調(diào)整情況，對(duì)新成立的部門(mén)及時(shí)制定出歸檔范圍進(jìn)行檔案歸檔指導(dǎo);制定《西南醫(yī)科大學(xué)檔案管理辦法》《西南醫(yī)科大學(xué)重大事件和突發(fā)事件檔案管理辦法》等業(yè)務(wù)細(xì)則，規(guī)范各部門(mén)檔案歸檔工作，構(gòu)建全校歸檔網(wǎng)絡(luò)。建立檔案人員崗位職責(zé)、考核機(jī)制和檔案工作追究制。如2019年起在年底全校目標(biāo)管理績(jī)效考核中，針對(duì)各部門(mén)年度歸檔情況，檔案館有2分的評(píng)分指標(biāo)，這也是檔案館在我校歷史上第一次對(duì)各部門(mén)檔案歸檔工作情況進(jìn)行考核評(píng)分，大大增強(qiáng)了各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員的歸檔意識(shí)，提高了各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視程度。健全的檔案管理制度體系，使學(xué)校各部門(mén)在歸檔工作中有章可循，歸檔工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

3.3 努力提升檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能

采取多種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，突出重點(diǎn)指導(dǎo)兼職檔案人員在檔案收集、整理、立卷方面的業(yè)務(wù)知識(shí)及技能。重視國(guó)家檔案主管部門(mén)及有關(guān)單位發(fā)布的各類(lèi)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)則的學(xué)習(xí)。每年派專(zhuān)職檔案員參加各種業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，針對(duì)新的行業(yè)規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。檔案館每周固定時(shí)間學(xué)習(xí)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則及有關(guān)業(yè)務(wù)文件、細(xì)則。每年舉行專(zhuān)職檔案員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)考核比賽。組織全校兼職檔案員進(jìn)行年度歸檔培訓(xùn)及業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案收集、整理、立卷的業(yè)務(wù)知識(shí)。我們還以國(guó)家檔案局、四川省檔案局新發(fā)布檔案工作相關(guān)文件為契機(jī)，組織檔案館工作人員與各部門(mén)兼職檔案人員進(jìn)行相關(guān)文件的學(xué)習(xí)。

還應(yīng)重視和其他高校的業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)。走出去向兄弟院校的檔案館同行進(jìn)行檔案歸檔工作業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)。知己知彼，交流學(xué)習(xí)能讓我們認(rèn)清自身的優(yōu)勢(shì)和不足。2017年以來(lái)我館就實(shí)際工作中遇到的業(yè)務(wù)問(wèn)題向省內(nèi)外高校多方考察、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，將其他單位檔案管理的先進(jìn)方法借鑒到我館的檔案業(yè)務(wù)管理中，尤其學(xué)習(xí)了檔案歸檔質(zhì)量問(wèn)題方面的經(jīng)驗(yàn)，收到了較好的效果。

3.4 配足檔案專(zhuān)職人員及設(shè)備

檔案館自2016年年底開(kāi)始逐漸增加專(zhuān)職檔案員數(shù)量，從2016年的3人增加至目前的13人。工作人員學(xué)歷水平高，平均年齡37歲。2017年10月新搬遷檔案館，購(gòu)買(mǎi)各類(lèi)檔案硬件設(shè)備，配備寬敞的檔案整理室。2019年年初檔案館成為正處級(jí)建制，增設(shè)干部人事檔案科和校史編研科。合理的科室設(shè)置使檔案綜合科更能集中力量抓好檔案歸檔和利用工作。目前綜合科設(shè)有科長(zhǎng)1名，科員6名，較為充足的專(zhuān)職檔案員是開(kāi)展全校檔案歸檔工作的有力保證。購(gòu)買(mǎi)檔案盒封面打印機(jī)、檔案章打印機(jī)、檔案數(shù)字化工作相關(guān)設(shè)備等，改善了歸檔工作條件。

3.5 重視前端控制和歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)

每個(gè)部門(mén)都有專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé)指導(dǎo)跟進(jìn)全程歸檔工作，實(shí)行歸檔工作責(zé)任制，檔案館專(zhuān)職檔案員和部門(mén)兼職檔案員建立良好而緊密的歸檔工作協(xié)調(diào)銜接關(guān)系，保證每位兼職檔案員遇到業(yè)務(wù)問(wèn)題都有專(zhuān)職檔案員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)指導(dǎo)，幫助解決。學(xué)校有重大活動(dòng)和重要事件時(shí)，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門(mén)兼職檔案員注意相關(guān)檔案材料的收集整理，檔案館及時(shí)參與重大活動(dòng)事件和突發(fā)事件的檔案收集指導(dǎo)工作。對(duì)于和某些部門(mén)需要解決的某類(lèi)檔案歸檔問(wèn)題，館長(zhǎng)主動(dòng)帶領(lǐng)工作人員赴部門(mén)進(jìn)行歸檔業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員就檔案歸檔質(zhì)量做出深入指導(dǎo)和溝通。

3.6 分流、分批次及時(shí)歸檔

合理安排全校各部門(mén)檔案歸檔時(shí)間，嚴(yán)格按照《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》中“黨群類(lèi)、行政類(lèi)、產(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)、出版物類(lèi)、外事類(lèi)、儀器設(shè)備類(lèi)文件在次學(xué)年6月底前歸檔;教學(xué)類(lèi)文件材料一般在次年6月底前歸檔”等時(shí)間要求來(lái)進(jìn)行歸檔，確保檔案有序、及時(shí)歸檔。注重檔案歸檔工作各類(lèi)通知的發(fā)布，每年年初發(fā)布檔案工作歸檔通知，重視補(bǔ)充歸檔通知發(fā)布，學(xué)期末、年底發(fā)布全校檔案工作歸檔通報(bào)。

3.7 實(shí)施好質(zhì)量把關(guān)及責(zé)任追究制

近三年來(lái)實(shí)現(xiàn)了專(zhuān)職檔案員對(duì)每卷檔案、每頁(yè)檔案負(fù)責(zé)制。每個(gè)部門(mén)檔案整理制作完畢移交檔案館后，專(zhuān)職檔案員分別檢查檔案歸檔質(zhì)量，制作檔案檢查登記表，做好檢查記錄，確保每一卷、每一頁(yè)檔案有人檢查質(zhì)量。嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局發(fā)布的檔案收集、整理等規(guī)則、辦法進(jìn)行全面檢查，實(shí)物檔案對(duì)照檔案系統(tǒng)內(nèi)容，檢查檔案著錄質(zhì)量。如檢查出質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)反饋給兼職檔案員進(jìn)行整改和補(bǔ)救，直至檔案質(zhì)量合格之后才正式入庫(kù)。同時(shí)重視向各部門(mén)兼職檔案員反饋當(dāng)年該部門(mén)檔案歸檔質(zhì)量問(wèn)題，避免下一年重復(fù)發(fā)生。

還應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，日常工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決補(bǔ)救。在平時(shí)利用過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)該歸檔的檔案未歸檔，及時(shí)和檔案形成部門(mén)聯(lián)系，追蹤補(bǔ)交檔案，并對(duì)相關(guān)部門(mén)兼職檔案員予以提醒，避免此類(lèi)情況再次發(fā)生。如再次發(fā)生，可以作為年底考核扣分的依據(jù)。建立健全收集補(bǔ)充歸檔案制度，讓?xiě)?yīng)歸檔案及時(shí)補(bǔ)充歸檔并移交至檔案館。

3.8 實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)文書(shū)類(lèi)檔案數(shù)據(jù)對(duì)接

2021年下半年，我校在推進(jìn)信息化項(xiàng)目時(shí)，實(shí)現(xiàn)了OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，OA系統(tǒng)中的所有發(fā)文、收文、請(qǐng)示電子版在辦理流程結(jié)束后實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)推送到檔案系統(tǒng)，在線(xiàn)歸檔驗(yàn)收。這樣，在OA系統(tǒng)中尤其文書(shū)類(lèi)檔案經(jīng)及時(shí)推送，保證了文書(shū)檔案的完整性，使檔案收集歸檔、管理交接等工作更加高效，促進(jìn)了“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

3.9 加快檔案數(shù)字化步伐，保證歸檔質(zhì)量業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)間

隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的飛速發(fā)展，校檔案館綜合科即便是在崗位編制滿(mǎn)員的情況下日常業(yè)務(wù)工作壓力也有增無(wú)減，在未做存量檔案數(shù)字化之前，花費(fèi)大量的時(shí)間在人工查檔、復(fù)印原件方面。近三年來(lái)我館檔案數(shù)字化工作逐步開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)類(lèi)常用檔案的數(shù)字化，如本碩學(xué)生的成績(jī)單、畢業(yè)證和學(xué)位證清冊(cè)，碩士研究生論文評(píng)閱書(shū)等，節(jié)省了大量的查檔時(shí)間，更多的工作時(shí)間能用在歸檔指導(dǎo)和歸檔質(zhì)量的檢查上，保證充足的人力和時(shí)間來(lái)提高檔案歸檔質(zhì)量。

提高高校檔案歸檔質(zhì)量，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是確保高質(zhì)量檔案利用效果的前提，是維護(hù)全校師生和各部門(mén)、社會(huì)各方權(quán)益的有力保證。提高檔案歸檔質(zhì)量，有利于高校檔案利用達(dá)到新水平，不讓任何一位檔案利用者遺憾離開(kāi)。在實(shí)現(xiàn)檔案“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”的情況下，檔案館能為每一位檔案利用者提供他們想查的檔案，這是一個(gè)理想的檔案利用服務(wù)效果;提高檔案歸檔質(zhì)量也是每一位檔案工作人員的職責(zé)所在，對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想，用心做好檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是每一位檔案工作者的價(jià)值體現(xiàn)。我們應(yīng)當(dāng)采取多種有效措施，保證檔案歸檔質(zhì)量，為推進(jìn)高校檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案和檔案部門(mén)的作用提供更為堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

科研項(xiàng)目：2020年四川省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)科研課題——“結(jié)合工作實(shí)際淺談提高高校檔案歸檔質(zhì)量的方法”（項(xiàng)目編號(hào)：scgdx-200204）

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部，國(guó)家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[S].中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào).2008.08.20

國(guó)家檔案局.DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則[OL].https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/dabz_list_3.shtml

[2]教育部，國(guó)家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法[S].中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào).2008.08.20

[3]四川省教育廳，四川省檔案局.四川省高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則[S].川教〔2017〕11號(hào).2017.02.13

[4]王雅南.高校檔案收集歸檔措施研究[J].科技視界，2017（16）：132—133.

[5]王麗.如何實(shí)現(xiàn)高校檔案的規(guī)范化管理[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，35（04）：55—56.

[6]鐘衛(wèi)國(guó).辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)狀及措施分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（14）：22—24.

作者簡(jiǎn)介：盧紅娟，法學(xué)碩士學(xué)位，西南醫(yī)科大學(xué)檔案館助理館員，研究方向：檔案管理。洪懿，歷史學(xué)碩士學(xué)位，西南醫(yī)科大學(xué)檔案館助理館員，研究方向：檔案管理、地方史志。

3058501908208